Memberi maklum balas yang membina adalah penting untuk pembangunan peribadi, kerjasama pasukan dan kejayaan organisasi. Ia membantu memacu peningkatan dan memupuk budaya kerja yang positif. Tetapi bagaimana anda memberikan maklum balas dengan baik? Dengan Dropbox, memberi maklum balas adalah mudah.
Maklum balas yang membina menjadikan kerja bersama lebih baik untuk semua orang. Kemungkinan besar anda akan menggalakkan prestasi yang lebih baik dengan memberikan maklum balas yang berkesan. Ingat tip ini apabila menggunakan ciri Dropbox untuk memastikan anda melakukan yang terbaik pada setiap peluang.
Ingat bahawa maklum balas yang berkesan atau maklum balas yang membina tidak semestinya maklum balas yang positif. Anda boleh menggunakan petua ini untuk memberi maklum balas negatif kepada ahli pasukan, membuat kritikan membina dan menjalankan semakan prestasi yang jujur untuk laporan langsung anda.
Petua untuk memberikan maklum balas yang lebih berkesan
Apa sahaja jenis maklum balas yang anda perlu berikan, cuba yang berikut untuk mendapatkan hasil yang lebih baik:
1. Tepat dan berikan cadangan yang boleh diambil tindakan
Kami semua telah menerima maklum balas yang tidak jelas. “Kerja bagus” atau “Memerlukan penambahbaikan” tidak mengurangkannya dari segi bantuan yang membina. Kekhususan meningkatkan kejelasan, membantu penerima membuat perubahan yang bermakna dan memberikan maklum balas yang boleh diambil tindakan yang boleh digunakan oleh seseorang untuk berkembang.
Bayangkan anda sedang membaca ulasan filem. Jika ia hanya berkata "Menakjubkan!" atau “Mengerikan!” tanpa perincian lanjut, ia tidak akan banyak membantu untuk menentukan sama ada anda mahu menonton filem itu atau tidak. Anda memerlukan maklum balas yang lebih berguna untuk memutuskan tingkah laku yang perlu diguna pakai, dan begitu juga dengan ahli pasukan anda.
Ketepatan dalam maklum balas menunjukkan bahagian untuk penambahbaikan sambil membantu seseorang mengetahui dengan tepat perkara yang mereka perlu fokuskan—maklum balas yang begitu jelas dan boleh diambil tindakan memudahkan mereka membuat perubahan tersebut. Perbezaannya adalah halus tetapi bermakna.
Sebagai contoh, daripada mengatakan sesuatu seperti "Kemahiran pembentangan anda memerlukan peningkatan," tawarkan pengesyoran seperti "Cuba gunakan lebih banyak visual dalam pembentangan anda untuk memastikan khalayak anda sentiasa terlibat" atau "Amalkan langkah untuk mengekalkan minat khalayak."
Nampak perbezaannya? Satu memberikan idea yang samar-samar (kemahiran persembahan lemah), manakala satu lagi memberi hala tuju yang jelas (menerangkan mengapa kemahiran itu lemah). Kekhususan ialah asas teras dalam menyediakan maklum balas yang berkesan dan meningkatkan penglibatan pekerja.
2. Gunakan alat semakan video
Memberikan maklum balas tentang kerja kreatif ialah satu cabaran besar. Di sinilah perakam skrin atau alat semakan video, imej dan audio seperti Dropbox Replay memainkan peranan. Replay menjadikan pemberian maklum balas lebih mudah dan lebih interaktif—sama ada untuk komen positif atau sebaliknya.
Dengan alatan semakan video, anda boleh membimbing seseorang dalam kerja mereka secara visual. Anda juga boleh menambah anotasi dan menulis komen apabila perlu—sama ada pada dokumen,pembentangan atau semasa menyemak video. Manfaat ini menjadikan Replay sesuai untuk pekerja kreatif.
Main semula juga membolehkan anda menambah maklum balas khusus bingkai dalam projek kreatif, untuk kecekapan dan ketepatan yang terbaik semasa proses yang boleh menjadi sangat perlahan.
Ini membolehkan anda mengelakkan penjelasan e-mel yang panjang dan memberikan anotasi, ulasan, penanda dan banyak lagi yang tepat, secara langsung pada kandungan—meningkatkan kejelasan dan kegunaan.
