Het geven van constructieve feedback is essentieel voor persoonlijke ontwikkeling, samenwerking binnen teams en het succes van de organisatie. Het draagt bij aan verbetering en bevordert een positieve werkcultuur. Maar hoe geef je goede feedback? Met Dropbox is het eenvoudig om feedback te geven.
Constructieve feedback zorgt ervoor dat iedereen beter kan samenwerken. De kans is groter dat er betere prestaties worden geleverd als je effectieve feedback geeft. Houd deze tips in gedachten bij het gebruik van Dropbox-functies, zodat je ze bij elke mogelijkheid kunt inzetten.
Houd er rekening mee dat effectieve feedback of constructieve feedback niet per se positieve feedback is. U kunt deze tips gebruiken om negatieve feedback te geven aan teamleden, opbouwende kritiek te uiten en eerlijke beoordelingen te houden van de prestaties van uw directe medewerkers.
Tips om effectievere feedback te geven
Ongeacht het type feedback dat u wilt geven, kunt u voor betere resultaten het volgende proberen:
1. Wees nauwkeurig en geef uitvoerbare suggesties
We hebben allemaal vage feedback gekregen. “Goed gedaan” of “Moet beter” zijn niet voldoende als het gaat om constructieve hulp. Specifiek zijn vergroot de duidelijkheid, helpt de ontvanger zinvolle veranderingen door te voeren en biedt bruikbare feedback waarmee iemand kan groeien.
Stel je voor dat je een filmrecensie leest. Als er alleen maar “Geweldig!” of “Verschrikkelijk!” staat, Zonder verdere uitleg zal het niet veel helpen bij het bepalen of je de film wel of niet wilt zien. U en uw teamleden hebben meer bruikbare feedback nodig om te bepalen welk gedrag u moet aannemen.
Nauwkeurige feedback geeft aan waar verbeterpunten liggen en helpt de gebruiker te weten waar hij zich precies op moet richten. Duidelijke, bruikbare feedback maakt het voor de gebruiker gemakkelijker om veranderingen door te voeren. Het verschil is subtiel maar betekenisvol.
In plaats van bijvoorbeeld te zeggen: "Je presentatievaardigheden moeten verbeterd worden", kun je aanbevelingen doen als: "Probeer meer visuele elementen in je presentatie te gebruiken om de aandacht van je publiek vast te houden" of "Oefen je tempo om de aandacht van het publiek vast te houden."
Ziet u het verschil? De ene geeft een vaag idee (presentatievaardigheden zijn zwak), terwijl de andere een duidelijke richting geeft (door uit te leggen waarom de vaardigheden zwak zijn). Specificiteit is een essentieel onderdeel bij het geven van effectieve feedback en het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers.
2. Gebruik videobeoordelingstools
Feedback geven op creatief werk is een grote uitdaging. Hierbij komen schermopnametools of hulpmiddelen voor het beoordelen van video's, afbeeldingen en audio, zoals Dropbox Replay, goed van pas. Dankzij Replay wordt het geven van feedback eenvoudiger en interactiever, of het nu gaat om positieve opmerkingen of iets anders.
Met videobeoordelingshulpmiddelen kun je iemand visueel door zijn of haar werk leiden. Je kunt ook aantekeningen en opmerkingen toevoegen waar nodig, bijvoorbeeld in een document, een presentatie of zelfs wanneer je een video bekijkt. Dit maakt Replay ideaal voor creatievelingen.
Met Replay kunt u bovendien framespecifieke feedback toevoegen aan een creatief project, voor maximale efficiëntie en precisie tijdens dit proces dat soms tergend langzaam kan zijn.
Hierdoor kunt u lange e-mailuitleg vermijden en nauwkeurige aantekeningen, opmerkingen, markeringen en meer direct bij de inhoud toevoegen. Dit verbetert de duidelijkheid en bruikbaarheid.
Probeer Replay om feedback en beoordelingen te geven op creatief werk en prestaties, of gebruik schermopnamen om met een paar klikken een algemene opname te maken (of een bericht te versturen) vanuit je Dropbox-account.
