Je tijd beter beheren
Tijdbeheer klinkt misschien als een soort microbeheer, en we weten allemaal dat dat niet voor elke bedrijfscultuur goed is. Maar de kans grijpen om je eigen tijdbeheer te verfijnen kan een groot verschil maken voor je productiviteit, motivatie en welzijn. Bovendien zijn er zoveel apps en programma's voor tijdbeheer beschikbaar (vaak naadloos geïntegreerd in Dropbox) dat het makkelijker is dan je zou denken.
Hoe kan ik het timemanagement verbeteren?
Zelfs als je zo'n type bent dat nooit iets uitstelt, kan een beetje tijdbeheer je nog steeds helpen om het meeste uit je dag te halen. Voordat je naar tijdschema's en agenda's gaat kijken, zijn er nog enkele tips voor tijdbeheer om te overwegen:
Mindfulness
Slecht timemanagement leidt tot veel stress, maar dat geldt ook voor te hoge eisen aan jezelf stellen of gewoon te veel doen. Een beetje mindfulness op het werk kan je echt helpen om je persoonlijke gewoontes en de manier waarop je met situaties omgaat, beter te begrijpen. Wanneer je taken verdeelt over de dag, denk dan na over de balans tussen werk en privé en de uren waarop je het meest productief bent.Zorg ook dat je voldoende pauzes neemt om een burn-out te voorkomen.
Teambeheer
Tijdmanagement is voor iedereen persoonlijk, maar je zult versteld staan van wat een beetje teamspirit kan bereiken. Voordat je effectieve timemanagementtechnieken gaat opleggen, moet je ervoor zorgen dat je de gewoonten, sterke en zwakke punten van je team kent. Door je team te leren kennen via een face-to-face of virtueel teambuildingproject, kun je individuele doelen beter op elkaar afstemmen. SMART-doelen kunnen hierbij helpen. Het heeft immers geen zin om een timemanagementtechniek te hanteren als je niets zinvols hebt om mee te werken. Nadat je je doelen hebt gesteld, kun je een werkrooster opstellen dat niet alleen voor jou werkt, maar ook het beste uit je hele team haalt.
Bereid je voor op tegenslagen
Dit zou voor elke werkplek moeten gelden, of er nu wel of geen tijdmanagement is. Dingen gaan niet altijd volgens plan. Verwacht niet dat een beetje timemanagement wonderen doet. Natuurlijk kan het zijn dat je je kritieke pad sneller passeert dan je dacht, maar dat betekent niet dat er geen dingen fout kunnen gaan of dat het langer kan duren dan verwacht. Een aantal van de succesvolste bedrijven ter wereld kweken een cultuur van falen en de unieke leerervaringen die dit teweegbrengt. Voor elk bedrijf is het van essentieel belang om tijd vrij te maken om na te denken over hoe processen verbeterd kunnen worden. Hierdoor bespaar je in de toekomst ongetwijfeld tijd.
Wat zijn de beste apps voor timemanagement?
Van een eenvoudige takenlijst tot een volwaardige app: er zijn talloze softwareoplossingen voor tijdbeheer en andere hulpmiddelen waarmee je de controle over je tijd kunt krijgen. Deze tracking-apps kunnen je helpen de tijd van je dag beter in te delen, ongeacht of je ze op een Android- of iOS-apparaat gebruikt.
Toggl
Tijdregistratie is een belangrijk onderdeel van tijdmanagement. Hiermee krijg je beter inzicht in je gewoonten en de eisen die je dagelijkse taken stellen. Met deze informatie kun je een perfect rooster opstellen waarin je voldoende tijd inplant voor je taken. Het is echter makkelijker gezegd dan gedaan om die informatie te vinden. Daarom is het goed dat Toggl dit voor je doet. Deze productiviteitsapp functioneert niet alleen als een persoonlijke tijdregistratie- en urenstaat, maar kan ook helpen bij projectmanagement en budgettoewijzing.
Remember the Milk
Een slimmere takenlijst: Remember the Milk werkt samen met andere apps, zoals je e-mailinbox, om een beknopte takenlijst voor je dag te maken. Deelbare lijsten en automatische herinneringen zorgen ervoor dat je op koers blijft om je dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse doelen te bereiken. Herinneringen zijn niet alleen pushmeldingen die je eenvoudig kunt negeren. je kunt ervoor kiezen om ze te laten versturen als e-mail, sms, tweet of zelfs als een chatbericht via Skype.
