Att ge konstruktiv feedback är avgörande för personlig utveckling, teamsamarbete och organisatorisk framgång. Det bidrar till förbättringar och främjar en positiv arbetskultur. Men hur ger man feedback på ett bra sätt? Med Dropbox är det enkelt att ge feedback.
Konstruktiv feedback gör samarbetet bättre för alla. Det är mer troligt att du inspirerar till bättre prestationer genom att ge effektiv feedback. Tänk på dessa tips när du använder Dropbox-funktioner för att säkerställa att du levererar dem vid varje tillfälle.
Kom ihåg att effektiv feedback eller konstruktiv feedback inte nödvändigtvis är positiv feedback. Du kan använda dessa tips för att ge negativ feedback till teammedlemmar, ge konstruktiv kritik och genomföra ärliga prestationsbedömningar för dina direkta underordnade.
Tips för att ge mer effektiv feedback
Oavsett vilken typ av feedback du behöver ge, prova följande för bättre resultat:
1. Var precis och ge konkreta förslag
Vi har alla fått vag feedback. ”Bra jobbat” eller ”Behöver förbättras” räcker inte för konstruktiv hjälp. Specificitet ökar tydligheten, hjälper mottagaren att göra meningsfulla förändringar och ger handlingsbar feedback som en person kan använda för att utvecklas.
Tänk dig att du läser en filmrecension. Om det bara står ”Fantastiskt!” eller ”Fruktansvärt!” Utan ytterligare förklaring kommer det inte att vara till stor hjälp för att avgöra om du vill se filmen eller inte. Du behöver mer användbar feedback för att bestämma vilka beteenden du ska anta, och det behöver även dina teammedlemmar.
Precision i feedback pekar ut förbättringsområden samtidigt som den hjälper en person att veta exakt vad de behöver fokusera på – så tydlig och handlingsbar feedback gör det lättare för dem att göra dessa förändringar. Skillnaden är subtil men betydelsefull.
Till exempel, istället för att säga något i stil med "Dina presentationsfärdigheter behöver förbättras", ge rekommendationer som "Försök att använda mer visuellt material i din presentation för att hålla publiken engagerad" eller "Öva på tempot för att hålla publikens intresse".
Ser du skillnaden? Den ena ger en vag idé (presentationsförmågan är svag), medan den andra ger tydlig vägledning (förklarar varför färdigheterna är svaga). Specificitet är en central grund för att ge effektiv feedback och öka medarbetarengagemang.
2. Använd verktyg för videogranskning
Det är en stor utmaning att ge feedback på kreativt arbete. Det är här skärminspelare eller verktyg för video-, bild- och ljudgranskning som Dropbox Replay kommer in i bilden. Replay gör det enklare och mer interaktivt att ge feedback – oavsett om det gäller positiva kommentarer eller inte.
Med videogranskningsverktyg kan du guida någon genom deras arbete visuellt. Du kan också lägga till anteckningar och kommentarer där de behövs – oavsett om det är i ett dokument, en presentation eller till och med när du granskar en video. Detta gör Replay idealiskt för kreatörer.
Med Replay kan du också lägga till bildrutespecifik feedback i ett kreativt projekt, för största möjliga effektivitet och precision under vad som kan vara en mödosamt långsam process.
Detta gör att du kan undvika långa förklaringar i e-postmeddelanden och ge exakta anteckningar, kommentarer, markeringar med mera direkt på innehållet – vilket ökar tydligheten och användbarheten.
Prova Replay för att ge feedback och lämna omdömen på kreativt arbete och prestationer, eller använd skärminspelningar för att göra en allmän inspelning (eller skicka ett meddelande) med några få klick från ditt Dropbox-konto.
3. Feedback på beteenden, inte personligheter
Direkt feedback på specifika beteenden eller handlingar, snarare än att göra bedömningar om en persons karaktär. Fokusera på vad någon gör snarare än vem de är – detta är nyckeln till konstruktiv feedback och en av de viktigaste ledarskapsförmågorna du behöver för att ge den.
Att lyfta fram ett specifikt beteende, en vana eller en tendens främjar en konstruktiv dialog och undviker personlig kritik – vilket säkerställer att personlighetsdrag inte attackeras.
Säg till exempel inte att någon är oorganiserad, ge feedback på observerbara beteenden som "Jag har lagt märke till några problem i projektets tidslinje – låt oss sätta tydligare deadlines." Det senare är användbar feedback, det förra är en ad hominem-attack.
Att fokusera på handlingar eller beteenden gör det också mycket lättare för någon att göra en förändring – eftersom de vet exakt vilken handling du syftar på! Med den här typen av feedback ger du dem en färdplan för att förbättra sig och bli en högpresterande teammedlem.