3. Feedback op gedrag, niet op persoonlijkheden
Geef directe feedback op specifiek gedrag of acties, in plaats van een oordeel te vellen over iemands karakter. Concentreer je op wat iemand doet in plaats van wie hij of zij is. Dat is de sleutel tot constructieve feedback en een van de belangrijkste leiderschapsvaardigheden die je nodig hebt om die feedback te geven.
Door specifiek gedrag, een gewoonte of een neiging te benadrukken, bevordert u een constructieve dialoog en voorkomt u dat kritiek op de persoon wordt gericht. Zo voorkomt u dat iemands persoonlijkheidskenmerken worden aangevallen.
Zeg bijvoorbeeld niet dat iemand ongeorganiseerd is, maar geef feedback op waarneembaar gedrag, zoals: "Ik heb een aantal problemen opgemerkt in de planning van uw project. Laten we duidelijkere deadlines vaststellen." De laatste is nuttige feedback, de eerste is een ad hominem-aanval.
Als je je richt op acties of gedragingen, wordt het voor iemand ook veel gemakkelijker om een verandering door te voeren, omdat ze precies weten over welke actie je het hebt! Met dit soort feedback geef je ze een stappenplan om te verbeteren en een goed presterend teamlid te worden.
Bekijk hieronder enkele voorbeelden van goede en slechte feedback:
Goede feedbackvoorbeelden
“Ik heb tijdens de vergadering gemerkt dat je me een paar keer hebt onderbroken. Laten we de volgende keer proberen ruimte te maken voor ieders inbreng.”
Hierbij staat het gedrag (onderbreken) centraal en wordt een duidelijke manier geboden om dit te veranderen (anderen de kans geven om bij te dragen).
“Ik zie dat je de laatste tijd een paar deadlines hebt gemist. Laten we bespreken wat de vertragingen veroorzaakt en hoe we uw planning kunnen aanpassen zodat deze op schema blijft.”
Deze aanpak biedt constructieve feedback: er wordt erkenning gegeven aan het probleem, zonder de schuld te geven, en er wordt aangeboden om samen naar een oplossing te zoeken.
Voorbeelden van slechte feedback
"Je bent geen teamspeler."
Dit voelt als een aanval op iemands karakter en biedt geen context voor verbetering. Het is negatieve feedback die op een niet-constructieve manier wordt geuit.
"Je bent vaak te laat en deadlines lijken je niet te interesseren."
Dit klinkt persoonlijk en veronderstelt kwade bedoelingen, waardoor de ontvanger zich defensief kan voelen.
Sommige mensen vinden het niet leuk om feedback te krijgen. Maar om ze een praktisch pad naar verbetering te bieden, kunt u ze helpen zich meer op hun gemak te voelen en een positieve reactie te stimuleren. Zo blijft de deur open voor communicatie. Het is tweerichtingsverkeer!
4. Houd vertrouwelijke feedback over prestaties vertrouwelijk
Prestatiebeoordelingen kunnen een bijzonder kwetsbaar moment zijn voor de persoon die beoordeeld wordt. Het is daarom van groot belang om het vertrouwen te behouden door een veilige omgeving te creëren waarin constructieve feedback kan worden gedeeld en ontvangen. Met Dropbox zorgen functies zoals wachtwoordbeveiliging en bestandsrechten voor een vertrouwensband tussen managers en hun directe medewerkers. Door de toegang te beperken, zorg je ervoor dat feedbackdocumenten alleen zichtbaar zijn voor de relevante personen.
U kunt bijvoorbeeld machtigingen instellen waarmee de toegang tot beoordelingsdocumenten wordt beperkt, zodat alleen managers of HR-medewerkers deze kunnen bekijken. Wachtwoordbeveiliging voegt een extra beveiligingslaag toe. Als een bestand per ongeluk wordt gedeeld, blijft het vertrouwelijk. Met Dropbox kunt u gevoelige informatie veilig houden en een gevoel van vertrouwen creëren, omdat mensen weten dat hun beoordelingen met zorg worden behandeld.
