Udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej jest kluczowe dla rozwoju osobistego, współpracy zespołowej i sukcesu organizacji. Pomaga wprowadzać ulepszenia i pielęgnować pozytywną kulturę pracy. Ale jak przekazać dobrą informację zwrotną? Dzięki Dropboxowi przekazywanie opinii jest łatwe.
Konstruktywne opinie sprawiają, że współpraca jest lepsza dla wszystkich. Istnieje większe prawdopodobieństwo, że zainspirujesz lepsze wyniki pracy, zapewniając cenne opinie. Pamiętaj o tych wskazówkach, korzystając z funkcji Dropbox, aby udzielać wartościowych informacji zwrotnych przy każdej okazji.
Pamiętaj, że skuteczna lub konstruktywna informacja zwrotna nie zawsze jest informacją pozytywną. Możesz skorzystać z tych wskazówek, aby przekazywać negatywne opinie członkom zespołu, formułować konstruktywną krytykę i przeprowadzać uczciwe oceny wyników pracy swoich bezpośrednich podwładnych.
Wskazówki dotyczące udzielania skuteczniejszej informacji zwrotnej
Bez względu na to, jaki rodzaj opinii chcesz przekazać, wypróbuj poniższe rozwiązania, aby uzyskać lepsze rezultaty:
1. Bądź precyzyjny i podawaj wykonalne sugestie
Wszyscy otrzymaliśmy niejasne informacje zwrotne. „Dobra robota” lub „Wymaga poprawy” nie są określeniami konstruktywnej pomocy. Szczegółowość zwiększa przejrzystość, pomaga odbiorcy wprowadzać znaczące zmiany i dostarcza praktycznych informacji zwrotnych, które dana osoba może wykorzystać do rozwoju.
Wyobraź sobie, że czytasz recenzję filmu. Jeśli jest napisane po prostu „Niesamowite!” lub „Straszne!” bez dalszych wyjaśnień nie będzie to zbyt pomocne w podjęciu decyzji, czy chcesz obejrzeć ten film, czy nie. Potrzebujesz bardziej przydatnych informacji zwrotnych, aby zdecydować, jakie zachowania przyjąć, i potrzebujesz ich również od członków swojego zespołu.
Precyzyjna informacja zwrotna wskazuje obszary wymagające poprawy, a jednocześnie pomaga osobie dokładnie wiedzieć, na czym musi się skupić. Dzięki temu jasna i możliwa do wdrożenia informacja zwrotna ułatwia jej wprowadzanie zmian. Różnica jest subtelna, ale znacząca.
Na przykład zamiast mówić coś w stylu: „Twoje umiejętności prezentacyjne wymagają poprawy”, zaproponuj zalecenia w rodzaju: „Spróbuj użyć większej ilości elementów wizualnych w swojej prezentacji, aby utrzymać zainteresowanie publiczności” lub „Poćwicz tempo, aby utrzymać zainteresowanie publiczności”.
Widzisz różnicę? Jeden z nich przedstawia mgliste pojęcie (umiejętności prezentacyjne są słabe), podczas gdy drugi daje jasny kierunek (wyjaśniając,dlaczego umiejętności są słabe). Konkretność jest podstawą skutecznego przekazywania informacji zwrotnej i zwiększania zaangażowania pracowników.
2. Wykorzystaj narzędzia do recenzji wideo
Udzielanie opinii na temat prac twórczych jest dużym wyzwaniem. W tym miejscu z pomocą przychodzą rejestratory ekranu oraz narzędzia do przeglądania materiałów wideo, obrazów i nagrań audio, takie jak Dropbox Replay. Dzięki Replay przekazywanie opinii staje się łatwiejsze i bardziej interaktywne — niezależnie od tego, czy są to komentarze pozytywne, czy inne.
Dzięki narzędziom do omawiania nagrań wideo możesz recenzować prace z pomocą materiałów wizualnych. Możesz także dodawać adnotacje i komentarze tam, gdzie są potrzebne — na przykład w dokumencie, prezentacji, czy nawet podczas omawiania filmu. Dzięki temu Replay idealnie nadaje się dla twórców.
Funkcja Replay umożliwia również dodawanie informacji zwrotnych dotyczących poszczególnych klatek w projekcie kreatywnym, co zapewnia maksymalną wydajność i precyzję w trakcie procesu, który może być niezwykle powolny.
Dzięki temu możesz uniknąć długich wyjaśnień w wiadomościach e-mail i dodawać precyzyjne adnotacje, komentarze, znaczniki itp. bezpośrednio w treści, co zwiększa jej przejrzystość i użyteczność.
