Memahami keamanan data dan kepatuhan untuk bisnis Anda

Memahami keamanan data dan kepatuhan untuk bisnis Anda

Dari AI hingga alat kolaborasi cerdas dan solusi cloud, teknologi baru ada di mana-mana—dan mengubah cara bisnis beroperasi. Namun inovasi membawa peningkatan risiko. Seiring berkembangnya kemampuan teknologi, berkembang pula ancaman keamanan dan tantangan kepatuhan.

Kejahatan siber sedang meningkat, dengan kerugian global diperkirakan mencapai $19,7 triliun pada tahun 2030. Di saat yang sama, regulasi semakin ketat. Kepatuhan menjadi lebih rumit dari sebelumnya.

Jadi, di tengah lanskap teknologi dan kepatuhan yang terus berubah, bagaimana bisnis Anda dapat mengimbanginya?

Dengan Dropbox, keamanan dan kepatuhan sudah terintegrasi, bukan tambahan. Dari enkripsi menyeluruh hingga kontrol akses terperinci dan otomatisasi kepatuhan, kami membantu para pemimpin TI melindungi data sensitif, menjaga visibilitas, dan memangkas kompleksitas—sehingga tim Anda dapat tetap fokus pada hal berikutnya.

Baca terus untuk melihat bagaimana Dropbox membuka jalan bagi kolaborasi yang aman dan lancar.

Apa itu kepatuhan keamanan data?

Jika perusahaan Anda menangani data dalam kapasitas apa pun—baik itu data pelanggan, seperti nama dan alamat, atau catatan digital dalam bentuk apa pun—data tersebut tunduk pada standar peraturan yang ketat. Peraturan yang tepat dapat bervariasi tergantung pada sifat bisnis Anda, atau data yang dimaksud, tetapi konsep dasarnya sama.

Kepatuhan data adalah proses pengelolaan data sedemikian rupa sehingga mematuhi persyaratan peraturan—dan Anda bertanggung jawab untuk memastikannya dilaksanakan dengan benar.

Untuk menjaga kepatuhan data, para pemimpin TI menggunakan kerangka kerja tata kelola, alat, dan kebijakan yang menegakkan keamanan, integritas data, dan kepatuhan terhadap regulasi. Pada intinya, kepatuhan adalah tentang memastikan kerahasiaan, ketersediaan, dan integritas data sensitif.

Apa risiko ketidakpatuhan?

Keamanan data adalah hal serius. Dan bisnis yang gagal memenuhi standar kepatuhan menghadapi konsekuensi keuangan dan reputasi yang parah sebagai akibatnya.

Denda regulasi

Denda dan sanksi hukum dapat berdampak serius pada stabilitas keuangan perusahaan. Pelanggaran GDPR, misalnya,  dapat menimbulkan kerugian hingga €10 juta, atau 2% dari seluruh omzet global suatu organisasi pada tahun fiskal sebelumnya, yang mengakibatkan denda jutaan dolar.

Pelanggaran data

Tindakan keamanan data yang tidak memadai meningkatkan kerentanan informasi sensitif terhadap serangan siber dan pelanggaran data, yang mengakibatkan hilangnya atau terungkapnya data rahasia. Rata-rata biaya pelanggaran data pada tahun 2024 adalah $4,88 juta, yang cukup untuk menyebabkan serangkaian kemunduran bagi perusahaan terbesar sekalipun. Hal ini tidak hanya merugikan keuangan perusahaan, tetapi juga menjadi pukulan telak bagi kepercayaan pelanggan, dan kepercayaan sulit untuk dikembalikan.

Kerusakan reputasi

Pelanggaran data atau pengungkapan ketidakpatuhan kepada publik dapat sangat merusak reputasi organisasi, yang menyebabkan hilangnya kepercayaan pelanggan, keyakinan pemegang saham, dan keunggulan kompetitif. Faktanya, laporan terkini oleh Vercara mengungkapkan bahwa 66% konsumen tidak akan mempercayai perusahaan setelah terjadi pelanggaran data, yang berdampak pada pendapatan dan posisi pasar.

Apa standar kepatuhan peraturan yang umum?

Jika Anda serius mengenai kepatuhan, Anda perlu mengetahui standar yang Anda gunakan. Bergantung pada sifat bisnis Anda dan cara Anda berinteraksi dengan pelanggan, peraturan khusus yang harus Anda patuhi akan bervariasi. Terserah Anda untuk melakukan penelitian menyeluruh dan menetapkan standar mana yang berlaku untuk bisnis Anda. Namun, untuk memulainya, mari kita telusuri beberapa standar peraturan yang lebih umum.

