Fornecer opiniões construtivas é vital para o desenvolvimento pessoal, a colaboração em equipe e o sucesso organizacional. Isso ajuda a impulsionar a melhoria e promove uma cultura de trabalho positiva. Mas como dar boas opiniões? Com o Dropbox, dar opiniões é fácil.
Opiniões construtivas tornam o trabalho em equipe melhor para todos. É mais provável que você inspire um melhor desempenho fornecendo opiniões eficazes. Ao usar os recursos do Dropbox, tenha essas dicas em mente para garantir que você aproveite todas as oportunidades de entrega.
Lembre-se de que opiniões eficazes ou construtivas não são necessariamente opiniões positivas. Você pode usar essas dicas para dar opiniões negativas aos membros da equipe, fazer críticas construtivas e conduzir avaliações de desempenho honestas para seus subordinados diretos.
Dicas para fornecer opiniões mais eficazes
Independentemente do tipo de opinião que você precise fornecer, tente o seguinte para obter melhores resultados:
1. Seja preciso e ofereça sugestões práticas.
Todos nós já recebemos opiniões vagas. “Bom trabalho” ou “Precisa melhorar” não são suficientes para uma ajuda construtiva. A especificidade aumenta a clareza, ajuda o destinatário a fazer mudanças significativas e fornece opiniões práticas que a pessoa pode usar para crescer.
Imagine que você está lendo uma crítica de cinema. Se simplesmente disser “Incrível!” ou “Péssimo!” Sem mais detalhes, não será de muita ajuda para determinar se você quer ou não assistir ao filme. Você precisa de opiniões mais úteis para decidir qual comportamento adotar. O mesmo vale para sua equipe.
Opiniões precisas apontam áreas que precisam ser aprimoradas, ao mesmo tempo que ajudam a pessoa a saber exatamente no que focar - portanto, opiniões claras e práticas facilitam a implementação dessas mudanças. A diferença é sutil, mas impactante.
Por exemplo, em vez de dizer algo como "Suas habilidades de apresentação precisam ser aprimoradas", ofereça recomendações como "Tente usar mais recursos visuais em sua apresentação para manter o público engajado" ou "Pratique o ritmo para manter o interesse do público".
Consegue ver a diferença? Uma delas oferece uma ideia vaga (as habilidades de apresentação são fracas), enquanto a outra dá uma direção clara (explicando por que as habilidades são fracas). A especificidade é um elemento fundamental para fornecer opiniões eficazes e aumentar o engajamento dos funcionários.
2. Utilize ferramentas de revisão de vídeo
Dar opiniões sobre trabalhos criativos é um grande desafio. É aí que entram em cena os gravadores de tela ou ferramentas de revisão de vídeo, imagem e áudio, como o Dropbox Replay. O Replay torna o fornecimento de opiniões mais fácil e interativo, seja para comentários positivos ou negativos.
Com ferramentas de revisão em vídeo, você pode guiar alguém visualmente pelo trabalho dela. Você também pode adicionar anotações e comentários onde forem necessários - seja em um documento, uma apresentação ou mesmo ao revisar vídeos. Isso torna o Replay ideal para profissionais de criação.
O Replay também permite adicionar opiniões específicas em cada quadro do projeto criativo, para máxima eficiência e precisão durante o que pode ser um processo extremamente lento.
Isso permite evitar longas explicações por e-mail e fornecer anotações, comentários, marcações e muito mais, diretamente no conteúdo, aumentando a clareza e a utilidade.
Experimente o Replay para dar opiniões e fazer avaliações sobre trabalhos criativos e desempenho, ou use gravações de tela para fazer uma gravação geral (ou enviar uma mensagem) com apenas alguns cliques a partir da sua conta do Dropbox.
3. Opiniões sobre comportamentos, não sobre personalidades
Forneça opiniões diretas sobre ações ou comportamentos específicos, em vez de julgar o caráter de uma pessoa. Concentre-se no que a pessoa faz, e não em quem ela é - essa é a chave para opiniões construtivas e uma das principais habilidades de liderança necessárias para oferecê-las.
Destacar um comportamento, hábito ou tendência específica promove um diálogo construtivo e evita críticas personalizadas, garantindo que traços de personalidade não sejam atacados.
Por exemplo, não diga que alguém é desorganizado, forneça opiniões sobre comportamentos observáveis, como "Notei alguns problemas no cronograma do seu projeto - vamos estabelecer prazos mais claros". Esta última é uma opinião útil, a primeira é um ataque ad hominem.
Focar em ações ou comportamentos também torna muito mais fácil para alguém fazer uma mudança, porque essa pessoa sabe exatamente a qual ação você está se referindo! Com esse tipo de opinião, você está oferecendo a eles um roteiro para melhorar e se tornarem membros de equipe de alto desempenho.
