Penyimpanan cloud yang aman—apa itu dan mengapa penting bagi bisnis Anda

Penyimpanan cloud yang aman seharusnya Protect konten saat tersimpan, saat dipindahkan antarperangkat, dan saat dibagikan—tanpa membuat pekerjaan sehari-hari terasa menegangkan. Itulah sebabnya penyimpanan yang kuat dan aman juga mencakup kontrol praktis serta opsi pemulihan file saat terjadi masalah.

Saat file Anda mencakup kontrak sensitif, anggaran, paket produk, detail pelanggan, atau bahkan karya kreatif yang belum dirilis, risiko kecil dapat menimbulkan dampak besar—link salah yang diteruskan, file yang tertimpa, laptop yang hilang, atau folder yang diam-diam memiliki akses lebih luas daripada yang disadari siapa pun. 

Penyimpanan cloud yang aman seharusnya membantu Anda mengurangi risiko sekaligus menjaga pekerjaan tetap berjalan—jadi jika Anda menginginkan perlindungan dan kemudahan penggunaan dalam satu tempat, jelajahi penyimpanan cloudyang aman dan pilih Paket Dropbox.

Penjelasan tentang penyimpanan cloud yang aman untuk bisnis

Pada tingkat paling sederhana, penyimpanan cloud yang aman berarti file Anda terlindungi saat disimpan, saat transit, dan saat digunakan. Bagi ‌tim bisnis, hal ini biasanya dicapai melalui fitur seperti:

• Tingkat enkripsi yang kuat
• Izin yang jelas
• Metode berbagi yang aman
• Kontrol bagi admin yang perlu mengelola akses di seluruh tim

Ini juga berarti Anda dapat melihat apa yang terjadi pada suatu file dan memulihkannya jika seseorang menghapus, mengedit secara tidak sengaja, atau membagikannya terlalu luas. Begini contoh tampilannya dalam kehidupan nyata:

• File tetap terkunci di mana saja—baik saat disimpan, dikirim, maupun dibagikan
• Akses bersifat disengaja—sehingga melihat, mengedit, dan mengunduh tidak bisa dilakukan sembarangan
• Berbagi dilengkapi pengaman—seperti password, masa berlaku, dan link yang dapat dicabut
• Anda dapat mengetahui siapa melakukan apa—melalui aktivitas file yang jelas, jika ada sesuatu yang tampak tidak beres
• Kesalahan tidak bersifat permanen—melalui riwayat versi dan pemulihan, untuk saat terjadi kesalahan

Penyimpanan bisa sangat aman ketika lapisan-lapisan tersebut bekerja bersama. Artinya, anggota tim yang perlu berbagi file akan lebih percaya diri dan lebih sedikit merasa tertekan dalam hal-hal seperti kepatuhan.

Apa peran enkripsi?

Melindungi file lebih dari sekadar enkripsi—ini juga berarti memiliki kontrol identitas, pengaturan sesi, opsi berbagi, dan fitur pemulihan yang tepat. 

Jika file dikirim ke penerima yang tidak dituju, enkripsi saja tidak akan menjaganya tetap terlindungi. Dan jika Anda tidak dapat memulihkan file setelah suatu hal terjadi, pengaturan akses yang ketat juga tidak cukup dengan sendirinya.

Essentials keamanan utama untuk penyimpanan cloud Business

Sebelum daftar fitur membuat Anda terkesan, pastikan fondasinya benar-benar kuat. Jika Anda membandingkan opsi penyimpanan cloud yang aman, mulailah dengan hal-hal mendasar yang memengaruhi risiko harian Anda:

