安全なファイル共有サービスを選ぶポイント

契約書やクリエイティブな作品、その他の重要なファイルをチームで共有する必要がある場合、ファイルを添付するだけでは不安が残ります。共有とは、適切なユーザーが適切なバージョンにアクセスできるようにすること、そしてリンクが誤って転送されたりプロジェクトが終了したりした場合でも、状況を管理できるようにすることです。

安全なファイル共有サービスは、機密性の高いコンテンツをProtectし、最新バージョンを簡単に見つけられるようにするとともに、誰がファイルを表示、編集、ダウンロード、または再共有できるかを管理できるように支援します。このガイドでは、サービスの選び方と注目すべき機能について詳しく説明します。

成長中のチームに必要な安全性とスピードをお求めの場合は、Dropbox のセキュアなファイル共有をご確認いただくか、プランを選択して今すぐ利用を開始してください。

Business向けの安全なファイル共有サービスに求めるべき7つの機能

安全なファイル共有ツールは、コントロールを失うことなく、迅速に共有できるようサポートするものです。これは複数の機能を組み合わせることで実現できます。

暗号化は重要ですが、それがすべてではありません。誰がファイルにアクセスできるか、どのくらいの期間アクセスできるか、そしてアクセス権を取り消せるかどうかにも左右されます。実用的な機能チェックリストは次のとおりです。

1. 保存時および転送時の暗号化：お使いのサービスは、少なくともファイルが保存されている間（保存時）とアプリやサーバー間で移動している間（転送時）にファイルをProtectする必要があります。機密性の高いコンテンツの場合、オプションのエンドツーエンド暗号化により、さらに保護レイヤーを追加できます。
2. 権限の詳細設定とリンク制御：ファイルの権限をカスタマイズして、ファイルを表示、編集、またはダウンロードできるユーザーを簡単に選択できます。必要に応じて共有リンクにパスワード保護や有効期限を追加できる点も、望ましい機能です。
3. 外部共有管理機能：信頼性の高いファイル共有ソリューションは、コンテンツを閲覧できるユーザーを管理しながら、クライアントや請負業者とシンプルに共有できるようにする必要があります。外部パートナーと作業する際、共有リンクへのアクセスを簡単に管理できます。ファイルの権限を調整または削除することで、コンテンツを保護し、適切なユーザーのみがファイルを閲覧できるようにします。
4. 監査機能と管理者による可視性：監査ログ、アクティビティレポート、外部共有の可視性など、管理と可視性のオプションを確認しましょう。これにより、管理者はコンテンツがどのように移動しているかを把握できます。管理者は、チームの共有方法を簡単に管理でき、全体を完全に監督できる必要があります。
5. バージョン履歴と復元：安全なクラウド ストレージとファイル共有も、強力なファイル復元とバージョン履歴機能がなければ意味がありません。誰かが誤ってファイルを削除、上書き、または変更してしまっても、復元ツールとバージョン履歴を使えば慌てることなく元に戻すことができます。
6. 大容量ファイルの配信：チームがリアルタイムで共同編集するのではなく、完成した成果物を共有することを望む場合、ファイルを配信するための専用のプロセスがあると便利です。大容量ファイルを送信したい場合は、そうした一方向の送信のためにビルドされた大容量ファイル転送ツールをご検討ください。
7. ID とデバイスの保護：多要素認証、シングル サインオン、デバイスの承認、遠隔削除など、強力なログインとエンドポイントの制御をご確認ください。これにより、チームの変更やデバイスの持ち出しがあっても、アクセスの安全性が保たれます。

これらを 1 つのワークフローにまとめた安全なファイル共有サービスをお探しの場合は、Dropbox の機能を幅広くご確認いただき、これらがどのように組み合わさり、完全に管理しながら迅速に共有できるかをご覧ください。

暗号化と安全な共有の違い

暗号化はセキュリティの1つの層ですが、安全なファイル共有はシステム全体を指します。

暗号化はファイルのデータそのものをProtectします（保存中も転送中も）。安全なファイル共有はさらに一歩進んで、アクセス ルールや復旧などの制御でそのファイルを包み込みます。

暗号化されたファイル共有はデータを保護するもので、大きく分けて 2 種類があります。

• 転送中の暗号化 — デバイスとサーバー間でファイルが移動する際に保護します
• 保存データの暗号化 — プロバイダーのサーバーに保存されている間、ファイルをProtect

これは、ファイルが届いた後の漏洩（受信者のデバイスに安全でない方法で保存された場合など）を自動的に防ぐものではありません。情報を保護し、誰が閲覧できるかを管理する必要がある場合、信頼性の高いファイル共有プラットフォームが不可欠です。

このアプローチにより、次の方法を通じてデータを保護しながら、あらゆる段階でアクセスを管理できます：

• アクセス権限—表示、編集、ダウンロード、再共有できるユーザー
• 認証 — ログイン管理とアカウント保護の強化
• 有効期限—リンクが永遠に残ることはありません
• 監査能力 — アクティビティ ログとレポート
• 復旧 — ミスが発生した場合のためのバージョン履歴とファイルの復元

