Datensicherheit und Compliance für Ihr Unternehmen

Datensicherheit und Compliance für Ihr Unternehmen

Von KI über intelligente Tools für die Zusammenarbeit bis hin zu Cloud-Lösungen – neue Technologien sind allgegenwärtig und verändern die Arbeitsweise von Unternehmen. Mit Innovationen erhöhen sich jedoch auch die Risiken. Denn nicht nur der technologische Fortschritt schreitet voran, auch Sicherheitsbedrohungen sowie Herausforderungen im Bereich Compliance nehmen zu.

Cyberkriminalität ist weiter auf dem Vormarsch. Der Schaden, der weltweit durch Cyberkriminalität entsteht, wird 2030 schätzungsweise bei 19,7 Billionen USD liegen. Da gleichzeitig die Vorschriften verschärft werden, ist das Erreichen von Compliance komplexer als je zuvor.

Wie soll sich Ihr Unternehmen in einem Technologie- und Compliance-Umfeld, das stetig im Wandel begriffen ist, zurechtfinden?

Bei Dropbox ist die Sicherheit integriert. Von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über differenzierte Zugriffskontrollen bis hin zur Automatisierung von Compliance-Regelungen – wir helfen IT-Führungskräften beim Schutz vertraulicher Daten, der Wahrung von Transparenz und der Reduzierung von Komplexität, damit sich Teams auf Wichtiges konzentrieren können.

Erfahren Sie im Folgenden, wie Dropbox den Weg für eine sichere und nahtlose Zusammenarbeit ebnet.

Was bedeuten Datensicherheit und Compliance?

Wenn Ihr Unternehmen Daten verarbeitet, z. B. Kundendaten wie Namen und Adressen, oder digitale Datensätze führt, unterliegen diese Daten strengen gesetzlichen Standards. Die Vorschriften sind u. a. abhängig von der Art Ihres Unternehmens oder der verarbeiteten Daten, das zugrunde liegende Konzept bleibt jedoch gleich.

In Datenschutzrichtlinien wird festgelegt, wie diese Daten verwaltet werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Sie müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Datenkonformität soll durch Governance-Frameworks, Tools und Richtlinien gewährleistet werden, die Sicherheit, Datenintegrität und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen durchsetzen. Im Kern geht es bei Compliance darum, die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität vertraulicher Daten zu gewährleisten.

Welche Risiken bestehen bei Nichtkonformität?

Nehmen Sie Datensicherheit ernst. Unternehmen, die sich nicht an Compliance-Standards halten, müssen mit schwerwiegenden finanziellen Konsequenzen und Rufschädigung rechnen.

Bußgelder

Rechtliche Sanktionen und Bußgelder können Unternehmen finanziell belasten. Bei Verstößen gegen die DSGVO werden u. U. Bußgelder von bis zu 10 Millionen EUR oder 2 % des gesamten weltweiten Umsatzes eines Unternehmens im vorangegangenen Geschäftsjahr erhoben.

Datenschutzverletzungen

Bei unzureichender Datensicherheit sind vertrauliche Informationen im Falle eines Cyberangriffs oder einer Datenschutzverletzung nicht ausreichend geschützt. Es droht der Verlust oder die Offenlegung von vertraulichen Daten. 2024 beliefen sich die Kosten einer Datenschutzverletzung auf durchschnittlich 4,88 Millionen USD. Das bedeutet selbst für Großunternehmen ein erhebliches finanzielles Risiko. Zusätzlich steht das Vertrauen der Kunden auf dem Spiel.

Rufschädigung

Eine Datenschutzverletzung oder die Aufdeckung von Compliance-Verstößen kann den Ruf eines Unternehmens ruinieren. Die Folge: Kunden verlieren das Vertrauen, Aktionäre ziehen sich zurück und Wettbewerbsvorteile gehen verloren. Laut einem aktuellen Bericht von Vercara würden 66 % der Verbraucher einem Unternehmen nach einer Datenschutzverletzung nicht mehr vertrauen. Dies hat negative Auswirkungen auf den Umsatz und die Stellung auf dem Markt.

Welche allgemeinen Compliance-Standards gelten?

Wenn Sie Compliance ernst nehmen, müssen Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Standards kennen. Die jeweiligen Vorschriften variieren je nach Unternehmen und Art und Weise der Interaktion mit Kunden. Sie müssen sich darüber informieren, welche Standards für Ihr Unternehmen gelten, und entsprechende Richtlinien festlegen. Im Folgenden sind einige der gängigsten gesetzlichen Standards aufgeführt.