HIPAA (Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan)

HIPAA mengontrol bagaimana dan kapan informasi kesehatan yang dilindungi (PHI) dapat dibagikan, dan siapa yang dapat membagikannya. Pelanggaran HIPAA terjadi ketika seseorang mengakses, menggunakan, atau membagikan informasi kesehatan tanpa izin. Hal ini dapat terjadi dalam sejumlah cara, misalnya, jika informasi tidak dienkripsi, jika dibagikan kepada orang yang salah, atau jika tidak dibuang dengan benar.

GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum)

GDPR adalah peraturan Uni Eropa yang mengatur pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data pribadi untuk melindungi privasi individu. Hal ini mengharuskan organisasi untuk memperoleh persetujuan yang jelas, memastikan keamanan data, dan memberikan hak kepada pengguna atas data mereka, seperti akses, koreksi, dan penghapusan.

Suatu perusahaan melanggar GDPR jika gagal mematuhi persyaratan ini pada tahap apa pun. Contohnya mungkin termasuk penanganan data pelanggan tanpa persetujuan, tindakan keamanan yang tidak memadai, atau gagal melaporkan pelanggaran data dalam waktu 72 jam.

SOC 2 (Kontrol Organisasi Layanan 2)

Tujuan SOC 2 adalah untuk menjamin bahwa data pelanggan ditangani dan dilindungi dengan benar oleh penyedia layanan, menurut lima prinsip kepercayaan penting: keamanan, ketersediaan, integritas pemrosesan, kerahasiaan, dan privasi.

Pelanggaran terjadi ketika perusahaan tidak memenuhi standar ini, dalam kasus keamanan yang lemah, akses tidak sah ke data, atau kurangnya pemantauan, misalnya.

ISO 27001 (Sistem Manajemen Keamanan Informasi)

ISO 27001 adalah standar global untuk manajemen keamanan informasi, yang mengharuskan organisasi untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara kontrol keamanan untuk melindungi data.

Pelanggaran ISO 27001 terjadi ketika suatu organisasi gagal menilai risiko, menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat, atau menjaga kepatuhan.

PCI DSS (Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran)

PCI DSS menetapkan persyaratan keamanan untuk menangani data kartu kredit guna mencegah penipuan dan pelanggaran. Jika bisnis Anda menerima pembayaran kartu dalam kapasitas apa pun—di toko daring, misalnya—Anda perlu memikirkan PCI DSS.

Pelanggaran PCI DSS mungkin termasuk penyimpanan data pemegang kartu yang tidak tepat, enkripsi yang lemah, kurangnya kontrol akses, atau kegagalan audit keamanan.

CCPA (Undang-Undang Privasi Konsumen California)

Berbasis atau beroperasi di Golden State? Maka Anda perlu mengetahui Undang-Undang Privasi Konsumen California. CCPA memberikan hak kepada penduduk California atas data pribadi mereka, termasuk akses, penghapusan, dan penolakan penjualan data.

Kita tidak hanya berbicara tentang toko fisik saja. Bahkan jika suatu bisnis tidak beroperasi di California, situs web dan layanan jarak jauh tetap harus mematuhi CCPA jika ada data pribadi dari penduduk California yang dikumpulkan pada tahap apa pun.

Jika suatu bisnis mengumpulkan, membagikan, atau menjual data pribadi dari penduduk California tanpa pengungkapan yang tepat, atau gagal menghormati hak konsumen, hal itu melanggar CCPA.

Apa saja yang harus diperhatikan bisnis dalam solusi penyimpanan cloud yang siap kepatuhan?

Kepatuhan data tidak hanya berlaku pada cara Anda menjalankan bisnis, tetapi juga pada teknologi dan layanan yang Anda gunakan. Anggap Anda sedang mencari solusi penyimpanan awan. Misalnya, saat memilih penyedia, penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor yang dapat memengaruhi kepatuhan. Mari kita telusuri beberapa contoh.

Enkripsi data dan kontrol akses

Solusinya harus menggunakan metode enkripsi yang kuat, seperti enkripsi AES-256 untuk file yang tidak aktif, dan kontrol akses terperinci untuk membatasi akses data hanya kepada individu yang berwenang.

Sertifikasi kepatuhan (SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA)

Pilih solusi yang telah memperoleh sertifikasi kepatuhan yang relevan, yang menunjukkan kepatuhannya terhadap standar dan regulasi industri.

Log audit dan pelacakan aktivitas

Solusinya harus menyediakan log audit terperinci dan kemampuan pelacakan aktivitas untuk memantau dan menyelidiki setiap aktivitas yang mencurigakan.

Alur kerja kepatuhan otomatis

Cari solusi yang menawarkan alur kerja kepatuhan otomatis untuk menyederhanakan proses kepatuhan dan mengurangi upaya manual.

