Gerenciando melhor o seu tempo
O gerenciamento de tempo pode soar como uma porta de entrada para o microgerenciamento, e todos sabem que isso não é bom para nenhuma cultura corporativa. Mas aproveitar a oportunidade para aperfeiçoar seu próprio gerenciamento de tempo pode fazer toda a diferença para sua produtividade, motivação e bem-estar. Além disso, com tantos aplicativos e programas de gerenciamento de tempo prontamente disponíveis, muitos deles se integrando perfeitamente ao Dropbox, isso é mais fácil do que você imagina.
Como posso melhorar o gerenciamento de tempo?
Mesmo que você seja o tipo de pessoa que nunca entra no modo de procrastinação, um pouco de gerenciamento de tempo ainda pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu dia. Antes de começar a analisar horários e calendários, existem algumas dicas de gerenciamento de tempo a considerar:
Atenção plena
A má gestão do tempo leva a altos níveis de estresse, assim como esperar muito de si mesmo ou simplesmente fazer demais. Um pouco de atenção plena no trabalho pode realmente ajudar você a entender seus hábitos pessoais e a maneira como você aborda as situações. Ao distribuir tarefas ao longo do dia, pense no equilíbrio entre vida pessoal e profissional e nos horários em que você sabe que é mais produtivo, além de dar tempo suficiente para fazer pausas para atenuar o esgotamento.
Gerenciamento de equipe
A gestão do tempo é algo pessoal para cada indivíduo, mas você ficará surpreso com o que um pouco de espírito de equipe pode alcançar. Antes de impor o que você considera técnicas eficazes de gerenciamento de tempo, certifique-se de conhecer os hábitos, pontos fortes e fracos da sua equipe. Conhecer sua equipe por meio de formação de equipe presencial ou virtual ajuda a alinhar objetivos individuais. Metas SMART podem ajudar aqui, afinal, não adianta adotar uma técnica de gerenciamento de tempo se você não tem nada significativo para fazer. Depois de definir metas, você pode criar um cronograma de trabalho que não só funcione para você, mas que também estimule o melhor de toda a sua equipe.
Prepare-se para contratempos
Isso deveria ser verdade para todos os locais de trabalho, com ou sem gerenciamento de tempo. As coisas nem sempre saem conforme o planejado. Não espere que um pouco de gerenciamento de tempo faça milagres. Claro, você pode acabar percorrendo seu caminho crítico mais rápido do que imaginava, mas isso não significa que as coisas não darão errado ou levarão mais tempo do que o esperado. Algumas das empresas mais bem-sucedidas do mundo promovem uma cultura de fracasso e o aprendizado único que isso desencadeia. Reservar um tempo para refletir sobre como os processos podem ser melhorados é vital para qualquer empresa e inevitavelmente economizará tempo no futuro.
Quais são os melhores aplicativos de gerenciamento de tempo?
Da humilde lista de tarefas até um aplicativo completo, há muitas soluções de software de gerenciamento de tempo e outras ferramentas para ajudar você a assumir o controle do seu tempo. Não importa se você os executa em um dispositivo Android ou iOS, esses aplicativos de rastreamento podem ajudar você a começar a organizar o tempo do seu dia de forma um pouco mais eficaz.
Toggl
O controle de tempo é uma parte fundamental do gerenciamento de tempo, permitindo que você entenda melhor seus hábitos e a demanda de suas tarefas diárias. Com essas informações, você pode criar um cronograma perfeito que reserve tempo suficiente para suas tarefas. Obter essas informações é mais fácil na teoria do que na prática, então é bom que o Toggl facilite isso. Além de funcionar como um rastreador de tempo pessoal e planilha de horas, este aplicativo de produtividade também pode ajudar no gerenciamento de projetos e na alocação de orçamento.
Remember the Milk
Uma lista de tarefas mais inteligente: o Remember the Milk funciona com outros aplicativos, como sua caixa de entrada de e-mail, para criar uma lista de tarefas sucinta para o seu dia. Listas compartilháveis e lembretes automáticos manterão você no caminho certo para atingir suas metas diárias, semanais ou mensais. Os lembretes não são apenas notificações push que você pode ignorar facilmente. Você pode optar por recebê-los por e-mail, mensagem de texto, tweet ou até mesmo uma mensagem instantânea pelo Skype.
