Cómo aprovechar al máximo las mejores aplicaciones para administrar el tiempo

Cómo administrar mejor tu tiempo

La administración del tiempo puede parecer una puerta de entrada a la microgestión y todos sabemos que eso no es bueno para ninguna cultura corporativa. Pero aprovechar la oportunidad de perfeccionar la administración de tu tiempo puede marcar la diferencia en tu productividad, motivación y bienestar. Además, con tantas aplicaciones y programas para administrar el tiempo disponibles, muchos de ellos integrados sin inconvenientes en Dropbox, es más fácil de lo que crees.

¿Cómo puedo mejorar la administración de mi tiempo?

Incluso si eres el tipo de persona que nunca cae en la procrastinación, administrar un poco el tiempo puede igualmente ayudarte a aprovechar el día al máximo. Antes de que comiences a mirar horarios y calendarios, hay algunas sugerencias de administración del tiempo que tienes que tener en cuenta:

Mindfulness

Una mala gestión del tiempo conduce a altos niveles de estrés, pero también lo hace el esperar demasiado de uno mismo o simplemente hacer demasiadas cosas a la vez. Un poco de mindfulness en el trabajo realmente puede ayudarte a comprender tus hábitos personales y la forma en la que enfrentas las situaciones. Cuando estés decidiendo qué tareas realizarás durante el día, piensa en el equilibrio entre la vida personal y el trabajo y en las horas que sabes que eres más productivo, y concédete tiempo suficiente para hacer pausas que te ayuden a mitigar el agotamiento.

Gestión de equipos

La gestión del tiempo es algo personal, pero te sorprenderá lo que un poco de espíritu de trabajo en equipo puede lograr. Antes de imponer lo que consideres que son técnicas efectivas de gestión del tiempo, asegúrate de conocer los hábitos, las fortalezas y las debilidades de tu equipo. Conocer mejor a tu equipo mediante dinámicas de equipo presenciales o virtuales ayuda a alinear los objetivos individuales. Los objetivos SMART pueden ayudar en esto; después de todo, no tiene sentido adoptar una técnica de gestión del tiempo si no tienes nada significativo en lo que trabajar. Después de definir los objetivos, puedes establecer un horario de trabajo que no solo funcione para ti, sino que también permita aprovechar todo el potencial de tu equipo.

Prepárate para los contratiempos

Esto debería ocurrir en todos los lugares de trabajo, independientemente de que se gestione el tiempo o no. Las cosas no siempre saldrán según lo planeado. No esperes que un poco de gestión del tiempo haga milagros. Sin dudas, puede que logres recorrer tu ruta crítica más rápido de lo que pensabas, pero eso no significa que no habrá cosas que puedan salir mal o llevar más tiempo de lo esperado. Algunas de las empresas más exitosas del mundo fomentan una cultura del fracaso y el aprendizaje único que el fracaso conlleva. Dedicar tiempo a reflexionar sobre cómo se pueden mejorar los procesos es fundamental para cualquier empresa e indudablemente ahorrará tiempo en el futuro.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones para administrar tiempo?

Desde las modestas listas de tareas hasta aplicaciones completas, hay muchas soluciones de software de gestión del tiempo y otras herramientas que te ayudarán a tener el control de tu tiempo. Ya sea que las ejecutes desde un dispositivo Android o iOS, estas aplicaciones de seguimiento pueden ayudarte a empezar a organizar los momentos de tu día de una manera un poco más efectiva.

Toggl

Hacer un seguimiento del tiempo es una parte clave de la gestión del tiempo, ya que que te permite comprender mejor tus hábitos y la demanda de tus tareas diarias. Con esta información, puedes crear el horario perfecto para asignar tiempo suficiente a tus tareas. Sin embargo, obtener esa información no es tan sencillo como parece, pero la buena noticia es que  Toggl lo hace fácil. Esta aplicación de productividad no solo funciona como un sistema personal de seguimiento del tiempo y hoja de horas, sino que también puede ayudar con la gestión de proyectos y la asignación de presupuestos.

Remember the Milk

Una lista de tareas más inteligente. Remember the Milk funciona con otras aplicaciones, como tu bandeja de entrada, para crear una breve lista de tareas para tu día. Las listas, que se pueden compartir, y los recordatorios automáticos te mantendrán en el camino correcto para que puedas alcanzar tus objetivos diarios, semanales o mensuales. Los recordatorios no son solo notificaciones push que puedes descartar fácilmente. Puedes elegir que se envíen como correo electrónico, mensaje de texto, tuit o incluso como un mensaje instantáneo de Skype.

