Предоставление конструктивной обратной связи имеет жизненно важное значение для личностного развития, командного взаимодействия и организационного успеха. Это способствует улучшению ситуации и формированию позитивной корпоративной культуры. Но как обеспечить качественную обратную связь? С Dropbox оставлять отзывы легко.
Конструктивные отзывы делают совместную работу более эффективной для всех. Продуманная обратная связь вдохновляет сотрудников на продуктивную работу. Придерживайтесь этих советов при использовании функций Dropbox, чтобы предоставлять качественные отзывы при каждой возможности.
Помните, что эффективная или конструктивная обратная связь не обязательно является положительной. Вы можете использовать эти советы, чтобы давать негативную обратную связь членам команды, высказывать конструктивную критику и проводить честную оценку работы своих непосредственных подчиненных.
Советы по предоставлению более эффективной обратной связи
Какой бы тип обратной связи вам ни требовалось предоставить, попробуйте сделать следующее для достижения наилучших результатов:
1. Будьте точны и давайте практические предложения.
Мы все получили расплывчатые отзывы. «Хорошая работа» или «Требуется улучшение» не являются конструктивной помощью. Конкретность повышает ясность, помогает получателю вносить значимые изменения и обеспечивает полезную обратную связь, которую человек может использовать для своего развития.
Представьте, что вы читаете рецензию на фильм. Если там просто написано «Потрясающе!» или «Ужасно!» Без дополнительных пояснений это не поможет вам решить, хотите ли вы смотреть фильм или нет. Вам, как и членам вашей команды, нужна более полезная обратная связь, чтобы решить, какое поведение следует применять.
Точность обратной связи указывает на области, требующие улучшения, и одновременно помогает человеку точно знать, на чем ему нужно сосредоточиться. Поэтому ясная и действенная обратная связь облегчает ему внесение этих изменений. Разница едва заметная, но существенная.
Например, вместо того, чтобы говорить что-то вроде «Ваши навыки презентации нуждаются в улучшении», предложите рекомендации вроде «Попробуйте использовать больше визуальных эффектов в своей презентации, чтобы удерживать внимание аудитории» или «Попрактикуйтесь в темпе, чтобы удерживать интерес аудитории».
Видите разницу? Один из них дает смутное представление (слабые навыки презентации), а другой дает четкое направление (объясняет,почему слабые навыки). Конкретность — это основа предоставления эффективной обратной связи и повышения вовлеченности сотрудников.
2. Используйте инструменты для просмотра видео
Давать отзывы на творческую работу — непростая задача. Положитесь на программы для записи экрана или инструменты для рецензирования видео, изображений и аудио, такие как Dropbox Replay. Функция Replay упрощает предоставление отзывов и делает их более интерактивными — будь то положительные комментарии или критика.
С помощью инструментов рецензирования видео вы можете наглядно разобрать чью-то работу. Вы также можете добавлять примечания и комментарии там, где это необходимо — в документе, презентации или даже при просмотре видео. Поэтому Replay идеально подходит для творческих рабочих групп.
Функция воспроизведения также позволяет добавлять обратную связь по каждому кадру в творческий проект для максимальной эффективности и точности в этом кропотливом и медленном процессе.
Это позволяет вам избегать длинных объяснений в электронной почте и предоставлять точные аннотации, комментарии, пометки и многое другое непосредственно в контенте, что повышает ясность и полезность.
Попробуйте Replay, чтобы оставлять отзывы и рецензии на творческую работу, или всего за несколько кликов включите запись экрана, которую затем можно будет отправить в сообщении, в аккаунте Dropbox.
3. Обратная связь по поведению, а не по личностям
Прямая обратная связь по конкретному поведению или действиям, а не вынесение суждений о характере человека. Сосредоточьтесь на том, что делает человек, а не на том, кто он есть, — это ключ к конструктивной обратной связи и один из главных навыков лидера, который вам необходимо иметь, чтобы ее дать.
Выделение определенного поведения, привычки или тенденции способствует конструктивному диалогу и позволяет избежать персонализированной критики, гарантируя, что черты личности не будут подвергаться нападкам.
Например, не говорите, что кто-то неорганизован, а давайте дадим обратную связь по наблюдаемому поведению, например: «Я заметил некоторые проблемы в вашем графике проекта — давайте установим более четкие сроки». Последнее — полезная обратная связь, первое — нападение ad hominem.
Сосредоточение внимания на действиях или поведении также значительно облегчает человеку задачу внесения изменений, поскольку он точно знает, о каком действии идет речь! Благодаря такой обратной связи вы даете им план действий по совершенствованию и превращению в высокопроизводительных членов команды.
