Menguruskan masa anda dengan lebih baik
Pengurusan masa mungkin kedengaran seperti gerbang ke pengurusan mikro—dan semua orang tahu itu tidak baik untuk sebarang budaya korporat. Namun, mengambil peluang untuk menyempurnakan pengurusan masa anda sendiri boleh membuat perbezaan bagi produktiviti, motivasi dan kesejahteraan anda. Selain itu, dengan begitu banyak apl dan program pengurusan masa yang tersedia dan kebanyakan daripadanya bersepadu dalam Dropbox dengan lancar, maka ini lebih mudah daripada yang anda fikirkan.
Bagaimanakah saya boleh meningkatkan pengurusan masa?
Walaupun anda sejenis yang tidak akan menjadi mangsa pelengahan, tetapi pengurusan masa masih boleh membantu anda memanfaatkan sepanjang hari. Sebelum anda mula melihat jadual waktu dan kalendar, terdapat beberapa tip pengurusan masa untuk dipertimbangkan:
Keprihatinan
Pengurusan masa yang lemah membawa kepada tahap tekanan yang tinggi, tetapi begitu juga dengan terlalu mengharapkan diri sendiri, atau hanya melakukan terlalu banyak. Sedikit kesedaran di tempat kerja benar-benar boleh membantu anda memahami tabiat peribadi anda dan cara anda mendekati situasi. Apabila anda memperuntukkan tugasan anda sepanjang hari, fikirkan tentang keseimbangan kerja dan kehidupan anda dan masa apabila anda tahu anda paling produktif, dan berikan diri anda masa yang cukup untuk berehat untuk mengurangkan keletihan.
Pengurusan pasukan
Pengurusan masa adalah peribadi kepada setiap individu, tetapi anda akan kagum dengan apa yang boleh dicapai oleh semangat berpasukan. Sebelum anda menggunakan teknik pengurusan masa yang berkesan, pastikan anda mengetahui tabiat, kekuatan dan kelemahan pasukan anda. Mengenali pasukan anda melalui tatap muka atau pembinaan pasukan maya membantu menyelaraskan matlamat individu. Matlamat SMART boleh membantu di sini, lagipun, tidak ada gunanya menggunakan teknik pengurusan masa jika anda tidak mempunyai apa-apa yang bermakna untuk diusahakan. Selepas penetapan matlamat, anda boleh membuat jadual kerja yang bukan sahaja berfungsi untuk anda, tetapi menampilkan yang terbaik daripada keseluruhan pasukan anda.
Bersedia untuk menghadapi halangan
Ini sepatutnya benar untuk setiap tempat kerja, masa yang diuruskan atau tidak. Perkara tidak selalu sesuai dengan rancangan. Jangan mengharapkan sedikit pengurusan masa untuk melakukan keajaiban. Sudah tentu, anda mungkin akan melalui laluan kritikal anda lebih cepat daripada yang anda fikirkan, tetapi itu tidak bermakna perkara tidak akan berlaku atau mengambil masa lebih lama daripada yang dijangkakan. Beberapa perniagaan paling berjaya di dunia memupuk budaya kegagalan dan pembelajaran unik yang dicetuskan ini. Mengetepikan masa untuk memikirkan bagaimana proses boleh dipertingkatkan adalah penting untuk mana-mana perniagaan dan pasti akan menjimatkan masa pada masa hadapan.
Apakah apl pengurusan masa yang terbaik?
Daripada senarai tugasan yang sederhana kepada apl yang lengkap, terdapat banyak penyelesaian perisian pengurusan masa dan alatan lain untuk membantu anda mengawal masa anda. Sama ada anda menjalankannya daripada peranti Android atau iOS, apl penjejakan ini boleh membantu anda mula mengatur masa dalam hari anda dengan lebih berkesan sedikit.
Toggl
Penjejakan masa ialah bahagian penting dalam pengurusan masa, membolehkan anda lebih memahami tabiat anda dan permintaan tugas harian anda. Dengan maklumat ini, anda boleh membentuk jadual waktu yang sempurna yang memperuntukkan masa yang mencukupi untuk tugasan anda. Mendapatkan maklumat itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, jadi ada baiknya Toggl memudahkannya. Ia bukan sahaja berfungsi sebagai penjejak masa dan helaian masa peribadi, aplikasi produktiviti ini juga boleh membantu pengurusan projek dan peruntukan belanjawan.
Remember the Milk
Senarai tugasan yang dibuat lebih bijak, Remember the Milk berfungsi dengan apl lain seperti peti masuk e-mel anda untuk membuat senarai tugasan ringkas untuk hari anda. Senarai yang boleh dikongsi dan peringatan automatik akan memastikan anda berada di landasan yang betul untuk mencapai matlamat harian, mingguan atau bulanan anda. Peringatan bukan sahaja pemberitahuan tolak yang anda boleh tolak sama ada dengan mudah. Anda boleh memilih untuk menghantarnya sebagai e-mel, teks, tweet atau bahkan mesej segera melalui Skype.
