Memberikan umpan balik yang membangun sangat penting untuk pengembangan pribadi, kolaborasi tim, dan keberhasilan organisasi. Ini membantu mendorong perbaikan dan menumbuhkan budaya kerja yang positif. Namun bagaimana Anda memberikan umpan balik dengan baik? Dengan Dropbox, memberikan umpan balik menjadi mudah.
Umpan balik yang membangun membuat kerja sama menjadi lebih baik bagi semua orang. Kemungkinan besar Anda akan menginspirasi kinerja yang lebih baik dengan memberikan umpan balik yang efektif. Ingatlah kiat-kiat ini saat menggunakan fitur Dropbox agar Anda dapat memberikan umpan balik pada setiap kesempatan.
Ingatlah bahwa umpan balik yang efektif atau umpan balik yang membangun belum tentu merupakan umpan balik yang positif. Anda dapat menggunakan kiat-kiat ini untuk memberikan umpan balik negatif kepada anggota tim, memberikan kritik yang membangun, dan melakukan tinjauan kinerja yang jujur untuk bawahan langsung Anda.
Tips untuk memberikan umpan balik yang lebih efektif
Apa pun jenis umpan balik yang perlu Anda berikan, cobalah hal berikut untuk hasil yang lebih baik:
1. Berikan saran yang tepat dan dapat ditindaklanjuti
Kita semua pernah menerima umpan balik yang tidak jelas. “Kerja bagus” atau “Perlu perbaikan” tidak cukup untuk memberikan bantuan yang membangun. Spesifisitas meningkatkan kejelasan, membantu penerima membuat perubahan yang berarti, dan memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti yang dapat digunakan seseorang untuk berkembang.
Bayangkan Anda sedang membaca ulasan film. Jika hanya tertulis “Menakjubkan!” atau “Mengerikan!” Tanpa penjelasan lebih lanjut, hal itu tidak akan banyak membantu dalam menentukan apakah Anda ingin menonton film tersebut atau tidak. Anda memerlukan umpan balik yang lebih berguna untuk memutuskan perilaku apa yang akan diadopsi, dan begitu pula anggota tim Anda.
Ketepatan dalam umpan balik menunjukkan area yang perlu ditingkatkan sekaligus membantu seseorang mengetahui dengan pasti apa yang perlu mereka fokuskan—jadi umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti memudahkan mereka membuat perubahan tersebut. Perbedaannya halus namun bermakna.
Misalnya, daripada mengatakan sesuatu seperti "Keterampilan presentasi Anda perlu ditingkatkan," tawarkan rekomendasi seperti "Cobalah menggunakan lebih banyak visual dalam presentasi Anda agar audiens tetap tertarik" atau "Berlatihlah mengatur tempo untuk mempertahankan minat audiens."
Lihat perbedaannya? Yang satu memberikan ide yang samar-samar (keterampilan presentasinya lemah), sedangkan yang lain memberikan arahan yang jelas (menjelaskan mengapa keterampilannya lemah). Spesifisitas merupakan fondasi inti dalam memberikan umpan balik yang efektif dan meningkatkan keterlibatan karyawan.
2. Memanfaatkan alat ulasan video
Memberikan umpan balik pada karya kreatif merupakan tantangan besar. Di sinilah peran perekam layar atau alat peninjauan video, gambar, dan audio seperti Dropbox Replay. Replay menjadikan memberi umpan balik lebih mudah dan interaktif, baik untuk komentar positif atau negatif.
Dengan alat peninjauan video, Anda dapat secara visual memandu seseorang saat membahas pekerjaannya. Anda juga dapat menambahkan anotasi dan komentar jika diperlukan, baik pada dokumen, presentasi, atau bahkan saat meninjau video. Kemudahan ini membuat Replay cocok bagi para pekerja kreatif.
Replay juga memungkinkan Anda menambahkan umpan balik spesifik per bingkai dalam proyek kreatif, untuk efisiensi dan presisi maksimal selama proses yang mungkin sangat lambat.
Hal ini memungkinkan Anda menghindari penjelasan email yang panjang dan memberikan anotasi, komentar, markup, dan lainnya yang tepat, langsung pada konten—meningkatkan kejelasan dan kegunaan.
