Información sobre la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo para tu negocio

Información sobre la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo para tu negocio

Desde la inteligencia artificial hasta las herramientas de colaboración inteligentes y las soluciones en la nube, las nuevas tecnologías están por todas partes y están transformando la forma en que las empresas operan. Pero la innovación conlleva un mayor riesgo. A medida que las capacidades tecnológicas aumentan, también lo hacen las amenazas a la seguridad y los desafíos de cumplimiento normativo.

El cibercrimen va en aumento, y se prevé que los daños globales alcancen los 19,7 billones de dólares en 2030. Al mismo tiempo, las normativas cada vez son más estrictas, lo que hace que el cumplimiento sea más complejo que nunca.

Así pues, en medio de un panorama tecnológico y normativo en constante evolución, ¿cómo puede mantenerse al día tu empresa?

Con Dropbox, la seguridad y el cumplimiento normativo están integrados, no se añaden posteriormente. Desde el cifrado de extremo a extremo hasta los controles de acceso detallados y la automatización del cumplimiento normativo, ayudamos a los líderes de TI a proteger los datos confidenciales, mantener la visibilidad y simplificar la complejidad, para que el equipo pueda centrarse en lo que viene.

Sigue leyendo para descubrir cómo Dropbox allana el camino para una colaboración segura y fluida.

¿Qué es el cumplimiento de la normativa de seguridad de datos?

Si tu empresa trabaja con datos de cualquier tipo (ya sean datos de clientes, como nombres y direcciones, o registros digitales de cualquier formato) esos datos están sujetos a estrictas normas regulatorias. Las normativas exactas pueden variar en función de la naturaleza de tu negocio o de los datos en cuestión, pero el concepto subyacente es el mismo.

El cumplimiento de la normativa de datos es el proceso de gestionar esos datos de forma que se cumplan los requisitos reglamentarios, y es responsabilidad tuya asegurarte de que se está llevando a cabo correctamente.

Para garantizar el cumplimiento de las normativas de datos, los responsables de TI utilizan marcos de gobernanza, herramientas y políticas que refuerzan la seguridad, la integridad de los datos y el cumplimiento de las normativas. En esencia, el cumplimiento de las normativas consiste en garantizar la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de los datos confidenciales.

¿Cuáles son los riesgos del incumplimiento?

La seguridad de los datos es un asunto serio. Y las empresas que no cumplen con las normas de cumplimiento se enfrentan a graves consecuencias financieras y de reputación.

Multas por incumplimiento de las normativas

Las sanciones legales y multas pueden afectar gravemente la estabilidad financiera de una empresa. Las violaciones del RGPD, por ejemplo, pueden costar hasta 10 millones de euros, o el 2 % de la facturación mundial total de una organización en el ejercicio anterior, lo que da lugar a sanciones multimillonarias.

Filtraciones de datos

Las medidas inadecuadas de seguridad de datos aumentan la vulnerabilidad de la información sensible a los ciberataques y las filtraciones de datos, lo que provoca la pérdida o la exposición de datos confidenciales. El coste medio de una filtración de datos en 2024 fue de 4,88 millones de dólares, lo que es suficiente para provocar un grave revés incluso para las empresas más grandes. No solo perjudica las finanzas de la empresa, sino que también supone un duro golpe para la confianza de los clientes, y de eso es difícil recuperarse.

Daños para la reputación

Una filtración de datos o la divulgación pública de un incumplimiento puede dañar gravemente la reputación de una organización, provocando una pérdida de la ventaja competitiva y de la confianza de los clientes y de los accionistas. De hecho, un informe reciente de Vercara reveló que el 66 % de los consumidores no confiaría en una empresa tras una filtración de datos, lo que afectaría a sus ingresos y a su posicionamiento en el mercado.

¿Cuáles son las normas comunes de cumplimiento normativo?

Si te tomas en serio el cumplimiento de las normativas, debes conocer las normas con las que estás trabajando. Según la naturaleza de tu negocio y la forma en que interactúes con los clientes, las normativas específicas que deberás cumplir variarán. Es responsabilidad tuya realizar una investigación exhaustiva y determinar qué normas se aplican a tu negocio. Sin embargo, para empezar vamos a explorar algunas de las normas regulatorias más comunes.

