10 strategi terbukti untuk kerjasama projek yang lebih baik

Anda tahu saat sesebuah projek mula goyah. Permulaannya jelas dan taklimatnya kelihatan mantap, tetapi beberapa hari kemudian seseorang bertanya fail manakah yang terkini, ke mana maklum balas perlu dihantar, dan sama ada agensi menggunakan aset yang sama seperti pasukan dalaman.

Itulah gambaran kerjasama projek yang lemah dalam kehidupan sebenar—dan biasanya ia merupakan masalah sistem.

Kerjasama projek ialah cara orang, pasukan, dan pihak berkepentingan merancang kerja, berkongsi fail, menyemak perubahan, dan menggerakkan projek ke hadapan. Apabila ia berfungsi, penyerahan tugas terasa lancar dan semua orang dapat melihat apa yang berlaku seterusnya. Apabila ia tidak berfungsi, anda akan menghadapi kerja berganda, kemas kini yang terlepas, dan kelulusan yang lambat.

Nasib baik, kerjasama projek yang lebih baik tidak selalu memerlukan perombakan proses sepenuhnya. Beberapa tabiat praktikal boleh menjadikan kerja lebih mudah dicari, lebih mudah disemak, dan lebih cepat selesai. Dalam panduan ini, kami akan membimbing anda melalui strategi terbukti untuk membantu pasukan anda bekerjasama dalam projek dengan lebih lancar.

Sama ada anda bekerja merentasi satu jabatan atau beberapa jabatan, jika anda ingin mempraktikkan strategi ini dengan segera—cuba Dropbox atau terokai ciri kerjasama kandungan untuk melihat bagaimana fail dikongsi, maklum balas dan kawalan versi boleh kekal dengan mudah di satu tempat yang selamat.

Rupa kerjasama projek yang berkesan

Pada tahap terbaiknya, kerjasama projek terasa ringkas. Anda mahu pasukan anda tahu:

• Di mana kerja berada
• Siapa yang bertanggungjawab untuk langkah seterusnya
• Maklum balas tersebut (memberi atau menerima) kekal dilampirkan pada fail
• Rakan niaga luaran boleh mendapatkan apa yang mereka perlukan—tanpa diberikan akses kepada segala-galanya

Kebanyakan pasukan tidak memerlukan lebih banyak mesyuarat—penyelidikan yang dipetik dalam Harvard Business Review mencadangkan bahawa 70% daripada semua mesyuarat menghalang pekerja daripada bekerja—dan mereka juga tidak memerlukan lebih banyak alat.

Pasukan yang berkesan memerlukan cara kerja yang dikongsi bersama yang merangkumi beberapa perkara asas:

• Satu lokasi untuk fail, ringkasan dan kemas kini
• Peranan dan laluan kelulusan yang jelas
• Struktur folder yang boleh diramal
• Peraturan versi yang ringkas
• Cara selamat untuk bekerja dengan pasukan luar

Perbetulkan asas-asas tersebut, dan ia menjadi lebih mudah untuk bekerjasama dalam Projek tanpa membuang masa untuk pentadbir.

10 strategi terbukti untuk kerjasama projek yang lebih baik

Anda boleh membina di atas asas ini dengan strategi kerjasama yang berkesan:

1. Cipta satu rumah kongsian untuk projek

Setiap projek memerlukan satu sumber kebenaran. Ini bermakna taklimat, garis masa, fail kerja, nota mesyuarat, dan hasil akhir sepatutnya berada di satu tempat kongsi, bukan berselerak merentasi peti masuk, folder desktop, dan jalur sembang.

Apabila orang tahu tempat untuk pergi dalam penyimpanan awan anda, mereka berhenti meminta pautan, menduplikasi fail, atau membuat keputusan berdasarkan maklumat yang lapuk. Ia satu kejayaan besar dalam kerjasama.

2. Tetapkan peranan dan pembuat keputusan pada permulaan

Kerjasama projek menjadi kelam-kabut apabila pemilikan tidak jelas. Sebelum kerja mula rancak, pastikan pasukan tahu siapa yang mencipta, menyemak atau meluluskan—dan siapa yang hanya perlukan keterlihatan.

Perkara ini tidak perlu rumit, jadi sentiasa gunakan alat dengan kebenaran fail yang ringkas. Seorang pemilik bagi setiap penghasilan dengan satu laluan kelulusan dan satu tempat untuk mendokumenkan keputusan selalunya sudah memadai untuk menghilangkan banyak kekeliruan.

