Bedre tidsstyring
Tidsstyring kan lyde som en smutvej til detailstyring – og alle ved, at det ikke er godt for nogen virksomhedskultur. Men at benytte lejligheden til at finjustere din egen tidsstyring kan gøre hele forskellen for din produktivitet, motivation og trivsel. Og med så mange tidsstyringsapps og programmer til rådighed – mange af dem kan uden problemer integreres i Dropbox – er det nemmere, end du måske tror.
Hvordan kan jeg forbedre tidsstyring?
Selvom du er en type, der aldrig bliver offer for overspringshandlinger, kan lidt tidsstyring alligevel hjælpe dig med at få mest muligt ud af din dag. Før du begynder at kigge på tidsplaner og kalendere, er der nogle tidsstyringstips, du kan overveje:
Mindfulness
Dårlig tidsstyring fører til høje stressniveauer, men det gør det også at have for høje forventninger til sig selv eller simpelthen at lave for meget. En smule mindfulness på arbejdet kan virkelig hjælpe dig med at forstå dine personlige vaner og den måde, du håndterer situationer på. Når du tildeler dig selv opgaver i løbet af dagen, skal du tænke på balancen mellem arbejde og fritid og de tidspunkter, hvor du ved, at du er mest produktiv, og give dig selv nok tid til pauser for at forhindre udbrændthed.
Teamadministration
Tidsstyring fungerer forskelligt for den enkelte, men du vil blive forbløffet over, hvad lidt holdånd kan opnå. Før du begynder at pålægge det, du tror, er effektive teknikker til tidsstyring, skal du sørge for at kende dit teams vaner, styrker og svagheder. Hvis du lærer teamet at kende – enten via personlige møder eller virtuel teambuilding – kan det hjælpe med at afstemme individuelle målsætninger. Her kan SMART-målsætninger hjælpe, for det giver ikke mening at implementere teknikker til tidsstyring, hvis man ikke har noget meningsfuldt at arbejde henimod. Efter målsætningen kan du oprette en tidsplan for arbejdet, der ikke kun fungerer for dig, men som får det bedste frem i hele dit team.
Vær forberedt på tilbageslag
Det gælder for enhver arbejdsplads, om den er tidsstyret eller ej. Tingene går ikke altid efter planen. Forvent ikke, at en smule tidsstyring kan udrette mirakler. Ja, du kan ende med at nå hurtigere igennem din kritiske sti, end du troede, men det betyder ikke, at tingene ikke vil gå skævt eller tage længere tid end forventet. Nogle af verdens mest succesrige virksomheder fremmer en fejlkultur og den unikke erfaring, det udløser. Det er afgørende for enhver virksomhed at sætte tid af til at reflektere over, hvordan processer kan forbedres, og det vil uvægerligt spare tid i fremtiden.
Hvad er de bedste tidsstyringsapps?
Fra den ydmyge opgaveliste til en komplet app er der masser af softwareløsninger til tidsstyring og andre værktøjer, der hjælper dig med at få kontrol over din tid. Uanset om du kører dem på en Android- eller iOS-enhed, kan disse sporingsapps hjælpe dig med at begynde at organisere din dag lidt mere effektivt.
Toggl
Tidsregistrering er en vigtig del af tidsstyring, fordi du bedre kan forstå dine vaner, og hvad dine daglige opgaver kræver. Med de oplysninger kan du lave den perfekte tidsplan, der afsætter tilstrækkelig tid til dine opgaver. Men det er lettere sagt end gjort at få de oplysninger, så det er godt, at Toggl gør det nemt. Det fungerer ikke kun som personlig tidsregistrering og timeseddel, for denne produktivitetsapp kan også hjælpe med projektledelse og budgetallokering.
Remember the Milk
Remember the Milk er en mere intelligent opgaveliste, som fungerer sammen med andre apps som f.eks. din e-mailindbakke og opretter en kortfattet opgaveliste til din dag. Delbare lister og automatiske påmindelser fastholder dit fokus, så du når dine daglige, ugentlige eller månedlige mål. Påmindelser er ikke bare push-meddelelser, som du nemt kan afvise. Du kan vælge at få dem sendt som e-mail, tekst, tweet eller endda en onlinemeddelelse via Skype.