Wypróbuj Replay, aby przekazywać opinie i recenzje dotyczące pracy twórczej i występów lub skorzystaj z nagrań ekranu, aby nagrać ogólny materiał (lub wysłać wiadomość) kilkoma kliknięciami ze swojego konta Dropbox.
3. Informacje zwrotne dotyczące zachowań, a nie osobowości
Udzielaj bezpośrednich informacji zwrotnych na temat konkretnych zachowań lub działań, zamiast oceniać charakter danej osoby. Skup się na tym, co ktoś robi, a nie na tym, kim jest — to klucz do konstruktywnej informacji zwrotnej i jedna z najważniejszych umiejętności przywódczych niezbędnych do jej udzielania.
Zwrócenie uwagi na konkretne zachowanie, nawyk lub tendencję sprzyja konstruktywnemu dialogowi i pozwala uniknąć personalistycznej krytyki, co gwarantuje, że cechy osobowości nie zostaną zakwestionowane.
Na przykład nie mów, że ktoś jest niezorganizowany, przekaż raczej informacje zwrotne na temat obserwowanych zachowań, na przykład: „Zauważyłem pewne problemy w harmonogramie Twojego projektu — ustalmy jaśniejsze terminy”. Ta druga jest użyteczną informacją zwrotną, pierwsza jest atakiem ad personam.
Skupienie się na działaniach lub zachowaniach sprawia również, że wprowadzenie zmian jest o wiele łatwiejsze — ponieważ ktoś dokładnie wie, o jakim działaniu mówisz! Dzięki tego typu informacjom zwrotnym dajesz im plan działania, dzięki któremu będą mogli się rozwijać i stać się wydajnymi członkami zespołu.
Poniżej znajdziesz kilka przykładów dobrych i złych opinii:
Dobre przykłady informacji zwrotnych
„Zauważyłem, że podczas spotkania kilka razy przerwałeś. Następnym razem postarajmy się dać każdemu możliwość wyrażenia swojej opinii.”
Koncentruje się na zachowaniu (przerywaniu) i oferuje jasną metodę jego zmiany (pozwalając innym na wniesienie wkładu).
„Zauważyłem, że ostatnio nie dotrzymałeś kilku terminów. Omówmy, co może być przyczyną opóźnień i jak możemy dostosować Twój harmonogram, aby wszystko szło zgodnie z planem.
Podejście to zapewnia konstruktywną informację zwrotną — uznaje problem, nie obarczając nikogo winą, i proponuje wspólne znalezienie rozwiązania.
Przykłady złych opinii
„Nie jesteś graczem zespołowym.”
Wygląda to na atak na czyjąś osobowość i nie daje żadnego kontekstu do wprowadzenia zmian. To negatywna informacja zwrotna przekazana w sposób niekonstruktywny.
„Często się spóźniasz i nie przejmujesz się terminami.”
Brzmi to bardzo osobiście i sugeruje, że ktoś ma złe intencje, co może sprawić, że odbiorca poczuje się defensywnie.
Niektórzy ludzie nie lubią otrzymywać informacji zwrotnych. Jednak mając na celu wskazanie praktycznej ścieżki prowadzącej do poprawy, możesz pomóc im poczuć się bardziej komfortowo i zachęcić ich do pozytywnej reakcji. Dzięki temu pozostają otwarte drzwi do komunikacji. To droga dwukierunkowa!
4. Zachowaj poufność informacji zwrotnych dotyczących wyników
Ocena wyników pracy może być momentem szczególnej wrażliwości dla osoby podlegającej ocenie. Dlatego niezwykle ważne jest utrzymanie zaufania poprzez stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym można dzielić się konstruktywnymi uwagami. W Dropboxie funkcje takie jak ochrona hasłem i uprawnienia dostępu do plików pomagają budować zaufanie między menedżerami i ich bezpośrednimi podwładnymi. Ograniczając dostęp, możesz mieć pewność, że dokumenty z opiniami będą widoczne tylko dla odpowiednich osób.
Możesz na przykład ustawić uprawnienia ograniczające dostęp do dokumentów oceny wydajności, tak aby mogli je przeglądać tylko menedżerowie lub pracownicy działu HR. Ochrona hasłem dodaje kolejną warstwę zabezpieczeń — dzięki temu, jeśli plik zostanie przypadkowo udostępniony, pozostanie poufny. Dropbox może chronić poufne informacje i budować poczucie zaufania — ludzie wiedzą, że ich recenzje są traktowane z należytą starannością.
