Sabes cuándo un proyecto comienza a tambalearse. El inicio fue claro y el resumen parecía sólido, pero unos días después alguien pregunta cuál es el archivo actual, dónde deben ir los comentarios y si la agencia está trabajando con los mismos recursos que el equipo interno.
Así es como se ve una colaboración deficiente en los proyectos en la vida real, y por lo general es un problema de sistemas.
La colaboración en proyectos es la forma en que las personas, los equipos y las partes interesadas planifican el trabajo, comparten archivos, revisan cambios y hacen avanzar un proyecto. Cuando funciona, las transiciones se sienten fluidas y todos pueden ver qué sucede a continuación. Cuando no funciona, se generan trabajos duplicados, actualizaciones omitidas y aprobaciones lentas.
Por suerte, una mejor colaboración en proyectos no siempre requiere una revisión completa del proceso. Algunos hábitos prácticos pueden facilitar la búsqueda, la revisión y la finalización del trabajo. En esta guía, le mostraremos estrategias comprobadas para ayudar a su equipo a colaborar en los proyectos de forma más fluida.
Ya sea que trabajes en un solo departamento o en varios, si quieres poner en práctica estas estrategias de inmediato, prueba Dropbox o explora las funciones de colaboración en contenido para ver cómo los archivos compartidos, los comentarios y el control de versiones pueden mantenerse fácilmente en un solo lugar seguro.
Cómo es una colaboración eficaz en un proyecto
En su mejor forma, la colaboración en proyectos se siente simple. Lo que quieres que tu equipo sepa:
- El lugar donde reside tu trabajo
- Quién se encarga del siguiente paso
- Esos comentarios (enviados o recibidos) permanecen adjuntos al archivo
- Que los socios externos puedan obtener lo que necesitan sin darles acceso a todo
La mayoría de los equipos no necesitan más reuniones (una investigación citada en la Harvard Business Review indica que el 70 % de todas las reuniones impide que los empleados trabajen) ni tampoco más herramientas.
Los equipos eficaces necesitan una forma de trabajo compartida que cubra algunos aspectos esenciales:
- Un solo lugar para archivos, informes y actualizaciones
- Roles y rutas de aprobación claros
- Una estructura de carpetas predecible
- Reglas simples de control de versiones
- Formas seguras de trabajar con equipos externos
Si dominas estos aspectos básicos, resulta mucho más fácil colaborar en proyectos sin perder tiempo en el administrador.
10 estrategias comprobadas para mejorar la colaboración en proyectos
Puede desarrollar estas bases con estrategias eficaces de colaboración:
1. Crea un espacio compartido para el proyecto
Todo proyecto necesita una única fuente de verdad. Esto significa que el resumen, la línea de tiempo, los archivos de trabajo, las notas de reuniones y las entregas finales deben estar en un solo lugar compartido, no dispersos entre bandejas de entrada, carpetas del escritorio y conversaciones de chat.
Cuando las personas saben dónde ir en tu almacenamiento en la nube, dejan de pedir enlaces, duplicar archivos o tomar decisiones basadas en información desactualizada. Es un gran logro para la colaboración.
2. Define roles y responsables de las decisiones desde el inicio
La colaboración en proyectos se vuelve complicada cuando la propiedad no está clara. Antes de que el trabajo cobre impulso, asegúrate de que el equipo sepa quién crea, revisa o aprueba, y quién simplemente necesita tener visibilidad.
Esto no tiene por qué ser complicado, así que utiliza siempre una herramienta con permisos de archivo simples. Un solo propietario por entregable, con una única ruta de aprobación y un solo lugar para documentar las decisiones, suele ser suficiente para quitar mucha confusión.
3. Crea una estructura de carpetas que tu equipo pueda entender sin necesidad de preguntar
Una buena estructura de carpetas debe resultar clara, incluso para alguien que se une al proyecto a mitad de camino. Manténla lógica, coherente y basada en cómo avanza realmente el trabajo.
Una estructura de carpetas simple podría verse así:
- 01 Resumen y alcance
- 02 Archivos de trabajo
- 03 Revisión y aprobaciones
- 04 Entregas finales
- 05 Archivar
Una vez que estés dentro de la carpeta, también resulta útil acordar convenciones de nomenclatura. Usa el mismo formato para las fechas, mantén los nombres descriptivos y evita convertir los nombres de los archivos en comentarios interminables.
