Fournir un retour d’information constructif est essentiel au développement personnel, à la collaboration et à la réussite organisationnelle. Cela contribue à stimuler l’amélioration et favorise une culture de travail positive. Mais comment formuler un retour efficace ? Avec Dropbox, formuler un retour est un jeu d’enfant.
Les retours constructifs sont essentiels pour favoriser une collaboration bénéfique pour tous. Vous avez plus de chances d’obtenir de meilleures performances en fournissant un retour d’information efficace. Gardez ces conseils à l’esprit lorsque vous utilisez les fonctionnalités de Dropbox afin de ne manquer aucune occasion de partager vos retours.
N’oubliez pas que les commentaires efficaces ou constructifs ne sont pas nécessairement des commentaires positifs. Vous pouvez utiliser ces conseils pour donner un retour négatif, formuler des critiques constructives et mener des évaluations de performance honnêtes auprès de vos collaborateurs directs.
Conseils pour formuler des retours plus efficaces
Quel que soit le type de retour que vous souhaitez fournir, essayez d’appliquer les conseils suivants pour de meilleurs résultats :
1. Soyez précis et formulez des suggestions concrètes
Nous avons tous déjà reçu des commentaires trop vagues. Dire simplement « Bon travail » ou « À améliorer » n’apporte pas de véritable aide constructive. La précision rend le retour plus clair, permet au destinataire d’apporter des changements significatifs et fournit des informations exploitables qui peuvent favoriser le développement de la personne concernée.
Imaginez que vous lisez une critique de film. Si l’auteur se contente d’écrire « Génial ! » ou « Nul ! », sans donner de détails, cela ne vous aidera pas beaucoup à décider si vous souhaitez voir le film. Vous avez besoin d’informations plus concrètes pour orienter vos décisions, et vos collaborateurs aussi.
Un retour précis met en évidence les points à améliorer tout en guidant la personne vers les éléments sur lesquels elle doit se concentrer. Des informations claires et exploitables facilitent la mise en œuvre de ces changements. La différence est subtile mais significative.
Par exemple, au lieu de formuler un commentaire tel que « Vos compétences en présentation doivent être améliorées », proposez des recommandations comme « Essayez d’intégrer davantage d’éléments visuels dans votre présentation pour maintenir l’attention de votre public » ou « Entraînez-vous à moduler votre rythme afin de capter l’intérêt du public ».
Vous voyez la différence ? La première phrase reste trop vague (indiquant seulement que les compétences en présentation sont faibles), tandis que les suivantes fournissent des indications précises (expliquant pourquoi les compétences sont faibles). La précision est un élément fondamental pour fournir un retour efficace et stimuler l’engagement des employés.
2. Utilisez des outils de révision vidéo
Donner son avis sur un travail créatif n’est jamais une tâche facile. C’est là qu’entrent en jeu les enregistreurs d’écran ou les outils de révision vidéo, image et audio comme Dropbox Replay. La fonction de relecture rend la formulation de commentaires, qu’ils soient positifs ou non, à la fois plus simple et plus interactive.
Grâce aux outils de révision vidéo, vous pouvez montrer visuellement à quelqu’un comment progresser dans son travail. Vous pouvez également ajouter des annotations et des commentaires là où c’est nécessaire, que ce soit sur un document, une présentation ou même lors du visionnage d’une vidéo. Cela rend Replay idéal pour les créatifs.
Replay vous permet également d’ajouter des commentaires spécifiques, à l’image près, dans un projet créatif, pour une efficacité et une précision optimales au cours d’un processus qui peut s’avérer extrêmement lent.
Cela vous permet d’éviter les longues explications par e-mail et de fournir directement sur le contenu, des annotations, des commentaires, des balisages et d’autres indications précises, ce qui améliore la clarté et l’utilité.
Essayez Replay pour formuler des commentaires et des avis sur des travaux créatifs et des performances, ou utilisez les enregistrements d’écran pour faire un enregistrement général (ou envoyer un message) en quelques clics depuis votre compte Dropbox.
3. Commentez les comportements, pas les personnalités
Formulez des retours directs sur des comportements ou des actions spécifiques ne revient pas à juger le caractère d’une personne. Concentrez-vous sur les actions plutôt que sur la personnalité : c’est la clé d’un retour constructif et une compétence essentielle en leadership.
Mettre en avant un comportement, une habitude ou une tendance spécifique favorise un dialogue constructif et évite de personnaliser les critiques, garantissant ainsi que les personnalités des collaborateurs ne soient pas attaquées.
Par exemple, plutôt que de dire que quelqu’un manque d’organisation, formulez un retour concernant des comportements observables tels que : « J’ai remarqué certains problèmes dans le calendrier de votre projet. Établissons des échéances plus claires. » La dernière phrase constitue un retour d’information constructif, tandis que la première est une attaque ad hominem.
