Vous connaissez ce moment où un projet commence à vaciller. Le lancement était clair et le brief semblait solide, mais quelques jours plus tard, quelqu'un demande quel fichier est à jour, où doivent aller les avis et si l'agence travaille à partir des mêmes ressources que l'équipe interne.
Voilà à quoi ressemble une collaboration de projet déficiente dans la réalité, et c’est habituellement un problème de systèmes.
La collaboration sur les projets est la façon dont les personnes, les équipes et les parties prenantes planifient le travail, partagent des fichiers, révisent les modifications et font progresser un projet. Lorsqu’elle fonctionne bien, les transferts se font en douceur et chacun peut voir ce qui vient suivant. Lorsqu’elle ne fonctionne pas, vous obtenez du travail en double, des mises à jour manquées et des approbations lentes.
Heureusement, une meilleure collaboration sur les projets ne nécessite pas toujours une refonte complète du processus. Quelques habitudes pratiques peuvent faciliter la recherche du travail, en simplifier la révision et en accélérer la tâche à terminer. Dans ce guide, nous vous présentons des stratégies éprouvées pour aider votre équipe à collaborer plus harmonieusement sur les projets.
Que vous travailliez au sein d’un seul service ou de plusieurs, si vous souhaitez mettre ces stratégies en pratique dès maintenant, essayez Dropbox ou explorez les fonctionnalités de collaboration sur le contenu pour découvrir comment les fichiers partagés, les avis et l'historique des versions peuvent facilement rester regroupés dans un même endroit sécurisé.
À quoi ressemble une collaboration de projet efficace?
Au mieux, la collaboration sur les projets semble simple. Vous voulez que votre équipe sache ce qui suit :
- L'endroit où vit le travail
- Qui est responsable de l'étape suivante
- Cet avis (donné ou reçu) reste attaché au fichier
- Les partenaires externes peuvent obtenir ce dont ils ont besoin, sans avoir accès à tout.
La plupart des équipes n'ont pas besoin de plus de réunions — une étude citée dans la Harvard Business Review révèle que 70 % de toutes les réunions empêchent les employés de travailler — ni de plus d'outils.
Les équipes efficaces ont besoin d’une façon de travailler commune qui couvre quelques éléments essentiels :
- Un espace unique pour les fichiers, les résumés et les mises à jour
- Rôles et parcours d'approbation clairs
- Une structure de dossiers prévisible
- Règles simples pour l'historique des versions
- Des moyens sécuritaires de collaborer avec des équipes externes
Maîtrisez ces principes de base, et il devient beaucoup plus facile de collaborer sur des projets sans perdre de temps en tâches administratives.
10 stratégies éprouvées pour une meilleure collaboration sur les projets
Vous pouvez bâtir sur ces bases grâce à des stratégies de collaboration efficaces :
1. Créez un espace commun partagé pour le projet
Chaque projet a besoin d’une source d’information unique. Cela signifie que le mandat, la chronologie, les fichiers de travail, les notes de réunion et les versions finales devraient se trouver dans un seul endroit partagé, et non répartis entre les boîtes de réception, les dossiers du bureau et les fils de discussion.
Lorsque les gens savent où aller dans votre stockage infonuagique, ils cessent de demander des liens, de dupliquer des fichiers ou de prendre des décisions à partir d’informations désuètes. C’est une belle réussite pour la collaboration.
2. Définir les rôles et les décideurs dès le départ
La collaboration sur un projet devient chaotique lorsque la propriété est floue. Avant que le travail ne s’accélère, assurez-vous que l’équipe sait qui crée, révise ou approuve, et qui a simplement besoin de visibilité.
Cela n’a pas à être compliqué; utilisez donc toujours un outil doté d’ autorisations de fichier simples. Un seul propriétaire par livrable, avec un seul parcours d’approbation et un seul endroit où documenter les décisions, suffit souvent à supprimer bien des confusions.
3. Créez une structure de dossiers que votre équipe peut comprendre sans avoir à poser de questions
Une bonne structure de dossiers devrait être claire, même pour une personne qui se joint au Projet à mi-chemin. Faites en sorte que ce soit logique, cohérent et fondé sur la façon dont le travail se déplace réellement.
Une structure de dossiers simple pourrait ressembler à ceci :
- 01 Mandat et portée
- 02 Fichiers de travail
- 03 Révision et approbation
- 04 Versions finales
- 05 Archive
Une fois dans le dossier, il est aussi utile de convenir de conventions de nommage. Utilisez le même format pour les dates, gardez des noms descriptifs et évitez de transformer les noms de fichiers en commentaire interminable.
