วิธีการให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่สร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้คน

การให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์มีความสำคัญต่อการพัฒนาส่วนบุคคล การทำงานร่วมกันเป็นทีม และความสำเร็จขององค์กร ช่วยขับเคลื่อนการปรับปรุงและส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานเชิงบวก แต่คุณจะให้ข้อเสนอแนะได้ดีได้อย่างไร? การให้ข้อเสนอแนะเป็นเรื่องง่ายด้วย Dropbox

ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณมีแนวโน้มที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึ้นได้โดยการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผล โปรดคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้เมื่อใช้คุณสมบัติ Dropbox เพื่อให้แน่ใจว่าคุณส่งมอบได้ทุกโอกาส

จำไว้ว่าการตอบรับที่มีประสิทธิผลหรือการตอบรับเชิงสร้างสรรค์ไม่จำเป็นต้องเป็นคำติชมเชิงบวกเสมอไป คุณสามารถใช้เคล็ดลับเหล่านี้ในการให้ข้อเสนอแนะเชิงลบแก่สมาชิกในทีม วิจารณ์อย่างสร้างสรรค์ และประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างตรงไปตรงมาสำหรับรายงานโดยตรงของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะต้องการให้ข้อเสนอแนะประเภทใด ลองทำสิ่งต่อไปนี้เพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น:
 

1. แม่นยำและให้ข้อเสนอแนะที่สามารถปฏิบัติได้

เราทุกคนต่างได้รับผลตอบรับที่ไม่ชัดเจน “งานดี” หรือ “ต้องปรับปรุง” ไม่ได้ช่วยอะไรในแง่ของความช่วยเหลือเชิงสร้างสรรค์ ความเฉพาะเจาะจงช่วยเพิ่มความชัดเจน ช่วยให้ผู้รับทำการเปลี่ยนแปลงที่มีความหมาย และให้ข้อมูลตอบรับที่สามารถดำเนินการได้ซึ่งบุคคลนั้นสามารถใช้เพื่อพัฒนาตนเองได้

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอ่านบทวิจารณ์ภาพยนตร์ หากพูดเพียงว่า “น่าทึ่ง!” หรือ “แย่มาก!” ถ้าไม่มีการอธิบายเพิ่มเติม ก็คงไม่ช่วยอะไรมากนักในการตัดสินใจว่าคุณต้องการดูหนังเรื่องนี้หรือไม่ คุณต้องการข้อมูลตอบรับที่มีประโยชน์มากขึ้นเพื่อตัดสินใจว่าจะปฏิบัติตามพฤติกรรมใด และสมาชิกในทีมของคุณก็ต้องการเช่นกัน

ความแม่นยำในการตอบรับจะชี้ให้เห็นถึงพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง พร้อมทั้งช่วยให้บุคคลนั้นทราบแน่ชัดว่าตนเองต้องเน้นที่ส่วนใด ดังนั้น การตอบรับที่ชัดเจนและดำเนินการได้จึงทำให้บุคคลนั้นสามารถดำเนินการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น ความแตกต่างนั้นแม้จะละเอียดอ่อนแต่ก็มีความหมาย

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดประมาณว่า "ทักษะการนำเสนอของคุณจำเป็นต้องปรับปรุง" ให้เสนอคำแนะนำ เช่น "ลองใช้ภาพมากขึ้นในการนำเสนอของคุณเพื่อให้ผู้ฟังสนใจ" หรือ "ฝึกจังหวะการนำเสนอเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง"

เห็นความแตกต่างมั้ย? อย่างหนึ่งให้แนวคิดที่คลุมเครือ (ทักษะการนำเสนอยังอ่อนแอ) ในขณะที่อีกอย่างหนึ่งให้ทิศทางที่ชัดเจน (อธิบายว่าทำไมทักษะเหล่านั้นถึงอ่อนแอ) ความเฉพาะเจาะจงเป็นรากฐานหลักในการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผลและส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน
 