Se concentrer sur les actions ou les comportements facilite considérablement l’évolution d’une personne, car elle sait ainsi exactement à quelle action vous faites référence. Ce type de retour leur fournit une feuille de route pour s’améliorer et devenir un membre plus performant de l’équipe.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de commentaires positifs et négatifs :
Exemples de bons retours
« Pendant la réunion, j’ai remarqué que vous avez interrompu les personnes qui s’exprimaient à plusieurs reprises. Essayons de donner la parole à chacun la prochaine fois. »
Cette approche se concentre sur le comportement (l’interruption) et propose une méthode claire pour le modifier (en permettant aux autres de contribuer).
« J’ai remarqué que vous avez manqué quelques échéances récemment. Discutons des causes possibles des retards et de la manière dont nous pouvons adapter votre planning pour que vous restiez sur la bonne voie. »
Cette approche permet d’obtenir un retour constructif : elle identifie le problème sans désigner de coupable et propose de trouver une solution ensemble.
Exemples de retours à proscrire
« Vous n’êtes pas un joueur d’équipe. »
Cela s’apparente à une attaque personnelle et ne fournit aucune perspective d’amélioration. Il s’agit d’un commentaire négatif formulé de manière non constructive.
« Vous êtes souvent en retard et ne semblez pas vous soucier des échéances. »
Cette formulation peut être interprétée comme personnelle et suggérer une intention malveillante, ce qui risque de susciter une réaction défensive.
Certaines personnes n’aiment pas recevoir de retour. Mais, dans le but de leur proposer une solution concrète pour progresser, vous pouvez les aider à se sentir plus à l’aise et encourager une réaction positive. Cela contribue également à maintenir le dialogue ouvert. Ce n’est pas un processus à sens unique !
4. Assurez la confidentialité des retours liés à la performance
Les entretiens d’évaluation peuvent constituer un moment particulièrement vulnérable pour la personne évaluée. Il est donc crucial de maintenir la confiance en créant un environnement sûr pour que des commentaires constructifs puissent être formulés et entendus. Avec Dropbox, des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe et les autorisations d’accès aux fichiers contribuent à instaurer un climat de confiance entre les responsables et leurs collaborateurs directs. En limitant les accès, vous garantissez que les documents d’évaluation ne sont visibles que par les personnes concernées.
Par exemple, vous pouvez définir des autorisations limitant l’accès aux documents d’évaluation des performances, en autorisant uniquement les responsables ou le personnel des ressources humaines à les consulter. La protection par mot de passe ajoute une couche de sécurité supplémentaire : ainsi, si un fichier est partagé par accident, il reste confidentiel. Dropbox permet de protéger les informations sensibles et de favoriser un climat de confiance, car les utilisateurs savent que leurs évaluations sont traitées avec soin.
Ces fonctionnalités de confidentialité flexibles offrent un excellent exemple de la façon dont Dropbox peut être utilisé pour gérer les retours au sein d’une équipe plus large et les évaluations individuelles.
Utilisez votre compte Dropbox pour créer ou continuer à exploiter un processus de retour professionnel, sécurisé et fiable.
5. Positif, puis négatif — puis à nouveau positif
Il s’agit d’une vieille astuce pour aborder des sujets délicats. L’objectif est d’atténuer l’impact des critiques et d’aider la personne qui reçoit les commentaires à se sentir plus motivée pour corriger le problème.
Commencez par un renforcement positif ou par la reconnaissance des points forts afin d’instaurer un climat amical et d’établir la confiance. Le langage corporel peut également contribuer à renforcer ces éléments.
Intégrez-y quelques commentaires constructifs et vous leur apporterez ainsi les conseils nécessaires sans leur donner l’impression d’avoir tort. Ajoutez un autre point positif à la fin, et voilà ! La personne comprend que vous croyez en ses capacités et est impatiente d’opérer le changement.
Voyons comment cela pourrait se traduire dans une conversation, avec quelques exemples précis :
Le positif
« Vous avez fait un excellent travail sur ce projet. Vous y avez consacré beaucoup d’efforts et vos qualités de leadership sont indéniables. »
Cela montre à l’employé que leur travail acharné a été remarqué et apprécié.
Le négatif
« J’ai constaté que certains délais n’avaient pas été respectés, ce qui a prolongé le calendrier global. Voyons comment nous pouvons améliorer la gestion du temps pour le prochain projet. »
Cela permet à l’employé d’obtenir un retour d’information exploitable, constructif et non personnel.
Le positif
« Je suis convaincu que vous continuerez à progresser dans la gestion de ces projets. Si vous avez besoin d’aide, je serai ravi de vous assister. »
Cela vous permet de conclure sur une note encore plus positive et encourageante.
On désigne souvent cette approche comme la « technique du sandwich ». Le retour constructif, qui constitue l’élément clé, est placé entre deux commentaires positifs pour être reçu plus facilement.
6. Stockez et partagez les documents d’évaluation en toute sécurité
Utilisez un système de stockage sécurisé pour conserver et organiser les fichiers sensibles tels que les formulaires de retour des employés, les évaluations de performance, les modèles et autres fichiers confidentiels.
