Надання конструктивного зворотного зв'язку є життєво важливим для особистісного розвитку, співпраці в команді та успіху організації. Це допомагає стимулювати вдосконалення та сприяє позитивній робочій культурі. Але як правильно надавати зворотний зв'язок? З Dropbox давати відгуки легко.
Конструктивні відгуки поліпшують ефективність спільної роботи для всіх. Надаючи ефективний зворотний зв’язок, ви з більшою імовірністю надихнете команду на продуктивнішу роботу. Використовуючи функції Dropbox, пам’ятайте про ці поради, щоб забезпечити ефективність на кожному етапі процесу.
Пам’ятайте, що ефективний зворотний зв’язок або конструктивний зворотний зв’язок не обов’язково є позитивним зворотним зв’язком. Ви можете використовувати ці поради, щоб давати негативні відгуки членам команди, висловлювати конструктивну критику та проводити чесні оцінки ефективності роботи ваших безпосередніх підлеглих.
Поради щодо надання ефективнішого зворотного зв'язку
Який би тип зворотного зв'язку вам не потрібно було надати, спробуйте наступне для кращих результатів:
1. Будьте точними та давайте практичні поради
Ми всі отримали неоднозначні відгуки. «Гарна робота» чи «Потрібно покращення» — це недостатньо для конструктивної допомоги. Конкретність підвищує ясність, допомагає одержувачу вносити значущі зміни та забезпечує дієвий зворотний зв'язок, який людина може використовувати для розвитку.
Уявіть, що ви читаєте рецензію на фільм. Якщо там просто написано «Чудово!» або «Жахливо!» без подальших пояснень це не дуже допоможе визначити, чи хочете ви дивитися фільм чи ні. Вам потрібен корисніший зворотний зв'язок, щоб вирішити, яку модель поведінки застосовувати, і те саме потрібно членам вашої команди.
Точність зворотного зв'язку вказує на області для покращення, водночас допомагаючи людині точно знати, на чому їй потрібно зосередитися, тому чіткий та дієвий зворотний зв'язок полегшує їй внесення цих змін. Різниця ледь помітна, але суттєва.
Наприклад, замість того, щоб сказати щось на кшталт «Ваші навички презентації потребують покращення», запропонуйте рекомендації на кшталт «Спробуйте використовувати більше візуальних матеріалів у своїй презентації, щоб утримувати інтерес аудиторії» або «Потренуйтеся вибирати темп, щоб утримувати інтерес аудиторії».
Бачите різницю? Один пропонує розпливчасту ідею (слабкі навички презентації), тоді як інший дає чіткий напрямок (пояснюючи,чому навички слабкі). Конкретність є ключовою основою для забезпечення ефективного зворотного зв'язку та підвищення залученості співробітників.
2. Використовуйте інструменти для відеооглядів
Надання відгуків щодо творчої роботи становить значний виклик. Саме тут і стають у пригоді засоби запису екрана або інструменти для огляду відео, зображень та аудіо, такі як Dropbox Replay. Replay робить процес надання відгуків простішим і більш інтерактивним — незалежно від того, чи це позитивні коментарі або негативні.
За допомогою інструментів для відеооглядів ви можете візуально переглянути чиюсь роботу. Ви також можете додавати примітки й коментарі там, де вони потрібні, — у документі, презентації або навіть під час огляду відео. Це робить Replay ідеальним засобом для творчої сфери.
Функція повторного відтворення також дозволяє додавати зворотний зв'язок для кожного кадру в творчому проєкті для максимальної ефективності та точності під час цього, що може бути надзвичайно повільним процесом.
Це дозволяє вам уникнути довгих пояснень в електронних листах і надавати точні анотації, коментарі, позначки тощо безпосередньо у контенті, що підвищує зрозумілість і корисність.
Спробуйте Replay, щоб залишати відгуки й огляди на творчу роботу та ефективність роботи, або використовуйте записи екрана, щоб зробити загальний запис (чи надіслати повідомлення) кількома кліками зі своєї обліковки Dropbox.
3. Зворотній зв'язок щодо поведінки, а не особистості
Прямий зворотний зв'язок щодо конкретної поведінки чи дій, а не судження про характер людини. Зосередьтеся на тому, що хтось робить, а не на тому, ким він є — це ключ до конструктивного зворотного зв'язку та одна з головних лідерських навичок, необхідних для його надання.
Виділення конкретної поведінки, звички чи тенденції сприяє конструктивному діалогу та уникає персоналізованої критики, гарантуючи, що риси особистості не будуть піддані нападкам.
Наприклад, не кажіть, що хтось неорганізований, надайте відгук про спостережувану поведінку, наприклад: «Я помітив деякі проблеми у вашому проєкті — давайте встановимо чіткіші терміни». Останнє є корисним зворотним зв'язком, перше — це атака ad hominem.
Зосередження на діях чи поведінці також значно полегшує комусь внесення змін, оскільки вони точно знають, про яку дію ви говорите! За допомогою такого зворотного зв'язку ви даєте їм дорожню карту для вдосконалення та становлення високопродуктивним членом команди.
