Zrozumienie zasad bezpieczeństwa danych i zgodności dla Twojej firmy

Zrozumienie zasad bezpieczeństwa danych i zgodności dla Twojej firmy

Od sztucznej inteligencji po inteligentne narzędzia do współpracy i rozwiązania chmurowe – nowe technologie są wszędzie i zmieniają sposób działania firm. Jednak innowacja niesie ze sobą większe ryzyko. W miarę rozwoju możliwości technologicznych rosną również zagrożenia bezpieczeństwa i wyzwania związane z przestrzeganiem przepisów.

Cyberprzestępczość nasila się, a globalne szkody mają osiągnąć poziom 19,7 biliona dolarów do 2030 roku. Jednocześnie przepisy są coraz bardziej rygorystyczne, co sprawia, że ich przestrzeganie staje się bardziej skomplikowane niż kiedykolwiek.

Jak zatem Twoja firma może nadążyć za ciągle zmieniającym się krajobrazem technologicznym i zgodności z przepisami?

W przypadku Dropbox bezpieczeństwo i zgodność są wbudowane, a nie dodane do zestawu. Od kompleksowego szyfrowania po szczegółową kontrolę dostępu i automatyzację zgodności – pomagamy liderom IT chronić poufne dane, zachować przejrzystość i radzić sobie ze złożonością, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co będzie dalej.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Dropbox ułatwia bezpieczną i płynną współpracę.

Czym jest zgodność z wymogami bezpieczeństwa danych?

Jeśli Twoja firma w jakikolwiek sposób przetwarza dane — niezależnie od tego, czy są to dane klientów, takie jak imiona i nazwiska, adresy, czy też cyfrowe zapisy w dowolnej formie — dane te podlegają rygorystycznym standardom regulacyjnym. Dokładne przepisy mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności lub danych, których dotyczą, jednak podstawowa koncepcja jest ta sama.

Zgodność danych to proces zarządzania danymi w sposób zgodny z wymogami regulacyjnymi — a Twoim obowiązkiem jest zapewnienie, że jest on przeprowadzany prawidłowo.

Aby zachować zgodność danych z przepisami, liderzy branży IT stosują ramy zarządzania, narzędzia oraz zasady, które zapewniają bezpieczeństwo, integralność danych i przestrzeganie przepisów. Zasadniczo zgodność z przepisami polega na zagwarantowaniu poufności, dostępności i integralności wrażliwych danych.

Jakie są ryzyka wynikające z nieprzestrzegania zasad?

Bezpieczeństwo danych to poważna sprawa. Firmy, które nie dopełnią standardów zgodności, muszą się liczyć z poważnymi konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi.

Kary regulacyjne

Kary i grzywny mogą mieć poważny wpływ na stabilność finansową firmy. Przykładowo naruszenia RODO mogą kosztować nawet 10 mln EUR lub 2% całkowitego światowego obrotu organizacji z poprzedniego roku podatkowego, co może skutkować karami w wysokości wielu milionów dolarów.

Naruszenia danych

Niewystarczające środki bezpieczeństwa danych zwiększają podatność informacji wrażliwych na cyberataki i naruszenia bezpieczeństwa, co prowadzi do utraty lub ujawnienia danych poufnych. Średni koszt naruszenia bezpieczeństwa danych w 2024 r. wyniósł 4,88 mln USD, co wystarczyło, aby spowodować poważne problemy nawet dla największych przedsiębiorstw. Nie tylko szkodzi to finansom firmy, ale także poważnie podważa zaufanie klientów, a to trudno jest naprawić.

Szkoda dla reputacji

Naruszenie bezpieczeństwa danych lub publiczne ujawnienie niezgodności z przepisami może poważnie zaszkodzić reputacji organizacji, prowadząc do utraty zaufania klientów, akcjonariuszy i przewagi konkurencyjnej. Z najnowszego raportu firmy Vercara wynika, że 66% konsumentów nie zaufałoby firmie po naruszeniu danych, co miałoby wpływ na przychody i pozycję rynkową.

Jakie są powszechne standardy zgodności regulacyjnej?

Jeśli poważnie myślisz o zgodności, musisz znać standardy, w oparciu o które pracujesz. Szczegółowe przepisy, których należy przestrzegać, mogą się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności i sposobu interakcji z klientami. Od Ciebie zależy przeprowadzenie dogłębnych badań i ustalenie, które standardy mają zastosowanie w Twojej firmie. Na początek przyjrzyjmy się jednak niektórym powszechniejszym standardom regulacyjnym.

HIPAA (Ustawa o przenoszalności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych)

Ustawa HIPAA reguluje, w jaki sposób i kiedy można udostępniać chronione informacje medyczne (PHI) oraz kto może je udostępniać. Naruszenie ustawy HIPAA ma miejsce, gdy ktoś uzyskuje dostęp do informacji medycznych, wykorzystuje je lub udostępnia je bez pozwolenia. Może się to zdarzyć na kilka sposobów, na przykład gdy informacja nie jest zaszyfrowana, gdy zostanie udostępniona niewłaściwym osobom lub gdy nie zostanie odpowiednio zniszczona.

