Ya conoce ese momento en el que un proyecto empieza a tambalearse. El inicio fue claro y el resumen parecía sólido, pero unos días después alguien pregunta qué archivo es el actual, dónde deben ir los comentarios y si la agencia está trabajando con los mismos recursos que el equipo interno.
Así es como se ve una colaboración deficiente en los proyectos en la vida real, y suele ser un problema de sistemas.
La colaboración en proyectos es la manera en que las personas, los equipos y las partes interesadas planifican el trabajo, comparten archivos, revisan cambios e impulsan un proyecto. Cuando funciona, las transiciones resultan fluidas y todos pueden ver qué sucede a continuación. Cuando no, se produce trabajo duplicado, actualizaciones perdidas y aprobaciones lentas.
Por suerte, mejorar la colaboración en proyectos no siempre requiere una revisión completa del proceso. Unos cuantos hábitos prácticos pueden facilitar la localización del trabajo, simplificar su revisión y agilizar finalizarlo. En esta guía le mostraremos estrategias probadas para ayudar a su equipo a colaborar en los proyectos de forma más fluida.
Tanto si trabajas en un departamento como en varios, si quieres poner en práctica estas estrategias de inmediato, prueba Dropbox o explora las funciones de colaboración en contenido para ver cómo los archivos compartidos, los comentarios y el control de versiones pueden mantenerse fácilmente en un único lugar seguro.
Cómo es una colaboración eficaz en un proyecto
En su mejor versión, la colaboración en proyectos resulta sencilla. Quiere que su equipo sepa lo siguiente:
- El hogar del trabajo
- Quién se encarga del siguiente paso
- Esos comentarios (los que se envían o se reciben) permanecen asociados al archivo
- Que los socios externos puedan obtener lo que necesitan sin acceder a todo
La mayoría de los equipos no necesitan más reuniones (una investigación citada en la Harvard Business Review sugiere que el 70 % de las reuniones impiden que los empleados trabajen) ni tampoco más herramientas.
Los equipos eficaces necesitan una forma de trabajar común que abarque algunos aspectos esenciales:
- Un único lugar para archivos, resúmenes y actualizaciones
- Roles y rutas de aprobación claros
- Una estructura de carpetas predecible
- Control de versiones sencillo
- Formas seguras de trabajar con Equipos externos
Con estos aspectos básicos bien resueltos, resulta mucho más fácil colaborar en proyectos sin perder tiempo en tareas administrativas.
10 estrategias consolidadas para mejorar la colaboración en los proyectos
Puede aprovechar estas bases con estrategias eficaces de colaboración:
1. Crea un espacio compartido para el proyecto
Todo proyecto necesita una única fuente de información. Esto significa que el resumen, la cronología, los archivos de trabajo, las notas de las reuniones y las entregas finales deben estar en un único lugar compartido, y no dispersos entre bandejas de entrada, carpetas del escritorio y conversaciones de chat.
Cuando cada persona sabe dónde encontrar lo que necesita en tu almacenamiento en la nube, deja de pedir enlaces, duplicar archivos o tomar decisiones basadas en información desactualizada. Es un gran avance para la colaboración.
2. Definir los roles y los responsables de las decisiones desde el principio
La colaboración en un proyecto se complica cuando la propiedad no está clara. Antes de que el trabajo cobre velocidad, asegúrese de que el equipo sepa quién crea, revisa o aprueba, y quién solo necesita tener visibilidad.
Esto no tiene por qué ser complicado, así que utilice siempre una herramienta con permisos de archivo sencillos. A menudo, basta con un único propietario por entregable, con una sola vía de aprobación y un único lugar donde documentar las decisiones para eliminar mucha confusión.
3. Cree una estructura de carpetas que su equipo pueda entender sin necesidad de preguntar
Una buena estructura de carpetas debe resultar clara, incluso para alguien que se une al proyecto a mitad de camino. Manténla lógica, coherente y basada en cómo realmente se mueve el trabajo.
Una estructura de carpetas sencilla podría quedar así:
- 01 Resumen y alcance
- 02 Archivos de trabajo
- 03 Revisión y aprobación
- 04 Resultados finales
- 05 Archivar
Una vez que estés en la carpeta, también conviene acordar convenciones de nomenclatura. Utiliza el mismo formato para las fechas, mantén los nombres descriptivos y evita convertir los nombres de archivo en un comentario interminable.