4. Utilisez le stockage infonuagique pour la collaboration d'équipe, pas seulement pour le stockage
Peut-on utiliser le stockage infonuagique pour la collaboration en équipe? Bien sûr! C’est souvent la façon la plus simple de faire en sorte que tout le monde travaille à partir de la même source fiable.
Un espace de travail partagé dans le nuage permet aux équipes d'accéder aux fichiers à jour depuis n'importe où, ce qui est particulièrement utile pour les équipes marketing lorsque des services, des pigistes, des agences ou des clients doivent tous rester alignés.
L'essentiel est de considérer le stockage infonuagique comme partie intégrante du flux de travail, et non comme un dépotoir de fichiers.
5. Déterminez comment vous gérerez l'historique des versions avant le début des révisions
Le chaos des versions surgit rarement de nulle part. Même avec de bonnes intentions au départ, les choses peuvent vite déraper : une personne télécharge un fichier pour y apporter des modifications, une autre enregistre une copie au cas où, et soudain plus personne ne sait quelle est la version actuelle.
Quelques règles simples d'historique des versions font toute la différence :
- Conservez un seul fichier de travail actif par livrable
- Séparer les étapes de travail, de révision et de finalisation
- Utilisez l'historique des versions lorsque c'est possible, au lieu de créer d'innombrables doublons
- Réservez les fichiers définitifs uniquement aux résultats approuvés
Pour les équipes de développement logiciel, conservez le code source dans Git et utilisez les demandes de tirage (pull requests) pour les modifications de code. Mais conservez le matériel de projet non lié au code, comme les briefs, les maquettes, les notes de version et la documentation des parties prenantes, dans un espace de travail partagé auquel tout le monde peut accéder.
Pour les équipes qui traitent un grand nombre de documents, comme le marketing et la création, des pratiques simples telles que les conventions de nommage peuvent aider à gérer l'historique des versions dès le départ. En savoir plus sur les bonnes pratiques en matière de gestion efficace de l'historique des versions des documents.
Des outils comme Dropbox permettent de consulter et de récupérer les versions précédentes facilement, ce qui vous protège en cas de problème.
6. Conserver les avis avec le fichier, et non dans des canaux parallèles
L'un des moyens les plus rapides de ralentir un projet est de disperser les avis dans un trop grand nombre d'endroits. Un commentaire dans le clavardage, une note dans un courriel et un changement verbal lors d'une réunion créent tous plus de place pour les malentendus.
Dans la mesure du possible, les avis devraient figurer directement sur le fichier. Cela permet de voir plus facilement ce qui a changé, ce qui reste en suspens et ce qui a déjà été résolu. Utilisez des fonctionnalités comme les commentaires et annotations, qui simplifient la mise en œuvre des avis et facilitent leur consultation par toute l'équipe.
7. Facilitez la lecture des mises à jour
Pendant le processus d'avis, rappelez-vous que toutes les questions ne nécessitent pas une réunion, et que toutes les mises à jour n'ont pas leur place dans le clavardage.
Les équipes collaborent mieux lorsqu’elles décident de ce qui va où. Voici une règle générale simple :
- Utilisez le clavardage pour les clarifications rapides
- Utilisez des documents partagés pour les forfaits et les décisions
- Utiliser les commentaires de fichier pour donner un avis
- Utiliser des mises à jour récurrentes pour l'état, les obstacles et les étapes suivantes
La communication reste ainsi fluide et personne n'a besoin de chercher une réponse à travers de multiples canaux.
8. Rendez la collaboration externe sécuritaire et simple
Collaborer avec des clients, des fournisseurs, des sous-traitants ou des équipes partenaires ne devrait pas donner l'impression d'ouvrir les vannes. La meilleure configuration de collaboration externe offre aux gens ce dont ils ont besoin, et rien de plus.
Commencez par le plus petit niveau d'accès pratique. Utilisez l'accès en Consulter ou en commentaires lorsqu'aucune modification n'est nécessaire, gardez les dossiers externes séparés du matériel de travail interne et supprimer l'accès à la fin du Projet. Plus ce processus est facile à suivre, plus il sera uniforme.
Des outils comme Dropbox permettent de partager facilement des dossiers ou des fichiers avec des clients externes, grâce à des outils spécialisés de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer qui simplifient le processus pour les fichiers volumineux.