Cuba Replay untuk memberikan maklum balas dan ulasan tentang kerja dan prestasi kreatif, atau gunakan rakaman skrin untuk membuat rakaman umum (atau menghantar mesej) dalam beberapa klik daripada akaun Dropbox anda.
3. Maklum balas tentang tingkah laku, bukan personaliti
Maklum balas langsung kepada tingkah laku atau tindakan tertentu, dan bukannya membuat pertimbangan tentang watak seseorang. Fokus pada apa yang seseorang lakukan dan bukannya siapa mereka—ini adalah kunci kepada maklum balas yang membina dan salah satu kemahiran kepimpinan utama yang anda perlukan untuk memberikannya.
Menyerlahkan tingkah laku, tabiat atau kecenderungan tertentu menggalakkan dialog yang membina dan mengelakkan kritikan yang diperibadikan—memastikan ciri personaliti tidak diserang.
Sebagai contoh, jangan katakan seseorang tidak teratur, berikan maklum balas tentang tingkah laku yang boleh diperhatikan seperti "Saya melihat beberapa isu dalam garis masa projek anda—mari kita tetapkan tarikh akhir yang lebih jelas." Yang terakhir adalah maklum balas yang berguna, yang pertama adalah serangan ad hominem.
Memberi tumpuan pada tindakan atau tingkah laku juga memudahkan seseorang membuat perubahan—kerana mereka tahu dengan tepat tindakan yang anda maksudkan! Anda memberi mereka peta jalan untuk menambah baik dan menjadi ahli pasukan berprestasi tinggi dengan maklum balas seperti ini.
Lihat beberapa contoh maklum balas yang baik dan buruk di bawah:
Contoh maklum balas yang baik
“Saya perasan semasa mesyuarat itu awak menyampuk beberapa kali. Mari cuba sediakan ruang untuk input semua orang lain kali.”
Ini memberi tumpuan kepada tingkah laku (mengganggu) dan menawarkan cara yang jelas untuk mengubahnya (membolehkan orang lain menyumbang).
“Saya perasan anda telah terlepas beberapa tarikh akhir baru-baru ini. Mari kita bincangkan perkara yang mungkin menyebabkan kelewatan dan cara kami boleh melaraskan jadual anda untuk terus berada di landasan yang betul.”
Pendekatan ini memberikan maklum balas yang membina—ia mengakui isu tersebut tanpa mempersalahkan dan menawarkan untuk mencari penyelesaian bersama.
Contoh maklum balas yang buruk
"Anda bukan pemain pasukan."
Ini terasa seperti serangan terhadap watak seseorang dan tidak menyediakan sebarang konteks untuk penambahbaikan. Ia adalah maklum balas negatif yang disampaikan dengan cara yang tidak membina.
"Anda kerap lewat dan nampaknya tidak mengambil berat tentang tarikh akhir."
Ini terdengar peribadi dan menganggap niat jahat, yang boleh membuatkan penerima berasa defensif.
Sesetengah orang tidak suka menerima maklum balas. Tetapi, dengan matlamat menyediakan laluan yang boleh diambil tindakan untuk menambah baik, anda boleh membantu mereka berasa lebih selesa dan menggalakkan reaksi positif. Ini juga memastikan pintu terbuka kepada komunikasi. Ia adalah jalan dua hala!
4. Pastikan maklum balas prestasi sulit dirahsiakan
Semakan prestasi mungkin boleh menjadi saat yang mendebarkan bagi individu yang disemak. Oleh itu, kepercayaan perlu dikekalkan dengan mewujudkan persekitaran yang selamat bagi maklum balas yang membina dikongsi dan diterima. Dengan Dropbox, ciri seperti perlindungan kata laluan dan kebenaran fail membantu membina kepercayaan antara pengurus dan pasukan mereka. Dengan mengehadkan akses, anda boleh memastikan dokumen maklum balas hanya kelihatan kepada orangyang berkaitan.
Sebagai contoh, anda mungkin menetapkan kebenaran yang mengehadkan akses kepada dokumen semakan prestasi, membenarkan hanya pengurus atau kakitangan HR melihatnya. Perlindungan kata laluan menambah satu lagi lapisan keselamatan—jadi jika fail dikongsi secara tidak sengaja, ia kekal sulit. Dropbox boleh memastikan maklumat sensitif selamat dan memupuk rasa percaya—kerana orang ramai tahu ulasan mereka dikendalikan dengan berhati-hati.