RODO (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych)

RODO to rozporządzenie Unii Europejskiej, które reguluje kwestie gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w celu ochrony prywatności osób fizycznych. Wymaga od organizacji uzyskania wyraźnej zgody, zagwarantowania bezpieczeństwa danych i przyznania użytkownikom praw do ich danych, takich jak dostęp, poprawianie i usuwanie.

Firma narusza przepisy RODO, jeżeli na jakimkolwiek etapie nie stosuje się do tych wymagań. Przykładami takich przypadków mogą być przetwarzanie danych klientów bez ich zgody, niewystarczające środki bezpieczeństwa lub niezgłoszenie naruszenia bezpieczeństwa danych w ciągu 72 godzin.

SOC 2 (Kontrola organizacji usługowej 2)

Celem SOC 2 jest zagwarantowanie, że dane klientów są prawidłowo przetwarzane i chronione przez dostawców usług, zgodnie z pięcioma podstawowymi zasadami zaufania: bezpieczeństwa, dostępności, integralności przetwarzania, poufności i prywatności.

Naruszenie ma miejsce, gdy firma nie spełnia tych standardów, na przykład w przypadku słabego zabezpieczenia, nieautoryzowanego dostępu do danych lub braku monitorowania.

ISO 27001 (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji)

ISO 27001 to globalna norma dotycząca zarządzania bezpieczeństwem informacji, nakładająca na organizacje obowiązek ustanowienia, wdrożenia i utrzymywania kontroli bezpieczeństwa w celu ochrony danych.

Naruszenie normy ISO 27001 ma miejsce, gdy organizacja nie dokona oceny ryzyka, nie wdroży odpowiednich środków bezpieczeństwa lub nie zachowa zgodności z przepisami.

PCI DSS (Standard bezpieczeństwa danych branży kart płatniczych)

PCI DSS określa wymogi bezpieczeństwa dotyczące przetwarzania danych kart kredytowych w celu zapobiegania oszustwom i naruszeniom bezpieczeństwa. Jeśli Twoja firma akceptuje płatności kartą w jakimkolwiek zakresie — na przykład w sklepie internetowym — musisz pomyśleć o standardzie PCI DSS.

Naruszenie PCI DSS może polegać na niewłaściwym przechowywaniu danych posiadacza karty, słabym szyfrowaniu, braku kontroli dostępu lub nieudanych audytach bezpieczeństwa.

CCPA (kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów)

Ma siedzibę lub działa w Złotym Stanie? W takim razie musisz zapoznać się z kalifornijską ustawą o ochronie prywatności konsumentów. CCPA przyznaje mieszkańcom Kalifornii prawa dotyczące ich danych osobowych, w tym prawo dostępu, usuwania i rezygnacji ze sprzedaży danych.

Nie mamy tu na myśli wyłącznie sklepów stacjonarnych. Nawet jeśli firma nie prowadzi działalności na terenie Kalifornii, strony internetowe i usługi zdalne muszą być zgodne z ustawą CCPA, jeśli na jakimkolwiek etapie zbierane są dane osobowe mieszkańców Kalifornii.

Jeśli firma gromadzi, udostępnia lub sprzedaje dane osobowe mieszkańców Kalifornii bez należytego ujawnienia tych informacji lub nie przestrzega praw konsumenta, narusza ustawę CCPA.

Na co firmy powinny zwrócić uwagę, wybierając zgodne z przepisami rozwiązanie do przechowywania danych w chmurze?

Zgodność z przepisami dotyczącymi danych nie dotyczy tylko sposobu prowadzenia działalności, ale także wykorzystywanych technologii i usług. Załóżmy, że szukasz rozwiązania do przechowywania w chmurze. Przy wyborze dostawcy ważne jest, aby wziąć pod uwagę czynniki, które mogą mieć wpływ na zgodność z przepisami. Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Szyfrowanie danych i kontrola dostępu

Rozwiązanie powinno wykorzystywać solidne metody szyfrowania, takie jak szyfrowanie AES-256 plików w spoczynku, a także szczegółowe kontrole dostępu w celu ograniczenia dostępu do danych do osób upoważnionych.

Certyfikaty zgodności (SOC 2, ISO 27001, RODO, HIPAA)

Wybierz rozwiązanie mające stosowne certyfikaty zgodności, które potwierdzają ich zgodność z branżowymi standardami i przepisami.

Rejestry audytu i śledzenie aktywności

Rozwiązanie powinno zapewniać szczegółowe dzienniki audytu i funkcje śledzenia aktywności, umożliwiające monitorowanie i badanie wszelkich podejrzanych działań.

Zautomatyzowane przepływy pracy zgodności

Poszukaj rozwiązania oferującego zautomatyzowane przepływy pracy w celu zapewnienia zgodności z przepisami, aby usprawnić procesy zapewniania zgodności i ograniczyć nakład pracy ręcznej.