2. ใช้เครื่องมือรีวิววิดีโอ

การให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานสร้างสรรค์ถือเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ นี่คือจุดที่เครื่องบันทึกหน้าจอหรือเครื่องมือตรวจสอบวิดีโอ รูปภาพ และเสียง เช่น Dropbox Replay ช่วยได้ Replay ทำให้การให้ข้อคิดเห็นเป็นเรื่องง่ายและมีการโต้ตอบกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นความคิดเห็นเชิงบวกหรืออื่นๆ

ด้วยเครื่องมือตรวจสอบวิดีโอ คุณสามารถพาผู้อื่นดูงานของพวกเขาในรูปแบบภาพได้ คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุประกอบและความคิดเห็นในตำแหน่งที่จำเป็นได้ ไม่ว่าจะเป็นในเอกสาร งานนำเสนอ หรือแม้แต่เมื่อตรวจสอบวิดีโอ ซึ่งทำให้ Replay เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้สร้างสรรค์

Replay ยังช่วยให้คุณเพิ่มข้อเสนอแนะเฉพาะเฟรมในโปรเจ็กต์สร้างสรรค์ เพื่อประสิทธิภาพและความแม่นยำสูงสุดในระหว่างกระบวนการที่อาจใช้เวลานานมาก

วิธีนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการอธิบายอีเมลยาวๆ และให้คำอธิบายประกอบ คำติชม มาร์กอัป และอื่นๆ ที่ชัดเจนได้โดยตรงบนเนื้อหา ซึ่งช่วยเพิ่มความชัดเจนและเป็นประโยชน์

ลองใช้ Replay เพื่อให้ข้อคิดเห็นและวิจารณ์ผลงานสร้างสรรค์และประสิทธิภาพการทำงาน หรือใช้การบันทึกหน้าจอเพื่อทำการบันทึกทั่วไป (หรือส่งข้อความ) เพียงไม่กี่คลิกจากบัญชี Dropbox ของคุณ

3. การตอบรับเกี่ยวกับพฤติกรรม ไม่ใช่บุคลิกภาพ

การให้ข้อเสนอแนะโดยตรงต่อพฤติกรรมหรือการกระทำที่เจาะจง แทนที่จะตัดสินเกี่ยวกับลักษณะนิสัยของบุคคล เน้นไปที่สิ่งที่บุคคลอื่นทำมากกว่าว่าบุคคลนั้นเป็นใคร นี่คือกุญแจสำคัญของการตอบรับเชิงสร้างสรรค์ และเป็นทักษะความเป็นผู้นำที่สำคัญอย่างหนึ่งที่คุณต้องมี

การเน้นย้ำพฤติกรรม นิสัย หรือแนวโน้มที่เฉพาะเจาะจง จะช่วยส่งเสริมการสนทนาเชิงสร้างสรรค์ และหลีกเลี่ยงการวิพากษ์วิจารณ์แบบส่วนตัว ซึ่งจะทำให้แน่ใจได้ว่าลักษณะบุคลิกภาพจะไม่ถูกโจมตี

ตัวอย่างเช่น อย่าพูดว่าใครบางคนไม่มีระเบียบ ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับพฤติกรรมที่สังเกตได้ เช่น "ฉันสังเกตเห็นปัญหาบางอย่างในไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ เรามาสร้างกำหนดเวลาที่ชัดเจนกว่านี้ดีกว่า" อย่างหลังเป็นการตอบรับที่มีประโยชน์ ส่วนอย่างแรกเป็นการโจมตีแบบ ad hominem

การเน้นไปที่การกระทำหรือพฤติกรรมยังทำให้ผู้อื่นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้นอีกด้วย เนื่องจากพวกเขารู้ดีว่าคุณกำลังอ้างถึงการกระทำใด! คุณกำลังมอบแผนงานให้พวกเขาเพื่อปรับปรุงและกลายเป็นสมาชิกทีมที่มีประสิทธิภาพสูงด้วยคำติชมประเภทนี้ 

ดูตัวอย่างข้อเสนอแนะที่ดีและไม่ดีบางส่วนด้านล่าง:

