安全檔案共享服務的考量要點

當您的工作團隊需要共享合約、創意作品和其他重要檔案時，僅僅是附加檔案就像在考驗運氣。共享的重點在於確保適當的人員能夠存取正確的版本，而且當連結被誤轉寄或專案結束時，您仍能重新掌控一切。

安全的檔案共享服務應協助您Protect敏感內容、讓最新版本易於尋找，並協助您掌控誰可以檢視、編輯、下載或重新共享檔案。在本指南中，我們將探討如何挑選合適的服務，以及應留意哪些功能。

如果您需要成長中的工作團隊所需的安全與速度，歡迎透過 Dropbox 探索安全的檔案共享，或選擇方案，立即開始使用。

Business安全檔案共享服務的 7 大考量功能

安全的檔案共享工具應協助您快速共享，同時避免您失去掌控權。它們可以透過多項功能的組合來達成這一點。

加密固然重要，但這並非全貌。這也取決於誰可以存取檔案、存取多久，以及您是否能撤銷存取權。實用的功能檢查清單如下：

1. 靜態與傳輸中加密：您的服務至少應在檔案儲存時（靜態）以及在應用程式與伺服器之間移動時（傳輸中）Protect檔案。對於高度敏感的內容，選用端對端加密可增添另一層保護。
2. 細部權限與連結控制：您應能自訂檔案權限，讓您輕鬆選擇誰可以檢視、編輯或下載檔案。在需要時為分享連結新增密碼保護與到期日，也是一項理想的功能。
3. 外部共享權限設定：可靠的檔案共享解決方案應讓您能輕鬆與用戶端或承包商共享，同時掌控誰能檢視您的內容。與外部合作夥伴協作時，您可以輕鬆管理分享連結的存取權限。調整或移除檔案權限有助於保護內容，並確保只有適當的人員才能檢視您的檔案。
4. 稽核能力與管理員可見性：尋找控制與可見性選項，例如稽核紀錄檔、活動報告與外部共享可見性，讓管理員能夠瞭解內容的流動方式。管理員應能輕鬆管理其工作團隊的共享方式，使其擁有完整的監督權。
5. 版本紀錄與復原： 如果缺少強大的 檔案復原與版本紀錄 功能，安全的 雲端儲存 與 檔案共享 將毫無意義。如果有人刪除、覆寫或變更了錯誤的檔案，復原工具與版本紀錄可協助您輕鬆修正，無需驚慌。
6. 大型檔案傳遞：當工作團隊偏好共享已完成的作品，而非即時協同編輯時，擁有專屬的檔案傳遞流程會相當有幫助。如果您想傳遞大型檔案，請尋找大型檔案傳遞工具——專為此類單向傳送而設計。
7. 身分與裝置防護：尋找強大的登入與端點控制功能，例如多重要素驗證、單一登入、裝置核准，以及遠端清除——如此一來，即使工作團隊異動、裝置四處移動，存取權限仍可保持安全。

如果您想要一套能將這些功能整合至單一工作流程的安全檔案共享服務，歡迎探索 Dropbox 的完整功能，瞭解這些功能如何相互搭配，讓您在完全掌控之下快速共享。

了解加密與安全共用之間的差異

加密是一層安全防護，但安全的檔案共享指的是整個系統。

加密可 Protect 檔案的資料本身（無論是在儲存期間還是傳輸過程中）——安全的檔案共享更進一步，透過存取規則與復原等控制功能將該檔案層層保護。

加密檔案共享的目的是保護資料，主要分為兩大類型：

• 傳輸中加密—Protect 檔案於裝置與伺服器之間移動
• 靜態加密—在檔案儲存於服務供應商的伺服器上時提供保護

這並不會在檔案送達後自動防止外洩，例如檔案在收件者的裝置上以不安全的方式儲存時。當您需要保護資訊並管理誰可以檢視時，可靠的檔案共享平台不可或缺。

這套方法可保護您的資料，同時讓您透過以下方式在每個步驟中掌控存取權限：

• 權限——決定誰可以檢視、編輯、下載或重新共享
• 驗證—登入控制與更強大的帳戶保護
• 到期——讓連結不會永久存在
• 可稽核性—活動記錄與報告
• 還原——版本紀錄與檔案還原，以因應失誤發生時

