Des applications de gestion du temps qui vous veulent du bien

Mieux gérer son temps

La gestion du temps peut être assimilée à du micromanagement, dont nous connaissons tous les méfaits sur la culture d’entreprise. Mais en prenant vous-même la décision de mieux gérer votre temps, vous pouvez réellement booster votre productivité, votre motivation et votre bien-être. De plus, avec la multitude d’applications et de programmes de gestion du temps disponibles sur le marché, dont beaucoup s’intègrent parfaitement avec Dropbox, les choses sont bien plus simples qu’elles n’y paraissent.

Comment améliorer sa gestion du temps ?

Même si vous n’êtes pas un adepte de la procrastination, quelques astuces de gestion du temps peuvent tout de même vous aider à profiter au maximum de votre journée. Mais avant de vous ruer sur les emplois du temps et les agendas, lisez nos quelques conseils :

Pleine conscience

Une mauvaise gestion du temps génère du stress, tout comme le fait d’être trop exigeant envers soi-même ou d’en faire trop. Travailler en pleine conscience peut vous aider à mieux comprendre vos habitudes personnelles et votre façon d’aborder certaines situations. Lorsque vous établissez votre liste de tâches quotidiennes, pensez à votre équilibre vie privée-vie professionnelle, identifiez les heures où vous êtes le plus productif, et prévoyez des pauses suffisantes pour prévenir le burn-out.

Gestion d’équipe

Si la gestion du temps est avant tout personnelle, vous serez surpris par ce qu’un peu d’esprit d’équipe peut apporter. Avant d’imposer ce que vous pensez être de bonnes techniques de gestion du temps, assurez-vous de bien connaître les habitudes, les points forts et les points faibles de votre équipe. Des exercices de team building virtuel ou en personne permettent de mieux connaître votre équipe et d’aligner les objectifs de chacun. Les objectifs SMART peuvent ici vous être d’une aide précieuse, car il ne sert à rien d’adopter une technique de gestion du temps si vous n’avez rien de concret sur quoi vous baser. Une fois les objectifs définis, vous pouvez créer un programme de travail qui répond à vos attentes tout en révélant tout le potentiel de votre équipe.

Contretemps

Que vous ayez adopté ou non des techniques de gestion du temps, il est important de se préparer à gérer d’éventuels contretemps, car tout ne se passe pas toujours comme prévu. La gestion du temps ne fait pas non plus de miracles. Même si elle va vous aider à progresser et à surmonter les obstacles plus rapidement, elle ne garantit pas que tout se déroulera parfaitement ni aussi vite que prévu. Certaines des plus grandes entreprises mondiales encouragent une culture de l’échec qui offre des apprentissages incomparables. Il est essentiel de prendre le temps de réfléchir à la manière dont les processus peuvent être améliorés pour gagner du temps à l’avenir.

Quelles sont les meilleures applications de gestion du temps ?

De la simple liste de tâches à une application à part entière, il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion du temps et d’autres outils pour vous aider à reprendre le contrôle de vos journées. Que vous utilisiez un appareil Android ou iOS, ces applications de suivi vous permettront d’organiser votre temps de manière plus efficace.

Toggl

Le suivi du temps est essentiel à une bonne gestion du temps. Il vous aide à mieux cerner vos habitudes et à évaluer le temps que vous prennent vos différentes tâches quotidiennes. Ces données vous aideront à établir un emploi du temps idéal en allouant le temps nécessaire à chaque activité. Collecter ces informations manuellement peut s’avérer fastidieux, d’où l’intérêt de Toggl qui facilite grandement la démarche. Cette application de productivité ne se contente pas de suivre votre temps et de générer des feuilles de temps personnalisées, elle simplifie également la gestion de projet et la répartition du budget.

Remember the Milk

Remember the Milk est une application intelligente de suivi des tâches qui communique avec d’autres applications telles que votre messagerie électronique pour créer une liste de tâches concise pour votre journée. Des listes à partager et des rappels automatiques vous aident à garder le cap pour atteindre vos objectifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Les rappels ne sont pas de simples notifications push que vous pouvez facilement ignorer. Vous pouvez choisir de les recevoir par e‑mail, par SMS, par tweet ou même par message instantané sur Skype.