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)

Im HIPAA ist geregelt, wie und wann geschützte Gesundheitsdaten (Protected Health Information, PHI) weitergegeben werden dürfen und wer zur Weitergabe berechtigt ist. Ein HIPAA-Verstoß liegt vor, wenn eine Person ohne Berechtigung auf Gesundheitsdaten zugreift, diese verwendet oder weitergibt. Dies kann z. B. passieren, wenn die Daten nicht verschlüsselt sind, wenn sie mit den falschen Personen geteilt werden oder wenn sie nicht ordnungsgemäß vernichtet werden.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Die DSGVO ist eine Verordnung der Europäischen Union, die das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von personenbezogenen Daten regelt, um die Daten betroffener Personen zu schützen. Unternehmen sind verpflichtet, eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen, Datensicherheit zu gewährleisten und die Rechte der Nutzer zu achten, wie beispielsweise das Recht auf Zugriff, Berichtigung und Löschung von personenbezogenen Daten.

Ein Unternehmen verstößt gegen die DSGVO, wenn es diese Anforderungen zu irgendeinem Zeitpunkt nicht erfüllt. Beispiele hierfür sind die Verarbeitung von Kundendaten ohne Einwilligung, unzureichende Sicherheitsmaßnahmen oder das Versäumnis, eine Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden zu melden.

SOC 2 (Service Organization Control 2)

Der SOC 2-Standard soll gewährleisten, dass Kundendaten von Dienstanbietern ordnungsgemäß verarbeitet und geschützt werden. Es gelten fünf Vertrauensprinzipien: Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz.

Ein Verstoß liegt vor, wenn ein Unternehmen diese Standards nicht einhält, beispielsweise im Falle von mangelhaften Sicherheitsmaßnahmen, unbefugtem Zugriff auf Daten oder fehlender Überwachung.

ISO 27001 (Managementsystem für Informationssicherheit)

ISO 27001 ist ein internationaler Standard für das Management der Informationssicherheit. Von Unternehmen wird verlangt, Sicherheitskontrollen zum Schutz von Daten zu implementieren und zu pflegen.

Ein Verstoß gegen ISO 27001 liegt vor, wenn Unternehmen es versäumen, Risiken zu bewerten, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen oder Compliance zu gewährleisten.

PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)

Im PCI DSS sind Sicherheitsanforderungen für den Umgang mit Kreditkartendaten festgelegt, um Betrug und Verstöße zu verhindern. Wenn Ihr Unternehmen Kartenzahlungen – beispielsweise in einem Onlineshop – akzeptiert, müssen Sie sich mit dem PCI DSS befassen.

Ein Verstoß gegen den PCI DSS liegt vor, wenn Daten von Karteninhabern unsachgemäß gespeichert werden, eine schwache Verschlüsselung angewendet wird, Zugriffskontrollen fehlen oder bei Sicherheitsaudits Mängel festgestellt werden.

CCPA (California Consumer Privacy Act)

Sind Sie in Kalifornien ansässig oder geschäftlich tätig? Dann müssen Sie sich mit dem California Consumer Privacy Act auseinandersetzen. Der CCPA gewährt den Einwohnern von Kalifornien Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Zugriff, Löschung und Widerspruch gegen den Verkauf dieser Daten.

Dabei geht es nicht nur um Ladengeschäfte. Selbst wenn ein Unternehmen nicht in Kalifornien tätig ist, müssen Websites und Remote-Dienste CCPA-konform sein, sofern zu irgendeinem Zeitpunkt personenbezogene Daten von Einwohnern Kaliforniens erfasst werden.

Wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten von Einwohnern Kaliforniens ohne ordnungsgemäße Information erfasst, weitergibt oder verkauft oder die Verbraucherrechte nicht beachtet, verstößt es gegen den CCPA.

Worauf sollten Unternehmen bei einem Cloud-Speicher mit Compliance-Funktionen achten?

Datenschutzrichtlinien gelten nicht nur für die Geschäftstätigkeit, sondern auch für die verwendeten Technologien und Dienste. Wenn Sie auf der Suche nach einem Cloud-Speicher sind, sollten Sie daher auch Faktoren berücksichtigen, die Auswirkungen auf die Compliance haben. Hier sind einige Beispiele.

Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen

Entscheiden Sie sich für eine Lösung mit zuverlässigen Verschlüsselungsmethoden (wie AES-256-Verschlüsselung von gespeicherten Dateien) und differenzierten Zugriffskontrollen, um den Datenzugriff auf autorisierte Personen zu beschränken.

Zertifizierungen (SOC 2, ISO 27001, DSGVO, HIPAA)

Wählen Sie eine Lösung aus, die über die relevanten Zertifizierungen verfügt und damit die Einhaltung von Branchenstandards und -vorschriften nachweisen kann.

Audit-Protokolle und Nachverfolgung von Aktivitäten

Achten Sie darauf, dass die Lösung detaillierte Audit-Protokolle und Funktionen zur Nachverfolgung bietet, damit Sie verdächtige Aktivitäten überwachen und diesen nachgehen können.

