Sai riconoscere il momento in cui un progetto inizia a vacillare. Il kickoff era chiaro e il brief sembrava solido, ma poi, qualche giorno dopo, qualcuno chiede quale sia il file aggiornato, dove inviare il feedback e se l'agenzia stia lavorando con gli stessi asset del team interno.
Ecco come si presenta una collaborazione debole ai progetti nella vita reale, e di solito è un problema di sistema.
La collaborazione ai progetti è il modo in cui persone, team e stakeholder pianificano il lavoro, condividono file, esaminano le modifiche e portano avanti un progetto. Quando funziona, i passaggi di consegne risultano fluidi e tutti possono vedere cosa succederà dopo. Quando non funziona, si generano lavoro duplicato, aggiornamenti mancati e approvazioni lente.
Fortunatamente, una migliore collaborazione ai progetti non richiede sempre una revisione completa dei processi. Poche abitudini pratiche possono rendere il lavoro più facile da trovare, più semplice da rivedere e più rapido da terminare. In questa guida illustreremo strategie collaudate per aiutare il tuo team a collaborare ai progetti in modo più fluido.
Che tu lavori in un solo reparto o in più reparti, se vuoi mettere in pratica subito queste strategie, prova Dropbox o esplora le funzionalità di collaborazione sui contenuti per scoprire come file condivisi, feedback e controllo delle versioni possono rimanere facilmente in un unico posto sicuro.
In cosa consiste una collaborazione efficace ai progetti
Nella sua forma migliore, la collaborazione ai progetti è semplice. È utile che il tuo team sappia:
- Dove vive il lavoro
- Chi è responsabile del passaggio successivo
- Quel feedback (fornito o ricevuto) rimane associato al file
- I partner esterni possono ottenere ciò di cui hanno bisogno, senza ricevere l’accesso a tutto
La maggior parte dei team non ha bisogno di più riunioni: una ricerca citata nella Harvard Business Review suggerisce che il 70% di tutte le riunioni impedisce ai dipendenti di lavorare, né ha bisogno di più strumenti.
I team efficaci hanno bisogno di un modo condiviso di lavorare che copra alcuni elementi essenziali:
- Un unico spazio per file, brief e aggiornamenti
- Ruoli e percorsi di approvazione chiari
- Una struttura di cartelle prevedibile
- Regole di controllo delle versioni semplici
- Modalità sicure per collaborare con i team esterni
Se questi elementi di base sono corretti, diventa molto più facile collaborare ai progetti senza perdere tempo con l’amministrazione.
10 strategie comprovate per una migliore collaborazione ai progetti
È possibile costruire su queste basi con strategie efficaci per la collaborazione:
1. Crea un unico spazio condiviso per il progetto
Ogni progetto necessita di un'unica fonte di verità. Ciò significa che il brief, la sequenza temporale, i file di lavoro, le note delle riunioni e i deliverable finali dovrebbero trovarsi in un unico spazio condiviso, non essere suddivisi tra caselle di posta, cartelle del desktop e thread di chat.
Quando le persone sanno dove andare nel tuo spazio di archiviazione cloud, smettono di chiedere link, duplicare file o prendere decisioni sulla base di informazioni obsolete. È un grande successo per la collaborazione.
2. Definisci ruoli e responsabili delle decisioni fin dall'inizio
La collaborazione ai progetti diventa complicata quando la proprietà non è chiara. Prima che il lavoro acceleri, assicurati che il team sappia chi crea, rivede o approva, e chi ha semplicemente bisogno di visibilità.
Non deve essere complicato, quindi utilizza sempre uno strumento con autorizzazioni per i file semplici. Spesso è sufficiente un solo proprietario per ogni deliverable, con un unico percorso di approvazione e un unico luogo in cui documentare le decisioni per eliminare molta confusione.
3. Crea una struttura di cartelle che il tuo team possa comprendere senza dover chiedere
Una buona struttura di cartelle dovrebbe risultare chiara, anche per chi si unisce al progetto a metà percorso. Mantienila logica, coerente e basata sul modo in cui il lavoro procede realmente.
Una struttura di cartelle semplice potrebbe essere la seguente:
- 01 Brief e ambito
- 02 File di lavoro
- 03 Revisione e approvazione
- 04 Versioni finali
- 05 Archivio
Una volta nella cartella, è utile anche concordare delle convenzioni di denominazione. Usa lo stesso formato per le date, mantieni i nomi descrittivi ed evita di trasformare i nomi dei file in un commento continuo.