Forest

Axée sur le flow, la créativité et la concentration, l’application de gestion du temps Forest vous aide à consacrer le temps nécessaire à vos tâches importantes. Dès que vous commencez une nouvelle tâche, vous plantez un arbre dans l’application. Plus vous restez concentré sur cette tâche, plus votre arbre grandit, jusqu’à créer une petite forêt. C’est une façon originale et ludique de garder le cap sur vos priorités en y ajoutant un sentiment de responsabilité, même s’il reste virtuel.

Quels outils utiliser ?

Si vous avez une équipe entière à gérer, une simple application ne suffira pas. Si les membres de votre équipe peinent à respecter les délais et à accomplir leurs tâches, il est peut-être temps d’investir dans un logiciel de gestion du temps dédié. Avant d’investir dans de nouvelles solutions, sachez que tous les outils de gestion du temps ne sont pas nécessairement commercialisés comme tels.

Prenons l’exemple de Slack, une application qui n’est pas à proprement parler un outil de gestion du temps, mais qui vous fait tout de même gagner un temps précieux lors de vos échanges professionnels. Faites preuve d’originalité : identifiez ce qui vous fait perdre du temps dans la journée et trouvez comment y remédier.

Gérer son temps avec les intégrations Dropbox

Qu’il s’agisse de stocker des fichiers de façon sécurisée ou de collaborer plus facilement, Dropbox vous aide à simplifier et à structurer votre travail. Il vous permet de mieux gérer le temps et les tâches de votre équipe en organisant minutieusement vos fichiers dans des dossiers partagés ou en utilisant Dropbox Paper comme gestionnaire de tâches. Et grâce aux intégrations avec des applications qui vous font gagner un temps précieux, Dropbox facilite la collaboration, réduit les délais d’exécution et optimise votre organisation.

Voici quelques exemples d’applications qui fonctionnent parfaitement avec Dropbox sous Windows et Mac, et vous aident à gagner du temps en le gérant mieux.

Slack/Zoom

La messagerie instantanée peut vous faire gagner de précieuses minutes tout au long de la journée. Mieux encore, savoir que l’on peut contacter en un clic l’interlocuteur de son choix est rassurant et motivant, surtout pour les nouvelles recrues. Ces échanges en temps réel permettent de faire un état des lieux rapide et d’aborder les choses de manière plus personnelle et informelle. Lorsque vous travaillez dans Dropbox, vous pouvez démarrer une réunion Zoom ou une conversation Slack directement depuis votre document Dropbox Paper, sans changer de plateforme. L’ensemble de votre contenu et de vos conversations est regroupé au même endroit, ce qui aide les membres de votre équipe à rester concentrés et productifs tout en collaborant efficacement, même à distance.

Monday/Trello/Asana

À l’instar d’une liste de tâches globale d’équipe, ces outils permettent à chacun de consulter ses propres tâches ainsi que celles des autres collaborateurs. Cela favorise la responsabilisation, renforce la motivation et le dynamisme de l’équipe, tout en améliorant la concentration. Grâce aux outils de gestion de projet et du temps, les collaborateurs peuvent consulter toutes les tâches restantes au même endroit, en particulier lorsque ces solutions fonctionnent de concert et de manière synchronisée. Avec Monday, par exemple, vous pouvez accéder à vos documents Dropbox en toute simplicité, directement depuis votre workflow. Il est également possible d’ajouter les fichiers Dropbox de votre choix à une carte Trello. Asana s’intègre tout aussi facilement avec Dropbox. Joignez un fichier Dropbox à votre projet et celui-ci se mettra automatiquement à jour sur les deux canaux.

Quel que soit votre niveau d’organisation actuel, vous pouvez toujours vous améliorer. Faites confiance à Dropbox pour aider votre équipe à trouver le workflow idéal.