Veja abaixo alguns exemplos de opiniões positivas e negativas:
Bons exemplos de opiniões
“Notei durante a reunião que você interrompeu algumas vezes. Vamos tentar dar espaço para a opinião de todos na próxima vez”.
Este método centra-se no comportamento (interromper) e oferece uma forma clara de o alterar (permitindo que outros contribuam).
“Notei que você perdeu alguns prazos recentemente. Vamos discutir o que pode estar causando atrasos e como podemos ajustar seu cronograma para que ele permaneça dentro do prazo”.
Essa abordagem fornece opiniões construtivas - reconhece o problema sem atribuir culpa e oferece a possibilidade de encontrar uma solução em conjunto.
Exemplos de opiniões negativas
“Você não sabe trabalhar em equipe”.
Isso parece um ataque à reputação de alguém e não oferece nenhum contexto para melhoria. São opiniões negativas transmitidas de maneira não construtiva.
“Você se atrasa com frequência e parece não se importar com prazos.”
Isso soa pessoal e pressupõe uma intenção maliciosa, o que poderia fazer com que o destinatário se sentisse na defensiva.
Algumas pessoas não gostam de ouvir opiniões. Mas, com o objetivo de fornecer um caminho prático para a melhoria, você pode ajudá-los a se sentirem mais à vontade e incentivar uma reação positiva. Isso também mantém a porta aberta para a comunicação. É uma via de mão dupla!
4. Mantenha as opiniões confidenciais sobre desempenho em sigilo
As avaliações de desempenho podem ser um momento particularmente vulnerável para a pessoa avaliada. É crucial, portanto, manter a confiança, criando um ambiente seguro para que as opiniões construtivas sejam compartilhadas e recebidas. Com o Dropbox, recursos como proteção por senha e permissões de arquivos ajudam a construir confiança entre gerentes e suas equipes. Ao restringir o acesso, você pode garantir que os documentos de opiniões sejam visíveis apenas para as pessoas relevantes.
Por exemplo, você pode definir permissões que limitem o acesso aos documentos de avaliação de desempenho, permitindo que apenas gerentes ou funcionários de RH os visualizem. A proteção por senha adiciona mais uma camada de segurança - assim, se um arquivo for compartilhado por acidente, ele permanecerá confidencial. O Dropbox pode manter informações confidenciais em segurança e promover um sentimento de confiança, pois as pessoas sabem que suas avaliações são tratadas com cuidado.
Com recursos de privacidade tão versáteis à sua disposição, este é um ótimo exemplo de como usar o Dropbox para gerenciar opiniões em uma equipe maior, bem como avaliações individuais.
Utilize sua conta do Dropbox para criar ou manter um processo de opiniões profissional, seguro e confiável.
5. Positivo, negativo, positivo novamente
Este é um truque antigo para qualquer tipo de discussão delicada. O objetivo é suavizar o impacto de qualquer crítica e ajudar a pessoa que recebe a opinião a se sentir mais motivada a corrigir o problema.
Comece com reforço positivo ou reconhecimento dos pontos fortes, o que estabelece um tom amigável e gera confiança. A linguagem corporal também pode ajudar a reforçar isso.
Inclua opiniões construtivas e você fornecerá a orientação necessária sem fazê-los sentir que estão errados. Outro ponto positivo no final e pronto - a pessoa entende que você acredita nas habilidades dela e se sente ansiosa para fazer a mudança.
Vejamos como isso se traduziria em uma conversa, com alguns exemplos específicos:
Positivo
Você fez um ótimo trabalho neste projeto. Você se esforçou muito e suas habilidades de liderança são excelentes”.
Isso demonstra que o trabalho árduo da pessoa foi notado e valorizado.
Negativo
"Notei que alguns prazos não foram cumpridos, o que prolongou o cronograma geral". Vamos analisar maneiras de melhorar a gestão do tempo para o próximo projeto”.
Isso lhes proporciona uma opinião prática, construtiva e impessoal.
Positivo
“Tenho certeza de que você continuará a crescer na gestão desses projetos. Se precisar de apoio, terei imenso prazer em ajudar”.
Isso permite que você finalize com positividade e suporte.
As pessoas costumam descrever essa abordagem como opiniões em sanduíche. A opinião construtiva servida como o recheio, intercalada entre dois comentários positivos para facilitar a aceitação.
6. Armazene e compartilhe documentos de opiniões com segurança
Utilize armazenamento seguro de documentos para guardar e organizar arquivos sensíveis, como formulários de opiniões sobre funcionários, avaliações de desempenho, modelos e outros arquivos confidenciais.
Isso permite que você mantenha tudo acessível e seguro. Isso também facilita o cumprimento das normas, que muitas vezes são uma exigência legal - então você não precisa se preocupar.