1. Enkripsi saat disimpan dan dikirim: Ini Protect file di server serta saat data berpindah antara perangkat dan cloud. Dropbox menggunakan AES-256 untuk file yang disimpan dan TLS/SSL untuk data yang dikirim, sehingga tim dapat menyimpan dan memindahkan data dengan percaya diri.
2. Kontrol identitas dan akses: Cari Sistem Masuk Tunggal (SSO), autentikasi multifaktor (MFA), izin mendetail, dan kemampuan untuk membatasi berbagi eksternal. Dropbox mendukung SSO, memberi Anda izin melihat atau mengedit, dan menambahkan perlindungan kata sandi dengan masa berakhir untuk tautan bersama.
3. Visibilitas berbagi dan aktivitas: Admin dapat meninjau aktivitas, membuat laporan, dan melihat cara konten dibagikan di dalam maupun di luar tim. Paket Dropbox Business memungkinkan Anda membuat laporan aktivitas dan berbagi yang menampilkan siapa yang membagikan konten serta banyak detail lainnya.
4. Pemulihan dan riwayat versi: Keamanan sering kali juga tentang apa yang terjadi setelah kesalahan dibuat. Dropbox memungkinkan Anda memulihkan file yang dihapus dan mengembalikan versi sebelumnya, dengan periode pemulihan yang tepat bergantung pada paket Anda—untuk bisnis, periode pemulihan dapat disesuaikan.
5. Dukungan kepatuhan dan dokumentasi yang jelas: Jika Anda bekerja di lingkungan yang diatur secara ketat, Anda memerlukan sertifikasi independen dan dokumentasi dengan bahasa yang mudah dipahami. Dropbox menyediakan dukungan menyeluruh bagi pelanggan Business untuk memenuhi kebutuhan kepatuhan yang paling ketat.

Daftar ini sejalan dengan prinsip zero trust. Alih-alih mengandalkan akses berbasis perimeter yang menjangkau luas, zero trust berfokus pada pengelolaan izin untuk perorangan, perangkat, dan data. 

Untuk penyimpanan cloud, pendekatan zero-trust memastikan orang yang tepat dapat mengakses konten, membatasi tindakan yang dapat mereka lakukan, dan menyediakan jejak aktivitas yang jelas.

Melindungi file sensitif tanpa memperlambat pekerjaan

Seberapa aman penyimpanan file cloud untuk data sensitif bergantung pada jenis file, siapa yang akan mengaksesnya, dan tindakan apa yang perlu dilakukan. Data tertentu memerlukan perlindungan yang lebih kuat, yang dapat mencakup:

• File HR
• Dokumen hukum
• Materi klien yang bersifat privasi

File-file ini lebih sensitif daripada draf kolaboratif atau rencana proyek. Memilih tingkat keamanan yang tepat untuk setiap situasi memudahkan Anda menjaga konten tetap terlindungi dan dapat diakses.

Untuk sebagian besar konten bisnis sehari-hari, titik idealnya adalah keamanan dasar yang kuat dan kontrol berbagi yang praktis, seperti:

• Enkripsi dan izin file—untuk mengontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengunduh
• Perlindungan kata sandi—serta masa berakhir untuk tautan bersama
• SSO atau MFA—untuk Protect akun dengan beberapa lapisan
• Opsi pemulihan file—dengan riwayat versi untuk mengantisipasi hal yang tidak disengaja

Kombinasi tersebut menjaga fitur kolaborasi seperti pratinjau, pencarian, dan berbagi yang mudah tetap utuh—sekaligus tetap memberikan kontrol yang berarti kepada admin.

Apakah itu cukup untuk melindungi file yang paling sensitif?

Untuk konten yang sangat sensitif, enkripsi menyeluruh (E2EE) dapat menambahkan lapisan privasi lainnya. Dropbox mendukung E2EE pada folder untuk akun tim yang memenuhi syarat, di mana hanya Anggota yang memiliki kode.

Cukup pahami konsekuensinya. Dengan folder terenkripsi, Anda mendapatkan lebih banyak privasi—tetapi Anda mungkin kehilangan beberapa fitur kolaborasi, dan metadata mungkin masih terlihat. 

Pendekatan terbaik biasanya adalah menggunakan E2EE untuk sekumpulan kecil file yang benar-benar membutuhkannya, dan menyimpan semua file lainnya dalam alur kerja yang aman sekaligus mendukung kolaborasi.