Tous vos fichiers restent ainsi accessibles et parfaitement sécurisés. Cela facilite également le respect des obligations légales et des normes de conformité, vous permettant de rester serein.
Stockez vos évaluations de performance dans votre compte Dropbox vous protège également contre la perte de fichiers importants et les risques liés à la sécurité. C’est le cas où que vous soyez et à chaque fois que vous y accédez. Découvrez comment fonctionne le partage de fichiers dans Dropbox.
Dropbox utilise une sécurité cloud de pointe pour protéger les documents d’évaluation et faciliter l’instauration d’un climat de confiance au sein d’une équipe. Si les gens savent que leurs informations sont traitées avec soin, ils seront plus enclins à participer au processus de retour.
Importez vos documents les plus précieux sur votre compte Dropbox afin de pouvoir les stocker et les partager en toute sécurité sans compromettre leur accessibilité.
7. Formulez des retours en temps réel
Donnez rapidement un retour après avoir observé une performance ou un comportement, qu’il soit positif ou négatif. Cela vous permet de nommer les problèmes dès leur apparition et de rectifier immédiatement le tir. Remettre à plus tard un retour, qu’il porte sur un travail réussi ou sur un point à améliorer, peut en réduire l’impact.
Les retours instantanés favorisent l’agilité et l’apprentissage continu, en guidant une personne dans la bonne direction tant que le projet ou la tâche est encore frais dans son esprit. Un retour d’information immédiat est souvent plus pertinent, exploitable et susceptible d’entraîner de réelles améliorations.
Par exemple, si un collègue réussit brillamment une tâche de montage vidéo pour une présentation, un commentaire opportun peut non seulement renforcer sa confiance, mais aussi consolider ce comportement. Cette reconnaissance en temps réel les encourage à continuer de développer ces compétences.
Le retour d’information en temps réel est également utile lorsqu’il y a un point à améliorer. Par exemple, si quelqu’un a omis un détail dans un rapport, le fait de le signaler rapidement lui permet de corriger immédiatement le problème, avant qu’il ne s’aggrave ou n’ait un impact sur le projet.
Faire des retours une partie de la routine quotidienne contribue à créer un flux constant de contributions constructives, permettant aux collaborateurs de rester alignés, de progresser et de se sentir soutenus. Utilisez nos conseils pour améliorer la manière dont vous donnez et recevez les commentaires sur la performance.
Fournir un retour d’information efficace permet non seulement d’obtenir de meilleurs résultats, mais aussi de stimuler l’engagement des employés et de contribuer à la formation de personnes hautement qualifiées.
Un retour d’information de qualité est également important pour la fidélisation des employés, car il les incite à rester et à progresser, plutôt que de partir pour voir s’ils sont capables de mieux ailleurs.
Fournir des retours plus efficaces avec Dropbox
Appliquez ces conseils et tirez parti des fonctionnalités de Dropbox pour une diffusion plus efficace des retours d’information dans votre travail. Cet outil unique peut vous aider à fournir des commentaires constructifs.
Choisissez un forfait pour découvrir les nombreuses fonctionnalités et les avantages de l’utilisation de Dropbox pour recueillir des commentaires et améliorer d’autres aspects de votre workflow.
FAQ sur la formulation de retours
Commencez par souligner les points positifs du travail de la personne — ce qu’elle a bien fait — puis présentez les points à améliorer. Il est crucial d’équilibrer les retours d’information. Essayez de formuler vos suggestions ainsi : « Une façon de l’améliorer serait… » ou « Avez-vous pensé à essayer ceci ? » Cela permet de maintenir une conversation constructive et d’éviter qu’elle ne prenne un tour trop critique.
Soyez précis. Évitez les commentaires vagues comme « Il faut encore travailler » et privilégiez des exemples concrets de ce qui peut être amélioré, ainsi que des pistes pour y parvenir. Par exemple, dire « Les données pourraient être présentées plus clairement, essayez d’utiliser un graphique » offre une manière concrète de donner suite aux commentaires et indique précisément ce que vous leur demandez d’améliorer.
La communication à distance peut parfois sembler distante ou impersonnelle. Privilégiez les appels vidéo ou le partage d’écran pour formuler un retour en temps réel, ce qui est plus interactif. Lorsque vous ne pouvez pas vous rencontrer, par exemple à cause de fuseaux horaires différents, complétez vos commentaires écrits par une courte vidéo ou un message vocal pour ajouter une touche personnelle. La clarté est également essentielle, alors assurez-vous de formuler des suggestions détaillées afin d’éviter tout malentendu.
Les outils professionnels comme Dropbox offrent des fonctionnalités de gestion des tâches et un stockage cloud sécurisé pour simplifier le processus. Cela signifie que vous pouvez facilement documenter les commentaires, suivre les progrès et collaborer plus efficacement. Les outils permettant d’annoter des vidéos ou des dessins, comme Dropbox Replay, peuvent également aider les utilisateurs à mieux comprendre les commentaires.
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