Hacer comentarios constructivos es vital para el desarrollo personal, la colaboración en equipo y el éxito de las organizaciones. Contribuye a impulsar la mejora y fomenta una cultura de trabajo positiva. Pero, ¿cómo se proporcionan unos buenos comentarios? Con Dropbox, hacer comentarios resulta sencillo.
Los comentarios constructivos mejoran el trabajo en equipo para todos. Es más probable que inspires un mejor desempeño al proporcionar comentarios efectivos. Ten en cuenta estos consejos al usar las funciones de Dropbox para asegurarte de hacerlo siempre que puedas.
Recuerda que los comentarios efectivos o constructivos no son necesariamente positivos. Puedes utilizar estos consejos para proporcionar comentarios negativos a los miembros del equipo, hacer críticas constructivas y realizar evaluaciones de desempeño honestas para tus subordinados directos.
Consejos para hacer unos comentarios más efectivos
Sea cual sea el tipo de comentarios que debas hacer, prueba lo siguiente para obtener mejores resultados:
1. Sé preciso y ofrece sugerencias prácticas
Todos hemos recibido comentarios vagos. “Buen trabajo” o “Necesita mejorar” no son suficientes para brindar ayuda constructiva. La especificidad mejora la claridad, ayuda al receptor a realizar cambios significativos y proporciona comentarios prácticos que las personas pueden utilizar para crecer.
Imagina que estás leyendo una crítica de cine. Si simplemente dice “¡Increíble!” o “¡Terrible!” sin más detalles, no será de mucha ayuda para determinar si quieres ver la película o no. Necesitas comentarios más útiles para decidir qué comportamientos adoptar, y lo mismo ocurre con los miembros de tu equipo.
La precisión en los comentarios señala áreas de mejora y ayuda a las personas a saber exactamente en qué deben centrarse; por lo tanto, unos comentarios claros y prácticos facilitan esos cambios. La diferencia es sutil pero significativa.
Por ejemplo, en lugar de decir algo como "Necesitas mejorar tus habilidades de presentación", ofrece recomendaciones como "Intenta usar más elementos visuales en tu presentación para mantener a tu audiencia atenta" o "Practica el ritmo para mantener el interés de la audiencia".
¿Ves la diferencia? Una proporciona una idea vaga (las habilidades de presentación son débiles), mientras que la otra ofrece una dirección clara (explicando por qué las habilidades son débiles). La especificidad es un pilar fundamental para proporcionar comentarios efectivos e impulsar el compromiso de los empleados.
2. Utiliza herramientas de revisión de vídeo
Hacer comentarios sobre un trabajo creativo supone un gran desafío. Aquí es donde entran en juego las grabadoras de pantalla o las herramientas de revisión de vídeo, imagen y audio como Dropbox Replay. Replay facilita y hace más interactivos los comentarios, ya sean positivos o de otro tipo.
Con las herramientas de revisión de vídeo, puedes guiar visualmente a alguien a través de su trabajo. También puedes añadir anotaciones y comentarios donde sean necesarios, ya sea en un documento, una presentación o incluso al revisar un vídeo. Esto hace que Replay sea ideal para los creativos.
Replay también te permite añadir comentarios específicos de cada fotograma en un proyecto creativo para lograr la máxima eficiencia y precisión durante lo que puede ser un proceso extremadamente lento.
Esto te permite evitar largas explicaciones por correo electrónico y proporcionar anotaciones, comentarios, marcas y más, directamente en el contenido, mejorando así la claridad y la utilidad.
Prueba Replay para hacer comentarios y reseñas sobre trabajos creativos y desempeño, o utiliza grabaciones de pantalla para hacer una grabación general (o enviar un mensaje) con solo unos clics desde tu cuenta de Dropbox.
3. Comentarios sobre comportamientos, no sobre personalidades
Haz comentarios directos sobre comportamientos o acciones específicas, en lugar de emitir juicios sobre el carácter de una persona. Céntrate en lo que alguien hace en lugar de en quién es: esta es la clave para proporcionar unos comentarios constructivos y una de las principales habilidades de liderazgo que necesitas para brindarla.
Resaltar un comportamiento, hábito o tendencia específicos fomenta el diálogo constructivo y evita personalizar las críticas, garantizando así que no se ataquen los rasgos de la personalidad.
Por ejemplo, en lugar de decir que alguien es desorganizado, haz comentarios sobre comportamientos observables como "He notado algunos problemas en la cronología de tu proyecto; vamos a fijar unos plazos más claros". Lo segundo es un comentario constructivo, lo primero es un ataque ad hominem.
Centrarse en las acciones o comportamientos también facilita mucho que alguien haga un cambio, porque sabe exactamente a qué acción te refieres. Con este tipo de comentarios, les estás proporcionando una hoja de ruta para mejorar y convertirse en miembros de equipo de alto rendimiento.
