Planera din tid bättre
Tidsplanering kan låta farligt likt detaljstyrning – och alla vet att detta inte är bra för företagskulturen någonstans. Men att ta tillfället i akt och optimera den egna tidsplaneringen kan göra stor skillnad för produktiviteten, motivationen och välbefinnandet. Dessutom är det kanske lättare än du tror, med tanke på hur många tidsplaneringsappar och program som finns tillgängliga – varav många integreras direkt i Dropbox.
Hur kan jag förbättra tidsplaneringen?
Även om du är typen som aldrig prokrastinerar kan bra tidsplanering ändå hjälpa dig att få ut mer av din dag. Innan du börjar titta på scheman och kalendrar finns det dock några tips att tänka på för bra tidsplanering:
Mindfulness
Dålig tidsplanering leder till höga stressnivåer, men bidrar också till att du kräver för mycket av dig själv eller helt enkelt gör för mycket. Lite mindfulness på jobbet kan verkligen hjälpa dig att förstå dina personliga vanor och hur du hanterar situationer. När du fördelar uppgifter under dagen, bör du tänka på din balans mellan arbete och privatliv och de timmar då du vet att du är som mest produktiv, och ge dig själv tillräckligt med tid för pauser för att minska utbrändhet.
Teamhantering
Tidsplanering är personligt för varje individ, men du kommer att bli förvånad över vad lite laganda kan åstadkomma. Innan du börjar införa vad du anser vara effektiva tidshanteringstekniker, ska du se till att du har koll på ditt teams vanor, styrkor och svagheter. Genom att lära känna teamet genom teambuilding virtuellt eller ansikte mot ansikte blir det enklare att anpassa individuella mål. SMARTA mål kan hjälpa till här, det är trots allt meningslöst att använda en tidsplaneringsteknik om du inte har något meningsfullt att arbeta med. Efter att du har satt upp målen kan du skapa ett arbetsschema som inte bara fungerar för dig, utan som får fram det bästa hos hela ditt team.
Förbered dig på bakslag
Detta borde gälla för alla arbetsplatser, tidsplanerade eller ej. Saker går inte alltid enligt planerna. Förvänta dig inte att lite tidsplanering ska göra underverk. Det kanske slutar med att du tar dig igenom kämpiga situationer snabbare än du trott, men det betyder inte att saker inte ibland går fel eller tar längre tid än väntat. Några av världens mest framgångsrika företag uppmuntrar en kultur där misslyckandet välkomnas tillsammans med de unika lärdomar det ger. Att avsätta tid för att reflektera över hur processer kan förbättras är avgörande för alla företag och kommer oundvikligen att spara tid i framtiden.
Vilka är de bästa tidsplaneringsapparna?
Det finns gott om tidsplaneringslösningar och andra slags verktyg som hjälper dig att ta kontroll över din tid, från enkla att- göra-listor till fullfjädrade appar. Oavsett om du kör dem från en Android- eller iOS-enhet kan dessa spårningsappar hjälpa dig att börja organisera tiden under din arbetsdag lite mer effektivt.
Toggl
Tidsspårning är en viktig del av tidshanteringen, vilket gör att du bättre kan förstå dina vanor och kraven på dina dagliga uppgifter. Med den här informationen kan du skapa ett perfekt schema som avsätter tillräckligt med tid för dina uppgifter. Att få den informationen är lättare sagt än gjort, så det är bra att Toggl gör det enkelt. Den fungerar inte bara som en personlig tidsspårare och tidsrapportör, utan den här produktivitetsappen kan även hjälpa till med projektledning och budgetallokering.
Remember the Milk
Remember the Milk är som en smartare att göra-lista och arbetar med andra appar, som din e-postinkorg, för att skapa en tydlig uppgiftslista för din dag. Delbara listor och automatiska påminnelser håller dig på rätt spår mot att nå dina dagliga, veckovisa eller månatliga mål. Påminnelser är inte bara push-meddelanden som du enkelt kan avfärda heller. Du kan välja att få dem skickade som e-post, sms, tweet eller till och med ett snabbmeddelande via Skype.