Forest
De timemanagement-app Forest speelt in op de principes van flow, creativiteit en focus en helpt je tijd vrij te maken om je te richten op belangrijke taken. Wanneer je aan een taak begint, plant je een boom in de app. Hoe langer je je concentreert, hoe groter de boom wordt, totdat je uiteindelijk een heel klein bos hebt. Het is een nieuwe en leuke manier om op het goede pad te blijven en jezelf wat meer verantwoordelijkheid te geven, ook al is dat alleen maar via een virtuele heg.
Welke tools voor timemanagement kan ik gebruiken?
Als je leiding geeft aan een heel team, heb je niet zoveel aan een eenvoudige app voor timemanagement. Als je moeite hebt om je teamleden op schema te houden met deadlines en taken, kan het tijd zijn om te investeren in volwaardige software voor timemanagement. Waar je rekening mee moet houden als je al deze extra's voor jezelf of je team wilt gaan gebruiken, is dat niet alle tools voor timemanagement als zodanig worden bestempeld.
Zo kunt u met Slack bijvoorbeeld kostbare minuten besparen die u anders kwijt zou zijn aan het e-mailen of fysiek opzoeken van een collega, maar u zou het niet als een hulpmiddel voor tijdmanagement beschouwen. Denk daarom outside the box, accepteer de tijdverspillers die uw dag opslokken en bedenk wat u moet doen om ze op te lossen.
Timemanagement met Dropbox-integraties
Van veilige bestandsopslag tot eenvoudige samenwerking: Dropbox helpt je je werk te stroomlijnen en organiseren. Of je nu al je bestanden netjes organiseert in gedeelde mappen of Dropbox Paper gebruikt als takenbeheerder, Dropbox helpt je bij het organiseren van het werk en de tijd van je teamleden. En met app-integraties waarmee je je tijd optimaal kunt benutten, zorgt Dropbox voor betere samenwerkingen, snellere doorlooptijden en efficiëntere organisatie.
Dit zijn een paar programma's die naadloos samenwerken met Dropbox op zowel Windows als Mac, zodat je tijd kunt besparen en beheren.
Slack/Zoom
Met instant messaging kun je waardevolle minuten gedurende de dag besparen. Maar belangrijker nog, de wetenschap dat iemand die je nodig hebt met één klik bereikbaar is, is zeer stimulerend en heeft een positief effect, vooral voor nieuwe medewerkers. Dankzij deze realtime gesprekken kan er snel over onderwerpen worden gediscussieerd en kan werk in een persoonlijkere en informele setting worden besproken. Als je binnen Dropbox werkt, kun je direct vanuit je Dropbox Paper-document een Zoom-vergadering of Slack-gesprek starten. Je hoeft dan niet meer tussen platforms te wisselen. Door je materiaal en gesprekken op één plek te bewaren, kun je je beter concentreren en de flow erin houden. Zo verloopt de samenwerking soepel, zelfs als teams gescheiden zijn.
Monday/Trello/Asana
Deze hulpmiddelen fungeren als een takenlijst voor het hele team en helpen iedereen een duidelijk overzicht te krijgen van niet alleen hun eigen taken, maar ook van die van de andere teamleden. Dit kan het verantwoordingsgevoel vergroten, een sterker gevoel van doelgerichtheid en motivatie creëren en een echte focusbooster zijn. Met hulpmiddelen voor project- en tijdbeheer kan iedereen op één plek zien wat er gedaan moet worden, vooral wanneer deze hulpmiddelen synchroon werken. Zo wordt Monday naadloos gekoppeld aan je Dropbox-documenten, direct vanuit je workflow, en kun je elk Dropbox-bestand koppelen aan een Trello-kaart. Asana integreert ook moeiteloos met Dropbox: voeg gewoon een Dropbox-bestand toe aan je project en het wordt automatisch bijgewerkt op beide kanalen.
Hoe georganiseerd je ook denkt te zijn, het kan nooit kwaad om er nog meer bovenop te zitten en dankzij Dropbox kan je hele team naar de perfecte workflow toewerken.