ตัวอย่างข้อเสนอแนะที่ดี

“ฉันสังเกตเห็นระหว่างการประชุมว่าคุณขัดจังหวะสองสามครั้ง ครั้งหน้าเรามาพยายามเปิดพื้นที่ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นกันบ้างดีกว่า”

สิ่งนี้เน้นที่พฤติกรรม (การขัดจังหวะ) และเสนอวิธีการที่ชัดเจนในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม (ให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม)

“ฉันสังเกตเห็นว่าคุณพลาดกำหนดส่งงานสองสามครั้งเมื่อเร็วๆ นี้ มาหารือกันว่าอะไรอาจทำให้เกิดความล่าช้า และเราจะปรับตารางเวลาของคุณเพื่อให้เป็นไปตามแผนได้อย่างไร”

แนวทางนี้ให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ กล่าวคือ ยอมรับปัญหาโดยไม่กล่าวโทษใคร และเสนอที่จะหาทางแก้ไขร่วมกัน

ตัวอย่างข้อเสนอแนะที่ไม่ดี

“คุณไม่ใช่ผู้เล่นในทีม”

สิ่งนี้ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นการโจมตีตัวละครของใครบางคนและไม่ได้ให้บริบทใดๆ เพื่อการปรับปรุง เป็นการตอบรับเชิงลบที่ส่งมาแบบไม่สร้างสรรค์

“คุณมาสายบ่อยๆ และดูเหมือนไม่สนใจกำหนดส่งงาน”

เรื่องนี้ฟังดูเหมือนเป็นการส่วนตัวและถือเป็นเจตนาที่เป็นอันตราย ซึ่งอาจทำให้ผู้รับรู้สึกต้องป้องกันตัวเอง

บางคนไม่ชอบที่จะรับคำติชม แต่ด้วยเป้าหมายในการเสนอแนวทางปฏิบัติเพื่อปรับปรุง คุณสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจมากขึ้นและส่งเสริมปฏิกิริยาเชิงบวกได้ นอกจากนี้ยังช่วยเปิดประตูสู่การสื่อสารอีกด้วย มันเป็นถนนสองทาง!
 

4. รักษาผลตอบรับการปฏิบัติงานเป็นความลับ

การประเมินผลงานอาจเป็นช่วงเวลาที่เปราะบางเป็นพิเศษสำหรับบุคคลที่อยู่ระหว่างการประเมินผล ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความไว้วางใจโดยการสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยสำหรับการแชร์และรับข้อคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ Dropbox มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่านและการอนุญาตสิทธิ์ไฟล์ เพื่อช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างผู้จัดการและรายงานโดยตรงของพวกเขา การจำกัดการเข้าถึงจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารข้อคิดเห็นจะมองเห็นได้เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งค่าสิทธิ์ที่จำกัดการเข้าถึงเอกสารการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยให้เฉพาะผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้นที่สามารถดูได้ การป้องกันด้วยรหัสผ่านจะเพิ่มชั้นความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง ดังนั้นหากมีการแชร์ไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ ไฟล์ดังกล่าวจะยังคงเป็นความลับ Dropbox สามารถเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างปลอดภัยและสร้างความรู้สึกไว้วางใจ เนื่องจากผู้คนรู้ว่ารีวิวต่างๆ ของพวกเขาได้รับการจัดการด้วยความเอาใจใส่

ด้วยคุณสมบัติความเป็นส่วนตัวที่หลากหลายที่คุณสามารถใช้ได้ นี่จึงเป็นตัวอย่างที่ดีเยี่ยมของการใช้ Dropbox ในการจัดการข้อเสนอแนะในทีมที่กว้างขึ้น รวมถึงการวิจารณ์แต่ละรายการ 

ใช้บัญชี Dropbox ของคุณเพื่อสร้างหรือรักษากระบวนการตอบรับที่เป็นมืออาชีพ ปลอดภัย และเชื่อถือได้
 

