Вы наверняка узнаете тот момент, когда проект начинает шататься. Запуск был четким, а бриф казался надежным, но спустя несколько дней кто-то спрашивает, какой файл актуален, куда отправлять отзывы и работает ли агентство с теми же материалами, что и внутренняя рабочая группа.
Именно так на практике выглядит слабая совместная работа над проектом — и обычно это проблема систем.
Совместная работа над Проектом — это то, как люди, рабочие группы и заинтересованные стороны планируют работу, обмениваются файлами, просматривают изменения и продвигают проект вперед. Когда все работает как надо, передача задач проходит гладко, и каждый видит, что будет дальше. Когда это не так, возникают дублирование работы, пропущенные обновления и медленные согласования.
К счастью, для повышения эффективности совместной работы над проектами не всегда требуется полностью пересматривать процесс. Несколько практичных привычек помогут упростить поиск, проверку и завершение работы. В этом руководстве мы расскажем о проверенных стратегиях, которые помогут вашей рабочей группе более слаженно работать над проектами.
Работаете ли вы в одном отделе или в нескольких, если вы хотите сразу же применить эти стратегии на практике —попробуйте Dropbox или изучите функции совместной работы с содержимым, чтобы увидеть, как общие файлы, отзывы и управление версиями легко хранятся в одном безопасном месте.
Как выглядит эффективная совместная работа над проектом
В идеале совместная работа над проектами должна быть простой. Ваша рабочая группа должна знать:
- Новый дом для ваших рабочих документов
- Кто отвечает за следующий шаг
- Эти отзывы (полученные или оставленные) остаются привязанными к файлу
- Что внешние партнеры могут получить необходимое — без предоставления доступа ко всему
Большинству рабочих групп не нужно больше встреч: исследование, приведенное в Harvard Business Review, показывает, что 70 % всех встреч мешают сотрудникам работать, — как не нужно и больше инструментов.
Для эффективной работы рабочие группы нужен общий подход, охватывающий несколько ключевых аспектов:
- Единое хранилище для файлов, брифов и обновлений
- Четкие роли и пути согласования
- Предсказуемая структура папок
- Простые правила управления версиями
- Безопасные способы работы с внешними рабочими группами
Правильно освоив эти основы, вам будет намного проще работать над проектами совместно, не теряя время на административные задачи.
10 проверенных стратегий для эффективной совместной работы над проектами
Вы можете развить эти основы с помощью эффективных стратегий совместной работы:
1. Создайте единое общее пространство для проекта
Каждому проекту необходим единый источник достоверной информации. Это означает, что бриф, график работы, рабочие файлы, заметки о встречах и готовые результаты должны храниться в одном общем месте, а не быть разбросанными по почтовым ящикам, папкам на рабочем столе и веткам чатов.
Когда люди знают, где искать в вашем облачном хранилище, они перестают запрашивать ссылки, дублировать файлы или принимать решения на основе устаревшей информации. Это большая победа для совместной работы.
2. Определите роли и ответственных за принятие решений в самом начале
Совместная работа над проектами становится хаотичной, когда владение не определено четко. Прежде чем работа наберет обороты, убедитесь, что рабочая группа знает, кто создает, проверяет или утверждает материалы, а кому просто нужен доступ к ним.
Это не должно быть сложным, поэтому всегда используйте инструмент с простыми правами доступа к файлам. Часто достаточно одного владельца на каждый результат, одного пути утверждения и одного места для документирования решений, чтобы устранить много путаницы.
3. Создайте структуру папок, понятную вашей рабочей группе без лишних вопросов
Хорошая структура папок должна быть понятной даже тому, кто присоединяется к проекту на полпути. Сохраняйте ее логичной, последовательной и основанной на том, как на самом деле движется работа.
Простая структура папок может выглядеть так:
- 01 Бриф и объем работ
- 02 Рабочие файлы
- 03 Рецензирование и согласование
- 04 Готовые результаты
- 05 Архив
Открыв папку, также полезно договориться о правилах именования. Используйте единый формат для дат, делайте имена информативными и не превращайте названия файлов в развернутые комментарии.