Armazenar suas opiniões de desempenho na conta do Dropbox também significa evitar preocupações com a perda de arquivos importantes ou com a segurança. Isso acontece independentemente de onde e quando você acessar esses recursos. Saiba mais sobre como funciona o compartilhamento de arquivos no Dropbox.
O Dropbox utiliza segurança na nuvem de classe mundial para proteger documentos de opiniões e facilitar a promoção da confiança dentro da equipe. Se as pessoas souberem que os dados são tratados com cuidado, é mais provável que participem do processo de opiniões.
Faça o upload dos seus documentos mais importantes para a sua conta do Dropbox, para que possa armazená-los e compartilhá-los com segurança, sem comprometer a acessibilidade.
7. Forneça opiniões em tempo real
Forneça opiniões imediatamente após observar um desempenho/comportamento positivo ou negativo. Isso permite que você resolva quaisquer problemas enquanto eles ainda estão frescos na memória, possibilitando correções de rumo imediatas. Esperar muito tempo depois de observar algo - seja um trabalho bem feito ou uma área que precisa de melhorias - pode diminuir o impacto.
A opinião instantânea promove agilidade e aprendizado contínuo, orientando a pessoa em uma direção melhor enquanto um projeto ou tarefa ainda está fresco em sua mente. A opinião dada em tempo hábil garante maior relevância e aplicabilidade, e tem maior chance de levar a melhorias.
Por exemplo, se um colega se destaca na edição de vídeo para uma apresentação, um comentário oportuno pode não apenas aumentar sua confiança, mas também reforçar esse comportamento. Esse reconhecimento em tempo real incentiva a continuar desenvolvendo essas competências.
Opiniões em tempo real também são úteis quando algo precisa ser melhorado. Por exemplo, se alguém deixou passar um detalhe em um relatório, avisá-lo em tempo hábil dá a ele a oportunidade de corrigir o problema imediatamente, antes que ele se agrave ou impacte o projeto.
Incorporar opiniões como parte natural do dia de trabalho ajuda a criar um fluxo constante de contribuições construtivas, o que auxilia as pessoas a se manterem focadas, a melhorarem e a se sentirem apoiadas. Use nossas dicas para melhorar a experiência de dar e receber opiniões sobre desempenho.
Fornecer opiniões eficazes não só ajuda a alcançar resultados, como também impulsiona o engajamento dos funcionários e pode ser um aspecto formativo no desenvolvimento de indivíduos altamente qualificados.
Opiniões qualificadas também são importantes para reter funcionários, pois faz com queiram permanecer na empresa e melhorar, em vez de sair e buscar outra colocação profissional.
Forneça opiniões mais eficazes com o Dropbox.
Aplique essas dicas e aproveite os recursos do Dropbox para fornecer opiniões de modo mais eficaz no trabalho. Isso pode te ajudar a fornecer opiniões inspiradoras em uma só ferramenta.
Escolha um plano para explorar os diversos recursos e benefícios de usar o Dropbox para obter opiniões e aprimorar outros aspectos do seu fluxo de trabalho.
Perguntas frequentes sobre como fornecer opiniões
Comece destacando os pontos positivos do trabalho da pessoa - o que ela fez de bom - e depois apresente as áreas a melhorar. O segredo é equilibrar as opiniões. Experimente dizer coisas como: "uma forma de melhorar ainda mais isso..." ou "já pensou em tentar desse modo?" Isso mantém a conversa construtiva e evita que ela soe crítica.
Seja específico. Evite comentários vagos como "Isso precisa melhorar" e ofereça exemplos claros do que pode ser aprimorado - e como fazer. Por exemplo, dizer "Os dados poderiam ser apresentados de modo mais claro, tente usar um gráfico" oferece uma maneira concreta de agir com base na opinião e indica exatamente o que você pretende.
A comunicação remota às vezes pode parecer distante ou impessoal. Considere chamadas de vídeo ou compartilhamento de tela para dar opiniões em tempo real de modo mais interativo. Complemente as opiniões escritas com um breve vídeo ou mensagem de voz para adicionar um toque pessoal, caso não seja possível se encontrar pessoalmente - por exemplo, quando se trabalha em fusos horários diferentes. A clareza também é crucial, portanto, forneça sugestões detalhadas para evitar mal-entendidos.
Ferramentas profissionais como o Dropbox oferecem recursos de gerenciamento de tarefas e armazenamento seguro na nuvem para ajudar a agilizar o processo. Isso significa que você pode documentar opiniões com facilidade, acompanhar o progresso e colaborar de maneira mais eficiente. Ferramentas que permitem fazer anotações em vídeos ou designs, como o Dropbox Replay, também podem ajudar as pessoas a entender melhor a opinião.