3. Bina struktur folder yang dapat difahami pasukan anda tanpa perlu bertanya

Struktur folder yang baik sepatutnya terasa jelas, walaupun kepada seseorang yang menyertai projek di pertengahan jalan. Pastikan ia logik, konsisten, dan berdasarkan cara kerja sebenarnya beralih. 

Struktur folder yang ringkas mungkin kelihatan seperti ini:

• 01 Taklimat dan skop
• 02 Fail kerja
• 03 Semakan dan kelulusan
• 04 Serahan akhir
• 05 Arkib

Setelah anda berada dalam folder, adalah baik untuk bersetuju tentang konvensyen penamaan. Gunakan format yang sama untuk tarikh, pastikan nama bersifat deskriptif, dan elakkan menjadikan nama fail sebagai ulasan berterusan.

4. Gunakan penyimpanan awan untuk kerjasama pasukan—bukan sekadar simpanan

Bolehkah anda menggunakan penyimpanan awan untuk kerjasama pasukan? Sudah tentu. Selalunya, ia merupakan cara paling mudah untuk memastikan semua orang bekerja daripada sumber rujukan yang sama.

Ruang kerja awan yang dikongsi memberi pasukan akses kepada fail terkini dari mana-mana sahaja, yang amat berguna untuk pasukan pemasaran apabila jabatan, pekerja bebas, agensi atau klien semuanya perlu kekal sehaluan. 

Kuncinya adalah menganggap penyimpanan awan sebagai sebahagian daripada aliran kerja, bukan tempat membuang fail.

5. Tentukan cara anda akan mengurus versi sebelum semakan bermula

Kekeliruan versi jarang muncul begitu sahaja. Walaupun dengan niat yang baik pada mulanya, keadaan boleh cepat menjadi tidak terkawal—seseorang memuat turun fail untuk membuat sunting, seseorang yang lain menyimpan salin sebagai langkah berjaga-jaga, dan tiba-tiba tiada siapa yang tahu versi manakah yang terkini. 

Beberapa peraturan versi yang ringkas amat membantu:

• Kekalkan satu fail kerja langsung bagi setiap penyampaian
• Asingkan peringkat kerja, semakan, dan akhir
• Gunakan sejarah versi apabila boleh dan bukannya membuat pendua tanpa henti
• Simpan fail muktamad untuk output yang diluluskan sahaja

Bagi pasukan perisian, simpan kod sumber dalam Git dan gunakan permintaan tarik untuk perubahan kod. Namun simpan bahan projek bukan kod, seperti taklimat, olok-olok, nota keluaran dan dokumentasi pihak berkepentingan, dalam ruang kerja kongsi yang boleh diakses oleh semua orang.

Bagi pasukan yang bekerja dengan banyak dokumen, seperti pemasaran dan kreatif, amalan ringkas seperti konvensyen penamaan boleh membantu mengurus versi dari awal. Ketahui lebih lanjut tentang penggunaan terbaik kawalan versi dokumen yang berkesan.

Alat seperti Dropbox memudahkan anda melihat dan memulihkan versi terdahulu, jadi anda terlindung apabila berlaku sesuatu yang tidak diingini.

6. Simpan maklum balas bersama fail, bukan dalam saluran sampingan

Salah satu cara terpantas untuk melambatkan projek adalah dengan menyebarkan maklum balas ke terlalu banyak tempat. Komen dalam sembang, nota dalam e-mel dan perubahan secara lisan dalam mesyuarat semuanya menimbulkan lebih banyak ruang untuk salah faham.

Apabila boleh, maklum balas patut diletakkan pada fail itu sendiri. Ini memudahkan untuk melihat apa yang telah berubah, apa yang masih terbuka, dan apa yang telah diselesaikan. Gunakan ciri seperti komen dan anotasi, yang menjadikan maklum balas lebih mudah dilaksanakan dan lebih mudah dilihat oleh seluruh pasukan.

7. Buat kemas kini lebih mudah diimbas

Semasa proses maklum balas, ingat bahawa bukan setiap soalan memerlukan mesyuarat—dan bukan setiap kemas kini sesuai untuk diletakkan dalam sembang.

Pasukan bekerjasama dengan lebih baik apabila mereka menentukan apa yang patut berada di mana. Berikut ialah panduan ringkas:

• Gunakan sembang untuk penjelasan pantas
• Gunakan dokumen dikongsi untuk pelan dan keputusan
• Gunakan komen fail untuk maklum balas semakan
• Gunakan kemas kini berulang untuk status, halangan, dan langkah seterusnya

Ini memastikan komunikasi terus berjalan dan mengelakkan orang ramai terpaksa mencari satu jawapan menerusi pelbagai saluran.

