Cara mengautomasikan tugasan berulang

Ketahui bagaimana mengautomasikan tugasan berulang dapat membebaskan masa anda—dan masa pasukan anda—untuk memberi tumpuan kepada kerja yang lebih kreatif dan memuaskan yang memacu inovasi dan pertumbuhan.

Inovasi berkembang dengan idea baharu, tetapi idea tersebut sering tenggelam di bawah beban tugas berulang. Banyak pasukan berasa terperangkap dalam kitaran kerja berulang yang menghalang produktiviti dan kreativiti.

Kajian daripada McKinsey Global Institute menunjukkan bahawa lebih 40% pekerja di tempat kerja moden sering menghabiskan lebih satu perempat masa mereka untuk tugas berulang seperti mencipta dokumen dan memasukkan data secara manual. Tugas-tugas ini, walaupun perlu, boleh menyebabkan anda berasa letih dan tidak dapat fokus pada kerja yang kreatif dan strategik. 

Walau bagaimanapun, pengautomatan tugas-tugas ini memberikan peluang yang besar untuk membebaskan masa, meningkatkan kepuasan kerja dan meningkatkan produktiviti. Kajian McKinsey yang dipetik sebelum ini melaporkan bahawa 50% daripada aktiviti kerja semasa boleh diautomasikan dengan teknologi yang tersedia. Ini berpotensi menjimatkan beberapa jam setiap minggu yang boleh dialihkan kepada tugas lain.

Dengan memanfaatkan teknologi, pasukan dapat memudahkan aktiviti rutin, menjimatkan masa berharga dan fokus pada projek yang lebih strategik. Ketahui sebab—dan cara—untuk memperkemas tugas berulang dan mengautomasikan aliran kerja anda bagi membuka kunci tahap produktiviti baharu.

Mengapa mengautomasikan tugasan?

Mengautomasikan tugas menawarkan pelbagai manfaat untuk perniagaan, termasuk:

Jimat masa yang berharga

Automasi membebaskan anda dan pekerja anda daripada tugas yang memakan masa seperti kemasukan data,penjanaan laporan dan penjadualan. Ini membenarkan pasukan anda memberi tumpuan kepada aktiviti yang lebih strategik yang memacu pertumbuhan perniagaan, memupuk inovasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Tingkatkan produktiviti

Dengan menghapuskan keperluan kerja manual, automasi proses mengurangkan kesilapan manusia dan memperkemas kerja seharian. Ini membawa kepada peningkatan produktiviti, kecekapan yang lebih baik dan prestasi keseluruhan yang lebih baik.

Kos yang lebih rendah

Automasi membebaskan ahli pasukan anda daripada tugas yang membosankan, membolehkan mereka menumpukan pada kerja yang lebih kreatif dan strategik. Perubahan ini bukan sahaja memupuk inovasi, tetapi juga memacu pertumbuhan perniagaan dan memberi anda kelebihan daya saing.

Tingkatkan ketepatan

Automasi meminimumkan ralat yang berkaitan dengan kemasukan dan pemprosesan data manual. Prestasi tugas yang konsisten dan tepat memastikan hasil yang andal dan boleh dipercayai.

Cara mengautomasikan tugasan berulang berfungsi

Automasi tugas melibatkan penggunaan perisian dengan skrip dan bot untuk melaksanakan pelbagai tugas secara automatik. Program-program ini boleh disesuaikan untuk menyelesaikan tindakan tertentu, seperti:

• Penghantaran data antara aplikasi—alat automasi mengalihkan data antara aplikasi dengan lancar, mengekstrak data daripada satu aplikasi dan memasukkannya ke dalam aplikasi lain secara automatik
• Menghantar e-mel— mengautomasikankomunikasi e-mel rutin
• Mengisi borang—lengkapkan borang dengan cepat dan tepat

Di samping itu, perisian automasi boleh memantau sistem dan proses, mengambil tindakan pantas sekiranya berlaku masalah. Contohnya, ia boleh menjejaki status laman web dan menghantar makluman segera jika laman web tergendala.

Automasi boleh mengubah aliran kerja merentasi pelbagai sektor. Ini termasuk:

Pemasaran dan pengiklanan

Alat automasi boleh menjadualkan dan menerbitkan siaran media sosial, mengurus kempen e-mel dan menganalisis data pemasaran. Ini menjimatkan masa dan memastikan penyampaian kandungan yang konsisten, membolehkan pemasar memberi tumpuan kepada strategi.