4. Используйте облачное хранилище для совместной работы рабочей группы, а не только для хранения
Можно ли использовать облачное хранилище для совместной работы в рабочей группе? Конечно же! Зачастую это самый простой способ, чтобы все работали с одним и тем же источником достоверных данных.
Общее облачное рабочее пространство обеспечивает рабочим группам доступ к актуальным файлам из любого места, что особенно полезно для маркетинговых рабочих групп, когда отделам, фрилансерам, агентствам или клиентам необходимо действовать согласованно.
Главное — рассматривать облачное хранилище как часть рабочего процесса, а не как свалку для файлов.
5. Определите, как вы будете управлять версиями до начала проверок
Хаос с версиями редко возникает из ниоткуда. Даже при благих намерениях в начале все может быстро выйти из-под контроля: кто-то скачивает файл для редактирования, кто-то другой сохраняет копию на всякий случай, и вдруг никто не знает, какая версия актуальна.
Несколько простых правил управления версиями принесут большую пользу:
- Храните один активный рабочий файл для каждого результата
- Разделяйте этапы работы, проверки и завершения
- По возможности используйте журнал версий вместо создания бесконечных копий
- Отведите итоговые файлы только для утвержденных результатов
Рабочим группам разработчиков рекомендуется хранить исходный код в Git и использовать запросы на включение изменений при внесении правок в код. Однако материалы проекта, не относящиеся к коду, — такие как брифы, макеты, примечания к обновлениям и документация для заинтересованных сторон — храните в общей рабочей области, доступной всем.
Для команд, работающих с большим количеством документов, например в маркетинге и творческих проектах, простые правила, такие как соглашения об именовании, помогают управлять версиями с самого начала. Подробнее об эффективных рекомендациях по контролю версий документов.
Такие инструменты, как Dropbox, позволяют легко просматривать и восстановить предыдущие версии, поэтому вы защищены на случай ошибок.
6. Храните отзывы вместе с файлом, а не в сторонних каналах
Один из самых быстрых способов замедлить проект — распределить отзывы по слишком многим местам. Комментарий в чате, заметка в электронном письме и устное изменение на встрече — всё это увеличивает вероятность недопонимания.
По возможности отзывы следует оставлять непосредственно в файле. Так проще увидеть, что изменилось, что еще не решено, а что уже обработано. Используйте такие функции, как комментарии и примечания, которые упрощают внесение отзывов и их просмотр всей рабочей группой.
7. Упростите просмотр обновлений
В процессе работы с отзывами помните, что не для каждого вопроса нужна встреча, и не каждое обновление уместно в чате.
Рабочие группы работают вместе эффективнее, когда решают, что и где должно находиться. Вот простое практическое правило:
- Используйте чат для быстрых уточнений
- Используйте общие документы для планов и решений
- Используйте комментарии к файлам для отзывов при проверке
- Используйте регулярные обновления для статуса, препятствий и следующих шагов
Это поддерживает непрерывность общения и избавляет людей от необходимости искать один ответ сразу в нескольких каналах.
8. Сделайте внешнее сотрудничество безопасным и простым
Работа с клиентами Dropbox, поставщиками, подрядчиками или партнерскими рабочими группами не должна открывать доступ ко всему сразу. Оптимальная настройка внешнего взаимодействия дает людям только то, что им нужно, — и ничего лишнего.
Начните с наименьшего практичного уровня доступа. Используйте доступ Только просматривать или комментарии, когда редактирование не требуется, храните внешние папки отдельно от внутренних рабочих материалов и удаляйте доступ по завершении Проекта. Чем проще следовать этому процессу, тем более согласованным он будет.
С помощью таких инструментов, как Dropbox, легко делиться папками или файлами с внешними клиентами Dropbox, а специализированные инструменты для пересылки файлов, например Dropbox Transfer, упрощают этот процесс для больших файлов.
