Teknologien og dens indflydelse på vores arbejdsvaner er i konstant forandring.
Ikke overraskende kan 58 % af personer i arbejde i USA, dvs. cirka 92 millioner mennesker, arbejde hjemmefra enten på deltid eller fuld tid. Det er heller ingen overraskelse, at fleksible arbejdsformer er en af de tre største motivationsfaktorer for, at folk søger nyt job, i henhold til samme undersøgelse.
Men når vi bevæger os længere væk fra vores kolleger og bruger mindre tid i hinandens fysiske selskab, hvad sker der så med kreativitet og samarbejde? Kan man virkelig genskabe den samme gnist, mens man stirrer ind i et webcam fra et hjemmekontor?
Kort sagt – ja. Faktisk har hybridarbejde gjort det muligt for teamsamarbejdsværktøjer at udvikle sig og forbedres hurtigt for at imødekomme den stigende efterspørgsel.
Så hvordan faciliterer man samarbejde i den nye, digitalt forskelligartede tidsalder? I denne guide forklarer vi alt, hvad du behøver at vide om samarbejdsværktøjer som Dropbox Paper, sammen med brugbare tips, du kan afprøve med dit team i dag.
Før vi går i dybden med det, lad os starte med det grundlæggende – hvad er dokumentsamarbejde egentlig?
Hvad er dokumentsamarbejde?
Dokumentsamarbejde henviser til et system med delt adgang for teammedlemmer, hvor de kan bidrage til og redigere i dokumenter sammen. Dokumenter med disse samarbejdsmuligheder er f.eks.:
- Kalendere
- Regneark
- Opgavelister
- Mødenotater
- Brainstorming
- Indhold som f.eks. udkast til artikler
En cloudbaseret platform til at samarbejde om dokumenter, f.eks. Google Docs eller Dropbox Paper, er med til at strømline projektledelsen for eksterne teams.
I stedet for den tidskrævende proces med at redigere og dele dokumenter frem og tilbage via e-mailkæder eller beskedapps, kan du redigere, tildele opgaver og annotere et enkelt dokument med alle dine samarbejdspartnere.
Et værktøj til dokumentstyring såsom Trello eller cloudlager i Dropbox gør oplevelsen endnu bedre ved at levere en central videnbase til hele dit team, hvor de har adgang til de dokumenter til samarbejde.
Hvorfor skal man samarbejde i dokumenter?
I mange moderne virksomheder, hvor hybrid- og fjernarbejde bliver mere almindeligt, betyder en primært digital arbejdsplads vægt på produktivitet og effektivitet. Inden for dette hjælper dokumentsamarbejdssoftware teams med nemt at dele dokumenter til teaminput, strømline deres arbejdsbyrder og producere deres bedste arbejde.
Der er mange forskellige årsager til, at dokumentsamarbejde kan forbedre dit teams arbejdsgange. Nogle af eksemplerne omfatter:
- Giver distribuerede eller fjernarbejdende teams mulighed for at holde kontakt og skabe integration
- Forbedret videndeling og kommunikation mellem teammedlemmerne
- Teambaseret samarbejde i projektdokumenter kan øge engagementet i teamet
- Bedre organisering og opgavestyring – du behøver ikke at rulle gennem en lang liste af e-mails for at finde det rigtige dokument eller bruge tid på at samle flere versioner af et dokument i én fil.
- Når det digitale er udgangspunktet, bliver der skabt mindre papir og færre dokumenter, og det er nemmere at dele filer i forskellige formater og på forskellige enheder
Mere avanceret funktionalitet giver dig mulighed for automatisk at gemme og spore ændringer samt overvåge dokumentopdateringer i realtid via versionshistorik og -kontrol – dette gør det nemmere at finde fejl eller mangler og rulle tilbage til en tidligere version af dokumentet.
Motivér til fælles dokumentredigering i dit team
Afhængigt af din virksomheds art er mulighederne for samarbejde uendelige. Arbejde i et kreativt team? Brug et delt dokument til at drøfte idéer, udveksle dem og bygge videre på dem. Arbejder du i et felt, hvor detaljer og præcision er i højsædet? Brug samarbejdsværktøjer til at kontrollere hinandens arbejde som en del af kvalitetssikringsprocessen.