Integracja z narzędziami korporacyjnymi, takimi jak Microsoft 365 i Google Workspace

Bezproblemowa integracja z powszechnie używanymi narzędziami korporacyjnymi zwiększa produktywność i upraszcza zarządzanie zgodnością z przepisami.

Jak Dropbox upraszcza bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami

Gdy działalność firmy, pracownicy i klienci zależą od bezpieczeństwa Twoich danych, kluczowe jest korzystanie z platform i usługodawców, którym można ufać. Dobra wiadomość – usługi Dropbox nie tylko cieszą się zaufaniem 56% firm z listy Fortune 500, ale także oferują one kompleksowy zestaw funkcji bezpieczeństwa i certyfikatów w zakresie zgodności, które pomagają firmom spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych.

Szyfrowanie w stanie spoczynku i podczas przesyłania: standardowa ochrona branżowa

• Szyfrowanie AES-256 zabezpiecza pliki w stanie spoczynku, zapewniając ochronę przechowywanych danych
• Protokół TLS/SSL szyfruje przesyłane pliki, zapobiegając ich przechwyceniu podczas przesyłania, synchronizacji lub udostępniania
• Te metody szyfrowania są standardem w zakresie bezpieczeństwa i zgodności z chmurą

Szyfrowanie typu end-to-end (E2EE): zaawansowane zabezpieczenia danych wysokiego ryzyka

• W przeciwieństwie do standardowego szyfrowania w stanie spoczynku / podczas przesyłania, szyfrowanie E2EE gwarantuje, że pliki mogą odszyfrowywać tylko użytkownicy mający klucze dostępu.
• Dropbox nie może uzyskać dostępu do plików przechowywanych w folderach E2EE, co dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń dla poufnych danych
• Metoda E2EE jest zalecana w przypadku plików finansowych, prawnych i ściśle poufnych

Szczegółowe kontrole administracyjne i dzienniki audytu

• Konsola administratora zapewnia administratorom IT precyzyjną kontrolę i wgląd w dostęp do plików i uprawnienia
• Rejestry audytu śledzą aktywność plików w celu monitorowania bezpieczeństwa i raportowania zgodności

Zgodność z przepisami i certyfikaty

• Dropbox ma certyfikaty zgodności z SOC 2, ISO 27001, HIPAA i RODO, co daje pewność, że firmy spełniają przepisy dotyczące bezpieczeństwa i prywatności

Bezproblemowa integracja w celu automatyzacji zgodności

• Dropbox płynnie integruje się z Microsoft 365, Google Workspace i innymi narzędziami korporacyjnymi, umożliwiając automatyzację procesów związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami oraz uproszczenie zarządzania danymi.
• Co więcej, zespoły IT mogą automatyzować zarządzanie zasadami bezpieczeństwa i dostępem

Kroki zapewniające zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych w Twojej organizacji

Bezpieczeństwo danych jest kwestią złożoną, a Twoje potrzeby w zakresie zgodności z przepisami będą się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Istnieją jednak ogólne zasady, które mogą pomóc w zachowaniu bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.

Aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych, przedsiębiorstwa mogą podjąć następujące praktyczne kroki:

Wdrażanie kontroli dostępu i zarządzania użytkownikami

• Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i jednokrotne logowanie (SSO), aby dodać dodatkową warstwę zabezpieczeń do kont użytkowników
• Wdrożenie kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC) w celu ograniczenia dostępu do poufnych plików na podstawie ról i obowiązków służbowych

Zautomatyzuj zarządzanie danymi i audyt

• Wykorzystaj konsolę administratora Dropbox do kompleksowego śledzenia i zarządzania zgodnością
• Skonfiguruj automatyczne zasady przechowywania i dzienniki audytu, aby śledzić dostęp do plików

Bezpieczna współpraca i udostępnianie plików zewnętrznych

• Korzystaj z chronionych hasłem i wygasających łączy do plików, aby bezpiecznie udostępniać je stronom zewnętrznym
• Ogranicz nieautoryzowany dostęp do udostępnianych dokumentów w celu zachowania prywatności danych

Wzmocnij swoją strategię zgodności z przepisami dzięki Dropbox

Potrzebujesz czegoś więcej niż tylko pamięci masowej w chmurze — potrzebujesz bezpiecznego, zgodnego z przepisami rozwiązania, które ochroni poufne dane, nie zwiększając przy tym złożoności.

Dropbox ułatwia zachowanie zgodności z przepisami dzięki szyfrowaniu klasy korporacyjnej, zaawansowanym kontrolom dostępu i zautomatyzowanym narzędziom do zapewniania zgodności. Dzięki temu możesz egzekwować zasady bezpieczeństwa, chronić krytyczne dane biznesowe i nadążać za zmieniającymi się przepisami, a wszystko to w jednym miejscu.

Zobacz, jak Dropbox pomaga zespołom IT zadbać o bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – bez wysiłku.