Dengan ciri privasi serba boleh yang boleh anda gunakan, ini adalah contoh hebat menggunakan Dropbox untuk mengurus maklum balas dalam pasukan yang lebih luas—serta ulasan individu.
Gunakan akaun Dropbox anda untuk mencipta atau mengekalkan proses maklum balas yang profesional, selamat dan dipercayai.
5. Positif, kemudian negatif—kemudian positif
Ini adalah helah lama untuk sebarang jenis perbincangan sensitif. Matlamatnya adalah untuk melembutkan sebarang kritikan dan membantu orang yang menerima maklum balas berasa lebih bermotivasi untuk memperbaikinya.
Mulakan dengan peneguhan positif atau pengakuan akan kekuatan, yang menetapkan nada dengan cara yang mesra dan mewujudkan kepercayaan. Bahasa badan boleh membantu untuk mengukuhkan ini juga.
Campurkan beberapa maklum balas yang membina dan anda akan memberikan bimbingan yang mereka perlukan tanpa membuat mereka berasa mereka salah. Satu lagi positif pada penghujungnya dan berkembang pesat—orang itu memahami anda percaya dengan kebolehan mereka dan berasa tidak sabar-sabar untuk membuat perubahan.
Mari lihat bagaimana ini mungkin kelihatan dalam perbualan dengan beberapa contoh khusus:
Positif
“Anda telah melakukan kerja yang hebat dalam projek ini. Anda meletakkan banyak usaha ke dalamnya, dan kemahiran kepimpinan anda adalah kuat.
Ini menunjukkan mereka bahawa kerja keras mereka telah diperhatikan dan dihargai.
Negatif
“Saya perhatikan bahawa beberapa tarikh akhir telah terlepas, yang memanjangkan garis masa keseluruhan. Mari kita lihat cara kita boleh menambah baik pengurusan masa untuk projek seterusnya.”
Ini memberi mereka maklum balas yang boleh diambil tindakan, membina dan bukan peribadi.
Positif
“Saya yakin anda akan terus berkembang dalam menguruskan projek ini. Jika anda memerlukan bantuan, saya amat berbesar hati untuk membantu.”
Ini membolehkan anda menyelesaikan dengan lebih positif dan sokongan.
Orang sering menggambarkan pendekatan ini sebagai sandwic maklum balas. Maklum balas yang membina berfungsi sebagai pengisian yang berharga, berlapis antara dua komen positif untuk memudahkan penerimaan.
6. Simpan dan kongsi dokumen maklum balas dengan selamat
Gunakan storan dokumen yang selamat untuk menyimpan dan menyusun fail sensitif seperti borang maklum balas pekerja, penilaian prestasi, templat dan fail sulit yang lain.
Ini membolehkan anda memastikan segala-galanya boleh diakses dan selamat. Ia juga memudahkan untuk mematuhi piawaian pematuhan, yang selalunya merupakan keperluan undang-undang—jadi anda tidak perlu risau.
Penyimpanan maklum balas prestasi anda dalam akaun Dropbox anda juga bermakna anda mengelakkan apa-apa kebimbangan tentang kehilangan fail penting atau menjejaskan keselamatan. Ini berlaku di mana-mana dan pada bila-bila masa anda mengakses fail anda. Ketahui lagi tentang cara perkongsian fail berfungsi dalam Dropbox.
Dropbox menggunakan keselamatan awan bertaraf dunia untuk melindungi dokumen maklum balas dan memudahkan anda memupuk kepercayaan dalam pasukan. Jika mereka tahu maklumat mereka dikendalikan dengan berhati-hati, mereka lebih berkemungkinan melibatkan diri dalam proses maklum balas.
Muat naik dokumen terpenting anda ke akaun Dropbox anda supaya anda boleh menyimpan dan berkongsi dokumen itu dengan selamat tanpa menjejaskan kebolehcapaian.
7. Berikan maklum balas masa nyata
Berikan maklum balas dengan segera selepas memerhatikan prestasi atau tingkah laku yang positif atau negatif. Ini membolehkan anda menangani sebarang isu semasa ia masih baru, dan membenarkan pembetulan kursus segera. Menunggu terlalu lama selepas anda memerhatikan sesuatu—sama ada kerja yang dilakukan dengan baik atau kawasan yang memerlukan penambahbaikan—boleh menumpulkan kesannya.