4. Usa el almacenamiento en la nube para la colaboración en equipo, no solo para almacenar
¿Se puede usar el almacenamiento en la nube para la colaboración en equipo? Por supuesto. A menudo, es la forma más fácil de que todos trabajen a partir de la misma fuente fiable.
Un espacio de trabajo compartido en la nube brinda a los equipos acceso a los archivos actuales desde cualquier lugar, lo que resulta especialmente útil para los equipos de marketing cuando departamentos, autónomos, agencias o clientes necesitan mantenerse alineados.
La clave está en tratar el almacenamiento en la nube como parte del flujo de trabajo, no como un vertedero de archivos.
5. Decida cómo gestionará las versiones antes de que comiencen las revisiones
El caos de versiones rara vez surge de la nada. Aunque al principio haya buenas intenciones, las cosas pueden desviarse rápidamente: alguien descarga un archivo para editarlo, otra persona guarda una copia por si acaso y, de repente, nadie sabe cuál es la versión actual.
Unas pocas reglas sencillas de control de versiones marcan una gran diferencia:
- Mantén un único archivo de trabajo activo por entregable
- Separa las fases de trabajo, revisión y finalización
- Use el historial de versiones siempre que sea posible en lugar de crear duplicados sin fin
- Reserve los archivos finales solo para el resultado aprobado
En el caso de los equipos de software, mantén el código fuente en Git y utiliza solicitudes de incorporación de cambios para modificar el código. Sin embargo, guarda el material del proyecto que no sea código, como resúmenes, maquetas, notas de la versión y documentación de las partes interesadas, en un espacio de trabajo compartido al que todos puedan acceder.
Para los equipos que trabajan con muchos documentos, como los de marketing y creatividad, prácticas sencillas como las convenciones de nomenclatura pueden ayudar a gestionar las versiones desde el principio. Consulta más información sobre las prácticas recomendadas para un control de versiones de documentos eficaz.
Herramientas como Dropbox permiten ver y recuperar versiones anteriores con facilidad, de modo que tienes respaldo cuando algo sale mal.
6. Mantén los comentarios junto con el archivo, no en canales paralelos
Una de las formas más rápidas de ralentizar un proyecto es dispersar los comentarios en demasiados lugares. Un comentario en el chat, una nota en un correo electrónico y un cambio verbal en una reunión generan más margen para los malentendidos.
Siempre que sea posible, los comentarios deben estar en el propio archivo. Así resulta más fácil ver qué ha cambiado, qué sigue pendiente y qué ya se ha resuelto. Utiliza función como los comentarios y la nota, que facilitan la implementación de los comentarios y su visualización en todo el equipo.
7. Facilita el análisis de las actualizaciones
Durante el proceso de comentarios, recuerde que no todas las preguntas necesitan una reunión, ni todas las novedades deben compartirse en el chat.
Los equipos colaboran mejor cuando deciden qué corresponde a cada lugar. Aquí tienes una regla general sencilla:
- Use el chat para aclaraciones rápidas
- Utilice documentos compartidos para los planes y las decisiones
- Usa los comentarios de archivos para dar tu opinión en las revisiones
- Utilice actualizaciones periódicas para el estado, los bloqueos y los próximos pasos
Así se mantiene la comunicación fluida y se evita que las personas tengan que buscar en varios canales para obtener una única respuesta.
8. Haz que la colaboración externa sea segura y sencilla
Trabajar con clientes, proveedores, colaboradores o equipos socios no debería suponer abrir la puerta a todo. La mejor configuración de colaboración externa ofrece a las personas lo que necesitan, y nada más.
Empieza con el nivel de acceso más reducido que resulte práctico. Utiliza el acceso de solo ver o de comentarios cuando no sea necesario editar, mantén las carpetas externas separadas del material de trabajo interno y elimina el acceso cuando finalice el proyecto. Cuanto más fácil sea seguir este proceso, más coherente será.
Herramientas como Dropbox facilitan compartir carpetas o archivos con clientes externos, con herramientas especializadas de transferencia de archivos como Dropbox Transfer que simplifican el proceso con archivos de gran tamaño.
9. Conecta las herramientas que tu equipo ya usa
La colaboración se rompe cuando las personas dedican más tiempo a cambiar de herramienta que a trabajar. Esto es especialmente cierto en los equipos distribuidos, donde los archivos, las tareas, los comentarios y las actualizaciones de estado suelen encontrarse en lugares diferentes.