4. Usa el almacenamiento en la nube para la colaboración en equipo, no solo para almacenar
¿Se puede usar el almacenamiento en la nube para la colaboración en equipo? Por supuesto. A menudo, es la forma más fácil de mantener a todos trabajando desde la misma fuente de referencia.
Un espacio de trabajo compartido en la nube brinda a los equipos acceso a los archivos actuales desde cualquier lugar, lo que resulta especialmente útil para los equipos de marketing cuando departamentos, freelancers, agencias o clientes necesitan mantenerse alineados.
La clave está en tratar el almacenamiento en la nube como parte del flujo de trabajo, y no como un depósito para archivos.
5. Decide cómo gestionarás las versiones antes de que comiencen las revisiones
El caos de versiones rara vez aparece de la nada. Incluso con buenas intenciones al principio, las cosas pueden descontrolarse rápidamente: alguien descarga un archivo para editarlo, otra persona guarda una copia por si acaso y, de repente, nadie sabe cuál es la versión actual.
Unas cuantas reglas sencillas de control de versiones marcan una gran diferencia:
- Mantén un único archivo de trabajo activo por entregable
- Separa las etapas de trabajo, revisión y versión final
- Usa el historial de versiones siempre que sea posible en lugar de crear duplicados sin fin
- Reservar los archivos finales solo para el contenido aprobado
Para los equipos de software, conserva el código fuente en Git y usa solicitudes de incorporación de cambios para modificar el código. Pero conserva el material del proyecto que no es código, como informes, maquetas, notas de la versión y documentación para las partes interesadas, en un espacio de trabajo compartido al que todos puedan acceder.
Para los equipos que trabajan con muchos documentos, como los de marketing y creatividad, prácticas simples como las convenciones de nombres pueden ayudar a gestionar las versiones desde el principio. Obtén más información sobre las prácticas recomendadas para un control de versiones de documentos eficaz.
Herramientas como Dropbox facilitan ver y recuperar versiones anteriores, de modo que estés protegido cuando algo salga mal.
6. Mantén los comentarios junto con el archivo, no en canales paralelos
Una de las formas más rápidas de retrasar un proyecto es dispersar los comentarios en demasiados lugares. Un comentario en el chat, una nota en un correo electrónico y un cambio verbal en una reunión generan más margen para los malentendidos.
Siempre que sea posible, los comentarios deben estar en el propio archivo. Esto facilita ver qué ha cambiado, qué sigue pendiente y qué ya se ha resuelto. Usa funciones como comentarios y notas, que hacen que los comentarios sean más fáciles de aplicar y de ver en todo el equipo.
7. Facilita el análisis de las actualizaciones
Durante el proceso de comentarios, recuerda que no toda pregunta requiere una reunión, y no toda actualización pertenece al chat.
Los equipos colaboran mejor cuando deciden qué corresponde a cada lugar. Esta es una regla general simple:
- Usa el chat para aclaraciones rápidas
- Usa documentos compartidos para los planes y las decisiones
- Usa los comentarios de archivos para dar tus comentarios de revisión
- Usa actualizaciones periódicas para el estado, los obstáculos y los siguientes pasos
Esto mantiene la comunicación en movimiento y evita que las personas tengan que buscar en varios canales para obtener una sola respuesta.
8. Haz que la colaboración externa sea segura y simple
Trabajar con clientes, proveedores, contratistas o equipos asociados no debería sentirse como abrir las compuertas. La mejor configuración de colaboración externa les da a las personas lo que necesitan, y nada más.
Comience con el nivel de acceso más reducido que resulte práctico. Use el acceso de solo ver o de comentarios cuando no sea necesario editar, mantenga las carpetas externas separadas del material de trabajo interno y quite el acceso cuando el proyecto finalice. Cuanto más fácil sea seguir este proceso, más coherente será.
Herramientas como Dropbox facilitan compartir carpetas o archivos con clientes externos, con herramientas especializadas de transferencia de archivos como Dropbox Transfer que hacen el proceso más fácil para archivos grandes.
9. Vincula las herramientas que tu equipo ya usa
La colaboración se rompe cuando las personas dedican más tiempo a cambiar de herramienta que a trabajar. Esto es especialmente cierto en los equipos distribuidos, donde los archivos, las tareas, los comentarios y las actualizaciones de estado suelen estar en lugares diferentes.