Forest

En cuanto al flujo, la creatividad y el enfoque, la aplicación de gestión del tiempo Forest te permite reservar tiempo para ocuparte de esas tareas importantes. Cuando comienzas una tarea, plantas un árbol en la aplicación. Cuanto más tiempo le dediques, más grande se volverá el árbol, hasta que finalmente llegues a tener todo un pequeño bosque. Es una forma novedosa y divertida de mantenerte encaminado, ya que agrega un poco más de compromiso, aunque solo sea desde una perspectiva virtual.

¿Qué herramientas de gestión del tiempo puedo usar?

Cuando diriges a un equipo completo, una simple aplicación no va a resolver tus necesidades de gestión del tiempo. Si te cuesta mantener a los miembros del equipo encaminados con los plazos y las tareas, quizás sea hora de invertir en un software completo de gestión de tiempo. Un aspecto que debes tener en cuenta cuando empiezas a abastecerte a ti y a tu equipo con todos estos extras es que no todas las herramientas de gestión del tiempo están clasificadas como tales.

Por ejemplo, Slack puede ayudarte a ahorrar esos valiosos minutos que necesitarías para enviar un correo electrónico a un compañero de trabajo (o para buscar físicamente a esa persona), pero probablemente no la considerarías una herramienta de gestión del tiempo. Por lo tanto, adopta un enfoque creativo e innovador, acepta y reconoce las actividades y distracciones que consumen gran parte de tu día sin aportar valor y decide qué se necesita para resolver eso.

Administración del tiempo con integraciones a Dropbox

Con características que incluyen desde almacenamiento seguro de archivos hasta fácil colaboración, Dropbox te ayuda a optimizar y organizar tu trabajo. Ya sea que quieras organizar todos tus archivos a la perfección en carpetas compartidas o usar Dropbox Paper como un administrador de tareas, Dropbox puede ayudarte a organizar el trabajo y el tiempo de los miembros de tu equipo. Además, con las integraciones de aplicaciones, que te ayudarán a aprovechar tu tiempo al máximo, Dropbox permite una mejor colaboración, tiempos de entrega más rápidos y una organización más eficiente.

Estas son algunas de las aplicaciones que funcionan perfectamente con Dropbox, tanto en Windows como en Mac, que te ayudan a ahorrar y administrar tu tiempo.

Slack/Zoom

La mensajería instantánea puede ayudarte a ahorrar minutos vitales a lo largo del día. Además, saber que cualquier persona con la que necesites comunicarte está a solo un clic de distancia es muy alentador y tiene un efecto positivo, sobre todo para los nuevos empleados. Estas conversaciones en tiempo real permiten ganar terreno rápidamente y brindan un entorno más personal e informal para tratar temas de trabajo. Mientras trabajas en Dropbox, puedes iniciar una reunión de Zoom o una conversación en Slack directamente desde tu documento de Dropbox Paper, eliminando así la necesidad de moverte entre diferentes plataformas. Tener tu contenido y tus conversaciones en un mismo lugar puede ayudarte a mantener la concentración y el ritmo, lo que hace que la colaboración sea fluida incluso cuando los miembros del equipo están distantes.

Monday/Trello/Asana

Al funcionar como una lista de tareas para todo el equipo, estas herramientas pueden ayudar a que todos tengan una visión clara no solo de sus tareas, sino también de las de los demás, lo que puede contribuir a fomentar la responsabilidad y a crear un sentido más fuerte de propósito y determinación, además de ser un verdadero potenciador de la concentración. Las herramientas de gestión de proyectos y del tiempo pueden ayudar a que todos vean en un solo lugar lo que hay que hacer, en especial cuando esas herramientas funcionan de forma sincronizada. Por ejemplo, Monday se enlaza a la perfección con tus documentos de Dropbox directamente desde tu flujo de trabajo. Por otra parte, puedes tomar cualquier archivo de Dropbox y adjuntarlo a una tarjeta de Trello. Asana también funciona en perfecta integración con Dropbox: simplemente adjunta un archivo de Dropbox a tu proyecto y se actualizará automáticamente en ambos canales.

No importa lo organizado que crees que eres, no hay nada malo en tener un mejor control de las cosas y con Dropbox de tu lado, todo tu equipo puede trabajar para lograr un flujo de trabajo perfecto.