Mengelola waktu lebih baik lagi
Manajemen waktu mungkin terdengar seperti mengatur terlalu mendetail—dan semua orang mengetahui bahwa hal itu tidak baik bagi budaya perusahaan mana pun. Namun, memanfaatkan kesempatan untuk menyempurnakan manajemen waktu Anda sendiri akan dapat mempengaruhi produktivitas, motivasi, dan kesejahteraan Anda. Selain itu, dengan banyaknya program dan aplikasi manajemen waktu yang tersedia—banyak diantaranya yang terintegrasi dengan baik ke Dropbox—membuat semuanya jadi mudah daripada yang Anda bayangkan.
Bagaimana saya dapat memperbaiki manajemen waktu?
Meskipun Anda bukan jenis orang yang suka menunda-nunda, sedikit saja manajemen waktu tetap bisa membantu Anda mengoptimalkan hari-hari Anda. Sebelum Anda mulai melihat jadwal dan kalender, ada beberapa tips manajemen waktu yang perlu dipertimbangkan:
Konsentrasi penuh
Manajemen waktu yang buruk dapat mengakibatkan tingkat stres yang tinggi, tetapi demikian pula jika Anda terlalu berharap banyak dari diri Anda atau melakukan terlalu banyak hal. Sedikit konsentrasi di tempat kerja dapat benar-benar membantu Anda memahami kebiasaan pribadi dan cara Anda menangani berbagai situasi. Saat Anda mengalokasikan tugas-tugas di sepanjang hari, pikirkan tentang keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi serta waktu bekerja Anda yang paling produktif, dan beri diri Anda waktu istirahat yang cukup untuk menghindari burnout atau kelelahan.
Manajemen Tim
Manajemen waktu adalah hal yang bersifat pribadi bagi setiap orang, tetapi Anda akan takjub melihat apa yang dapat dicapai dengan semangat tim. Sebelum menerapkan teknik manajemen waktu yang efektif berdasarkan pertimbangan Anda, pastikan bahwa Anda mengetahui kebiasaan, kelebihan, dan kekurangan tim. Mengenali tim Anda melalui tatap muka atau pengembangan tim secara virtual membantu menyelaraskan tujuan individu. Tujuan SMART dapat membantu. Bagaimanapun juga, tidak ada gunanya mengadopsi teknik manajemen waktu jika Anda tidak memiliki sesuatu yang bermakna untuk dikerjakan. Setelah menetapkan tujuan, Anda dapat membuat jadwal kerja yang tidak hanya akan berguna bagi Anda, tetapi juga akan memaksimalkan potensi seluruh anggota tim.
Bersiap menghadapi rintangan
Hal ini semestinya berlaku untuk semua tempat kerja, baik yang melakukan manajemen waktu maupun tidak. Tidak semua hal selalu berjalan sesuai rencana. Jangan berharap manajemen waktu seadanya akan langsung membawa hasil luar biasa. Tentu saja, Anda mungkin akan menemui alur penentu lebih cepat daripada yang dibayangkan, tetapi tidak berarti bahwa semua hal akan berjalan tanpa kendala, atau membutuhkan waktu lebih lama daripada yang diperkirakan. Sejumlah bisnis tersukses di dunia menumbuhkan budaya kegagalan dan memetik pembelajaran unik yang lahir dari budaya ini. Meluangkan waktu untuk merenungkan perbaikan pada proses kerja itu sangat penting bagi setiap bisnis dan pastinya akan menghemat waktu di masa mendatang.
Apa saja aplikasi manajemen waktu terbaik?
Ada banyak solusi perangkat lunak manajemen waktu dan alat lain untuk membantu Anda mengatur waktu, dari daftar tugas yang sederhana sampai aplikasi yang lengkap. Entah Anda menjalankannya dari perangkat Android maupun iOS, aplikasi pelacakan ini dapat membantu Anda mengatur waktu sehari-hari secara lebih efektif.
Toggl
Pelacakan waktu adalah bagian penting dari manajemen waktu karena dapat membuat Anda lebih memahami kebiasaan dan kebutuhan tugas-tugas harian Anda. Dengan informasi ini, Anda dapat menyusun jadwal yang sempurna dengan alokasi waktu yang cukup untuk tugas-tugas Anda. Namun, mendapatkan informasi seperti itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Untungnya, Toggl membuatnya jadi mudah. Aplikasi produktivitas ini tidak hanya berfungsi sebagai pelacak dan jadwal waktu pribadi saja, tetapi juga dapat membantu manajemen proyek dan alokasi anggaran.
Remember the Milk
Sebagai daftar tugas cerdas, Remember the Milk dapat digunakan dengan aplikasi lain seperti kotak masuk email Anda untuk membuat daftar tugas harian yang ringkas. Daftar yang dapat dibagikan dan pengingat otomatis akan membuat Anda tetap sesuai rencana untuk mencapai tujuan harian, mingguan, atau bulanan. Pengingat ini pun bukan sekadar notifikasi push yang bisa ditutup dengan mudah. Anda dapat memilih untuk mengirimkannya sebagai email, teks, tweet, atau bahkan pesan instan di Skype.