Se några exempel på bra och dålig feedback nedan:
Bra exempel på feedback
"Jag märkte under mötet att du avbröt några gånger." Låt oss försöka ge utrymme för allas input nästa gång.”
Detta fokuserar på beteendet (avbrytande) och erbjuder ett tydligt sätt att förändra det (vilket gör det möjligt för andra att bidra).
"Jag har märkt att du har missat ett par deadlines nyligen." Låt oss diskutera vad som kan orsaka förseningar och hur vi kan justera ditt schema för att hålla dig på rätt spår.”
Denna metod ger konstruktiv feedback – den erkänner problemet utan att lägga skulden på någon och erbjuder sig att hitta en lösning tillsammans.
Exempel på dålig feedback
"Du är ingen lagspelare."
Det här känns som ett angrepp på någons karaktär och ger inget sammanhang för förbättring. Det är negativ feedback som levereras på ett icke-konstruktivt sätt.
"Du är ofta sen och verkar inte bry dig om deadlines."
Detta låter personligt och förutsätter en ond avsikt, vilket kan få mottagaren att känna sig defensiv.
Vissa människor gillar inte att få feedback. Men med målet att erbjuda en handlingsbar väg till förbättring kan du hjälpa dem att känna sig mer bekväma och uppmuntra en positiv reaktion. Detta håller också dörren öppen för kommunikation. Det är en tvåvägsgata!
4. Håll konfidentiell prestationsfeedback konfidentiell
Medarbetarsamtal kan vara ett särskilt sårbart ögonblick för den person som granskas. Det är därför avgörande att upprätthålla förtroendet genom att skapa en trygg miljö för att dela och ta emot konstruktiv feedback. Med Dropbox hjälper funktioner som lösenordsskydd och filbehörigheter till att bygga förtroende mellan chefer och deras direkta underordnade. Genom att begränsa åtkomsten kan du säkerställa att feedbackdokument endast är synliga för relevanta personer.
Du kan till exempel ange behörigheter som begränsar åtkomsten till dokument för prestationsbedömningar, så att endast chefer eller HR-personal kan se dem. Lösenordsskydd lägger till ytterligare ett säkerhetslager – så om en fil delas av misstag förblir den konfidentiell. Dropbox kan skydda känslig information och skapa förtroende – eftersom folk vet att deras recensioner hanteras med omsorg.
Med så mångsidiga sekretessfunktioner till ditt förfogande är detta ett utmärkt exempel på hur man använder Dropbox för att hantera feedback i ett större team – såväl som individuella recensioner.
Använd ditt Dropbox-konto för att skapa eller upprätthålla en professionell, säker och pålitlig feedbackprocess.
5. Positivt, sedan negativt – sedan positivt
Det här är ett gammalt knep för alla typer av känsliga diskussioner. Målet är att mildra kritikens verkan och hjälpa personen som får feedback att känna sig mer motiverad att korrigera den.
Börja med positiv förstärkning eller erkännande av styrkor, vilket sätter tonen på ett vänligt sätt och etablerar förtroende. Kroppsspråk kan också bidra till att förstärka detta.
Blanda in lite konstruktiv feedback så ger du dem den vägledning de behöver utan att få dem att känna att de har fel. Ytterligare ett positivt drag i slutet och pang – personen förstår att du tror på deras förmågor och känner dig ivrig att göra förändringen.
Låt oss se hur detta kan se ut i en konversation med några specifika exempel:
Positiv
"Du gjorde ett fantastiskt jobb med det här projektet." Du har lagt ner mycket arbete på det, och dina ledaregenskaper är starka.”
Detta visar att deras hårda arbete har uppmärksammats och uppskattats.
Negativ
”Jag märkte att vissa deadlines missades, vilket förlängde den totala tidsramen. Låt oss titta på hur vi kan förbättra tidshanteringen för nästa projekt.”
Detta ger dem handlingsbar, konstruktiv och icke-personlig feedback.
Positiv
"Jag är övertygad om att du kommer att fortsätta att utvecklas i att hantera dessa projekt." Om du någonsin behöver hjälp, så hjälper jag dig mer än gärna.”
Detta låter dig avsluta med ytterligare positivitet och stöd.
Folk beskriver ofta detta tillvägagångssätt som en feedback-sandwich. Den konstruktiva feedbacken fungerar som ett värdefullt utfyllnadsmedel, varvat mellan två positiva kommentarer för att göra den lättare att acceptera.
6. Lagra och dela feedbackdokument säkert
Använd säker dokumentlagring för att behålla och organisera känsliga filer som feedbackformulär för anställda, prestationsutvärderingar, mallar och andra konfidentiella filer.
