Безопасное облачное хранилище: что это такое и почему это важно для вашего Business

Безопасное облачное хранилище должно protect содержимое во время хранения, при перемещении между устройствами и при предоставлении общего доступа, не превращая повседневную работу в хождение по канату. Именно поэтому надежное и безопасное хранилище также включает практические средства управления и возможности восстановления файлов на случай, если что-то пойдет не так.

Когда ваши файлы содержат конфиденциальные договоры, бюджеты, планы по продуктам, данные пользователей или даже невыпущенные творческие материалы, небольшие риски могут иметь серьезные последствия: не та ссылка пересылается другим, файл перезаписывается, ноутбук теряется или к папке незаметно открывается более широкий доступ, чем кто-либо предполагал. 

Безопасное облачное хранилище должно помогать снижать риски, не прерывая рабочий процесс. Поэтому, если вам нужны защита и удобство в одном месте, ознакомьтесь с безопасным облачным хранилищем и выберите тарифный план Dropbox.

Что такое безопасное облачное хранилище для Business

На самом простом уровне безопасное облачное хранилище означает, что ваши файлы защищены при хранении, передаче и использовании. Длярабочих групп Business это обычно достигается с помощью таких функций, как:

• Надежное шифрование
• Понятные разрешения
• Безопасные способы предоставления доступа
• Средства управления для администраторов, которым нужно управлять доступом в рабочей группе

Это также означает, что вы можете видеть, что произошло с файлом, и восстановить его, если кто-то случайно удалит, отредактирует его или поделится им слишком широко. Вот как это выглядит на практике:

• Файлы надежно защищены везде— при хранении, отправке и предоставлении общего доступа
• Доступ предоставляется целенаправленно— поэтому просмотр, редактирование и скачивание доступны не всем без исключения
• Общий доступ защищен ограничениями— такими как Passwords, сроки действия и отзываемые ссылки
• Вы всегда узнаете, кто и что сделал— благодаря понятным событиям с файлами, если что-то пойдет не так
• Ошибки поправимы— благодаря журналу версий и восстановлению данных на случай, если что-то пойдет не так

Объем места может быть очень безопасным, когда эти уровни работают вместе. Это означает больше уверенности у участников рабочей группы, которым нужно делиться файлами, и меньше стресса в вопросах, связанных с соответствием требованиям.

Какова роль шифрования?

Защита файлов не ограничивается шифрованием — она также подразумевает наличие надлежащих средств контроля идентификации, настроек сеансов, параметров общего доступа и функций восстановления. 

Если файл отправлен не тем получателям, одно только шифрование не защитит его. А если вы не сможете восстановить файл после какого-либо инцидента, строгих настроек доступа также будет недостаточно.

Top security Essentials for Business cloud storage

Прежде чем списки функций впечатлят вас, убедитесь, что основы надежны. Если вы сравниваете варианты безопасных облачных хранилищ, начните с основ, которые влияют на ваши повседневные риски:

1. Шифрование при хранении и передаче: защищает файлы на серверах и во время перемещения данных между устройствами и облаком. Dropbox использует AES-256 для файлов при хранении и TLS/SSL для передачи данных, что позволяет командам хранить и перемещать данные с уверенностью.
2. Идентификация и управление доступом: обратите внимание на систему единого входа (SSO), многофакторную аутентификацию (MFA), настраиваемые уровни доступа и возможность ограничивать внешний доступ. Dropbox поддерживает SSO, предоставляет права на просмотр или редактирование, а также добавляет защиту паролем со сроками действия для общих ссылок.
3. Наглядность общего доступа и событий: администраторы могут просматривать события, создавать отчеты и видеть, как содержимое передается внутри рабочей группы и за ее пределами. Тарифные планы Dropbox Business позволяют создавать отчеты о событиях и общем доступе, в которых указывается, кто предоставил доступ к содержимому, а также многие другие сведения.
4. Восстановление и журнал версий: безопасность часто зависит и от того, что происходит после совершения ошибки. Dropbox позволяет восстанавливать удаленные файлы и возвращать предыдущие версии, а конкретный срок восстановления зависит от вашего тарифного плана — для клиентов Business сроки восстановления настраиваются.
5. Поддержка соответствия требованиям и понятная документация: если Ваши материалы находятся в регулируемой среде, Вам необходимы независимые сертификаты и документация на простом языке. Dropbox предоставляет пользователям Business обширную поддержку для соответствия самым строгим требованиям.

Этот список соответствует принципам нулевого доверия. Вместо того чтобы полагаться на широкий доступ на основе периметра, модель нулевого доверия сосредоточена на управлении разрешениями для отдельных пользователей, устройств и данных. 

При работе с облачным хранилищем подход с нулевым доверием гарантирует, что доступ к содержимому получают нужные люди, ограничивает доступные им действия и обеспечивает четкую историю событий.