Coba Replay untuk memberikan umpan balik dan memberikan tinjauan pada kinerja dan karya kreatif, atau gunakan rekaman layar untuk membuat rekaman (atau mengirim pesan) hanya dalam beberapa klik dari akun Dropbox Anda.
3. Umpan balik tentang perilaku, bukan kepribadian
Berikan umpan balik langsung terhadap perilaku atau tindakan tertentu, alih-alih membuat penilaian tentang karakter seseorang. Berfokuslah pada apa yang dilakukan seseorang daripada siapa mereka—ini adalah kunci untuk memberikan umpan balik yang membangun dan salah satu keterampilan kepemimpinan utama yang perlu Anda berikan.
Menyoroti perilaku, kebiasaan, atau kecenderungan tertentu mendorong dialog yang konstruktif dan menghindari kritik yang bersifat personal—memastikan bahwa ciri-ciri kepribadian tidak diserang.
Misalnya, jangan katakan seseorang tidak terorganisir, berikan umpan balik mengenai perilaku yang dapat diamati seperti "Saya melihat beberapa masalah dalam linimasa proyek Anda—mari kita tetapkan tenggat waktu yang lebih jelas." Yang terakhir adalah umpan balik yang berguna, yang pertama adalah serangan ad hominem.
Berfokus pada tindakan atau perilaku juga membuat seseorang lebih mudah membuat perubahan—karena mereka tahu persis tindakan apa yang Anda maksud! Anda memberi mereka peta jalan untuk berkembang dan menjadi anggota tim berkinerja tinggi dengan umpan balik semacam ini.
Lihat beberapa contoh umpan balik yang baik dan buruk di bawah ini:
Contoh umpan balik yang baik
“Saya perhatikan selama rapat, Anda menyela beberapa kali. Mari kita coba memberi ruang bagi masukan semua orang di lain waktu.”
Ini berfokus pada perilaku (mengganggu) dan menawarkan cara yang jelas untuk mengubahnya (memungkinkan orang lain berkontribusi).
“Saya perhatikan Anda telah melewatkan beberapa tenggat waktu baru-baru ini. Mari kita bahas apa yang mungkin menyebabkan penundaan dan bagaimana kita dapat menyesuaikan jadwal Anda agar tetap sesuai rencana.”
Pendekatan ini memberikan umpan balik yang membangun—mengakui masalah tanpa menyalahkan dan menawarkan untuk menemukan solusi bersama.
Contoh umpan balik yang buruk
“Kamu bukan pemain tim.”
Ini terasa seperti serangan terhadap karakter seseorang dan tidak memberikan konteks apa pun untuk perbaikan. Ini adalah umpan balik negatif yang disampaikan dengan cara yang tidak membangun.
“Anda sering terlambat dan tampaknya tidak peduli dengan tenggat waktu.”
Ini terdengar pribadi dan menyiratkan niat jahat, yang dapat membuat penerima merasa defensif.
Beberapa orang tidak suka menerima umpan balik. Namun, dengan tujuan menyediakan jalur yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan, Anda dapat membantu mereka merasa lebih nyaman dan mendorong reaksi positif. Hal ini juga menjaga pintu tetap terbuka untuk komunikasi. Ini jalan dua arah!
4. Jaga kerahasiaan umpan balik kinerja
Bagi orang yang sedang ditinjau, penilaian kinerja dapat menjadi momen yang membuat mereka tertekan. Oleh karena itu, penting untuk menjaga kepercayaan dengan menciptakan lingkungan yang aman sehingga umpan balik yang membangun dapat diterima. Dengan Dropbox, fitur seperti perlindungan kata sandi dan izin file membantu membangun kepercayaan antara manajer dan staf mereka. Dengan membatasi akses, Anda dapat memastikan dokumen umpan balik hanya dapat dilihat oleh orang yang diberikan umpan balik.
Misalnya, Anda dapat menetapkan izin yang membatasi akses ke dokumen tinjauan kinerja, sehingga hanya manajer atau personel SDM yang dapat melihatnya. Perlindungan kata sandi menambahkan lapisan keamanan lain—jadi jika suatu berkas dibagikan secara tidak sengaja, berkas tersebut tetap rahasia. Dropbox dapat menjaga informasi sensitif tetap aman dan menumbuhkan rasa percaya—karena orang tahu ulasan mereka ditangani dengan hati-hati.