Met zulke veelzijdige privacyfuncties tot uw beschikking is dit een geweldig voorbeeld van hoe u Dropbox kunt gebruiken voor het beheren van feedback binnen een groter team, maar ook voor individuele beoordelingen.
Gebruik uw Dropbox-account om een professioneel, veilig en betrouwbaar feedbackproces te creëren of te onderhouden.
5. Eerst positief, dan negatief, dan positief
Dit is een oude truc voor elk soort gevoelige discussie. Het doel is om de impact van kritiek te verzachten en de ontvanger van de feedback te motiveren om de feedback op te lossen.
Begin met positieve bekrachtiging of erkenning van sterke punten. Hiermee zet u op een vriendelijke manier de toon en creëert u vertrouwen. Lichaamstaal kan dit ook versterken.
Geef ze ook wat constructieve feedback, dan geef je ze de begeleiding die ze nodig hebben, zonder dat ze het gevoel krijgen dat ze fout zitten. Nog een positief punt aan het eind: boem: de persoon begrijpt dat je in zijn/haar kunnen gelooft en wil graag de verandering doorvoeren.
Laten we eens kijken hoe dit er in een gesprek uitziet aan de hand van een aantal specifieke voorbeelden:
Positief
“Je hebt geweldig werk geleverd aan dit project. Je steekt er veel moeite in en je leiderschapskwaliteiten zijn sterk.”
Hiermee laten ze zien dat hun harde werk wordt opgemerkt en gewaardeerd.
Negatief
“Ik merkte dat sommige deadlines niet werden gehaald, waardoor de totale doorlooptijd werd verlengd. Laten we eens kijken hoe we het tijdmanagement voor het volgende project kunnen verbeteren.”
Hierdoor krijgen ze bruikbare, constructieve en niet-persoonlijke feedback.
Positief
“Ik heb er vertrouwen in dat je zult blijven groeien in het managen van deze projecten. Mocht u ooit hulp nodig hebben, dan help ik u graag verder.”
Hiermee kunt u afsluiten met nog meer positiviteit en steun.
Deze aanpak wordt vaak omschreven als een feedbacksandwich. De constructieve feedback dient als waardevolle vulling en wordt tussen twee positieve opmerkingen geplaatst, zodat deze gemakkelijker te accepteren is.
6. Feedbackdocumenten veilig opslaan en delen
Gebruik veilige documentenopslag om gevoelige bestanden, zoals feedbackformulieren van medewerkers, beoordelingen van prestaties, sjablonen en andere vertrouwelijke bestanden, te bewaren en te ordenen.
Zo blijft alles toegankelijk en veilig. Bovendien wordt het hierdoor gemakkelijker om te voldoen aan compliance-normen, die vaak wettelijk verplicht zijn. U hoeft zich daar dus geen zorgen over te maken.
Als je je prestatiefeedback opslaat in je Dropbox-account, hoef je je bovendien geen zorgen te maken over het verlies van belangrijke bestanden of dat de beveiliging in gevaar komt. Dit geldt ongeacht waar en wanneer je ze opent. Lees meer over hoe het delen van bestanden werkt in Dropbox.
Dropbox maakt gebruik van cloudbeveiliging van wereldklasse om feedbackdocumenten te beschermen en het vertrouwen binnen een team te vergroten. Als mensen weten dat er zorgvuldig met hun gegevens wordt omgegaan, is de kans groter dat ze meedoen aan het feedbackproces.
Upload je belangrijkste documenten naar je Dropbox-account, zodat je ze veilig kunt opslaan en delen zonder dat dit ten koste gaat van de toegankelijkheid.
7. Geef realtime feedback
Geef direct feedback nadat u positieve of negatieve prestaties of gedragingen hebt waargenomen. Hierdoor kunt u eventuele problemen aanpakken terwijl ze nog vers zijn, en direct corrigeren. Als je te lang wacht nadat je iets hebt opgemerkt, of het nu gaat om goed uitgevoerd werk of een gebied dat verbetering behoeft, kan dat de impact ervan afzwakken.