9. Connectez les outils que votre équipe utilise déjà
La collaboration s'effondre lorsque les gens passent plus de temps à changer d'outils qu'à travailler. Cela est particulièrement vrai dans les équipes distribuées, où les fichiers, les tâches, les commentaires et les mises à jour d'état se trouvent souvent à des endroits différents.
Nul besoin d’une immense plateforme tout-en-un pour régler ce problème. Souvent, la meilleure solution consiste à utiliser des intégrations d’applications pour connecter les outils que les gens utilisent déjà, afin que les fichiers, les tâches et les conversations du projet restent plus faciles à trouver.
10. Améliorez le processus après chaque projet
Les systèmes de collaboration les plus solides ne sont pas statiques. Après un lancement, une transition, une campagne ou un événement clé majeur, prenez 15 minutes pour déterminer ce qui a ralenti l'équipe.
Une courte rétrospective peut suffire, en discutant de points comme :
- Qu’était-il difficile à trouver?
- Où les avis sont-ils restés bloqués?
- Quelles approbations ont pris trop de temps?
- Qu’est-ce qui a causé la confusion entre les versions?
- Que devrait-on adopter par défaut la prochaine fois?
De petites améliorations appliquées de façon constante font plus pour la collaboration sur un projet qu’une grande refonte des processus que personne ne respecte.
Comment Dropbox facilite la collaboration des équipes sur les projets
Dropbox facilite les aspects de la collaboration sur les projets qui deviennent habituellement compliqués, comme :
- Trouver les bons fichiers
- Garder l'historique des versions clair
- Collecte d’avis
- Partagez votre travail avec les bonnes personnes.
Les équipes peuvent utiliser :
- Dossiers partagés et espaces d'équipe, pour créer un emplacement cohérent où regrouper le contenu du projet, afin que tout le monde travaille à partir de la même structure
- L’historique des versions, pour aider les équipes à récupérer les versions antérieures des fichiers lorsqu’un changement inattendu se produit
- Aperçus, commentaires et annotations de fichiers : pour garder les avis rattachés au travail, ce qui rend les cycles de révision plus clairs et plus faciles à gérer
Dropbox facilite également la collaboration entre les équipes et les organisations grâce aux autorisations de fichiers, aux liens partagés, aux Passwords et à d'autres paramètres qui aident à partager le travail sans en perdre le contrôle.
De plus, Dropbox Paper peut prendre en charge les forfaits, les notes de réunion et bien plus, tandis que les intégrations d'applications pour tous vos outils favoris peuvent aider à réduire les changements de contexte dans l'ensemble du flux de travail.
Collaborez plus efficacement avec Dropbox
Une meilleure collaboration sur les projets consiste à supprimer les frictions inutiles. Offrez aux gens un seul endroit pour travailler, définissez clairement la propriété, gardez les avis liés au fichier et fournissez une structure digne de confiance.
C’est ainsi que les équipes collaborent plus efficacement aux projets, et c’est exactement ce que Dropbox est conçu pour prendre en charge. Alors, lorsque vous êtes prêt à mettre ces habitudes en pratique, choisissez un forfait pour commencer.
Questions fréquentes
Oui. Pour de nombreuses équipes, le stockage infonuagique est le moyen le plus simple de garder les fichiers à jour, accessibles et organisés d’un endroit à l’autre. Cela fonctionne mieux lorsque le projet dispose d’une structure de dossiers claire, de règles d’accès partagées et d’une seule source fiable reconnue.
Commencez avec un seul fichier de travail, séparez les fichiers de travail des livrables finaux et utilisez des règles de nommage cohérentes. Utilisez l’ historique des versions pour récupérer les modifications antérieures en cas de problème, plutôt que de créer une multitude de fichiers en double.
Accordez le plus petit niveau d'accès nécessaire. Utilisez des autorisations de fichier en Consulter ou l'accès aux commentaires pour la révision, l'accès en Éditer uniquement lorsque c'est nécessaire, et gardez les dossiers externes séparés du matériel de travail interne. Il est aussi utile de supprimer ou d'actualiser les accès une fois le projet terminé.
Organisez les dossiers selon le cycle de vie du projet. En général, cela signifie un emplacement pour le brief, un pour les fichiers de travail, un pour la révision, un pour les ressources finales et un pour l'archivage. Conservez la même structure pour tous les projets afin que les gens n'aient pas à la réapprendre.
Il n'existe pas de structure parfaite, mais la meilleure est celle qui est prévisible. Un nouveau membre de l'équipe devrait pouvoir deviner où se trouve le brief, où placer le travail en cours et où vont les ressources approuvées, sans avoir à le demander.