Ниже приведены несколько примеров хороших и плохих отзывов:
Примеры хороших отзывов
«Я заметил, что во время встречи вы несколько раз перебивали. Давайте постараемся в следующий раз дать возможность каждому высказаться».
Это позволяет сосредоточиться на поведении (прерывании) и предлагает четкий способ его изменить (позволяя другим внести свой вклад).
«Я заметил, что вы недавно пропустили пару сроков. Давайте обсудим, что может быть причиной задержек и как мы можем скорректировать ваш график, чтобы не сбиться с пути.
Такой подход обеспечивает конструктивную обратную связь: он признает проблему, не возлагая вину, и предлагает вместе найти решение.
Примеры плохих отзывов
«Ты не командный игрок».
Это похоже на нападение на чью-то репутацию и не дает никакого контекста для улучшения. Это негативная обратная связь, выраженная неконструктивным образом.
«Вы часто опаздываете и, похоже, вас не волнуют сроки».
Это звучит как что-то личное и предполагает наличие злого умысла, что может вызвать у получателя защитную реакцию.
Некоторые люди не любят получать обратную связь. Но, предлагая им действенный путь к улучшению, вы можете помочь им почувствовать себя более комфортно и поощрить положительную реакцию. Это также сохраняет возможность общения. Это улица с двусторонним движением!
4. Сохраняйте конфиденциальную информацию об эффективности работы в тайне.
Оценка эффективности работы может стать стрессом для сотрудника, поэтому так важно укреплять доверие и создавать безопасную среду для обмена конструктивными отзывами. Такие функции Dropbox, как защита паролем и разрешения на доступ к файлам, помогают выстроить доверие между руководителями и их непосредственными подчиненными. Ограничив доступ, вы можете гарантировать, что документы с отзывами будут видны только соответствующим людям.
Например, вы можете установить разрешения, ограничивающие доступ к документам оценки эффективности работы, позволяя просматривать их только менеджерам или сотрудникам отдела кадров. Защита паролем добавляет еще один уровень безопасности — даже если файл был передан кому-то случайно, он останется конфиденциальным. Dropbox может обеспечить безопасность конфиденциальной информации и укрепить чувство доверия, поскольку люди знают, что с их отзывами обращаются с осторожностью.
Благодаря таким универсальным функциям обеспечения конфиденциальности это отличный пример использования Dropbox для управления отзывами в целой команде, а также индивидуальными отзывами.
Используйте свою учетную запись Dropbox для создания или поддержания профессионального, безопасного и надежного процесса обратной связи.
5. Положительный, затем отрицательный, затем положительный
Это старый прием для любого типа деликатного обсуждения. Цель состоит в том, чтобы смягчить удар любой критики и помочь человеку, получающему обратную связь, почувствовать себя более мотивированным исправить ситуацию.
Начните с позитивного подкрепления или признания сильных сторон, что задает дружеский тон и устанавливает доверие. Язык тела также может помочь в этом.
Добавьте немного конструктивной обратной связи, и вы дадите им необходимые рекомендации, не создавая у них ощущения, что они неправы. Еще один позитив в конце, и бац — человек понимает, что вы верите в его способности, и испытывает желание что-то изменить.
Давайте посмотрим, как это может выглядеть в разговоре, на конкретных примерах:
Положительный
«Вы проделали отличную работу над этим проектом. Вы вкладываете в это много усилий, и у вас сильные лидерские качества».
Это показывает им, что их упорный труд замечен и оценен по достоинству.
Отрицательно
«Я заметил, что некоторые сроки были сорваны, из-за чего общий график работ увеличился. Давайте рассмотрим, как можно улучшить управление временем для следующего проекта».
Это дает им действенную, конструктивную и неличностную обратную связь.
Положительный
«Я уверен, что вы продолжите совершенствоваться в управлении этими проектами. Если вам когда-нибудь понадобится помощь, я буду рад помочь.
Это позволит вам завершить разговор с еще большим позитивом и поддержкой.
Люди часто описывают этот подход как «сэндвич с обратной связью». Конструктивная обратная связь служит ценным наполнением, расположенным между двумя положительными комментариями, чтобы ее было легче принять.
6. Безопасное хранение и обмен отзывами
Используйте безопасное хранилище документов для хранения и организации конфиденциальных файлов, таких как формы отзывов сотрудников, оценки эффективности работы, шаблоны и другие конфиденциальные файлы.
Это позволяет вам сохранять все данные доступными и безопасными. Это также облегчает соблюдение стандартов соответствия, которые часто являются юридическими требованиями, так что вам не о чем беспокоиться.