8. Jadikan kerjasama luaran selamat dan ringkas

Bekerja dengan klien, vendor, kontraktor atau pasukan rakan niaga tidak sepatutnya terasa seperti membuka pintu tanpa kawalan. Persediaan kerjasama luar yang terbaik memberikan orang apa yang mereka perlukan—dan tiada yang lebih daripada itu.

Mulakan dengan tahap akses paling minimum yang praktikal. Gunakan akses Lihat Sahaja atau komen apabila penyuntingan tidak diperlukan, asingkan folder luaran daripada bahan kerja dalaman, dan buang akses apabila projek selesai. Semakin mudah proses ini diikuti—semakin konsisten hasilnya.

Alat seperti Dropbox memudahkan anda berkongsi folder atau fail dengan klien luar—dengan alat penghantaran fail khusus seperti Dropbox Transfer yang memudahkan proses untuk fail bersaiz besar.

9. Sambung dengan peralatan yang sudah digunakan oleh pasukan anda

Kerjasama akan terjejas apabila orang menghabiskan lebih banyak masa menukar alat berbanding melakukan kerja. Ini amat benar dalam pasukan teragih, di mana fail, Tasks, komen, dan kemas kini status sering berada di tempat yang berbeza.

Anda tidak memerlukan platform serba lengkap yang besar untuk membetulkannya. Selalunya, yang lebih baik ialah menggunakan integrasi apl untuk menghubungkan alat yang sudah digunakan orang ramai supaya fail projek, Tasks dan perbualan lebih mudah dicari.

10. Tambah baik proses selepas setiap projek

Sistem kerjasama yang paling mantap tidak statik. Selepas pelancaran, penyerahan, kempen atau batu penanda utama, luangkan 15 minit untuk bertanya apa yang memperlahankan pasukan.

Retrospektif ringkas sudah memadai, membincangkan perkara seperti:

• Apakah yang sukar dicari?
• Di manakah maklum balas tersekat?
• Kelulusan manakah yang mengambil masa terlalu lama?
• Apakah yang menyebabkan kekeliruan versi?
• Apakah yang patut menjadi lalai baharu pada masa depan?

Penambahbaikan kecil yang dilakukan secara konsisten memberi lebih banyak manfaat kepada kerjasama projek berbanding reka bentuk semula proses besar yang tiada siapa mematuhinya.

Cara Dropbox membantu pasukan bekerjasama dalam projek

Dropbox membantu dalam bahagian kerjasama Projek yang biasanya menjadi kucar-kacir, seperti: 

• Mencari fail yang betul
• Memastikan Versi teratur
• Mengumpulkan maklum balas
• Berkongsi kerja dengan orang yang sepatutnya.

Pasukan boleh menggunakan: 

• Folder kongsian dan ruang pasukan—untuk mewujudkan lokasi utama yang konsisten bagi kandungan Projek, supaya semua orang bekerja daripada struktur yang sama
• Sejarah versi—untuk membantu pasukan memulihkan versi fail yang terdahulu apabila sesuatu berubah secara tidak dijangka
• Pratonton fail, komen dan anotasi—untuk memastikan maklum balas kekal bersama kerja, yang menjadikan kitaran semakan lebih jelas dan mudah diurus

Dropbox juga memudahkan kerjasama merentas pasukan dan organisasi dengan keizinan fail, pautan kongsian, Passwords, dan tetapan lain untuk membantu berkongsi kerja tanpa hilang kawalan ke atasnya. 

Selain itu, Dropbox Paper boleh menyokong pelan, nota mesyuarat dan banyak lagi, manakala penyepaduan apl untuk semua alat kegemaran anda boleh membantu mengurangkan peralihan konteks merentas aliran kerja yang lebih luas.

Bekerjasama dengan lebih berkesan menggunakan Dropbox

Kerjasama Projek yang lebih baik adalah tentang membuang geseran yang tidak perlu. Berikan orang ramai satu tempat untuk bekerja, jadikan pemilikan jelas, kekalkan maklum balas terikat pada fail, dan sediakan struktur yang boleh dipercayai.

Begitulah cara pasukan bekerjasama dalam projek dengan lebih berkesan—dan itulah yang Dropbox dibina untuk menyokong, jadi apabila anda bersedia untuk melaksanakan tabiat ini, pilih pelan untuk bermula.