エンドツーエンド暗号化（E2EE）は、この範囲の中で最も厳格な位置にあります。ファイルは送信者のデバイスで暗号化され、適切なキーを持つ人のみが復号できます。これは標準的な保存時および転送時の設定とは異なります。

ファイル共有ツールで確認すべきセキュリティ認証

セキュリティに定評のある企業から始め、次に共有するデータに焦点を当てましょう。

まず ISO 27001 や SOC 2 などの基本的な認証を確認し、業界にとって重要であれば、クラウドやプライバシーに特化したセキュリティ認証を確認してください。以下に簡単なリストと、それぞれが示す内容を紹介します。

• ISO 27001：強固な基準です。これは、プロバイダーが監査済みの情報セキュリティ管理システム（ISMS）を有していることを意味し、単発の管理策ではなく、一貫性のある全社的なセキュリティプログラムが存在することを示しています。
• SOC 2：セキュリティ管理についてより深く保証を得るためのもので、セキュリティや可用性といった分野で第三者による検証を求める場合に役立ちます。ベンダーのデューデリジェンスがより簡単になります。特に、調達や監査のために詳細な証拠を必要とする Enterprise の購入者にとって有用です。
• ISO 27017、ISO 27018、ISO 27701：クラウドセキュリティ、クラウドプライバシー、プライバシー情報管理に役立つアドオンです。クラウドとプライバシーに関する要件により適合しているため、機密データや規制対象データを共有する際に役立ちます。
• CSA STAR：これは、一部の企業が重視する追加のクラウド保証シグナルです。これは、より高いクラウドセキュリティ成熟度を備えたツールの認証であり、同じカテゴリのベンダーを比較する際に役立つことがよくあります。

Dropbox は、数多くの認定およびコンプライアンス Standardを満たすことで、組織をサポートします。これにより、チームは日常のワークフローの一環として、規制要件を確実に維持できます。

要件をニーズに合わせる

すべてが立派な認証バッジというわけではありません。一部の要件は、プロバイダーがサポートする必要のある法的および規制上のフレームワークであり、次のようなものがあります。

• GDPR — EUの個人データを扱う場合は、適切なデータ処理サポートが必要になります
• HIPAA：健康データを扱う場合、HIPAA ワークフローをサポートするプロバイダーが必要になる場合があります
• NIST SP 800-171 — 多くの政府請負業者のワークフローに関連

セキュリティを検討する際は、お使いのソリューションに、チームが扱うデータの種類に合った独立した検証機能とコンプライアンス機能が備わっていることを確認してください。

Dropbox がチームのセキュアな共有をどのようにサポートするか

Dropbox のセキュアな共有を使用すると、ファイル、ユーザー、可視性を 1 か所にまとめて管理でき、状況が変化しても管理を維持できます。

チーム内でのコラボレーションでも、外部のパートナーとの作業でも、ワークフローを円滑に進めるための方法をいくつかご紹介します：

1. チーム内 — ガードレール付きの信頼できる唯一の情報源

社内業務では、セキュアなファイル共有は主に足並みをそろえ、意図しないアクセス権の変化を防ぐことを目的としています。Dropbox で使用できる機能

• 1 つの共有ファイルまたはフォルダで作業—コピーをメールで送信する必要はありません
• 閲覧権限と編集権限を意図的に使い分けましょう。全員が編集アクセスを必要とするわけではない場合に有効です。
• 共有をチーム内に限定—社内のみで保持すべき場合に
• アクティビティとバージョン履歴を活用することで、ミスにも柔軟に対応できます

共有フォルダ内のデッキを更新すると、マーケティングチームは閲覧のみのアクセスで確認でき、リーダーシップはバージョン履歴で変更内容を把握できます。誰も間違ったファイルを扱うことはありません。

2. 請負業者やパートナーとの連携 — 最小限のアクセス権と明確なオフボーディング

外部コラボレーションは通常、必要なものにアクセスできない場合や、アクセスできる範囲が広すぎる場合に失敗します。安全でシンプルな Dropbox のワークフローは次のようになります。

• リンクやフォルダの共有 — 必要最小限の権限で
• パスワードの追加と有効期限の設定 — 機密性の高い作業や期限のある作業に
• 閲覧のみの権限を使用するか、ダウンロードを制限する—ローカル コピーが不要な場合
• 共有アクティビティの確認 — プロジェクト終了時のアクセス権の取り消し
• 最終的な引き渡しには 転送 を使用 します。ライブフォルダを公開することなくコピーを送信できます

ケーススタディでフリーランサーと作業する場合、有効期限付きの閲覧のみのリンクを共有し、最終版が承認されたときにのみダウンロードを許可し、プロジェクトが完了した瞬間にアクセスを取り消すことができます。

実際の業務に対応する安全な共有

最適な安全なファイル共有サービスは、リスクが高い場面でも、チームが共有、コラボレーション、復元を行い、管理を維持できるよう支援します。

保護とスピードのバランスが取れた安全なファイル共有をお求めの場合、Dropbox は適切な機能を 1 つのツールにまとめて提供します。今すぐ プランを選択 するか、Dropbox の 安全なファイル共有 をご確認ください。