Dengan fitur privasi serbaguna yang dapat Anda gunakan, ini adalah contoh hebat penggunaan Dropbox untuk mengelola umpan balik dalam tim yang lebih luas—serta ulasan individual.
Gunakan akun Dropbox Anda untuk membuat atau mengelola proses umpan balik yang profesional, aman, dan tepercaya.
5. Positif, lalu negatif—lalu positif
Ini adalah trik lama untuk semua jenis diskusi sensitif. Tujuannya adalah untuk melunakkan dampak kritik apa pun dan membantu orang yang menerima umpan balik merasa lebih termotivasi untuk memperbaikinya.
Mulailah dengan penguatan positif atau pengakuan atas kekuatan, yang menciptakan suasana yang bersahabat dan membangun kepercayaan. Bahasa tubuh juga dapat membantu memperkuat hal ini.
Campurkan beberapa masukan yang membangun dan Anda akan memberikan panduan yang mereka butuhkan tanpa membuat mereka merasa salah. Hal positif lainnya pada akhirnya—orang tersebut memahami bahwa Anda percaya pada kemampuan mereka dan merasa bersemangat untuk membuat perubahan.
Mari kita lihat bagaimana hal ini terlihat dalam percakapan dengan beberapa contoh spesifik:
Positif
“Anda telah melakukan pekerjaan yang hebat pada proyek ini. Anda berusaha keras untuk itu, dan keterampilan kepemimpinan Anda kuat.”
Ini menunjukkan kepada mereka bahwa kerja keras mereka diperhatikan dan dihargai.
Negatif
“Saya perhatikan ada beberapa tenggat waktu yang terlewat, sehingga memperpanjang jangka waktu keseluruhan. Mari kita lihat cara-cara untuk meningkatkan manajemen waktu untuk proyek berikutnya.”
Ini memberi mereka umpan balik yang dapat ditindaklanjuti, konstruktif, dan non-personal.
Positif
“Saya yakin Anda akan terus tumbuh dalam mengelola proyek-proyek ini. Jika Anda membutuhkan bantuan, saya dengan senang hati akan membantu.”
Hal ini memungkinkan Anda mengakhirinya dengan lebih positif dan dukungan.
Orang sering menggambarkan pendekatan ini sebagai sandwich umpan balik. Umpan balik yang membangun berfungsi sebagai pelengkap yang berharga, disisipkan di antara dua komentar positif agar lebih mudah diterima.
6. Simpan dan bagikan dokumen umpan balik dengan aman
Gunakan penyimpanan dokumen yang aman untuk menyimpan dan mengatur file sensitif seperti formulir umpan balik karyawan, evaluasi kinerja, templat, dan file rahasia lainnya.
Ini memungkinkan Anda menjaga semuanya tetap dapat diakses dan aman. Ini juga memudahkan untuk mematuhi standar kepatuhan, yang sering kali merupakan persyaratan hukum—jadi Anda tidak perlu khawatir.
Menyimpan umpan balik kinerja di akun Dropbox membuat Anda tidak perlu lagi khawatir kehilangan file penting atau khawatir file tidak aman. Hal ini berlaku di mana pun dan kapan pun Anda mengaksesnya. Ketahui selanjutnya tentang cara kerja berbagi file di Dropbox.
Dropbox menggunakan keamanan awan kelas dunia untuk menjaga keamanan dokumen umpan balik dan memudahkan Anda meningkatkan kepercayaan dengan tim. Jika orang tahu informasi mereka tidak disalahgunakan, mereka cenderung lebih terbuka dalam proses umpan balik.
Unggah dokumen terpenting Anda ke akun Dropbox agar Anda dapat menyimpan dan membagikannya dengan aman dan tetap mudah diakses.
7. Berikan umpan balik secara real-time
Berikan umpan balik segera setelah mengamati kinerja atau perilaku positif atau negatif. Hal ini memungkinkan Anda mengatasi masalah apa pun saat masih baru, dan memungkinkan perbaikan arah dengan segera. Menunggu terlalu lama setelah Anda mengamati sesuatu—entah itu pekerjaan yang dilakukan dengan baik atau area yang perlu ditingkatkan—dapat mengurangi dampaknya.