Дивіться кілька прикладів хороших та поганих відгуків нижче:
Гарні приклади зворотного зв'язку
«Я помітив під час зустрічі, що ви кілька разів перебивали.» Давайте наступного разу спробуємо дати простір для кожного.
Це зосереджується на поведінці (перебивання) та пропонує чіткий спосіб її змінити (дозволяючи іншим зробити свій внесок).
«Я помітив, що ви нещодавно пропустили кілька дедлайнів.» Давайте обговоримо, що може спричиняти затримки, і як ми можемо скоригувати ваш графік, щоб він не відставав.
Такий підхід забезпечує конструктивний зворотний зв'язок — він визнає проблему без звинувачення та пропонує спільно знайти рішення.
Приклади поганих відгуків
«Ти не командний гравець».
Це схоже на напад на чиюсь особистість і не дає жодного контексту для покращення. Це негативний зворотний зв'язок, висловлений у неконструктивній формі.
«Ти часто запізнюєшся і, здається, не переймаєшся дедлайнами».
Це звучить особисто та передбачає злий намір, що може змусити одержувача відчути себе захисно.
Деяким людям не подобається отримувати зворотний зв'язок. Але, маючи на меті забезпечити дієвий шлях до покращення, ви можете допомогти їм почуватися комфортніше та заохотити позитивну реакцію. Це також залишає двері відкритими для спілкування. Це вулиця з двостороннім рухом!
4. Зберігайте конфіденційність відгуків про ефективність роботи в таємниці
Оцінювання ефективності роботи може бути особливо вразливим моментом для особи, яку оцінюють. Тому вкрай важливо підтримувати довіру, створюючи безпечне середовище для обміну відгуками й отримання конструктивного зворотного зв’язку. У Dropbox такі функції, як захист паролем і дозволи на доступ до файлів, допомагають побудувати довіру між керівниками та їхніми безпосередніми підлеглими. Обмежуючи доступ, ви можете забезпечити видимість документів із відгуками лише для відповідних людей.
Наприклад, ви можете встановити дозволи, які обмежують доступ до документів оцінки ефективності, дозволяючи переглядати їх лише менеджерам або співробітникам відділу кадрів. Захист паролем додає ще один рівень безпеки, тому, якщо файл випадково буде передано, він залишиться конфіденційним. Dropbox може зберігати конфіденційну інформацію в безпеці та сприяти почуттю довіри, оскільки люди знають, що з їхніми відгуками обробляються обережно.
З такими універсальними функціями конфіденційності у вашому розпорядженні, це чудовий приклад використання Dropbox для керування відгуками в ширшій команді, а також окремими відгуками.
Використовуйте свій обліковий запис Dropbox, щоб створити або підтримувати професійний, безпечний та надійний процес зворотного зв’язку.
5. Спочатку позитивний, потім негативний, а потім позитивний
Це старий трюк для будь-якого делікатного обговорення. Мета полягає в тому, щоб пом'якшити удар будь-якої критики та допомогти людині, яка отримує зворотний зв'язок, відчути більше мотивації виправити ситуацію.
Почніть з позитивного підкріплення або визнання сильних сторін, що задає тон у дружній манері та встановлює довіру. Мова тіла також може допомогти це підкреслити.
Додайте трохи конструктивного зворотного зв'язку, і ви надасте їм необхідні поради, не створюючи в них відчуття, що вони помиляються. Ще один позитивний момент наприкінці, і бум — людина розуміє, що ви вірите в її здібності, і прагне змін.
Давайте подивимося, як це може виглядати в розмові на конкретних прикладах:
Позитивний
«Ви чудово попрацювали над цим проєктом.» Ви докладаєте до цього багато зусиль, і у вас сильні лідерські якості.
Це показує їм, що їхню наполегливу працю помітили та оцінили.
Негативний
«Я помітив, що деякі дедлайни були пропущені, що подовжило загальний графік.» Давайте розглянемо способи покращення управління часом для наступного проєкту.
Це дає їм дієвий, конструктивний та неперсональний зворотний зв'язок.
Позитивний
«Я впевнений, що ви продовжите розвиватися в управлінні цими проектами». Якщо тобі колись знадобиться допомога, я буду радий допомогти.
Це дозволяє вам завершити з додатковим позитивом та підтримкою.
Люди часто описують такий підхід як «сендвіч» зі зворотним зв'язком. Конструктивний зворотний зв'язок слугує цінним наповнювачем, розміщеним між двома позитивними коментарями, щоб його було легше сприйняти.
6. Безпечно зберігайте та діліться документами зі зворотним зв'язком
Використовуйте безпечне сховище документів для зберігання та впорядкування конфіденційних файлів, таких як форми відгуків співробітників, оцінки ефективності роботи, шаблони та інші конфіденційні файли.
Це дозволяє вам зберігати все доступним та безпечним. Це також спрощує дотримання стандартів відповідності, які часто є вимогою законодавства, тож вам не потрібно турбуватися.