Maklum balas segera menggalakkan ketangkasan dan pembelajaran berterusan—dengan mengarahkan seseorang ke arah yang lebih baik sementara projek atau tugasan masih segar dalam fikiran mereka. Maklum balas pada masa ini memastikan ia lebih relevan, boleh diambil tindakan dan berkemungkinan membawa kepada peningkatan.
Contohnya, jika rakan sekerja menjalankan tugas menyunting video untuk pembentangan, ulasan yang tepat pada masanya bukan sahaja boleh meningkatkan keyakinan mereka tetapi juga mengukuhkan tingkah laku itu. Pengiktirafan masa nyata ini menggalakkan mereka untuk terus mengembangkan kecekapan tersebut.
Maklum balas masa nyata juga berguna apabila sesuatu memerlukan penambahbaikan. Sebagai contoh, jika seseorang terlepas butiran tentang laporan, memberitahu mereka tepat pada masanya memberi mereka langkah seterusnya untuk membetulkannya dengan segera—sebelum ia meningkat atau memberi kesan kepada projek.
Menjadikan maklum balas sebagai bahagian semula jadi dalam hari kerja membantu mencipta aliran input yang membina yang membantu orang ramai terus berada di landasan yang betul, bertambah baik dan berasa disokong. Gunakan petua kami untuk menjadikan pemberian dan penerimaan maklum balas prestasi lebih baik.
Bukan sahaja memberikan maklum balas yang berkesan membantu hasil, tetapi ia juga mendorong penglibatan pekerja dan boleh menjadi aspek formatif dalam membangunkan individu berkemahiran tinggi.
Maklum balas yang berkualiti juga penting untuk pengekalan pekerja kerana ia membuatkan orang ramai mahu kekal dan bertambah baik—bukannya meninggalkan dan melihat sama ada mereka melakukan yang lebih baik di tempat lain.
Berikan maklum balas yang lebih berkesan dengan Dropbox
Gunakan petua ini dan manfaatkan keupayaan Dropbox untuk penyampaian maklum balas yang lebih berkesan dalam kerja anda. Ini boleh membantu anda memberikan maklum balas inspirasi dalam satu alat.
Pilih rancangan untuk meneroka banyak ciri dan faedah menggunakan Dropbox untuk maklum balas dan untuk meningkatkan aspek lain aliran kerja anda.
Soalan Lazim tentang memberikan maklum balas
Mulakan dengan menyerlahkan perkara positif kerja seseorang—apa yang mereka lakukan dengan baik—dan kemudian memperkenalkan bidang untuk penambahbaikan. Perkara utama adalah untuk mengimbangi maklum balas. Cuba sebut perkara seperti, "Satu cara untuk menjadikan ini lebih baik..." atau "Adakah anda terfikir untuk mencuba ini?" Ini memastikan perbualan membina dan mengelakkannya daripada berasa kritikal.
Jadi khusus. Elakkan ulasan samar-samar seperti "Ini memerlukan kerja" dan tawarkan contoh yang jelas tentang perkara yang boleh diperbaiki—dan caranya. Sebagai contoh, mengatakan "Data boleh dibentangkan dengan lebih jelas, cuba gunakan graf" menyediakan cara konkrit untuk bertindak berdasarkan maklum balas dan perkara yang anda minta mereka perbaiki.
Komunikasi jauh kadangkala boleh terasa jauh atau tidak peribadi. Pertimbangkan panggilan video atau perkongsian skrin untuk memberikan maklum balas dalam masa nyata, yang lebih interaktif. Susulan maklum balas bertulis dengan video pantas atau mesej suara untuk menambah sentuhan peribadi jika anda tidak dapat bertemu—seperti semasa bekerja merentas zon waktu. Kejelasan juga penting, jadi pastikan anda menawarkan cadangan terperinci untuk mengelakkan salah faham.
Alatan profesional seperti Dropbox menyediakan ciri pengurusan tugas dan penyimpanan awan yang selamat untuk membantu memperkemaskan proses. Ini bermakna anda boleh mendokumentasikan maklum balas dengan mudah, menjejak kemajuan dan bekerjasama dengan lebih cekap. Alat yang membenarkan anotasi pada video atau reka bentuk seperti Dropbox Replay juga boleh membantu seseorang memahami maklum balas dengan lebih baik.