Защита конфиденциальных файлов без замедления работы

Безопасность облачного хранения файлов для конфиденциальных данных зависит от типа файла, того, кто получит к нему доступ, и того, какие действия необходимо выполнить. Некоторые данные требуют более надежной защиты, к ним могут относиться:

• Файлы отдела кадров
• Юридические документы
• Личные клиентские материалы

Эти файлы более конфиденциальны, чем совместный черновик или план проекта. Выбор подходящего уровня безопасности для каждой ситуации упрощает защиту содержимого и доступ к нему.

Для большинства повседневного бизнес-содержимого оптимальным решением являются надежная базовая защита и практичное управление доступом, например:

• Шифрование и разрешения для файлов— для управления тем, кто может просматривать, редактировать или скачивать файлы
• Защита паролем, а также сроки действия общих ссылок
• SSO или MFA— для Protect аккаунтов несколькими уровнями безопасности
• Варианты восстановления файлов — с журналом версий на случай любых непредвиденных ситуаций

Такое сочетание сохраняет функции для совместной работы, такие как предпросмотр, поиск и удобный обмен файлами, при этом предоставляя администраторам реальный контроль.

Достаточно ли такой защиты для наиболее конфиденциальных файлов?

Для особо конфиденциального содержимого сквозное шифрование (E2EE) может добавить дополнительный уровень конфиденциальности. Dropbox поддерживает E2EE для папок в подходящих аккаунтах рабочих групп, где ключ есть только у участников.

Просто учитывайте компромисс. С зашифрованными папками вы получаете больше конфиденциальности, но можете потерять некоторые функции для совместной работы, а метаданные по-прежнему могут быть видны. 

Оптимальный подход обычно заключается в использовании сквозного шифрования для небольшого набора файлов, которым это действительно необходимо, а все остальное хранить в безопасном, но удобном для совместной работы рабочем процессе.

Выбор надежного поставщика облачного хранилища

Сужая список кандидатов, задайте четыре практических вопроса.

1. Какое содержимое вы защищаете?

Для файлов повседневной совместной работы требуется иная настройка, чем для конфиденциальных финансовых данных, юридических документов или конфиденциальной информации о пользователях. Соотносите уровень контроля с уровнем риска, а не исходите из того, что для каждого файла нужны одинаковые ограничения.

2. Какие средства управления встроены?

Прежде чем сравнивать ограничения по объему места и цены, убедитесь, что тарифный план включает действительно необходимые вам функции, такие как: 

• Шифрование
• Разрешения
• Passwords
• срок действия
• SSO или MFA
• Отчеты о событиях
• Запасной

Если для вас важно управление ключами, узнайте, как ключи создаются, хранятся, меняются и отзываются. Dropbox использует ‌Advanced управление ключом с уникальными ключами рабочих группами и обновляет ключи шифрования рабочих групп каждые 12 месяцев.

3. Что происходит, когда что-то идёт не так?

Удаленные файл, нежелательные редактирование, отключение сотрудников и потерянные устройство — распространенные ситуации. Dropbox позволяет администратор удаленно завершать веб-сеансы участники рабочей группы и выходить из их учетных записей на устройства, удаленно стирать файлы с устройства, когда они снова оказываются онлайн, а также восстанавливать удалить или измененные файлы с помощью функции восстановления и журнал версий.

4. Какие требования соответствия вам необходимо поддерживать?

Сертификаты помогают, но не менее важна и понятная документация. Если вам требуется поддержка GDPR, документация по HIPAA или подтверждение соответствия стандартам ISO и SOC, убедитесь, что эту информацию легко проверить, прежде чем принимать решение.

Обеспечьте безопасность облачного хранилища с Dropbox

Dropbox обеспечивает несколько уровней безопасности, поэтому конфиденциальная информация остаётся защищённой, не замедляя работу пользователей. Если что-то пойдет не так, вы легко сможете восстанавливать файлы и продолжить работу над проектами.

Ниже показан рабочий процесс, наглядно демонстрирующий, как выглядит этот многоуровневый подход:

• Защитите файл с помощью шифрования при хранении и передаче
• Управляйте доступом с помощью четких разрешений на просмотр и редактирование
• Добавьте защиту общего доступа с помощью Passwords и сроков действия
• Protect аккаунты с помощью SSO и MFA
• Сохраняйте контроль с помощью отслеживания событий и надзора администратора
• Быстрое восстановление с помощью журнала версий и восстановления файлов
• Используйте E2EE только тогда, когда это действительно необходимо для наиболее конфиденциального содержимого

Dropbox отвечает потребностям ИТ-рабочих групп, предоставляя подробную поддержку, — поэтому вам легко привести хранение файлов в соответствие со стандартами и нормативными требованиями. Благодаря этому вы можете двигаться вперед эффективно и безопасно.

Protect надежно защитите свое содержимое

Безопасное облачное хранилище должно Protect конфиденциальное содержимое, не превращаясь в узкое место. Начните с шифрования, разрешений, средств управления идентификацией и восстановления, а затем добавьте более строгие средства контроля конфиденциальности. 

Облачное хранилище Dropbox предоставляет более реалистичный способ обеспечить безопасность, сохраняя эффективность работы. Ознакомьтесь со всем спектром тарифных планов Dropbox Business и защитите свою компанию уже сегодня.