Dzięki tak wszechstronnym funkcjom prywatności jest to świetny przykład wykorzystania Dropboxa do zarządzania opiniami w szerszym zespole, a także indywidualnymi recenzjami.
Użyj swojego konta Dropbox, aby utworzyć lub utrzymać profesjonalny, bezpieczny i godny zaufania proces przesyłania opinii.
5. Najpierw pozytywne, potem negatywne, potem pozytywne
To stary trik stosowany w każdej delikatnej dyskusji. Celem jest złagodzenie skutków krytyki i zwiększenie motywacji osoby otrzymującej informację zwrotną do jej poprawienia.
Zacznij od pozytywnego wzmocnienia i uznania mocnych stron, co nada przyjazny ton rozmowie i zbuduje zaufanie. Mowa ciała również może to wzmacniać.
Dodaj trochę konstruktywnego feedbacku, a udzielisz im potrzebnych wskazówek, nie dając im przy tym odczuć, że są w błędzie. Na koniec jeszcze jeden pozytywny akcent i bum – dana osoba rozumie, że wierzysz w jej umiejętności i jest chętna do wprowadzenia zmian.
Zobaczmy, jak to może wyglądać w rozmowie na konkretnych przykładach:
Pozytywny
„Świetnie wykonałeś ten projekt. Włożyłeś w to wiele wysiłku, a twoje umiejętności przywódcze są silne.”
Daje im to sygnał, że ich ciężka praca została zauważona i doceniona.
Negatywny
„Zauważyłem, że niektóre terminy nie zostały dotrzymane, co wydłużyło cały harmonogram. Przyjrzyjmy się sposobom na usprawnienie zarządzania czasem w ramach kolejnego projektu.”
Dzięki temu otrzymują konstruktywną, bezosobową informację zwrotną, która może być podjęta w praktyce.
Pozytywny
„Jestem przekonany, że będziesz się dalej rozwijał w zarządzaniu tymi projektami. Jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebował pomocy, chętnie pomogę.
Dzięki temu możesz zakończyć spotkanie z większą pozytywnością i wsparciem.
Ludzie często opisują to podejście jako kanapkę z informacją zwrotną. Konstruktywna informacja zwrotna stanowi cenne uzupełnienie, dodane między dwa pozytywne komentarze, aby ułatwić ich zaakceptowanie.
6. Bezpieczne przechowywanie i udostępnianie dokumentów z opiniami
Korzystaj z bezpiecznego przechowywania dokumentów, aby przechowywać i porządkować poufne pliki, takie jak formularze opinii pracowników, oceny wyników pracy, szablony i inne poufne pliki.
Dzięki temu wszystko będzie dostępne i bezpieczne. Ułatwia to również przestrzeganie standardów zgodności, które często są wymogiem prawnym, więc nie musisz się o nic martwić.
Przechowywanie opinii o wynikach pracy na koncie Dropbox oznacza również, że nie musisz się martwić o utratę ważnych plików lub narażenie bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, gdzie i kiedy uzyskujesz do nich dostęp. Dowiedz się więcej o tym, jak działa udostępnianie plików w Dropbox.
Dropbox wykorzystuje światowej klasy zabezpieczenia w chmurze, aby chronić dokumenty z opiniami i ułatwiać budowanie zaufania w zespole. Jeśli ludzie wiedzą, że ich dane są traktowane ostrożnie, chętniej zaangażują się w proces przekazywania opinii.
Prześlij najważniejsze dokumenty na konto Dropbox, aby móc je bezpiecznie przechowywać i udostępniać, nie ograniczając przy tym dostępności.
7. Udzielaj informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym
Niezwłocznie udzielaj informacji zwrotnej po zaobserwowaniu pozytywnego lub negatywnego wystąpienia lub zachowania. Dzięki temu możesz zająć się wszelkimi problemami na bieżąco i natychmiast skorygować kurs. Zbyt długie czekanie po zaobserwowaniu czegoś — niezależnie od tego, czy jest to dobrze wykonana praca, czy obszar wymagający poprawy — może osłabić siłę oddziaływania.
Natychmiastowa informacja zwrotna sprzyja zwinności i ciągłemu uczeniu się — wskazując pracownikowi lepszy kierunek, gdy projekt lub zadanie jest jeszcze świeżo w jego pamięci. Informacja zwrotna przekazywana na bieżąco sprawia, że jest ona bardziej istotna, możliwa do podjęcia i ma szansę prowadzić do ulepszeń.