Siguen algunos ejemplos de comentarios bien y mal transmitidos:
Ejemplos de comentarios bien transmitidos
“Durante la reunión me di cuenta de que interrumpiste varias veces. Vamos a intentar dar cabida a las opiniones de todos la próxima vez.
Esto se centra en el comportamiento (interrumpir) y ofrece una manera clara de cambiarlo (permitir que otros contribuyan).
“He notado que últimamente no has cumplido con un par de plazos de entrega.” Vamos a analizar las posibles causas de los retrasos y cómo podemos ajustar tu cronograma para que se mantenga dentro del plazo previsto.
Este enfoque representa un comentario constructivo: reconoce el problema sin atribuir culpas y ofrece encontrar una solución juntos.
Ejemplos de comentarios mal transmitidos
“No eres un jugador de equipo.”
Esto se interpreta como un ataque a la persona y no ofrece ningún contexto para la mejora. Se trata de un comentario negativo expresado de forma no constructiva.
“Llegas tarde con frecuencia y parece que no te importan los plazos de entrega.”
Esto suena a ataque personal y presupone una intención maliciosa, lo que podría hacer que el destinatario se sienta a la defensiva.
A algunas personas no les gusta recibir comentarios. Pero, con el objetivo de proporcionarles una vía práctica para mejorar, puedes ayudarles a sentirse más cómodos y fomentar una reacción positiva. Esto también mantiene abierta la puerta a la comunicación. Se trata de un proceso bidireccional.
4. Preserva la confidencialidad de los comentarios sobre el desempeño
Las evaluaciones de desempeño pueden ser un momento especialmente vulnerable para la persona evaluada. Por tanto, resulta crucial mantener la confianza creando un entorno seguro para que se compartan y reciban unos comentarios constructivos. Con Dropbox, funciones como la protección con contraseña y los permisos de archivo ayudan a generar confianza entre los jefes y sus subordinados directos. Al restringir el acceso, puedes garantizar que los documentos de comentarios solo sean visibles para las personas pertinentes.
Por ejemplo, puedes establecer permisos que limiten el acceso a los documentos de evaluación del desempeño, permitiendo que solo los responsables o el personal de RR. HH. puedan verlos. La protección con contraseña añade otra capa de seguridad; así, si un archivo se comparte por accidente, sigue siendo confidencial. Dropbox puede mantener la información confidencial a salvo y fomentar una sensación de confianza, ya que las personas saben que sus reseñas se manejan con cuidado.
Con funciones de privacidad tan versátiles a tu disposición, este es un excelente ejemplo del uso de Dropbox para gestionar comentarios en un equipo más amplio, así como revisiones individuales.
Utiliza tu cuenta de Dropbox para crear o mantener un proceso de comentarios profesional, seguro y fiable.
5. Positivo, luego negativo y luego positivo
Este es un viejo truco para cualquier tipo de conversación delicada. El objetivo es suavizar el impacto de cualquier crítica y ayudar a la persona que recibe los comentarios a sentirse más motivada para corregirla.
Empieza con el refuerzo positivo o el reconocimiento de las fortalezas, lo que establece un tono amigable y genera confianza. El lenguaje corporal también puede ayudarte a reforzarlo.
Si incluyes comentarios constructivos, les brindarás la orientación que necesitan sin hacerles sentir que están equivocados. Otro punto positivo al final y ¡listo! —la persona entiende que crees en sus capacidades y se siente ansiosa por realizar el cambio.
Veamos cómo se haría en una conversación con algunos ejemplos concretos:
Positivo
“Has hecho un gran trabajo en este proyecto.” Le has dedicado mucho esfuerzo y tus habilidades de liderazgo son sólidas.
Esto les demuestra que su arduo trabajo ha sido reconocido y apreciado.
Negativo
“Me he dado cuenta de que se han incumplido algunos plazos, lo que ha prolongado la cronología general. “Vamos a ver cómo podemos mejorar la gestión del tiempo para el próximo proyecto.”
Esto les proporciona comentarios prácticos, constructivos y no personales.
Positivo
“Confío en que seguirás creciendo en la gestión de estos proyectos. Si alguna vez necesitas ayuda, estaré encantado de ayudarte.
Esto te permite concluir con más positividad y apoyo.
Este enfoque suele describirse como un sándwich de comentarios. Los comentarios constructivos sirven como un valioso complemento, intercalado entre dos comentarios positivos para facilitar su aceptación.
6. Almacena y comparte los documentos de comentarios de forma segura
Utiliza un sistema de almacenamiento seguro de documentos para guardar y organizar archivos confidenciales como formularios de comentarios de empleados, evaluaciones de desempeño, plantillas y otros archivos confidenciales.
Esto te permite mantener todo accesible y seguro. También facilita el cumplimiento de las normas, que a menudo suponen un requisito legal, así que no tienes de qué preocuparte.