Profesion undang-undang

Bagi profesional undang-undang, Dropbox boleh memperkemas pengurusan dokumen dengan mengautomasikan penjanaan dan pengedaran dokumen undang-undang. Ciri-ciri seperti eTandatangan dan NDA boleh ditambahkan pada fail, memastikan pematuhan undang-undang dan kecekapan.

pengurusan projek

Alatan automasi boleh menyelaraskan aliran kerja dengan menetapkan tugasan secara automatik, menghantar peringatan dan mengemas kini garis masa projek. Ini mengurangkan beban pentadbiran dan memastikan projek berjalan lancar.

Semua sektor

Semua ciri di atas boleh digunakan merentasi pelbagai industri. Di samping itu, ciri automasi dan alatan berkuasa AI seperti Dropbox Dash meningkatkan produktiviti dengan mengoptimumkan carian untuk fail, e-mel dan acara kalendar. Ini mengurangkan carian berulang dan menambah baik organisasi merentasi semua sektor.

Mengenal pasti tugasan yang boleh diautomasikan

Untuk mula mengautomasikan tugasan, adalah penting untuk mengenal pasti tugasan yang sesuai untuknya. Cari tugasan yang mematuhi peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan, yang selalunya memakan masa dan berulang-ulang. Contohnya termasuk:

• Kemasukan data
• Pemprosesan data
• Manipulasi data

Tugas yang memerlukan interaksi dan intervensi manusia yang kerap juga merupakan calon utama untuk automasi. Pertimbangkan tugasan yang boleh dipecahkan kepada langkah-langkah yang lebih kecil dan boleh diurus, menjadikan proses automasi mudah. 

Dengan mengautomasikan tugas-tugas berulang ini, anda akan membebaskan masa dan tenaga anda untuk tugas-tugas yang lebih strategik dan memuaskan yang memacu perniagaan anda ke hadapan.

Beberapa contoh tugasan biasa yang sesuai untuk automasi termasuk:

• Menghantar e-mel
• Menjana laporan
• Menjadualkan temu janji
• Kemasukan data, pemprosesan data dan manipulasi data
• Tugas yang memerlukan interaksi dan intervensi manusia yang kerap
• Tugasan yang boleh dipecahkan kepada beberapa langkah yang lebih kecil

Dengan mengenal pasti dan mengautomasikan tugas-tugas ini, anda boleh memperkemas aliran kerja anda dan meningkatkan produktiviti anda. 

Petua untuk automasi tugas yang berjaya

Untuk memastikan automasi tugas yang berjaya, pertimbangkan strategi berikut:

1. Memusatkan pengurusan tugas

Gunakan sistem berpusat seperti Dropbox untuk mengurus fail dan folder. Folder pasukan, yang dicipta oleh pentadbir, membantu ahli kekal teratur dan selaras. Folder pasukan merupakan ruang milik organisasi untuk berkongsi fail dengan ahli pasukan dan penyumbang luaran yang mengendalikan projek yang sama.

2. Utamakan tugasan

Tidak semua tugas dicipta sama. Nilaikan tugasan anda dan kategorikannya berdasarkan keutamaan. Tumpukan usaha automasi anda pada tugasan berprioriti tinggi yang akan memberi impak yang ketara kepada produktiviti anda.

3. Pilih perisian yang betul

Pilih perisian automasi tugas yang mudah digunakan, serasi dengan sistem sedia ada anda dan menawarkan pelbagai ciri. Dropbox ialah pilihan yang berkuasa tetapi mesra pengguna yang berintegrasi dengan lancar dengan alatan sedia ada anda dan menyediakan pelbagai keupayaan automasi.

4. Uji sebelum melaksanakan

Sediakan persekitaran ujian untuk mengenal pasti dan menyelesaikan masalah yang berpotensi. Uji tugasan automatik dengan teliti bagi memastikan ia berfungsi seperti yang dijangkakan tanpa mengganggu aliran kerja anda.

Dengan mengikuti petua ini, anda boleh memastikan usaha automasi tugas anda berjaya, sekali gus menjimatkan masa, mengurangkan ralat dan meningkatkan produktiviti. Automasikan tugasan berulang dan manfaatkan sepenuhnya potensi aliran kerja anda.

Cuba Dropbox—penyelesaian automasi tugas berulang anda

Automasi tugas adalah penting untuk memperkemas aliran kerja dan meningkatkan produktiviti.

Bersedia untuk memanfaatkan kuasa automasi? Terokai Dropbox hari ini dan ketahui cara ciri AI, penyelarasan dan eTandatangan kami dapat membantu anda mencapai tahap kecekapan dan kejayaan yang baharu.