No necesitas una plataforma gigante todo en uno para solucionarlo. A menudo, la mejor opción es usar integraciones de aplicaciones para conectar las herramientas que ya usa tu equipo, de modo que los archivos de proyectos, las tareas y las conversaciones sean más fáciles de encontrar.
10. Mejora el proceso después de cada proyecto
Los sistemas de colaboración más sólidos no son estáticos. Después de un lanzamiento, una entrega, una campaña o un hito importante, dedica 15 minutos a analizar qué ralentizó al equipo.
Puede bastar con una breve retrospectiva en la que se traten aspectos como:
- ¿Qué costaba encontrar?
- ¿Dónde se atascaron los comentarios?
- ¿Qué aprobaciones tardaron demasiado?
- ¿Qué causaba la confusión con el control de versiones?
- ¿Qué debería convertirse en la nueva opción por defecto la próxima vez?
Las pequeñas mejoras aplicadas de forma constante contribuyen más a la colaboración en proyectos que un gran rediseño del proceso que nadie mantiene.
Cómo ayuda Dropbox a los equipos a colaborar en proyectos
Dropbox ayuda con los aspectos de la colaboración en proyectos que suelen complicarse, como:
- Encontrar los archivos adecuados
- Mantén el control de las versiones
- recopilación de comentarios
- Comparte el trabajo con quien tú quieras.
Los equipos pueden usar:
- Carpetas compartidas y espacios del equipo: para crear un lugar coherente donde reunir el contenido del proyecto, de modo que todos trabajen a partir de la misma estructura
- Historial de versiones: para ayudar a los equipos a recuperar versiones anteriores de los archivos cuando algo cambia de forma inesperada
- Vistas previas de archivos, comentarios y notas, para mantener los comentarios vinculados al trabajo, lo que hace que los ciclos de revisión sean más claros y fáciles de gestionar
Dropbox también facilita la colaboración entre equipos y organizaciones con permisos de archivo, enlaces compartidos, Passwords y otras opciones de configuración que ayudan a compartir el trabajo sin perder el control sobre él.
Además, Dropbox Paper ofrece asistencia para planes, notas de reuniones y mucho más, mientras que las integraciones de aplicaciones con todas sus herramientas favoritas ayudan a reducir los cambios de contexto en todo el flujo de trabajo.
Colabora de forma más eficiente con Dropbox
Mejorar la colaboración en los proyectos consiste en eliminar los obstáculos innecesarios. Ofrece a los usuarios un único lugar de trabajo, deja clara la propiedad, mantén los comentarios vinculados al archivo y proporciona una estructura en la que puedan confiar.
Así es como los equipos colaboran en los proyectos de forma más eficaz, y es exactamente para lo que se ha diseñado Dropbox. Por eso, cuando esté listo para poner en práctica estos hábitos, elija un plan para comenzar.
Preguntas frecuentes
Sí. Para muchos equipos, el almacenamiento en la nube es la forma más sencilla de mantener los archivos actualizados, accesibles y organizados en distintas ubicaciones. Funciona mejor cuando el proyecto tiene una estructura de carpetas clara, reglas de acceso compartido y una única fuente de información acordada.
Empiece con un archivo de trabajo, separe los archivos de trabajo de las entregas finales y utilice reglas de nomenclatura coherentes. Utilice el historial de versiones para recuperar cambios anteriores cuando algo salga mal, en lugar de crear un sinfín de archivos duplicados.
Concede el nivel de acceso mínimo necesario. Utiliza permisos de archivo de solo ver o de comentario para las revisiones, el acceso de edición solo cuando sea necesario, y mantén las carpetas externas separadas del material de trabajo interno. También ayuda eliminar o actualizar el acceso una vez que finaliza un proyecto.
Organiza las carpetas en torno al ciclo de vida del proyecto. Por lo general, eso significa un espacio para el resumen, uno para los archivos de trabajo, uno para la revisión, uno para los recursos finales y uno para el archivo. Mantén la misma estructura en todos los proyectos para que no haya que aprenderla de nuevo.
No existe una estructura perfecta, pero la mejor es la que resulta predecible. Un nuevo miembro del equipo debería poder adivinar dónde se encuentra el resumen, dónde va el trabajo en curso y dónde se guardan los recursos aprobados sin necesidad de preguntar.