Na przykład, jeśli kolega świetnie poradzi sobie z edycją wideo na potrzeby prezentacji, odpowiedni komentarz może nie tylko zwiększyć jego pewność siebie, ale także wzmocnić to zachowanie. Tego typu bieżące docenianie motywuje ich do dalszego rozwijania tych kompetencji.
Informacje zwrotne w czasie rzeczywistym są również przydatne, gdy coś wymaga udoskonalenia. Na przykład, jeśli ktoś pominął jakiś szczegół w raporcie, poinformowanie go o tym w odpowiednim czasie pozwoli mu podjąć kolejne kroki w celu natychmiastowego rozwiązania problemu — zanim sytuacja eskaluje lub wpłynie na projekt.
Uczynienie przekazywania informacji zwrotnej naturalną częścią dnia pracy pomaga stworzyć stały przepływ konstruktywnych uwag, dzięki którym ludzie pozostają na właściwej drodze, doskonalą się i czują się wspierani. Skorzystaj z naszych wskazówek, aby lepiej przekazywać i odbierać informacje zwrotne na temat wyników pracy.
Skuteczne przekazywanie informacji zwrotnej nie tylko pomaga w osiąganiu dobrych wyników, ale także zwiększa zaangażowanie pracowników i może mieć decydujący wpływ na rozwój wysoko wykwalifikowanych osób.
Jakościowa informacja zwrotna jest również ważna dla utrzymania pracowników, gdyż sprawia, że chcą oni zostać i doskonalić się — zamiast odchodzić i sprawdzać, czy gdzie indziej poradzą sobie lepiej.
Udzielaj skuteczniejszych informacji zwrotnych dzięki Dropbox
Zastosuj te wskazówki i wykorzystaj możliwości Dropboxa, aby skuteczniej przekazywać informacje zwrotne w swojej pracy. Dzięki temu możesz przekazywać inspirujące opinie za pomocą jednego narzędzia.
Wybierz plan, aby odkryć liczne funkcje i korzyści płynące z używania Dropboxa do zbierania opinii i usprawniania innych aspektów swojego przepływu pracy.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące przekazywania opinii
Zacznij od podkreślenia pozytywnych stron czyjejś pracy — tego, co zrobił dobrze — a następnie wskaż obszary wymagające poprawy. Kluczem jest zrównoważenie sprzężenia zwrotnego. Spróbuj powiedzieć coś takiego, jak: „Jak to jeszcze ulepszyć…” lub „Czy myślałeś o tym, żeby spróbować?” Dzięki temu rozmowa pozostaje konstruktywna i nie nabiera charakteru krytycznego.
Bądź konkretny. Unikaj niejasnych komentarzy w stylu „To wymaga pracy” i podawaj jasne przykłady tego, co można poprawić — i w jaki sposób. Na przykład stwierdzenie: „Dane można przedstawić bardziej przejrzyście, spróbuj użyć wykresu” to konkretny sposób na podjęcie działań na podstawie opinii i dokładne określenie tego, o co prosisz, aby poprawili.
Komunikacja na odległość może czasami sprawiać wrażenie odległej i bezosobowej. Rozważ przeprowadzenie rozmów wideo lub udostępnianie ekranu, aby przekazywać opinie w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie jest bardziej interaktywne. Jeśli nie możecie się spotkać — np. w związku z pracą w różnych strefach czasowych — po otrzymaniu pisemnej opinii wyślij krótką wiadomość wideo lub głosową, aby nadać rozmowie osobisty charakter. Jasność jest również kluczowa, dlatego upewnij się, że przedstawiasz szczegółowe sugestie, aby uniknąć nieporozumień.
Profesjonalne narzędzia, takie jak Dropbox, oferują funkcje zarządzania zadaniami i bezpieczne przechowywanie danych w chmurze, co pomaga usprawnić proces. Oznacza to, że możesz łatwo dokumentować opinie, śledzić postępy i współpracować wydajniej. Narzędzia umożliwiające dodawanie adnotacji do filmów lub projektów, takie jak Dropbox Replay, również mogą pomóc ludziom lepiej zrozumieć opinie zwrotne.
Poznaj powiązane zasoby
Korzystanie z podpisów elektronicznych w Twojej organizacji – od czego zacząć
Skorzystaj z platformy podpisów elektronicznych, aby wdrażać nowych pracowników, finalizować transakcje i oszczędzać czas poświęcany na czynności prawne. Dowiedz się, jak zacząć korzystać z podpisów elektronicznych w swojej organizacji.