Directe feedback bevordert de wendbaarheid en het voortdurende leerproces, doordat het iemand in een betere richting stuurt terwijl een project of taak nog vers in het geheugen ligt. Feedback op het moment zelf zorgt ervoor dat het relevanter en bruikbaarder is en waarschijnlijk tot verbetering leidt.
Als een collega bijvoorbeeld een videobewerkingstaak voor een presentatie met succes uitvoert, kan een opmerking op het juiste moment niet alleen het zelfvertrouwen van die collega een boost geven, maar ook dat gedrag versterken. Deze realtime erkenning stimuleert hen om deze competenties te blijven ontwikkelen.
Realtimefeedback is ook nuttig als iets verbeterd moet worden. Als iemand bijvoorbeeld een detail in een rapport over het hoofd heeft gezien, kunt u hem of haar dit tijdig laten weten. Zo kan hij of zij het probleem meteen verhelpen, voordat het escaleert of gevolgen heeft voor het project.
Door feedback een vanzelfsprekend onderdeel van de werkdag te maken, ontstaat er een constante stroom aan constructieve input. Hierdoor blijven mensen op koers, verbeteren ze en voelen ze zich gesteund. Gebruik onze tips om het geven en ontvangen van feedback over prestaties te verbeteren.
Het geven van effectieve feedback draagt niet alleen bij aan betere resultaten, maar het stimuleert ook de betrokkenheid van medewerkers en kan een vormende rol spelen bij de ontwikkeling van hooggekwalificeerde individuen.
Goede feedback is ook belangrijk voor het behoud van werknemers, omdat het mensen aanmoedigt om te blijven en zich te verbeteren, in plaats van te vertrekken en te kijken of ze ergens anders beter presteren.
Geef effectievere feedback met Dropbox
Pas deze tips toe en maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van Dropbox om effectiever feedback te geven op uw werk. Hiermee kunt u inspirerende feedback geven met één tool.
Kies een abonnement om de vele functies en voordelen van Dropbox voor feedback te ontdekken en andere aspecten van uw workflow te verbeteren.
Veelgestelde vragen over het geven van feedback
Begin met het benadrukken van de positieve kanten van iemands werk, wat hij of zij goed deed, en benoem vervolgens de verbeterpunten. Het belangrijkste is dat je de feedback in evenwicht brengt. Probeer dingen te zeggen als: "Een manier om dit nog beter te maken..." of "Heb je er al eens over nagedacht om dit te proberen?" Zo blijft het gesprek constructief en voelt het niet kritisch aan.
Wees specifiek. Vermijd vage opmerkingen als ‘Hier moet aan gewerkt worden’ en geef duidelijke voorbeelden van wat er verbeterd kan worden en hoe. Als u bijvoorbeeld zegt: "De gegevens zouden duidelijker gepresenteerd kunnen worden, probeer eens een grafiek te gebruiken", krijgt u een concrete manier om actie te ondernemen op de feedback en ziet u precies wat u van hen vraagt te verbeteren.
Communicatie op afstand kan soms afstandelijk of onpersoonlijk aanvoelen. Overweeg videogesprekken of schermdeling om in real-time feedback te geven, wat interactiever is. Geef schriftelijke feedback een vervolg met een kort video- of spraakbericht. Zo geef je de feedback een persoonlijk tintje als je de ander niet kunt ontmoeten, bijvoorbeeld wanneer je in verschillende tijdzones werkt. Duidelijkheid is ook van groot belang. Zorg er dus voor dat u gedetailleerde suggesties doet om misverstanden te voorkomen.
Professionele hulpmiddelen zoals Dropbox bieden taakbeheerfuncties en veilige cloudopslag om het proces te stroomlijnen. Dit betekent dat je eenvoudig feedback kunt documenteren, de voortgang kunt volgen en efficiënter kunt samenwerken. Hulpmiddelen waarmee je aantekeningen kunt maken bij video's of ontwerpen, zoals Dropbox Replay, kunnen mensen ook helpen feedback beter te begrijpen.