端對端加密（E2EE）位於此範疇中最嚴格的一端——檔案會在寄件者的裝置上加密，且只有持有正確金鑰的人才能解密，這與 Standard 的靜態與傳輸中加密設定不同。

檔案共享工具應具備的安全認證

先選擇一家以安全性著稱的公司，然後再聚焦於您所分享的資料。

請先確認 ISO 27001 或 SOC 2 等基本認證，接著再視您所處產業的需求，尋找雲端和隱私權方面的專屬安全認證。以下是一份簡短的清單，以及各項認證所代表的意義：

• ISO 27001：穩固的基準。這代表供應商具備通過稽核的資訊安全管理系統 (ISMS)，顯示其擁有一致且涵蓋全公司的安全計畫，而非僅是零散的個別控管措施。
• SOC 2：可對安全控制提供更深入的保證，當您需要第三方在安全性與可用性等方面進行驗證時特別實用。您將能更輕鬆地進行供應商實質審查——尤其對於需要詳細證明文件以進行採購與稽核的 Enterprise 買家而言。
• ISO 27017、ISO 27018 和 ISO 27701：雲端安全、雲端隱私權和隱私權資訊管理方面實用的補充認證。更貼合雲端和隱私權的相關要求，在您共享敏感或受法規約束的資料時能提供助益。
• CSA STAR：這是某些公司樂於見到的額外雲端保證訊號。這是一項具備更高雲端安全成熟度的工具認證，在比較同類別的供應商時通常相當實用。

Dropbox 符合眾多認證與合規 Standard，能協助各組織達成需求。這讓工作團隊能在日常工作流程中，安心維持法規要求。

依您的需求配對相關要求

並非所有事項都只是華麗的協作圖示。部分要求是您的供應商必須支援服務的法律與法規架構，例如：

• GDPR—如果您處理歐盟個人資料，將需要適當的資料處理支援服務
• HIPAA—如果您處理健康資料，可能需要選擇支援 HIPAA 工作流程的服務供應商
• NIST SP 800-171—與許多政府承包商工作流程相關

考量安全性時，請確保您的解決方案具備獨立的驗證與合規功能，並符合您工作團隊所處理的資料類型。

Dropbox 如何協助工作團隊安全地共享

Dropbox 中的安全共享功能，讓您將檔案、使用者和可見度集中於同一處，以便在情況變動時仍能掌控全局。

無論您是在工作團隊內部協作，還是與外部合作夥伴合作，以下是它啟用工作流程順暢運作的幾種方式：

1. 在您的工作團隊內部——具備防護機制的單一可信來源

對於內部作業而言，安全的檔案共享主要在於保持一致，並防止意外的存取權限失控。Dropbox 讓您可以：

• 使用單一共享檔案或資料夾工作——而非以電子郵件寄送複本
• 刻意區分檢視與編輯權限——當並非所有人都需要編輯權限時
• 將共享限制於工作團隊內——當內容應保留內部使用時
• 善用活動與版本紀錄——讓錯誤能夠妥善管理

當某人更新共享資料夾中的簡報時，行銷團隊可透過僅供檢視的存取權進行審閱，領導團隊可從版本紀錄中查看變更內容，任何人都不會取得錯誤的檔案。

2. 與承包商和合作夥伴共享—採用最低限度的存取權限並搭配明確的離職流程

外部協作失敗的原因通常在於人員無法存取所需內容，或是能夠存取的內容過多。一套安全且簡單的 Dropbox 工作流程如下：

• 共享連結或資料夾—僅授予所需的最低權限
• 新增密碼 與到期日——適用於敏感或有時限的工作
• 使用僅供檢視權限或限制下載——當某人不需要本機複本時
• 檢閱共用活動——並在專案結束時撤銷存取權
• 使用傳遞進行最終交付——只傳送複製檔案，而不會公開您的即時資料夾

如果您正與自由接案者合作進行案例研究，您可以分享一個會到期的僅供檢視連結，僅在最終版本核准後才允許下載，並在專案結束的當下撤銷存取權。

能跟上實際工作需求的安全共用功能

最佳的安全檔案共享服務可在情況更為關鍵時，協助您的工作團隊共享、協作、復原並保持掌控。

如果您想要兼顧防護與速度的安全檔案共享，Dropbox 可將合適的功能整合於單一工具中——立即選擇方案，或探索 Dropbox 的安全檔案共享功能。