Когда отзывы о работе сохраняются в аккаунте Dropbox, вы не беспокоитесь, что можете потерять важные файлы или кто-то просмотрит их. Они защищены и доступны для вас в любое время и в любом месте. Узнайте больше о том, как работает обмен файлами в Dropbox.
Dropbox использует облачную безопасность мирового класса для защиты документов с отзывами и укрепления доверия внутри рабочей группы. Если люди знают, что с их информацией обращаются бережно, они с большей готовностью участвуют в процессе обратной связи.
Загрузите самые важные документы в свой аккаунт Dropbox, чтобы безопасно хранить их и делиться ими без ущерба для доступности.
7. Предоставляйте обратную связь в режиме реального времени
Незамедлительно предоставляйте обратную связь после наблюдения за положительными или отрицательными результатами работы или поведением. Это позволяет вам решать любые проблемы, пока они свежие, и немедленно корректировать курс. Слишком долгое ожидание после того, как вы что-то заметили — будь то хорошо выполненная работа или область, требующая улучшения, — может ослабить эффект.
Мгновенная обратная связь способствует гибкости и непрерывному обучению, направляя человека в правильном направлении, пока проект или задача еще свежи в его памяти. Обратная связь, полученная в данный момент, гарантирует, что она будет более актуальной, применимой на практике и с большой вероятностью приведет к улучшению.
Например, если коллега успешно справляется с заданием по монтажу видео для презентации, своевременный комментарий может не только повысить его уверенность в себе, но и закрепить такое поведение. Такое признание в режиме реального времени мотивирует их продолжать развивать эти компетенции.
Обратная связь в режиме реального времени также полезна, когда что-то нуждается в улучшении. Например, если кто-то пропустил какую-то деталь в отчете, своевременное уведомление об этом даст ему возможность немедленно исправить ситуацию — до того, как проблема перейдет в более серьезную стадию или повлияет на проект.
Сделав обратную связь естественной частью рабочего дня, вы создадите постоянный поток конструктивных идей, которые помогут людям не сбиться с пути, совершенствоваться и чувствовать поддержку. Воспользуйтесь нашими советами, чтобы улучшить процесс предоставления и получения отзывов о своей работе.
Предоставление эффективной обратной связи не только способствует достижению результатов, но и повышает вовлеченность сотрудников и может стать формирующим фактором в развитии высококвалифицированных специалистов.
Качественная обратная связь также важна для удержания сотрудников, поскольку она стимулирует людей к тому, чтобы остаться и совершенствоваться, а не уходить и смотреть, не справятся ли они лучше в другом месте.
Обеспечьте более эффективную обратную связь с помощью Dropbox
Применяйте эти советы и используйте возможности Dropbox для более эффективной доставки отзывов в вашей работе. Это поможет вам предоставить вдохновляющую обратную связь с помощью одного инструмента.
Выберите тарифный план, чтобы изучить многочисленные функции и преимущества использования Dropbox для обратной связи и улучшения других аспектов вашего рабочего процесса.
Часто задаваемые вопросы о предоставлении отзывов
Начните с подчеркивания положительных сторон чьей-либо работы — того, что он сделал хорошо, — а затем укажите области, требующие улучшения. Главное — сбалансировать обратную связь. Попробуйте сказать что-то вроде: «Один из способов сделать это еще лучше…» или «Вы не думали о том, чтобы попробовать это?» Это сохраняет конструктивный характер разговора и позволяет избежать ощущения критики.
Будьте конкретны. Избегайте расплывчатых комментариев вроде «Это нужно доработать» и предлагайте четкие примеры того, что и как можно улучшить. Например, фраза «Данные можно представить более наглядно, попробуйте использовать график» дает конкретный способ реагирования на отзыв и указывает, что именно вы просите улучшить.
Удаленное общение иногда может казаться отстраненным или безличным. Рассмотрите возможность видеозвонков или демонстрации экрана для предоставления обратной связи в режиме реального времени, что более интерактивно. Если у вас нет возможности встретиться лично, например, при работе в разных часовых поясах, дополните письменный отзыв коротким видео- или голосовым сообщением, чтобы добавить индивидуальности. Ясность также имеет решающее значение, поэтому обязательно предлагайте подробные предложения, чтобы избежать недопонимания.
Профессиональные инструменты, такие как Dropbox, предоставляют функции управления задачами и безопасное облачное хранилище для оптимизации процесса. Это означает, что вы можете легко документировать отзывы, отслеживать прогресс и эффективнее сотрудничать друг с другом. Инструменты, позволяющие добавлять примечания к видео или проектам, такие как Dropbox Replay, помогают сотрудникам понимать отзывы.