9. Подключите инструменты, которыми ваша рабочая группа уже пользуется
Совместная работа рушится, когда люди тратят больше времени на переключение между инструментами, чем на саму работу. Это особенно верно для работающих удаленно сотрудников, где файлы, задания, комментарии и обновления статуса часто находятся в разных местах.
Для этого не нужна огромная универсальная платформа. Зачастую лучшее решение — использовать интеграции приложений, чтобы связать инструменты, которыми люди уже пользуются, и облегчить поиск файлов, задач и обсуждений проекта.
10. Улучшайте процесс после каждого проекта
Самые эффективные системы совместной работы не статичны. После запуска, передачи, кампании или важного этапа уделите 15 минут, чтобы разобраться, что замедляло работу рабочей группы.
Короткого ретроспективного анализа может быть достаточно, обсудите, например, следующее:
- Что было сложно найти?
- Где застряли отзывы?
- Какие согласования заняли слишком много времени?
- Что вызвало путаницу с версиями?
- Что должно стать новым значением по умолчанию в следующий раз?
Небольшие улучшения, применяемые постоянно, дают больше для совместной работы над проектом, чем масштабная перестройка процесса, которой никто не придерживается.
Как Dropbox помогает рабочим группам работать над проектами совместно
Dropbox помогает с теми аспектами совместной работы над проектом, которые обычно вызывают путаницу, например:
- Поиск нужных файлов
- Порядок в версиях
- Сбор отзывов
- Делитесь работой с нужными людьми.
Рабочие группы могут использовать:
- Общие папки и пространства рабочих групп— чтобы создать единое хранилище для содержимого проекта, где все работают в рамках одной структуры
- Журнал версий— помогает командам восстановить более ранние версии файлов, когда что-то меняется неожиданно
- Предпросмотр файлов, комментарии и примечания— позволяют сохранять отзывы привязанными к работе, что делает циклы проверки более понятными и удобными в управлении
Dropbox также упрощает совместную работу между рабочими группами и организациями благодаря разрешениям на доступ к файлам, общим ссылкам, паролям и другим настройкам, которые помогают делиться работой, не теряя контроля над ней.
Кроме того, Dropbox Paper помогает работать с планами, заметками о встречах и не только, а интеграции приложений для всех ваших любимых инструментов помогают сократить переключение между контекстами в рамках более широкого рабочего процесса.
Более эффективная совместная работа с Dropbox
Улучшение совместной работы над проектами заключается в устранении лишних препятствий. Дайте людям одно место для работы, четко определите владение, привяжите отзывы к файлу и обеспечьте структуру, которой люди могут доверять.
Именно так рабочие группы более эффективно работают над проектами вместе — и именно для этого создан Dropbox, поэтому, когда вы будете готовы воплотить эти привычки в жизнь, выберите тарифный план, чтобы начать.
Часто задаваемые вопросы
Да. Для многих команд облачное хранилище — это самый простой способ поддерживать файлы актуальными, доступными и организованными в разных местах. Оно работает лучше всего, когда у проекта есть четкая структура папок, общие правила доступа и единый согласованный источник достоверной информации.
Начните с одного рабочего файла, отделяйте рабочие файлы от итоговых материалов и используйте единые правила именования. Используйте журнал версий, чтобы восстановить предыдущие изменения, когда что-то идет не так, вместо создания бесконечных дубликатов файлов.
Предоставляйте наименьший необходимый уровень доступа. Используйте разрешения на файлы только для просмотра или доступ для комментирования при проверке, доступ для редактирования только при необходимости и храните внешние папки отдельно от внутренних рабочих материалов. Также полезно удалять или обновлять доступ по завершении проекта.
Организуйте папки в соответствии с жизненным циклом проекта. Обычно это означает отдельную папку для брифа, для рабочих файлов, для проверки, для итоговых материалов и для архива. Сохраняйте одинаковую структуру для всех проектов, чтобы не приходилось изучать ее заново.
Идеальной структуры не существует, но лучшая из них — предсказуемая. Новый участник рабочей группы должен без лишних вопросов догадаться, где хранится бриф, куда помещать текущую работу и где находятся утвержденные материалы.