4. Usa lo spazio di archiviazione cloud per la collaborazione del team, non solo come spazio di archiviazione
È possibile utilizzare lo spazio di archiviazione cloud per la collaborazione tra team? Certamente. Spesso è il modo più semplice per far lavorare tutti a partire dalla stessa fonte attendibile.
Uno spazio di lavoro condiviso nel cloud offre ai team l'accesso ai file più recenti da qualsiasi luogo, il che risulta particolarmente utile per i team di marketing quando reparti, freelance, agenzie o client devono rimanere allineati.
La chiave è considerare lo spazio di archiviazione cloud come parte del flusso di lavoro e non come un deposito di file.
5. Decidi come gestire il controllo delle versioni prima di iniziare le revisioni
Il caos delle versioni raramente compare dal nulla. Anche con le migliori intenzioni all’inizio, le cose possono deragliare rapidamente: qualcuno scarica un file per apportare modifiche, qualcun altro salva un copiare per sicurezza e all’improvviso nessuno sa più quale sia la versione attuale.
Poche semplici regole per il controllo delle versioni fanno la differenza:
- Mantieni un unico file di lavoro attivo per ogni deliverable
- Separa le fasi di lavoro, revisione e finalizzazione
- Utilizza la cronologia delle versioni quando possibile, invece di creare infiniti duplicati
- Riserva i file finali solo per gli output approvati
Per i team di sviluppo software, mantieni il codice sorgente in Git e utilizza le pull request per le modifiche al codice. Conserva invece i materiali del progetto non correlati al codice, come brief, mockup, note di release e documentazione per gli stakeholder, in uno spazio di lavoro condiviso accessibile a tutti.
Per i team che lavorano con molti documenti, come quelli di marketing e creativi, pratiche semplici come le convenzioni di denominazione possono aiutare a gestire le versioni fin dall'inizio. Scopri di più sulle best practice per un controllo efficace delle versioni dei documenti.
Strumenti come Dropbox semplificano la visualizzazione e il recuperare versioni precedenti, così sei protetto quando qualcosa va storto.
6. Mantieni il feedback insieme al file, non nei canali secondari
Uno dei modi più rapidi per rallentare un progetto è distribuire il feedback in troppi luoghi. Un commento in chat, una nota in un'e-mail e una modifica verbale durante una riunione aumentano tutti il rischio di malintesi.
Quando possibile, il feedback dovrebbe risiedere sul file stesso. In questo modo è più facile vedere cosa è cambiato, cosa è ancora aperto e cosa è già stato risolto. Usa funzionalità come commenti e nota, che rendono il feedback più semplice da implementare e più facile da visualizzare per tutto il team.
7. Semplifica la scansione degli aggiornamenti
Durante il processo di feedback, ricorda che non tutte le domande richiedono una riunione e non tutti gli aggiornamenti devono essere condivisi in chat.
I team collaborano meglio quando decidono cosa va dove. Ecco una semplice regola generale:
- Utilizza la chat per chiarimenti rapidi
- Usa documenti condivisi per piani e decisioni
- Usa i commenti ai file per il feedback di revisione
- Utilizza gli aggiornamenti ricorrenti per stato, ostacoli e passaggi successivi
In questo modo la comunicazione resta fluida e si evita di costringere le persone a cercare una risposta attraverso più canali.
8. Rendi la collaborazione esterna sicura e semplice
Lavorare con client, fornitori, appaltatori o team di partner non dovrebbe essere come aprire le dighe. La migliore configurazione per la collaborazione esterna offre alle persone ciò di cui hanno bisogno, e nulla di più.
Inizia con il livello di accesso pratico più basso. Usa l'accesso di solo visualizzare o per i commenti quando la modifica non è necessaria, tieni le cartelle esterne separate dal materiale di lavoro interno e rimuovere l'accesso al termine del progetto. Più semplice sarà questo processo da seguire, più costante risulterà.
Strumenti come Dropbox semplificano la condivisione di cartelle o file con client esterni, grazie a strumenti specializzati per il trasferimento di file come Dropbox Transfer, che rendono il processo più semplice per i file di grandi dimensioni.
9. Collega gli strumenti che il tuo team già utilizza
La collaborazione si interrompe quando le persone dedicano più tempo a passare da uno strumento all'altro che a lavorare. Questo vale soprattutto nei team distribuiti, dove file, attività, commenti e aggiornamenti di stato spesso si trovano in luoghi diversi.