No necesitas una plataforma gigante que lo haga todo para solucionarlo. A menudo, la mejor opción es usar integraciones de aplicaciones para conectar las herramientas que las personas ya usan, de modo que los archivos, las tareas y las conversaciones del proyecto sean más fáciles de encontrar.
10. Mejora el proceso después de cada proyecto
Los sistemas de colaboración más sólidos no son estáticos. Después de un lanzamiento, una entrega, una campaña o un hito importante, tómate 15 minutos para preguntar qué ralentizó al equipo.
Una breve retrospectiva puede ser suficiente, para analizar aspectos como:
- ¿Qué era difícil de encontrar?
- ¿Dónde se quedaron atascados los comentarios?
- ¿Qué aprobaciones tardaron demasiado?
- ¿Qué causaba confusión en el control de versiones?
- ¿Qué debería convertirse en el nuevo valor predeterminado la próxima vez?
Las pequeñas mejoras aplicadas de forma constante aportan más a la colaboración en proyectos que un gran rediseño de procesos que nadie sigue.
Cómo ayuda Dropbox a los equipos a colaborar en proyectos
Dropbox ayuda con las partes de la colaboración en proyectos que suelen volverse complicadas, como:
- Encontrar los archivos adecuados
- Mantener el control de versiones en orden
- Recopilación de comentarios
- Comparte tu trabajo con las personas adecuadas.
Los equipos pueden usar:
- Carpetas compartidas y espacios del equipo: para crear un espacio uniforme para el contenido del proyecto, de modo que todos trabajen a partir de la misma estructura
- Historial de versiones: para ayudar a los equipos a recuperar versiones anteriores de los archivos cuando algo cambia de forma inesperada
- Vistas previas, comentarios y notas de archivos: para mantener los comentarios vinculados al trabajo, lo que hace que los ciclos de revisión sean más claros y fáciles de gestionar
Dropbox también facilita la colaboración entre equipos y organizaciones con permisos de archivo, vínculos compartidos, Passwords y otras opciones de configuración que ayudan a compartir el trabajo sin perder el control sobre él.
Además, Dropbox Paper puede servir de apoyo para planes, notas de reuniones y mucho más, mientras que las integraciones de aplicaciones para todas tus herramientas favoritas ayudan a reducir los cambios de contexto en todo el flujo de trabajo.
Colabora de manera más eficaz con Dropbox
Una mejor colaboración en proyectos consiste en quitar la fricción innecesaria. Ofrece a las personas un solo lugar para trabajar, deja clara la propiedad, mantén los comentarios vinculados al archivo y proporciona una estructura en la que puedan confiar.
Así es como los equipos colaboran en los proyectos de manera más eficaz, y es exactamente lo que Dropbox está diseñado para ofrecer soporte, así que cuando estés listo para poner en práctica estos hábitos, elige un plan para comenzar.
Preguntas frecuentes
Sí. Para muchos equipos, el almacenamiento en la nube es la forma más simple de mantener los archivos actualizados, accesibles y organizados en distintas ubicaciones. Funciona mejor cuando el proyecto tiene una estructura de carpetas clara, reglas de acceso compartido y una única fuente de información acordada.
Comience con un solo archivo de trabajo, separe los archivos de trabajo de los entregables finales y use reglas de nomenclatura coherentes. Usa el historial de versiones para recuperar cambios anteriores cuando algo salga mal, en lugar de crear infinitos archivos duplicados.
Otorgue el nivel de acceso mínimo necesario. Use permisos de archivo de solo ver o acceso de comentarios para la revisión, acceso de edición solo cuando sea necesario, y mantenga las carpetas externas separadas del material de trabajo interno. También ayuda quitar o actualizar el acceso una vez que finaliza un proyecto.
Organiza las carpetas en torno al ciclo de vida del proyecto. Por lo general, eso significa un lugar para el resumen, uno para los archivos de trabajo, uno para la revisión, uno para los recursos finales y uno para el archivo. Mantén la misma estructura para todos los proyectos, de modo que las personas no tengan que aprenderla de nuevo.
No existe una estructura perfecta, pero la mejor es la que resulta predecible. Un nuevo integrante del equipo debería poder adivinar dónde reside el resumen, a dónde va el trabajo en curso y a dónde van los recursos aprobados sin necesidad de preguntar.
