Styre tiden din bedre
Tidsstyring kan høres ut som en inngangsport til mikrostyring - og alle vet at det ikke er bra for noen bedriftskultur. Men å benytte anledningen til å perfeksjonere din egen tidsstyring kan gjøre hele forskjellen for produktivitet, motivasjon og trivsel. I tillegg, med så mange tidsstyringsapper og -programmer som er lett tilgjengelige - mange av dem integreres sømløst i Dropbox - er det enklere enn du kanskje tror.
Hvordan kan jeg forbedre tidsstyringen?
Selv om du er den typen menneske som aldri blir utsatt for utsettelser, kan litt tidsstyring fortsatt hjelpe deg med å få mest mulig ut av dagen din. Før du begynner å se på tidsplaner og kalendere, er det imidlertid noen tips om tidsstyring du bør vurdere:
Tankefullhet
Dårlig tidsstyring fører til høyt stressnivå, men det gjør også å forvente for mye av seg selv, eller rett og slett å gjøre for mye. Litt mindfulness på jobben kan virkelig hjelpe deg å forstå dine personlige vaner og måten du håndterer situasjoner på. Når du fordeler oppgavene dine gjennom dagen, bør du tenke på balansen mellom arbeid og fritid og når du vet at du er mest produktiv, og gi deg selv nok tid til pauser for å unngå utbrenthet.
Teamadministrasjon
Tidsstyring er individuelt, men du vil bli overrasket over hva litt lagånd kan oppnå. Før du begynner å innføre det du mener er effektive tidsstyringsteknikker, sørg for at du kjenner teamets vaner, styrker og svakheter. Bli kjent med teamet ditt gjennom ansikt til ansikt eller virtuell teambuilding for å samkjøre individuelle mål. SMART-mål kan være til hjelp her, for det er jo ingen vits i å ta i bruk en teknikk for tidsstyring hvis du ikke har noe meningsfullt å jobbe med. Etter at du har satt deg mål, kan du lage en arbeidsplan som ikke bare fungerer for deg, men som får frem det beste i hele teamet ditt.
Være forberedt på tilbakeslag
Dette bør gjelde for alle arbeidsplasser, uansett om den er tidsstyrt eller ikke. Ting går ikke alltid etter planen. Ikke forvent at litt tidsstyring skal gjøre underverker. Selvfølgelig kan det hende at du kommer raskere gjennom den kritiske fasen enn du trodde, men det betyr ikke at ting ikke kan gå galt eller ta lengre tid enn forventet. Noen av verdens mest vellykkede bedrifter fremmer en kultur der det er lov å feile og den unike læringen dette utløser. Det er avgjørende for enhver bedrift å sette av tid til å reflektere over hvordan prosesser kan forbedres, og dette vil uunngåelig spare tid i fremtiden.
Hva er de beste tidsstyringsappene?
Fra den enkle gjøremålslisten til en fullverdig app finnes det mange programvareløsninger for tidsstyring og andre verktøy som hjelper deg med å ta kontroll over tiden din. Uansett om du bruker dem på en Android- eller iOS-enhet, kan disse sporingsappene hjelpe deg med å organisere tiden din litt mer effektivt.
Toggl
Tidssporing er en viktig del av tidsstyring, og gir deg bedre oversikt over egne vaner og kravene til de daglige oppgavene dine. Med denne informasjonen kan du lage den perfekte timeplanen som gir deg nok tid til oppgavene dine. Det er imidlertid lettere sagt enn gjort å få tak i denne informasjonen, så det er bra at Toggl gjør det enkelt. Denne produktivitetsappen fungerer ikke bare som en personlig tidssporer og timeliste, men kan også hjelpe deg med prosjektledelse og budsjettfordeling.
Huske melken
En gjøremålsliste som er gjort smartere, Remember the Milk samarbeider med andre apper, for eksempel e-postinnboksen din, for å lage en oversiktlig oppgaveliste for dagen. Delbare lister og automatiske påminnelser vil holde deg på sporet for å nå de daglige, ukentlige eller månedlige målene dine. Påminnelser er ikke bare push-varsler du enkelt kan avvise heller. Du kan velge å få dem sendt som e-post, tekst, tweet eller til og med som en direktemelding via Skype.