Automatisierte Compliance-Workflows

Suchen Sie nach einer Lösung, die automatisierte Compliance-Workflows bereitstellt, damit Sie Compliance-Prozesse optimieren und den manuellen Aufwand reduzieren können.

Integration in Unternehmenstools wie Microsoft 365 und Google Workspace

Eine nahtlose Integration in gängige Unternehmenstools steigert die Produktivität und vereinfacht das Compliance-Management.

So vereinfacht Dropbox Datensicherheit und Compliance

Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden vertrauen darauf, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind. Sie benötigen daher Plattformen und Anbieter, denen Sie vertrauen können. Dropbox genießt nicht nur das Vertrauen von 56 % der Fortune 500-Unternehmen, sondern bietet auch eine umfangreiche Suite an Sicherheitsfunktionen und Compliance-Zertifizierungen, um Unternehmen beim Erfüllen von Anforderungen im Bereich Datensicherheit zu unterstützen.

Verschlüsselung von gespeicherten und übermittelten Daten: Schutz nach Branchenstandard

• Gespeicherte Dateien werden durch AES-256-Verschlüsselung geschützt.
• Während der Übertragung werden Dateien mithilfe von TLS/SSL verschlüsselt, sodass ein Abfangen beim Hochladen, Synchronisieren oder Teilen verhindert wird.
• Diese Verschlüsselungsmethoden gelten als Standard für Cloud-Sicherheit und Compliance.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE): Fortschrittliche Sicherheit für Hochrisikodaten

• Im Gegensatz zur Standardverschlüsselung wird durch E2EE sichergestellt, dass Dateien nur von Nutzern mit Zugriffsschlüssel entschlüsselt werden können.
• Dropbox kann nicht auf Dateien zugreifen, die in E2EE-Ordnern gespeichert sind. Dies sorgt für den zusätzlichen Schutz Ihrer vertraulichen Daten.
• E2EE wird für Finanzunterlagen, Rechtsdokumente und streng vertrauliche Dateien empfohlen.

Differenzierte Admin-Tools und Audit-Protokolle

• Über die Verwaltungskonsole können IT-Admins Dateizugriff und Berechtigungen differenziert steuern und im Blick behalten.
• In Audit-Protokollen lässt sich zur Sicherheitsüberwachung und für Compliance-Berichte die Dateiaktivität nachverfolgen.

Einhaltung von Vorschriften und Zertifizierungen

• Dropbox ist gemäß SOC 2, ISO 27001, HIPAA und DSGVO zertifiziert, damit Unternehmen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften einhalten können.

Nahtlose Integrationen für automatisierte Compliance

• Dropbox lässt sich nahtlos in Microsoft 365, Google Workspace und andere Unternehmenstools integrieren – für automatisierte Compliance-Workflows und eine vereinfachte Datenverwaltung.
• Darüber hinaus können IT-Teams Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsverwaltung automatisieren.

Schritte zur Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance in Ihrem Unternehmen

Datensicherheit ist ein komplexer Bereich und Compliance-Vorschriften sind für jedes Unternehmen unterschiedlich. Es gibt jedoch einige allgemeine Best Practices für Datensicherheit und Compliance.

Im Folgenden finden Sie hierzu einige hilfreiche Tipps:

Zugriffskontrollen und Nutzerverwaltung implementieren

• Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Einmaliges Anmelden (SSO), um Nutzerkonten zusätzlich zu schützen.
• Richten Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) ein, um den Zugriff auf vertrauliche Dateien anhand von Position und Verantwortlichkeit einzuschränken.

Data Governance und Auditing automatisieren

• Verwenden Sie die Dropbox-Verwaltungskonsole für eine umfassende Nachverfolgung und Verwaltung von Compliance-Vorschriften.
• Richten Sie automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Protokolle ein, um den Dateizugriff nachzuverfolgen.

Für sichere Zusammenarbeit und sichere externe Dateifreigabe sorgen

• Verwenden Sie Passwörter und begrenzen Sie die Gültigkeitsdauer für Links, um Dateien sicher an externe Parteien weiterzugeben.
• Beschränken Sie den Zugriff auf freigegebene Dokumente, um Datenschutz zu gewährleisten.

Stärkung der Compliance-Strategie mit Dropbox

Sie benötigen mehr als einen Cloud-Speicher. Sie benötigen eine sichere Lösung mit Compliance-Funktionen, die sensible Daten ohne komplexe Verfahren schützt.

Mit Dropbox erfüllen Sie ganz einfach Compliance-Bestimmungen: dank Verschlüsselung für Unternehmen, leistungsstarken Zugriffsfunktionen und automatisierten Compliance-Workflows. Setzen Sie Sicherheitsrichtlinien durch, schützen Sie unternehmenskritische Daten und halten Sie sich über neue Vorschriften auf dem Laufenden – alles an einem Ort.

Dropbox unterstützt IT-Teams bei allen Belangen rund um Sicherheit und Compliance.