Forest
Dengan memanfaatkan konsep flow, kreativitas, dan fokus, aplikasi manajemen waktu Forest memungkinkan Anda meluangkan waktu untuk melanjutkan tugas-tugas penting. Saat Anda memulai sebuah tugas, Anda menanam sebuah pohon di aplikasi ini. Makin lama Anda berkonsentrasi, makin besar pohon itu tumbuh, hingga Anda pada akhirnya memiliki sebuah hutan kecil. Ini merupakan cara baru dan menyenangkan untuk membantu Anda tetap mengikuti rencana dengan menambahkan sedikit tanggung jawab, meskipun dilakukan secara virtual.
Apa alat manajemen waktu yang dapat saya gunakan?
Saat Anda mengelola keseluruhan tim, sebuah aplikasi sederhana tidak akan menyelesaikan kebutuhan manajemen waktu Anda. Jika Anda sulit menjaga anggota tim bekerja tepat waktu dan melakukan tugasnya, mungkin kini saatnya Anda berinvestasi penuh pada perangkat lunak manajemen waktu. Satu hal yang mesti diingat saat Anda mulai membekali diri Anda atau tim Anda dengan semua hal-hal tambahan ini adalah bahwa tidak semua alat manajemen waktu dinamai seperti itu.
Misalnya, Slack dapat membantu Anda menghemat waktu berharga yang biasanya dihabiskan untuk mengirim email—atau secara langsung mencari—rekan kerja, tetapi Anda tidak akan menganggapnya sebagai alat manajemen waktu. Jadi, berpikirlah di luar kotak, akui benar-benar hal-hal yang membuang-buang waktu yang menyita waktu Anda, dan putuskan apa yang diperlukan untuk memperbaikinya.
Manajemen waktu dengan integrasi Dropbox
Dari penyimpanan file yang aman hingga kolaborasi yang mudah, Dropbox membantu Anda menyederhanakan dan merapikan pekerjaan Anda. Ketika mengatur semua file Anda dengan rapi di folder bersama, atau memakai Dropbox Paper sebagai pengelola tugas, Dropbox dapat membantu Anda menata pekerjaan dan waktu anggota tim Anda. Dan dengan integrasi aplikasi yang membantu Anda memanfaatkan waktu sebaik mungkin, Dropbox memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, waktu penyelesaian yang lebih cepat, dan penataan yang lebih efisien.
Berikut beberapa aplikasi yang bekerja dengan baik bersama Dropbox di komputer Windows atau Mac untuk membantu Anda menghemat dan mengelola waktu.
Slack/Zoom
Pesan instan dapat membantu Anda mengemat waktu berharga sepanjang hari. Terlebih lagi, mengetahui bahwa Anda bisa menghubungi seseorang hanya dengan mengklik saja adalah sesuatu yang sangat membantu dan memiliki dampak yang positif, terutama bagi karyawan baru. Percakapan real-time ini memungkinkan banyak hal dibahas dengan cepat dan memberikan ruang yang lebih pribadi dan informal untuk membahas pekerjaan. Dengan bekerja menggunakan Dropbox, Anda dapat memulai rapat Zoom atau percakapan Slack secara langsung dari dokumen Dropbox Paper dan tidak perlu beralih antarplatform. Konten dan percakapan yang berada di satu tempat akan membantu Anda tetap fokus dan larut dalam pekerjaan, sehingga kolaborasi menjadi lancar meskipun tim berjauhan.
Monday/Trello/Asana
Seperti daftar tugas untuk seluruh anggota tim, alat-alat ini dapat membantu setiap orang untuk memiliki gambaran yang jelas tentang tugas mereka dan tugas orang lain. Hal ini bisa memperkuat tanggung jawab, menanamkan kesadaran akan tujuan dan dorongan yang lebih kuat, serta menjadi pendorong fokus yang nyata. Alat manajemen waktu dan proyek dapat membantu setiap orang mengetahui apa saja yang perlu dilakukan di satu tempat, terutama jika alat-alat tersebut bekerja selaras. Misalnya, Monday dengan lancar menghubungkan dokumen Dropbox Anda secara langsung dari alur kerja Anda, dan Anda dapat mengambil file Dropbox mana pun serta melampirkannya ke kartu Trello. Asana juga terintegrasi dengan Dropbox secara mulus—cukup lampirkan file Dropbox ke proyek Anda dan file ini akan otomatis diperbarui di kedua saluran.
Seberapa teratur pun Anda, tidak ada salahnya untuk meningkatkannya—dan dengan Dropbox di tangan Anda, seluruh tim Anda dapat bekerja untuk mencapai alur kerja yang sempurna.