Forest
Ved å utnytte ideen om flyt, kreativitet og fokus, lar tidsstyringsappen Forest deg sette av tid til å fortsette med de viktige oppgavene. Når du starter på en oppgave, planter du et tre i appen. Jo lenger du konsentrerer deg, desto større vokser treet, helt til du til slutt har en hel liten skog. Det er en ny og morsom måte å holde seg på sporet på, og legge til litt mer ansvarlighet, selv om det bare er over en virtuell hekk.
Hvilke tidsstyringsverktøy kan jeg bruke?
Når du styrer et helt team, vil ikke en enkel app løse tidsstyringsbehovet ditt. Hvis du sliter med å holde teammedlemmene på sporet med frister og oppgaver, kan det være på tide å investere i fullverdig programvare for tidsstyring. En ting å huske på når du begynner å utstyre enten deg selv eller teamet ditt med alle disse tilleggene, er at ikke alle tidsstyringsverktøy er merket som sådanne.
For eksempel kan Slack hjelpe deg med å spare de dyrebare minuttene det ellers ville tatt å sende e-post – eller fysisk lete etter – en kollega, men du ville ikke tenke på det som et tidsstyringsverktøy. Så tenk utenfor boksen, ta et ordentlig oppgjør med tidssløsingene som spiser opp dagen din, og bestem deg for hva som trengs for å fikse dem.
Tidsstyring med Dropbox-integrasjoner
Fra sikker fillagring til enkelt samarbeid, hjelper Dropbox deg med å effektivisere og organisere arbeidet ditt. Enten du organiserer alle filene feilfritt i delte mapper, eller bruker Dropbox Paper som oppgavebehandling, kan Dropbox hjelpe deg med å organisere teammedlemmers arbeid og tid. Og med appintegrasjoner som lar deg få mest mulig ut av tiden din, sørger Dropbox for bedre samarbeid, raskere behandlingstider og mer effektiv organisering.
Her er bare noen av appene som fungerer sømløst med Dropbox på både Windows og Mac for å hjelpe deg med å spare og administrere tiden din.
Slack/Zoom
Direktemeldinger kan hjelpe deg med å spare viktige minutter i løpet av dagen. I tillegg er det svært betryggende å vite at alle du trenger å kontakte, er bare et klikk unna, noe som har en positiv effekt, spesielt for nyansatte. Disse samtalene i sanntid gjør det mulig å komme raskt videre og gir en mer personlig og uformell ramme for å diskutere arbeidet. Ved å jobbe i Dropbox kan du starte et Zoom-møte eller en Slack-samtale direkte fra Dropbox Paper-dokumentet ditt, slik at du slipper å bytte mellom plattformer. Når innhold og samtaler er samlet på ett sted, kan du holde fokus og flyten i arbeidet, slik at samarbeidet blir sømløst selv når teamene er spredt.
Monday/Trello/Asana
Som en oppgaveliste for hele teamet kan disse verktøyene hjelpe alle med å få et klart overblikk over ikke bare sine egne oppgaver, men også oppgavene til alle andre. Dette kan bidra til å fremme ansvarlighet, skape en sterkere følelse av mening og drivkraft, samt være en reell fokusforsterker. Prosjekt- og tidsstyringsverktøy kan hjelpe alle med å se hva som må gjøres på ett sted, spesielt når disse verktøyene fungerer synkronisert. For eksempel kobler Monday sømløst til Dropbox-dokumentene dine direkte fra arbeidsflyten, mens du kan ta en hvilken som helst Dropbox-fil og legge den ved et Trello-kort. Asana fungerer også sømløst sammen med Dropbox – bare legg ved en Dropbox-fil til prosjektet ditt, så oppdateres den automatisk i begge kanalene.
Uansett hvor organisert du mener at du er, er det ingen skade å være enda mer på toppen av ting - og med Dropbox på din side kan hele teamet jobbe mot den perfekte arbeidsflyten.
Se relaterte ressurser
Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?
Uansett hvilken bransje du jobber i, er det å overvinne utfordringer en daglig oppgave. Oppdag hvordan du kan gjøre problemløsningsprosessen din mer raffinert – og mer tilfredsstillende – ganske enkelt ved å bruke PDCA-syklusen.