Forest
Memanfaatkan idea aliran, kreativiti dan fokus, aplikasi pengurusan masa Forest membolehkan anda mengetepikan masa untuk meneruskan tugas penting tersebut. Apabila anda memulakan tugas, anda menanam pokok dalam apl. Semakin lama anda menumpukan perhatian, semakin besar pokok itu tumbuh, sehingga anda akhirnya mempunyai hutan yang kecil. Ia adalah cara yang baru dan menyeronokkan untuk membantu memastikan diri anda berada di landasan yang betul, menambahkan sedikit lagi akauntabiliti, walaupun itu hanya melalui lindung nilai maya.
Apakah alat pengurusan masa yang boleh saya gunakan?
Apabila anda menguruskan seluruh pasukan, apl yang ringkas tidak akan menyelesaikan keperluan pengurusan masa anda. Sekiranya anda sukar untuk memastikan ahli pasukan mengikuti tarikh akhir dan tugas, maka sudah tiba masanya untuk melabur dalam perisian pengurusan masa yang lengkap. Satu perkara yang perlu diingat semasa anda melengkapi sama ada diri atau pasukan anda dengan penambahan ini, bukan semua alat pengurusan masa yang akan dilabel sebegitu.
Sebagai contoh, Slack boleh membantu anda menyimpan minit berharga yang diperlukan untuk menghantar e-mel—atau mencari secara fizikal—rakan sekerja, tetapi anda tidak akan menganggapnya sebagai alat pengurusan masa. Jadi, berfikir di luar kotak, benar-benar memahami dengan pembuang masa yang memakan hari anda, dan tentukan perkara yang diperlukan untuk memperbaikinya.
Pengurusan masa dengan penyepaduan Dropbox
Daripada storan fail yang selamat kepada kerjasama yang mudah, Dropbox membantu anda memperkemas dan mengatur kerja anda. Sama ada anda menyusun semua fail anda dengan rapi dalam folder kongsi, atau menggunakan Dropbox Paper sebagai pengurus tugas, Dropbox boleh membantu anda mengatur kerja dan masa ahli pasukan anda. Dan dengan penyepaduan apl yang membolehkan anda memanfaatkan masa anda sepenuhnya, Dropbox menghasilkan kerjasama yang lebih baik , masa pemulihan yang lebih cepat dan organisasi yang lebih cekap.
Berikut merupakan beberapa apl yang berfungsi dengan lancar dengan Dropbox pada Windows dan Mac untuk membantu anda menjimatkan dan menguruskan masa.
Slack/Zoom
Pemesejan segera boleh membantu anda menjimatkan minit penting sepanjang hari. Walau bagaimanapun, lebih daripada itu, pengetahuan bahawa sesiapa sahaja yang anda perlu hubungi hanya dengan satu klik sahaja sangat membolehkan dan memberi kesan positif, terutamanya untuk pekerja baharu. Perbualan masa nyata ini membolehkan perkara itu dibincangkan dengan cepat dan menyediakan suasana yang lebih peribadi dan tidak formal untuk kerja dibincangkan. Bekerja dalam Dropbox, anda boleh memulakan mesyuarat Zoom atau perbualan Slack terus dari dokumen Dropbox Paper anda dan mengalih keluar keperluan untuk berpindah antara platform. Mempunyai kandungan dan perbualan anda bersama-sama di satu tempat boleh membantu anda kekal fokus dan mengalir, menjadikan kerjasama berjalan lancar walaupun pasukan dipisahkan.
Monday/Trello/Asana
Seperti senarai tugasan untuk seluruh pasukan, alatan ini boleh membantu semua orang mempunyai pandangan yang jelas tentang bukan sahaja tugas mereka tetapi juga tugas orang lain. Ini boleh membantu memupuk akauntabiliti, mewujudkan tujuan dan dorongan yang lebih kukuh, serta menjadi penggalak fokus sebenar. Alat pengurusan projek dan masa boleh membantu semua orang melihat perkara yang perlu dilakukan di satu tempat, terutamanya apabila alat tersebut berfungsi secara serentak. Contohnya, Isnin memaut dengan lancar ke dokumen Dropbox anda terus dari aliran kerja anda, sementara anda boleh mengambil sebarang fail Dropbox dan melampirkannya pada kad Trello. Asana juga berfungsi dalam penyepaduan yang mudah dengan Dropbox—hanya lampirkan fail Dropbox pada projek anda dan ia akan dikemas kini secara automatik merentas kedua-dua saluran.
Tanpa mengira betapa teraturnya tanggapan anda terhadap diri sendiri, tidak salah jika anda mengawal situasi dan menyedari perubahan. Dengan Dropbox di sisi anda, seluruh pasukan boleh bekerja ke arah aliran kerja yang sempurna.