Відгуки про ефективність роботи зберігаються у вашій обліковці Dropbox, а це означає, що ви не хвилюватиметеся про втрату важливих файлів або порушення безпеки. Ви можете безпечно отримати до них доступ із будь-якого місця будь-коли. Дізнайтеся докладніше про те, як працює спільний доступ до файлів у Dropbox.
Dropbox використовує хмарні технології безпеки світового рівня для захисту документів із відгуками, зміцнюючи довіру учасників команди. Якщо люди знатимуть, що їхня інформація дбайливо зберігається, вони з більшою імовірністю залучатимуться до процесу зворотного зв’язку.
Передайте найважливіші документи у свою обліковку Dropbox, щоб безпечно зберігати їх і ділитися ними, не перешкоджаючи їх доступності.
7. Надавайте зворотний зв'язок у режимі реального часу
Негайно надавайте зворотний зв'язок після спостереження за позитивною чи негативною роботою чи поведінкою. Це дозволяє вирішувати будь-які проблеми, поки вони свіжі, та негайно коригувати курс. Занадто довге очікування після того, як ви щось помітили — чи то добре виконана робота, чи то область, яка потребує покращення — може зменшити вплив.
Миттєвий зворотний зв'язок сприяє гнучкості та безперервному навчанню, спрямовуючи людину в кращому напрямку, поки проект чи завдання ще свіжі в її пам'яті. Зворотній зв'язок у цей момент гарантує, що він буде більш релевантним, дієвим та, ймовірно, призведе до покращень.
Наприклад, якщо колега чудово впорається з відеомонтажем для презентації, своєчасний коментар може не лише підвищити його впевненість, але й закріпити таку поведінку. Таке визнання в режимі реального часу спонукає їх продовжувати розвивати ці компетенції.
Зворотній зв'язок у режимі реального часу також корисний, коли щось потребує покращення. Наприклад, якщо хтось пропустив деталь у звіті, своєчасне повідомлення дасть йому наступний крок для негайного виправлення проблеми — перш ніж ситуація загостриться або вплине на проєкт.
Зробити зворотний зв'язок природною частиною робочого дня допомагає створити постійний потік конструктивної інформації, яка допомагає людям не збиватися з курсу, вдосконалюватися та відчувати підтримку. Скористайтеся нашими порадами, щоб покращити процес надання та отримання зворотного зв'язку щодо ефективності.
Надання ефективного зворотного зв'язку не лише допомагає досягти результатів, але й стимулює залученість співробітників і може бути формувальним аспектом у розвитку висококваліфікованих фахівців.
Якісний зворотний зв'язок також важливий для утримання співробітників, оскільки він спонукає людей залишатися та вдосконалюватися, а не йти та дивитися, чи впораються вони краще деінде.
Надавайте ефективніший зворотний зв'язок за допомогою Dropbox
Застосовуйте ці поради та використовуйте можливості Dropbox для ефективнішого надання зворотного зв'язку у вашій роботі. Це може допомогти вам надавати натхненний зворотний зв'язок за допомогою одного інструменту.
Оберіть план, щоб ознайомитися з численними функціями та перевагами використання Dropbox для зворотного зв’язку та покращити інші аспекти вашого робочого процесу.
Найчастіші запитання щодо надання відгуків
Почніть з виділення позитивних сторін чиєїсь роботи — що вони зробили добре — а потім запропонуйте сфери для покращення. Головне — збалансувати зворотний зв'язок. Спробуйте сказати щось на кшталт: «Один зі способів зробити це ще кращим…» або «Ви думали про те, щоб спробувати це?» Це підтримує конструктивність розмови та уникає критичного ставлення до неї.
Будьте конкретними. Уникайте розпливчастих коментарів на кшталт «Це потребує доопрацювання» та наводьте чіткі приклади того, що можна покращити — і як. Наприклад, фраза «Дані можна було б представити чіткіше, спробуйте використати графік» надає конкретний спосіб реагування на відгуки та вказує, що саме ви просите їх покращити.
Дистанційне спілкування іноді може здаватися відстороненим або безособовим. Розгляньте можливість відеодзвінків або демонстрації екрана, щоб надавати зворотний зв'язок у режимі реального часу, що є більш інтерактивним. Надішліть короткий відео- або голосовий зворотний зв'язок, щоб додати особистого контакту, якщо ви не можете зустрітися, наприклад, під час роботи в різних часових поясах. Ясність також є важливою, тому переконайтеся, що ви пропонуєте детальні пропозиції, щоб уникнути непорозумінь.
Професійні інструменти, такі як Dropbox, надають функції керування завданнями й безпечне хмарне сховище, допомагаючи оптимізувати процес. Це означає, що ви можете легко документувати відгуки, відстежувати перебіг виконання й співпрацювати ефективніше. Інструменти, які надають можливість додавати примітки до відео чи дизайну, як-от Dropbox Replay, також спрощують процес зворотного зв’язку.