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act, Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico)

La HIPAA controla cómo y cuándo se puede compartir la información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) y quién puede compartirla. Se produce una violación de la HIPAA cuando alguien accede a información de salud, la utiliza o la comparte sin permiso. Esto puede ocurrir de varias maneras, por ejemplo, si la información no está cifrada, si se comparte con las personas equivocadas o si no se elimina correctamente.

Para respaldar el uso compartido de archivos que cumplan con la ley HIPAA, las mejores herramientas en la nube, incluido Dropbox, combinan cifrado, controles de acceso estrictos y registros de auditoría detallados, lo que garantiza que la información de salud protegida se comparta solo con usuarios autorizados y siga siendo totalmente rastreable para garantizar el cumplimiento.

RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)

El RGPD es una normativa de la Unión Europea que regula la recopilación, el procesamiento y el almacenamiento de datos personales para proteger la privacidad de las personas. Exige que las organizaciones obtengan un consentimiento explícito, garanticen la seguridad de los datos y otorguen a los usuarios derechos sobre sus datos, como el acceso, la rectificación y la supresión.

Una empresa infringe el RGPD si no cumple con estos requisitos en cualquier etapa del proceso. Algunos ejemplos de esto podrían ser el manejo de datos de clientes sin consentimiento, medidas de seguridad inadecuadas o no informar una violación de datos dentro de las 72 horas.

SOC 2 (Control de Organización de Servicios 2)

El objetivo de SOC 2 es garantizar que los proveedores de servicios manejen y protejan adecuadamente los datos de los clientes, de acuerdo con cinco principios de confianza esenciales: seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad.

Se produce una infracción cuando una empresa no cumple con estas normas, por ejemplo, en casos de seguridad deficiente, acceso no autorizado a los datos o falta de supervisión.

ISO 27001 (sistema de gestión de la seguridad de la información)

La ISO 27001 es una norma global para la gestión de la seguridad de la información, que exige a las organizaciones establecer, implementar y mantener controles de seguridad para proteger los datos.

Se produce una violación de la norma ISO 27001 cuando una organización no evalúa los riesgos, no implementa las medidas de seguridad adecuadas o no mantiene el cumplimiento.

PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard, estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago).

PCI DSS establece requisitos de seguridad para el manejo de datos de tarjetas de crédito para prevenir el fraude y las filtraciones de datos. Si tu negocio acepta pagos con tarjeta de alguna forma (por ejemplo, en una tienda virtual online) deberás tener en cuenta la normativa PCI DSS.

Una infracción de PCI DSS podría consistir en almacenar datos de titulares de tarjetas de manera incorrecta, utilizar un cifrado débil, no aplicar controles de acceso o no superar auditorías de seguridad.

CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California)

¿Tienes tu sede o realizas operaciones en el Estado Dorado? Entonces debes conocer la Ley de Privacidad del Consumidor de California. La CCPA otorga a los residentes de California derechos sobre sus datos personales, incluido el acceso a datos, su eliminación y la opción de excluirse de la venta de datos.

Y no nos referimos solo a las tiendas físicas. Aunque una empresa no opere en California, los sitios web y los servicios remotos deben cumplir con la CCPA si se recopilan datos personales de residentes de California en cualquier etapa.

Si una empresa recopila, comparte o vende datos personales de residentes de California sin la debida divulgación, o no respeta los derechos del consumidor, está violando la CCPA.

¿Qué deben buscar las empresas en una solución de almacenamiento en la nube que cumpla con las normativas?

El cumplimiento de la normativa de protección de datos no solo se aplica a la forma en que llevas a cabo tu negocio, sino también a la tecnología y los servicios que utilizas. Por ejemplo, si está buscando una solución de almacenamiento en la nube, al seleccionar un proveedor es importante considerar los factores que pueden afectar al cumplimiento de las normativas. Vamos a ver algunos ejemplos.