Forest
Genom att utnyttja idén om flöde, kreativitet och fokus låter tidshanteringsappen Forest dig avsätta tid för att ta itu med viktiga uppgifter. När du börjar med en uppgift planterar du ett träd i appen. Ju längre du koncentrerar dig, desto större växer trädet, tills du så småningom har en hel liten skog. Det är ett nytt och roligt sätt att hålla sig på rätt spår, vilket ger lite mer ansvarsskyldighet, även om det bara är över en virtuell häck.
Vilka tidsplaneringsverktyg kan jag använda?
Om du leder ett helt team kommer en enkel app inte att lösa dina tidsplaneringsbehov. Om du kämpar för att hålla kollegerna på rätt spår med deadlines och uppgifter kan det vara dags att investera i en ordentlig programvara för tidsplanering. En sak att tänka på när du börjar utrusta antingen dig själv eller hela teamet med extraverktyg är att inte alla tidsplaneringsverktyg är märkta som sådana.
Till exempel kan Slack hjälpa dig att spara de där värdefulla minuterna det annars skulle ta att mejla – eller fysiskt leta efter – en kollega, men du skulle inte tänka på det som ett tidshanteringsverktyg. Så tänk utanför ramarna, acceptera de tidsslöserier som äter upp din dag och bestäm vad som behövs för att åtgärda dem.
Tidsplanering med Dropbox-integreringar
Dropbox hjälper dig att effektivisera och organisera verksamheten, från säker fillagring till enkelt samarbete. Oavsett om du organiserar alla dina filer oklanderligt i delade mappar eller använder Dropbox Paper som aktivitetshanterare, kan Dropbox hjälpa dig att organisera dina teammedlemmars arbete och tid. Och med appintegrationer som låter dig få ut det mesta av din tid, möjliggör Dropbox bättre samarbeten, snabbare handläggningstider och effektivare organisering.
Här är bara några av de appar som fungerar supersmidigt med Dropbox på både Windows och Mac och hjälper dig att spara och planera din tid.
Slack/Zoom
Snabbmeddelanden kan hjälpa dig att spara viktiga minuter under dagen. Dessutom är själva vetskapen om att alla du kan behöva kontakta finns bara ett klick bort mycket frigörande och positiv, särskilt för nya medarbetare. Dessa samtal i realtid gör att man snabbt kan driva arbetet framåt och skapa en mer personlig och informell miljö där arbetet kan diskuteras. Genom att arbeta i Dropbox kan du starta ett Zoom-möte eller en Slack-konversation direkt från ditt Dropbox Paper-dokument och eliminera behovet av att växla mellan plattformar. När innehållet och konversationerna samlas på ett och samma ställe blir det lättare att bibehålla fokus och flöde, vilket gör samarbetet supersmidigt även om kollegerna jobbar på distans.
Monday/Trello/Asana
Dessa verktyg är som en att-göra-lista för hela teamet, vilka hjälper alla att få en tydlig bild av inte bara den egna uppgiften utan även alla andras. Detta kan bidra till att främja ansvarstagande, skapa en starkare känsla av motivation och drivkraft, samt ge markant bättre fokus. Projekt- och tidsplaneringsverktyg kan från en och samma plats hjälpa alla att se vad som behöver göras, särskilt när dessa verktyg fungerar synkroniserat. Till exempel länkarMonday smidigt till dina Dropbox-dokument direkt från ditt arbetsflöde, medan du kan ta vilken Dropbox-fil som helst och bifoga den till ett Trello-kort. Asana fungerar även enkelt i integration med Dropbox – bifoga bara en Dropbox-fil till ditt projekt så uppdateras den automatiskt i båda kanalerna.
Hur organiserad du än tror att du är skadar det inte att ha ännu mer kontroll på verksamheten – och med Dropbox vid din sida kan hela teamet arbeta mot ett perfekt arbetsflöde.