Non è necessaria una piattaforma unica e onnicomprensiva per risolvere il problema. Spesso, la scelta migliore è utilizzare le integrazioni delle app per collegare gli strumenti che le persone già utilizzano, così i file, le attività e le conversazioni dei progetti restano più facili da trovare.
10. Migliora il processo dopo ogni progetto
I sistemi di collaborazione più efficaci non sono statici. Dopo un lancio, un passaggio di consegne, una campagna o un traguardo importante, dedica 15 minuti a capire cosa ha rallentato il team.
Può bastare una breve retrospettiva, discutendo aspetti come:
- Cosa è stato difficile da trovare?
- Dove si è bloccato il feedback?
- Quali approvazioni hanno richiesto troppo tempo?
- Cosa ha causato la confusione tra le versioni?
- Cosa dovrebbe diventare la nuova impostazione predefinita la prossima volta?
Piccoli miglioramenti ripetuti con costanza fanno di più per la collaborazione su un progetto rispetto a una grande riprogettazione dei processi che nessuno rispetta.
In che modo Dropbox aiuta i team a collaborare ai progetti
Dropbox è utile per le fasi della collaborazione ai progetti che di solito diventano complicate, come:
- Trova i file giusti
- Gestire correttamente le versioni
- Raccolta dei feedback
- Condividi il lavoro con le persone giuste.
I team possono utilizzare:
- Cartelle condivise e spazi di lavoro del team: per creare uno spazio coerente per i contenuti del progetto, in modo che tutti lavorino a partire dalla stessa struttura
- Cronologia delle versioni: per aiutare i team a recuperare le versioni precedenti dei file quando qualcosa cambia inaspettatamente
- Anteprime dei file, commenti e nota, per mantenere il feedback associato al lavoro, rendendo i cicli di revisione più chiari e facili da gestire
Dropbox semplifica anche la collaborazione tra team e organizzazioni grazie alle autorizzazioni dei file, ai link condivisi, alle Passwords e ad altre impostazioni che consentono di condividere il lavoro senza perderne il controllo.
Inoltre, Dropbox Paper può supportare piani, note delle riunioni e altro ancora, mentre le integrazioni delle app per tutti i tuoi strumenti preferiti possono aiutare a ridurre i cambi di contesto nell'intero flusso di lavoro.
Collabora in maniera più efficiente con Dropbox
Migliorare la collaborazione sui progetti significa rimuovere gli attriti superflui. Offri alle persone un unico spazio di lavoro, definisci chiaramente le proprietà, mantieni il feedback collegato al file e fornisci una struttura affidabile.
È così che i team collaborano ai progetti in modo più efficace, ed è esattamente ciò per cui Dropbox è stato creato. Quindi, quando desideri mettere in pratica queste abitudini, scegli un piano per iniziare.
Domande frequenti
Sì, è possibile. Per molti team, lo spazio di archiviazione cloud è il modo più semplice per mantenere i file aggiornati, accessibili e organizzati tra le diverse sedi. Funziona al meglio quando il progetto ha una struttura di cartelle chiara, regole di accesso condivise e un'unica fonte di riferimento condivisa.
Inizia con un unico file di lavoro, separa i file di lavoro dai deliverable finali e utilizza regole di denominazione coerenti. Usa la cronologia delle versioni per recuperare le modifiche precedenti quando qualcosa va storto, invece di creare infiniti file duplicati.
Concedi il livello di accesso minimo necessario. Utilizzare le autorizzazioni sui file di solo visualizzare o l'accesso ai commenti per la revisione, l'accesso in Modifica solo quando necessario e mantenere le cartelle esterne separate dal materiale di lavoro interno. È inoltre utile rimuovere o aggiornare l'accesso al termine di un progetto.
Organizza le cartelle in base al ciclo di vita del progetto. Di solito, questo significa uno spazio per il brief, uno per i file di lavoro, uno per la revisione, uno per gli asset finali e uno per l’archivio. Mantieni la stessa struttura per tutti i progetti, così le persone non dovranno impararla di nuovo.
Non esiste una struttura perfetta, ma la migliore è quella prevedibile. Un nuovo membro del team dovrebbe essere in grado di intuire dove si trova il brief, dove collocare il lavoro in corso e dove finiscono gli asset approvati, senza dover chiedere.