Almacenar tus comentarios sobre el rendimiento en tu cuenta de Dropbox también significa que evitas cualquier temor de perder archivos importantes o comprometer la seguridad. Esto ocurre independientemente de dónde y cuándo acceda a ellos. Obtén más información sobre cómo funciona el servicio para compartir archivos en Dropbox.
Dropbox utiliza seguridad en la nube de primer nivel para proteger los documentos de comentarios y facilitar el fomento de la confianza dentro de un equipo. Si las personas saben que su información se maneja con cuidado, es más probable que participen en el proceso de comentarios.
Sube tus documentos más importantes a tu cuenta de Dropbox para poder almacenarlos y compartirlos de forma segura sin comprometer la accesibilidad.
7. Proporciona comentarios en tiempo real
Haz tus comentarios inmediatamente después de observar un desempeño o comportamiento positivo o negativo. Esto te permitirá abordar cualquier problema mientras es reciente y facilita una corrección de rumbo inmediata. Esperar demasiado tiempo después de observar algo —ya sea un trabajo bien hecho o un área que necesita mejorar— puede disminuir su impacto.
Los comentarios instantáneos fomentan la agilidad y el aprendizaje continuo, al orientar a la persona en una mejor dirección mientras un proyecto o tarea aún está fresco en su mente. Recibir comentarios en el momento preciso garantiza que sean más relevantes, prácticos y con mayor probabilidad de generar mejoras.
Por ejemplo, si un compañero realiza con éxito una tarea de edición de vídeo para una presentación, un comentario oportuno no solo puede aumentar su confianza, sino también reforzar ese comportamiento. El reconocimiento en tiempo real les anima a seguir desarrollando esas competencias.
Los comentarios en tiempo real también resultan útiles cuando algo necesita mejorar. Por ejemplo, si alguien ha pasado por alto un detalle en un informe, avisarle de manera oportuna le da el siguiente paso para corregirlo de inmediato, antes de que el problema se agrave o afecte al proyecto.
Integrar los comentarios como parte natural de la jornada laboral ayuda a crear un flujo constante de aportaciones constructivas que permite a las personas mantenerse enfocadas, mejorar y sentirse apoyadas. Utiliza nuestros consejos para mejorar tanto el proceso de dar como el de recibir comentarios sobre el desempeño.
Proporcionar unos comentarios efectivos no solo ayuda a obtener resultados, sino que también impulsa el compromiso de los empleados y puede ser un aspecto formativo en el desarrollo de individuos altamente capacitados.
Unos comentarios de calidad también resultan importantes para la retención de los empleados, ya que hacen que las personas quieran quedarse y mejorar, en lugar de irse y ver si les va mejor en otro lugar.
Haz comentarios más eficaces con Dropbox.
Aplica estos consejos y aprovecha las funcionalidades de Dropbox para ofrecer comentarios más eficaces en tu trabajo. Esto puede ayudarte a proporcionar comentarios inspiradores con una sola herramienta.
Elige un plan para explorar las numerosas funciones y ventajas de usar Dropbox para recibir comentarios y mejorar otros aspectos de tu flujo de trabajo.
Preguntas frecuentes sobre cómo proporcionar comentarios
Empieza por destacar los aspectos positivos del trabajo de alguien —lo que hizo bien— y luego presenta las áreas de mejora. La clave está en equilibrar los comentarios. Prueba a decir cosas como: “Una forma de mejorar esto aún más…” o “¿Has pensado en probar esto?”. Esto hace que la conversación siga siendo constructiva y evita que se perciba como una crítica.
Sé específico. Evita comentarios vagos como “Esto necesita mejoras” y da ejemplos claros de qué se puede mejorar y cómo. Por ejemplo, decir “Los datos podrían presentarse de forma más clara, intentad usar un gráfico” proporciona una forma concreta de actuar en función de los comentarios y de indicar exactamente qué es lo que se les pide que mejoren.
La comunicación a distancia a veces puede percibirse como distante o impersonal. Considera las videollamadas o la función de compartir pantalla para hacer comentarios en tiempo real, lo que resulta más interactivo. Si no podéis reuniros —por ejemplo, por trabajar en zonas horarias diferentes—, complementa los comentarios escritos con un breve vídeo o mensaje de voz para aportar un toque personal. La claridad también es crucial, así que asegúrate de hacer sugerencias pormenorizadas para evitar malentendidos.
Las herramientas profesionales como Dropbox ofrecen funciones de gestión de tareas y almacenamiento seguro en la nube para ayudar a agilizar el proceso. Esto significa que podrás documentar fácilmente los comentarios, hacer un seguimiento del progreso y colaborar de forma más eficiente. Las herramientas que permiten realizar anotaciones en vídeos o diseños como Dropbox Replay también pueden ayudar a las personas a comprender mejor los comentarios.