Detta gör att du kan hålla allt tillgängligt och säkert. Det gör det också enklare att följa efterlevnadsstandarder, vilka ofta är ett lagkrav – så du behöver inte oroa dig.
När du lagrar din prestationsfeedback i ditt Dropbox-konto innebär detta också att du slipper oroa dig för att förlora viktiga filer eller kompromissa med säkerheten. Detta är fallet var och när du än använder dem. Läs mer om hur fildelning fungerar i Dropbox.
Dropbox använder molnsäkerhet i världsklass för att skydda feedbackdokument och göra det enklare att främja förtroende inom ett team. Om människor vet att deras information hanteras med varsamhet är det mer sannolikt att de engagerar sig i feedbackprocessen.
Ladda upp dina viktigaste dokument till ditt Dropbox-konto så att du kan lagra och dela dem säkert utan att kompromissa med tillgängligheten.
7. Ge feedback i realtid
Ge feedback omedelbart efter att ha observerat en positiv eller negativ prestation eller ett beteende. Detta gör att du kan åtgärda eventuella problem medan de är färska och möjliggöra omedelbar korrigering av kursen. Att vänta för länge efter att du observerat något – oavsett om det är ett väl utfört arbete eller ett område som behöver förbättras – kan dämpa effekten.
Omedelbar feedback främjar flexibilitet och kontinuerligt lärande – genom att styra en person i bättre riktning medan ett projekt eller en uppgift fortfarande är färsk i minnet. Feedback i stunden säkerställer att den är mer relevant, handlingsbar och sannolikt leder till förbättring.
Om till exempel en kollega klarar en videoredigeringsuppgift för en presentation, kan en kommentar i rätt tid inte bara öka deras självförtroende utan också förstärka beteendet. Detta erkännande i realtid uppmuntrar dem att fortsätta utveckla dessa kompetenser.
Realtidsfeedback är också användbart när något behöver förbättras. Om någon till exempel har missat en detalj i en rapport, ger det dem nästa steg att åtgärda det omedelbart genom att meddela dem i god tid – innan det eskalerar eller påverkar projektet.
Att göra feedback till en naturlig del av arbetsdagen bidrar till att skapa ett stadigt flöde av konstruktiva synpunkter som hjälper människor att hålla sig på rätt spår, förbättra sig och känna sig stöttade. Använd våra tips för att förbättra både givande och mottagande av prestationsfeedback.
Att ge effektiv feedback bidrar inte bara till resultat, utan driver även medarbetarengagemang och kan vara en formativ aspekt i att utveckla högkvalificerade individer.
Kvalitetsfeedback är också viktigt för att behålla anställda eftersom det gör att folk vill stanna kvar och förbättra sig – istället för att lämna och se om de gör bättre ifrån sig någon annanstans.
Ge mer effektiv feedback med Dropbox
Använd dessa tips och utnyttja Dropbox-funktioner för effektivare feedback i ditt arbete. Detta kan hjälpa dig att ge inspirerande feedback i ett enda verktyg.
Välj ett abonnemang för att utforska de många funktionerna och fördelarna med att använda Dropbox för feedback och för att förbättra andra aspekter av ditt arbetsflöde.
Vanliga frågor om att ge feedback
Börja med att lyfta fram det positiva med någons arbete – vad de gjorde bra – och presentera sedan områden för förbättring. Nyckeln är att balansera feedbacken. Försök att säga saker som ”Ett sätt att göra det här ännu bättre…” eller ”Har du funderat på att prova det här?” Detta gör samtalet konstruktivt och undviker att det känns kritiskt.
Var specifik. Undvik vaga kommentarer som ”Det här behöver förbättras” och ge tydliga exempel på vad som kan förbättras – och hur. Att till exempel säga ”Datan skulle kunna presenteras tydligare, försök att använda ett diagram” ger ett konkret sätt att agera på feedback och exakt vad du ber dem om att förbättra.
Distanskommunikation kan ibland kännas avlägsen eller opersonlig. Överväg videosamtal eller skärmdelning för att ge feedback i realtid, vilket är mer interaktivt. Följ upp skriftlig feedback med ett snabbt video- eller röstmeddelande för att ge en personlig touch om ni inte kan träffas – till exempel när ni arbetar över flera tidszoner. Tydlighet är också avgörande, så se till att du erbjuder detaljerade förslag för att undvika missförstånd.
Professionella verktyg som Dropbox erbjuder funktioner för uppgiftshantering och säker molnlagring för att effektivisera processen. Det här innebär att ni enkelt kan dokumentera feedback, följa upp framsteg och samarbeta mer effektivt. Verktyg som möjliggör anteckningar i videor eller design, som Dropbox Replay, kan också hjälpa folk att förstå feedback bättre.