Forest
Aproveitando a ideia de fluxo, criatividade e foco, o aplicativo de gerenciamento de tempo Forest permite que você reserve um tempo para realizar tarefas importantes. Quando você começa uma tarefa, você planta uma árvore no aplicativo. Quanto mais você se concentra, maior a árvore cresce, até que você finalmente tem uma pequena floresta inteira. É uma maneira nova e divertida de se manter no caminho certo, acrescentando um pouco mais de responsabilidade, mesmo que seja apenas por meio de uma cerca virtual.
Que ferramentas de gerenciamento de tempo posso usar?
Quando você está gerenciando uma equipe inteira, um aplicativo simples não vai resolver suas necessidades de gerenciamento de tempo. Se você está se empenhando para manter os membros da equipe no caminho certo com prazos e tarefas, talvez seja hora de investir em um software de gerenciamento de tempo completo. Uma coisa a ter em mente quando começar a equipar você ou sua equipe com todos esses extras, é que nem todas as ferramentas de gerenciamento de tempo são rotuladas como tal.
Por exemplo, o Slack pode ajudar você a poupar os preciosos minutos que levaria para enviar e-mails ou encontrar um colega de trabalho, mas não é tido como uma ferramenta de gestão do tempo. Então, pense de forma inusitada, aceite o fato de que algumas ferramentas desperdiçam tempo e consomem seu dia, e decida o que é necessário para resolver isso.
Gerenciamento de tempo com integrações do Dropbox
Desde armazenamento de arquivos seguro até uma colaboração mais fácil, o Dropbox ajuda você a simplificar e organizar sua rotina de trabalho. Não importa se você está organizando todos os seus arquivos imaculadamente em pastas compartilhadas ou usando o Dropbox Paper como gerenciador de tarefas, o Dropbox pode ajudar a organizar o trabalho e o tempo dos membros da sua equipe. E com integrações de aplicativos que permitem que você aproveite ao máximo seu tempo, o Dropbox proporciona melhores colaborações, tempos de resposta mais rápidos e uma organização mais eficiente.
Aqui estão apenas alguns dos aplicativos que funcionam perfeitamente com o Dropbox no Windows e no Mac para ajudá-lo a economizar e gerenciar seu tempo.
Slack/Zoom
Mensagens instantâneas podem ajudar você a economizar minutos vitais ao longo do dia. Mais do que isso, saber que qualquer pessoa com quem você precisa entrar em contato está a apenas um clique de distância é muito capacitador e tem um efeito positivo, especialmente para novos funcionários. Essas conversas em tempo real permitem que o assunto seja abordado rapidamente e fornecem um ambiente mais pessoal e informal para a discussão do trabalho. Trabalhando dentro do Dropbox, você pode iniciar uma reunião do Zoom ou uma conversa no Slack diretamente do seu documento do Dropbox Paper e eliminar a necessidade de alternar entre plataformas. Ter seu conteúdo e conversas reunidos em um só lugar pode ajudar você a manter o foco e o fluxo, tornando a colaboração perfeita mesmo quando as equipes estão separadas.
Monday/Trello/Asana
Como uma lista de tarefas para toda a equipe, essas ferramentas podem ajudar todos a terem uma visão clara não apenas de suas tarefas, mas também das de todos os outros. Isso pode ajudar a promover a responsabilidade, criar um senso mais forte de propósito e motivação, além de ser um verdadeiro impulsionador do foco. Ferramentas de gerenciamento de projetos e tempo podem ajudar todos a ver o que precisa ser feito em um só lugar, especialmente quando essas ferramentas estão trabalhando em sincronia. Por exemplo, o Monday vincula-se perfeitamente aos seus documentos do Dropbox diretamente do seu fluxo de trabalho, enquanto você pode pegar qualquer arquivo do Dropbox e anexá-lo a um cartão do Trello. O Asana também funciona em integração fácil com o Dropbox: basta anexar um arquivo do Dropbox ao seu projeto e ele será atualizado automaticamente em ambos os canais.
Não importa o quão organizado você pensa ser, não há mal nenhum em ter ainda mais o controle e, com o Dropbox do seu lado, toda a equipe pode trabalhar rumo ao fluxo de trabalho perfeito.