Cifrado de datos y controles de acceso

La solución debe emplear métodos de cifrado robustos, como el cifrado AES-256 de archivos en reposo, y controles de acceso detallados para restringir el acceso a los datos a personas autorizadas.

Dropbox ofrece permisos de archivos granulares y controles de acceso para carpetas compartidas, lo que permite a los equipos decidir exactamente quién puede ver, comentar, editar o administrar el contenido.

Los permisos se pueden configurar a nivel de carpeta o subcarpeta, y el acceso compartido se puede restringir aún más con controles como la protección con contraseña, las fechas de vencimiento y las descargas deshabilitadas, lo que ayuda a los equipos a colaborar de forma segura sin sobreexponer datos confidenciales.

Las mejores plataformas para compartir archivos de manera que cumplan con las normas, incluido Dropbox, combinan cifrado sólido, controles de acceso granulares, registros de auditoría y certificaciones de cumplimiento reconocidas, para que las organizaciones puedan compartir archivos de forma segura y al mismo tiempo cumplir con los requisitos reglamentarios.

Certificaciones de cumplimiento (SOC 2, ISO 27001, RGPD, HIPAA)

Opta por una solución que haya obtenido las certificaciones de cumplimiento pertinentes, demostrando su cumplimiento de las normas y regulaciones del sector.

Al evaluar herramientas para compartir archivos, las certificaciones de seguridad clave que se deben tener en cuenta incluyen SOC 2 para los controles operativos, ISO 27001 para la gestión de seguridad de la información, HIPAA para la protección de datos de atención médica y el cumplimiento del RGPD para la privacidad de datos personales.

Registros de auditoría y seguimiento de actividad

La solución debe proporcionar registros de auditoría detallados y capacidades de seguimiento de actividad para monitorear e investigar cualquier actividad sospechosa.

Flujos de trabajo de cumplimiento automatizados

Busca una solución que ofrezca flujos de trabajo de cumplimiento automatizados para agilizar los procesos de cumplimiento y reducir el esfuerzo manual.

Integración con herramientas empresariales como Microsoft 365 y Google Workspace

La perfecta integración con herramientas empresariales de uso común mejora la productividad y simplifica la gestión del cumplimiento normativo.

Cómo simplifica Dropbox la seguridad y el cumplimiento de los datos

Cuando tu negocio, tu personal y tus clientes dependen de la seguridad de tus datos, es importante trabajar con plataformas y proveedores en los que sabes que puedes confiar. Buenas noticias: Dropbox no solo cuenta con la confianza del 56 % de las empresas de Fortune 500, sino que además ofrece un conjunto completo de funciones de seguridad y certificaciones de cumplimiento para ayudar a las empresas a cumplir con sus requisitos de cumplimiento en materia de seguridad de datos.

Cifrado en reposo y en tránsito: protección estándar del sector

• El cifrado AES-256 protege los archivos en reposo, garantizando la seguridad de los datos almacenados.
• TLS/SSL cifra los archivos en tránsito, para evitar la interceptación durante la carga, la sincronización o el intercambio.
• Estos métodos de cifrado son estándar para la seguridad y el cumplimiento en la nube.

Cifrado de extremo a extremo (E2EE): seguridad avanzada para datos de alto riesgo

• A diferencia del cifrado estándar en reposo/en tránsito, el cifrado de extremo a extremo (E2EE) garantiza que solo los usuarios con claves de acceso puedan descifrar los archivos.
• Dropbox no puede acceder a los archivos almacenados en carpetas con cifrado de extremo a extremo (E2EE), lo que añade una capa adicional de seguridad para los datos confidenciales.
• Se recomienda el cifrado de extremo a extremo para archivos financieros, legales y altamente confidenciales.

Controles administrativos granulares y registros de auditoría

• La Consola de administración proporciona a los administradores de TI controles detallados y visibilidad del acceso a los archivos y los permisos.
• Los registros de auditoría realizan un seguimiento de la actividad de los archivos para la supervisión de la seguridad y la elaboración de informes de cumplimiento.

Los equipos de TI también pueden integrar el almacenamiento en la nube con los sistemas de identidad existentes mediante el inicio de sesión único (SSO) y servicios de directorio. Dropbox admite integraciones con distintas herramientas, por lo que el acceso se mantiene alineado con las políticas de identidad de la empresa.