Forest
Med tidsstyringsappen Forest, som tager afsæt i flow, kreativitet og fokus, kan du sætte tid af til at arbejde på de vigtige opgaver. Når du går i gang med en opgave, planter du et træ i appen. Jo længere tid du koncentrerer dig, desto større vokser træet sig, indtil du til sidst har en hel lille skov. Det er en ny og sjov metode til at hjælpe med at holde fokus og tilføje lidt mere ansvarlighed, selvom det kun er over en virtuel hæk.
Hvilke tidsstyringsværktøjer kan jeg bruge?
Når du leder et helt team, vil en enkelt app ikke opfylde dine tidsstyringsbehov. Hvis du kæmper for at holde holdmedlemmer fokuseret på deadlines og opgaver, kan det være et godt tidspunkt at investere i komplet tidsstyringssoftware. Noget, du skal være opmærksom på, når du begynder at udstyre enten dig selv eller dit team med alt dette ekstraudstyr, er at ikke alle tidsstyringsværktøjer er mærket som sådan.
For eksempel kan Slack hjælpe dig med at spare de dyrebare minutter, det ellers ville tage at sende en e-mail – eller fysisk gå op og lede efter – en kollega, men du ville ikke tænke på det som et tidsstyringsværktøj. Så tænk ud af boksen, tag et ordentligt kig på de tidsspild, der opsluger din dag, og beslut, hvad der skal til for at løse dem.
Tidsstyring med Dropbox-integrationer
Dropbox hjælper dig med at strømline og organisere dit arbejde – fra sikker filopbevaring til ubesværet samarbejde. Uanset om du organiserer alle dine filer sirligt i delte mapper eller bruger Dropbox Paper til opgavestyring, kan Dropbox hjælpe dig med at organisere dine teammedlemmers arbejde og tid. Og med appintegrationer, som du kan bruge til at udnytte din tid bedst muligt, sørger Dropbox for bedre samarbejde, hurtigere leveringstider og mere effektiv organisering.
Her er blot nogle af de apps, der fungerer problemfrit med Dropbox på både Windows og Mac til at hjælpe dig med at spare og styre din tid.
Slack/Zoom
Chatbeskeder kan hjælpe dig med at spare vigtige minutter i løbet af dagen. Men derudover har det en positiv effekt at vide, at alle, du har brug for at kontakte, kun er et klik væk – især for nye medarbejdere. Disse samtaler i realtid gør det muligt at få ting sat i gang hurtigt og skaber en mere personlig og uformel ramme for det arbejde, der skal drøftes. Når du arbejder i Dropbox, kan du starte et Zoom-møde eller en Slack-samtale direkte fra dit Dropbox Paper-dokument og dermed fjerne behovet for at skifte mellem platforme. Når du har dit indhold og dine samtaler samlet ét sted, hjælper det dig med at holde fokus og bevare flowet, hvilket gør samarbejdet nemt, selv når teams ikke befinder sig samme sted.
Monday/Trello/Asana
Som en opgaveliste for hele teamet kan disse værktøjer hjælpe alle med at få et klart overblik over alles opgaver, ikke kun deres egen. Det kan tilskynde til ansvarlighed, skabe en stærkere følelse af et formål og drivkraft samt virkelig give øget fokus. Med værktøjer til projektledelse og tidsstyring kan alle se, hvad der skal gøres, på ét fælles sted – især, når værktøjerne er synkroniserede. For eksempel kan Monday nemt linke til dine Dropbox-dokumenter direkte fra din arbejdsgang, og du kan tage enhver Dropbox-fil og vedhæfte den til et Trello-kort. Asana kan også nemt integreres med Dropbox – vedhæft bare en Dropbox-fil til dit projekt, så opdateres den automatisk på tværs af begge kanaler.
Uanset hvor organiseret du synes, at du er, sker der ikke noget ved at være endnu mere på forkant med tingene – og med Dropbox kan hele dit team arbejde hen imod den perfekte arbejdsgang.