Integrasi dengan alat perusahaan seperti Microsoft 365 dan Google Workspace

Integrasi yang mulus dengan alat perusahaan yang umum digunakan meningkatkan produktivitas dan menyederhanakan manajemen kepatuhan.

Bagaimana Dropbox menyederhanakan keamanan dan kepatuhan data

Ketika bisnis, staf, dan pelanggan Anda bergantung pada keamanan data Anda, penting untuk bekerja dengan platform dan penyedia yang dapat dipercaya. Kabar baiknya, Dropbox tidak hanya dipercaya oleh 56% perusahaan Fortune 500, tetapi juga menawarkan serangkaian fitur keamanan dan sertifikasi kepatuhan yang komprehensif guna membantu bisnis memenuhi persyaratan kepatuhan keamanan data mereka.

Enkripsi saat tidak aktif dan saat transit: Perlindungan standar industri

• Enkripsi AES-256 mengamankan file yang tidak aktif, memastikan data yang disimpan terlindungi
• TLS/SSL mengenkripsi file saat transit, mencegah intersepsi selama pengunggahan, sinkronisasi, atau berbagi
• Metode enkripsi ini merupakan standar untuk keamanan dan kepatuhan cloud

Enkripsi ujung ke ujung (E2EE): Keamanan tingkat lanjut untuk data berisiko tinggi

• Berbeda dengan enkripsi standar saat penyimpanan/pengiriman, E2EE memastikan hanya pengguna dengan kunci akses yang dapat mengakses file
• Dropbox tidak dapat mengakses file yang disimpan dalam folder E2EE, menambahkan lapisan keamanan ekstra untuk data sensitif
• E2EE direkomendasikan untuk file keuangan, hukum, dan sangat rahasia

Kontrol admin dan log audit yang terperinci

• Konsol Admin memberikan admin TI kontrol terperinci dan visibilitas untuk akses dan izin file
• Log audit melacak aktivitas file untuk pemantauan keamanan dan pelaporan kepatuhan

Kepatuhan peraturan dan sertifikasi

• Dropbox disertifikasi untuk kepatuhan SOC 2, ISO 27001, HIPAA, dan GDPR, memastikan bisnis memenuhi peraturan keamanan dan privasi

Integrasi yang mulus untuk otomatisasi kepatuhan

• Dropbox terintegrasi secara mulus dengan Microsoft 365, Google Workspace, dan alat perusahaan lainnya, sehingga mengotomatiskan alur kerja kepatuhan dan menyederhanakan manajemen data
• Selain itu, tim TI dapat mengotomatiskan kebijakan keamanan dan manajemen akses

Langkah-langkah untuk memastikan kepatuhan keamanan data di organisasi Anda

Keamanan data itu kompleks, dan kebutuhan kepatuhan Anda akan bervariasi tergantung pada bisnis Anda. Namun, ada praktik terbaik umum yang dapat membantu menjaga data Anda tetap aman dan patuh.

Untuk memastikan kepatuhan keamanan data yang efektif, bisnis dapat mengikuti langkah-langkah praktis berikut:

Terapkan kontrol akses dan manajemen pengguna

• Aktifkan autentikasi multifaktor (MFA) dan sistem masuk tunggal (SSO) untuk menambahkan lapisan keamanan ekstra ke akun pengguna
• Terapkan kontrol akses berbasis peran (RBAC) untuk membatasi akses ke file sensitif berdasarkan peran dan tanggung jawab pekerjaan

Otomatisasi tata kelola dan audit data

• Manfaatkan konsol admin Dropbox untuk pelacakan dan manajemen kepatuhan yang komprehensif
• Siapkan kebijakan penyimpanan otomatis dan log audit untuk melacak akses file

Kolaborasi aman dan berbagi file eksternal

• Gunakan tautan file yang dilindungi kata sandi dan dengan tanggal kedaluwarsa untuk berbagi file dengan pihak eksternal secara aman
• Batasi akses tidak sah ke dokumen bersama untuk menjaga privasi data

Memperkuat strategi kepatuhan Anda dengan Dropbox

Anda memerlukan lebih dari sekadar penyimpanan cloud—Anda memerlukan solusi aman dan siap kepatuhan yang melindungi data sensitif tanpa menambah kerumitan.

Dropbox memudahkan Anda untuk tetap patuh dengan enkripsi tingkat perusahaan, kontrol akses yang canggih, dan alat kepatuhan otomatis—sehingga Anda dapat menerapkan kebijakan keamanan, melindungi data penting bisnis, dan mengikuti perkembangan regulasi, semuanya di satu tempat.

Lihat bagaimana Dropbox membantu tim TI mengendalikan keamanan dan kepatuhan dengan mudah.