Umpan balik instan meningkatkan ketangkasan dan pembelajaran berkelanjutan—dengan mengarahkan seseorang ke arah yang lebih baik saat proyek atau tugas masih segar dalam ingatan mereka. Umpan balik saat itu juga memastikan umpan balik tersebut lebih relevan, dapat ditindaklanjuti, dan cenderung mengarah pada perbaikan.
Misalnya, jika seorang kolega berhasil mengedit video untuk presentasi, komentar yang tepat waktu tidak hanya akan meningkatkan kepercayaan dirinya tetapi juga memperkuat perilaku tersebut. Pengakuan waktu nyata ini mendorong mereka untuk terus mengembangkan kompetensi tersebut.
Umpan balik waktu nyata juga berguna saat ada sesuatu yang perlu diperbaiki. Misalnya, jika seseorang melewatkan suatu detail pada laporan, memberi tahu mereka tepat waktu akan memberi mereka langkah berikutnya untuk segera memperbaikinya—sebelum masalah tersebut meningkat atau memengaruhi proyek.
Menjadikan umpan balik sebagai bagian alami dari hari kerja membantu menciptakan aliran masukan konstruktif yang stabil yang membantu orang tetap pada jalurnya, berkembang, dan merasa didukung. Manfaatkan kiat-kiat kami untuk membuat pemberian dan penerimaan umpan balik kinerja menjadi lebih baik.
Memberikan umpan balik yang efektif tidak hanya membantu mencapai hasil, tetapi juga mendorong keterlibatan karyawan dan dapat menjadi aspek formatif dalam mengembangkan individu berketerampilan tinggi.
Umpan balik yang berkualitas juga penting untuk retensi karyawan karena membuat orang ingin bertahan dan berkembang—alih-alih pergi dan melihat apakah mereka bekerja lebih baik di tempat lain.
Berikan umpan balik yang lebih efektif dengan Dropbox
Terapkan kiat-kiat ini dan manfaatkan kemampuan Dropbox untuk penyampaian umpan balik yang lebih efektif dalam pekerjaan Anda. Ini dapat membantu Anda memberikan umpan balik yang inspiratif dalam satu alat.
Pilih paket untuk menjelajahi berbagai fitur dan manfaat penggunaan Dropbox untuk mendapatkan umpan balik dan meningkatkan aspek lain dari alur kerja Anda.
FAQ tentang pemberian umpan balik
Mulailah dengan menyoroti hal-hal positif dari pekerjaan seseorang—apa yang mereka lakukan dengan baik—lalu perkenalkan area yang perlu ditingkatkan. Kuncinya adalah menyeimbangkan umpan balik. Cobalah mengatakan hal-hal seperti, “Salah satu cara untuk membuat ini lebih baik…” atau “Pernahkah Anda berpikir untuk mencoba ini?” Ini menjaga percakapan tetap konstruktif dan menghindari kesan kritis.
Bersikaplah spesifik. Hindari komentar yang tidak jelas seperti “Ini perlu diperbaiki” dan berikan contoh yang jelas tentang apa yang dapat diperbaiki—dan bagaimana caranya. Misalnya, dengan mengatakan, “Datanya bisa disajikan lebih jelas, coba gunakan grafik” memberikan cara konkret untuk menindaklanjuti masukan dan apa yang Anda minta untuk mereka perbaiki.
Komunikasi jarak jauh terkadang terasa jauh atau impersonal. Pertimbangkan panggilan video atau berbagi layar untuk memberikan umpan balik secara real-time, yang lebih interaktif. Tindak lanjuti umpan balik tertulis dengan pesan video atau suara singkat untuk menambahkan sentuhan pribadi jika Anda tidak dapat bertemu—misalnya saat bekerja melintasi zona waktu. Kejelasan juga penting, jadi pastikan Anda menawarkan saran yang terperinci untuk menghindari kesalahpahaman.
Alat profesional seperti Dropbox menyediakan fitur manajemen tugas dan penyimpanan awan yang aman untuk membantu menyederhanakan proses. Artinya, Anda dapat mendokumentasikan umpan balik, melacak progres, dan berkolaborasi dengan lebih efisien dan mudah. Alat yang dapat digunakan untuk memberikan anotasi pada video atau desain, seperti Dropbox Replay, juga dapat membantu orang memahami umpan balik dengan lebih baik.