5. บวก แล้วลบ แล้วก็บวก

นี่เป็นกลวิธีเก่าแก่สำหรับการสนทนาที่ละเอียดอ่อนทุกประเภท เป้าหมายคือเพื่อลดผลกระทบจากคำวิจารณ์และช่วยให้ผู้รับคำติชมมีแรงบันดาลใจในการแก้ไขมากขึ้น

เริ่มต้นด้วยการเสริมแรงในเชิงบวกหรือการยอมรับจุดแข็ง ซึ่งจะช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรและสร้างความไว้วางใจ ภาษากายสามารถช่วยเสริมสร้างสิ่งนี้ได้เช่นกัน

ผสมผสานคำติชมเชิงสร้างสรรค์เข้าไป แล้วคุณจะสามารถให้คำแนะนำที่พวกเขาต้องการได้โดยไม่ทำให้พวกเขารู้สึกว่าตนเองทำผิด ข้อดีอีกประการในตอนท้ายและปังสุดคืออีกฝ่ายเข้าใจว่าคุณเชื่อมั่นในความสามารถของพวกเขาและรู้สึกกระตือรือร้นที่จะเปลี่ยนแปลง 

มาดูกันว่าสิ่งนี้จะดูเป็นอย่างไรในบทสนทนาพร้อมตัวอย่างเฉพาะเจาะจง:

เชิงบวก

“คุณทำโครงการนี้ได้ดีมาก คุณทุ่มเทความพยายามอย่างมาก และทักษะความเป็นผู้นำของคุณก็แข็งแกร่ง”

นี่แสดงให้เห็นว่าการทำงานหนักของพวกเขาได้รับการสังเกตและชื่นชม

เชิงลบ

“ฉันสังเกตเห็นว่ามีการพลาดกำหนดส่งงานบางส่วน ซึ่งทำให้ระยะเวลาโดยรวมขยายออกไป มาดูวิธีการปรับปรุงการจัดการเวลาสำหรับโครงการถัดไปกันดีกว่า”

วิธีนี้ช่วยให้พวกเขาได้รับผลตอบรับที่เป็นรูปธรรม สร้างสรรค์ และไม่ใช่ข้อมูลส่วนบุคคล

เชิงบวก

“ผมมั่นใจว่าคุณจะเติบโตต่อไปในการบริหารโครงการเหล่านี้ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเมื่อใด ฉันยินดีช่วยเหลืออย่างยิ่ง”

วิธีนี้ทำให้คุณสามารถสรุปด้วยความคิดเชิงบวกและการสนับสนุนเพิ่มเติม

ผู้คนมักอธิบายแนวทางนี้ว่าเป็นแซนวิชข้อเสนอแนะ ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ทำหน้าที่เป็นการเติมเต็มอันมีค่า โดยวางซ้อนไว้ระหว่างความคิดเห็นเชิงบวกสองข้อเพื่อให้ยอมรับได้ง่ายขึ้น
 

6. จัดเก็บและแบ่งปันเอกสารข้อเสนอแนะอย่างปลอดภัย

ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยเพื่อเก็บและจัดระเบียบไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน เช่น แบบฟอร์มข้อเสนอแนะของพนักงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน เทมเพลต และไฟล์ลับอื่นๆ 

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถเก็บทุกอย่างให้เข้าถึงได้และปลอดภัย นอกจากนี้ยังทำให้ปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งมักเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายได้ง่ายขึ้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวล

การจัดเก็บข้อคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณในบัญชี Dropbox ยังหมายความว่าคุณจะหลีกเลี่ยงความกังวลเกี่ยวกับการสูญเสียไฟล์สำคัญหรือการประนีประนอมด้านความปลอดภัยได้อีกด้วย ไม่ว่าคุณจะเข้าถึงที่ไหนและเมื่อใดก็ตาม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการแชร์ไฟล์ใน Dropbox

Dropbox ใช้การรักษาความปลอดภัยบนคลาวด์ระดับโลกเพื่อปกป้องเอกสารข้อเสนอแนะและทำให้ส่งเสริมความไว้วางใจภายในทีมได้ง่ายยิ่งขึ้น หากผู้คนทราบว่าข้อมูลของตนได้รับการจัดการอย่างระมัดระวัง พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในกระบวนการให้ข้อคิดเห็นมากขึ้น

อัปโหลดเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณไปยังบัญชี Dropbox เพื่อให้คุณสามารถจัดเก็บและแชร์เอกสารเหล่านั้นได้อย่างปลอดภัยโดยไม่กระทบต่อการเข้าถึง
 

7. ให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์

ให้ข้อเสนอแนะทันทีหลังจากสังเกตเห็นประสิทธิภาพหรือพฤติกรรมเชิงบวกหรือเชิงลบ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ในขณะที่ยังใหม่ และช่วยให้แก้ไขได้ทันที การรอเป็นเวลานานเกินไปหลังจากที่คุณสังเกตเห็นบางสิ่งบางอย่าง ไม่ว่าจะเป็นงานที่ทำได้ดีหรือพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ก็สามารถลดผลกระทบได้

การตอบรับทันทีช่วยส่งเสริมความคล่องตัวและการเรียนรู้ต่อเนื่อง โดยชี้นำบุคคลไปในทิศทางที่ดีกว่าในขณะที่โครงการหรือภารกิจยังคงชัดเจนอยู่ในใจของพวกเขา การตอบรับในขณะนั้นช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อเสนอแนะนั้นมีความเกี่ยวข้อง สามารถดำเนินการได้ และมีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การปรับปรุง

ตัวอย่างเช่น หากเพื่อนร่วมงานประสบความสำเร็จในการตัดต่อวิดีโอเพื่อการนำเสนอ การแสดงความคิดเห็นอย่างทันท่วงทีอาจไม่เพียงแต่เพิ่มความมั่นใจให้กับพวกเขาเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างพฤติกรรมนั้นอีกด้วย การรับรู้แบบเรียลไทม์นี้ช่วยกระตุ้นให้พวกเขาพัฒนาทักษะเหล่านั้นต่อไป

การตอบรับแบบเรียลไทม์ยังมีประโยชน์เมื่อมีบางสิ่งบางอย่างที่ต้องปรับปรุง ตัวอย่างเช่น หากมีใครพลาดรายละเอียดในรายงาน การแจ้งให้พวกเขาทราบในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้พวกเขาสามารถดำเนินการขั้นตอนต่อไปเพื่อแก้ไขได้ทันที ก่อนที่จะลุกลามหรือส่งผลกระทบต่อโครงการ

การให้ข้อเสนอแนะเป็นส่วนหนึ่งของวันทำงานอย่างเป็นธรรมชาติจะช่วยสร้างกระแสข้อมูลเชิงสร้างสรรค์อย่างต่อเนื่องที่ช่วยให้ผู้คนดำเนินงานไปในทิศทางที่ถูกต้อง ปรับปรุง และรู้สึกได้รับการสนับสนุน ใช้ประโยชน์จากเคล็ดลับของเราเพื่อทำให้การให้และการรับคำติชมด้านประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น

การให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผลไม่เพียงแต่ช่วยให้บรรลุผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานและสามารถเป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาบุคลากรที่มีทักษะสูงได้อีกด้วย 

ข้อเสนอแนะที่มีคุณภาพยังมีความสำคัญต่อการรักษาพนักงานไว้ เนื่องจากจะทำให้พนักงานต้องการอยู่ต่อและพัฒนาตนเอง แทนที่จะลาออกเพื่อดูว่าตนเองทำได้ดีกว่าที่อื่นหรือไม่

ให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผลมากขึ้นด้วย Dropbox

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้และใช้ประโยชน์จากความสามารถของ Dropbox เพื่อส่งมอบคำติชมที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในงานของคุณ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณให้ข้อเสนอแนะที่สร้างแรงบันดาลใจได้ในเครื่องมือเดียว 

เลือกแผนการเพื่อสำรวจคุณลักษณะและประโยชน์ต่างๆ มากมายของการใช้ Dropbox สำหรับการตอบรับและปรับปรุงด้านอื่นๆ ของเวิร์กโฟลว์ของคุณ