Para las empresas de servicios profesionales , este enfoque permite a los equipos compartir entregas confidenciales de los clientes a través de enlaces cifrados con acceso basado en roles, fechas de vencimiento y restricciones de descarga, lo que garantiza que solo las partes interesadas aprobadas puedan ver o recuperar los archivos confidenciales.

En los espacios de trabajo compartidos de los clientes, estos registros de auditoría, combinados con el historial de versiones de archivos, permiten a los equipos rastrear quién ha accedido o modificado los archivos y restaurar versiones anteriores cuando es necesario, lo que genera un registro de auditoría claro para el cumplimiento y la responsabilidad del cliente.

Cumplimiento normativo y certificaciones

• Dropbox cuenta con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, HIPAA y RGPD, lo que garantiza que las empresas cumplan con las normativas de seguridad y privacidad.

Integraciones perfectas para la automatización del cumplimiento de las normativas

• Dropbox se integra a la perfección con Microsoft 365, Google Workspace y otras herramientas empresariales, lo que permite automatizar los flujos de trabajo de cumplimiento y simplificar la gestión de datos.
• Además, los equipos de TI pueden automatizar las políticas de seguridad y la gestión de accesos.

Medidas para garantizar el cumplimiento de la seguridad de los datos en tu organización

La seguridad de los datos es compleja y tus necesidades de cumplimiento de las normativas variarán en función de tu negocio. Sin embargo, existen buenas prácticas generales que pueden ayudar a mantener tus datos protegidos y conformes a las normativas.

Para garantizar el cumplimiento efectivo de las normas de seguridad de datos, las empresas pueden seguir estos pasos prácticos:

Implementar controles de acceso y gestión de usuarios

• Habilita la autenticación multifactor (MFA) y el inicio de sesión único (SSO) para añadir una capa adicional de seguridad a las cuentas de usuario
• Implementa el control de acceso basado en roles (RBAC) para restringir el acceso a archivos confidenciales según las funciones y responsabilidades laborales

Automatizar la gobernanza y la auditoría de datos

• Utiliza la consola de administración de Dropbox para un seguimiento y gestión integral del cumplimiento de las normativas.
• Configura políticas de retención automáticas y registros de auditoría para realizar un seguimiento del acceso a los archivos.

Colaboración segura e intercambio de archivos externos

• Utiliza enlaces de archivos protegidos con contraseña y con fecha de vencimiento para compartir archivos de forma segura con terceros.
• Restringe el acceso no autorizado a los documentos compartidos para mantener la privacidad de los datos

En el caso de los equipos de medios, esto permite la entrega segura de archivos de alta resolución a los clientes mediante enlaces protegidos con contraseña, controles de descarga y fechas de vencimiento, para que los clientes puedan acceder a activos grandes sin exponer contenido confidencial fuera de la audiencia prevista.

Para la colaboración en los documentos y su revisión, una herramienta en la nube como Dropbox permite compartir de forma segura acceso en tiempo real a las últimas versiones y permisos controlados, de forma que los equipos y los clientes puedan revisar, comentar y aprobar archivos sin exponer datos confidenciales ni crear confusión en torno a las versiones.

Refuerza tu estrategia de cumplimiento con Dropbox

Necesitas algo más que almacenamiento en la nube: necesitas una solución segura y que cumpla con las normativas, protegiendo los datos confidenciales sin aumentar la complejidad.

Dropbox facilita el cumplimiento de las normativas con cifrado de nivel empresarial, potentes controles de acceso y herramientas de cumplimiento automatizadas, para que puedas aplicar políticas de seguridad, proteger datos críticos para el negocio y mantenerte al día con las regulaciones en constante evolución, todo en un mismo lugar.

Descubre cómo Dropbox ayuda a los equipos de TI a asumir el control de la seguridad y el cumplimiento de las normativas, sin esfuerzo.

Con Dropbox, puedes ir más allá del almacenamiento de archivos: combina uso compartido seguro, colaboración y cumplimiento en una plataforma confiable.