Memilih penyedia penyimpanan cloud yang aman

Saat mempersempit daftar pilihan, ajukan empat pertanyaan praktis.

1. Jenis konten apa yang Anda lindungi?

File kolaborasi sehari-hari memerlukan pengaturan yang berbeda dibandingkan data keuangan rahasia, catatan hukum, atau informasi pelanggan yang sensitif. Sesuaikan kontrol dengan tingkat risiko alih-alih menganggap setiap file memerlukan pembatasan yang sama.

2. Kontrol mana yang sudah tersedia?

Sebelum membandingkan batas penyimpanan dan harga, pastikan paket tersebut menyertakan fitur yang benar-benar Anda perlukan, seperti: 

• Enkripsi
• Izin
• Passwords
• tanggal kedaluwarsa
• SSO atau MFA
• Laporan aktivitas
• Pemulihan

Jika pengelolaan kode penting, tanyakan bagaimana kode dibuat, disimpan, dirotasi, atau dicabut. Dropbox menggunakan manajemen kode Advanced dengan kode tim yang unik dan merotasi kode enkripsi tim setiap 12 bulan.

3. Apa yang terjadi saat terjadi kesalahan?

File yang terhapus, pengeditan yang tidak diinginkan, offboarding, dan perangkat yang hilang adalah hal yang umum terjadi. Dropbox memungkinkan admin untuk mengeluarkan anggota tim dari sesi web dan perangkat dari jarak jauh, menghapus file dari perangkat dari jarak jauh saat perangkat kembali online, serta memulihkan file yang terhapus atau diubah melalui pemulihan dan riwayat versi.

4. Persyaratan kepatuhan mana yang perlu Anda dukung?

Sertifikasi membantu, begitu pula dokumentasi yang jelas. Jika Anda memerlukan dukungan GDPR, dokumentasi HIPAA, atau bukti yang terkait dengan kerangka kerja ISO dan SOC, pastikan informasi tersebut mudah diverifikasi sebelum Anda memutuskan.

Amankan penyimpanan cloud Anda dengan Dropbox

Dropbox menyediakan beberapa lapisan keamanan, sehingga informasi sensitif tetap aman tanpa memperlambat siapa pun. Jika ada yang tidak beres, Anda dapat dengan mudah pulihkan file dan menjaga Proyek tetap berjalan.

Berikut alur kerja yang menunjukkan secara persis seperti apa pendekatan berlapis tersebut:

• Kunci file dengan enkripsi, baik di tempat maupun dalam pengiriman
• Kontrol akses dengan izin tampilan dan pengeditan yang jelas
• Tambahkan pengaman pada proses berbagi dengan Passwords dan masa berlaku
• Protect akun dengan SSO dan MFA
• Pertahankan visibilitas dengan pelacakan aktivitas dan pengawasan admin
• Pulihkan dengan cepat menggunakan riwayat versi dan pemulihan file
• Gunakan E2EE hanya jika benar-benar diperlukan untuk konten Anda yang paling sensitif

Dropbox memenuhi kebutuhan Tim IT dengan dukungan yang terperinci—sehingga mudah untuk menyelaraskan penyimpanan file Anda dengan Standard dan pedoman peraturan. Dengan cara ini, Anda dapat melangkah maju secara efisien dan aman.

Protect konten Anda dengan percaya diri

Penyimpanan cloud yang aman harus Protect konten sensitif tanpa menjadikannya penghambat. Mulai dengan enkripsi, izin, kontrol identitas, dan pemulihan—lalu tambahkan kontrol privasi yang lebih kuat. 

Penyimpanan cloudDropbox memberikan cara yang lebih realistis untuk menyediakan keamanan sekaligus menjaga pekerjaan tetap efisien. Jelajahi seluruh rangkaian paket Dropbox Business dan protect perusahaan Anda hari ini.