Selvom anvendelsesmulighederne for samarbejdsværktøjer er mange, er der et par almindelige måder at integrere samarbejde i enhver teamopsætning, for eksempel:
- Forbedr jeres feedback-workflow – integrer QA- og gennemgangssessioner af hinandens arbejde i jeres proces, og skriv kommentarer og anmærkninger til dokumenter, hvor det er nødvendigt.
- Administrer projekter effektivt – tildel opgaver til hinanden, så detaljerne i projektarbejdet ikke går tabt i oversættelsen
Hold alle på sporet med centrale projektfiler – opret "levende" dokumenter såsom tidslinjer og indholdskalendere, så alle teammedlemmer ved, hvad de laver, og hvornår.
Samarbejdsværktøjer, der kan bruges
Takket være cloudlagerteknologier er samarbejdsværktøjer overalt i dag.
Her er tre af de mest kendte samarbejdsbaserede tekstbehandlingsapps, for eksempel:
- Dropbox Paper – enkel og praktisk tekstbehandling uden alt det unødvendige
- Google Docs – en del af Google Workspace-verdenen
- Microsoft Word – en del af Microsoft Office 365-verdenen
For teams, der arbejder i flere forskellige programmer, kan det være forstyrrende for arbejdsgangen og den samlede produktivitet at skulle springe frem og tilbage mellem forskellige systemer.
Ville det ikke være dejligt, hvis der var en måde at bringe flere økosystemer sammen, så man kunne samarbejde om dokumenter, uanset hvad de er oprettet i?
Faktisk er det præcis det, som Dropbox-cloudlager kan hjælpe dig med.
Uanset om I samarbejder om et Word-dokument, et Google-dokument eller en fil i Dropbox Paper, kan det hele oprettes og gemmes i Dropbox.
Alle dine filer, endelig samlet ét sted.
Hvad skal værktøjer til dokumentsamarbejde kunne?
Nu, hvor vi har set på nogle af de almindelige samarbejdsværktøjer, der er værd at overveje, hvordan ved du så, hvad der opfylder netop dine behov?
De præcise samarbejdsfunktioner, dit team har brug for, afhænger af en række ting, herunder den type dokumenter, I arbejder på, jeres projektkrav og jeres prioriteter.
Uanset dine specifikke behov, er der nogle grundlæggende funktioner til samarbejde, der er værd at overveje og kontrollere:
- Automatisk dokumentlagring – så ingen ændringer går tabt, når dokumentet bliver lukket
- Brugervenlighed – har du virkelig brug for avancerede funktioner, eller vil de bare skabe forvirring og uregelmæssigheder?
- Muligheden for at integrere og trække og slippe forskellige medier i dokumentet, såsom billeder, videoer og GIF'er
- Et centralt indholdsbibliotek, der gør det nemt for alle i teamet at finde de rigtige dokument at arbejde på
- Skabeloner, der kan tilpasses
- Meddelelser, der giver teammedlemmerne besked om ny aktivitet i dokumentet, som kræver deres input eller opmærksomhed
- Opdatering i realtid
- Versionshistorik og versionsstyring
- Styring af bruger- og filtilladelser
- Adgang fra både mobilenheder og computere med apps til både iOS- og Android-enheder
- Sikkerhed
- Synkronisering mellem brugere og enheder
- Yderligere samarbejdsfunktioner, som f.eks. muligheden for at @omtale eller tildele opgaver til teammedlemmer
Dropbox Papers indholdssamarbejde og dokumentredigering giver dig mulighed for at dele alle typer indhold – fra tabeller, animerede GIF'er, emoji og filer til SoundCloud-klip og YouTube-links – med dine teammedlemmer i blot ét dokument.
Hold alle opdateret
Lad os sige det klart og tydeligt: Samarbejde er essentielt på arbejdspladsen – men det er lige så vigtigt at have de rigtige værktøjer. Med Dropbox har dit team ét samlet sted til alle jeres behov for at samarbejde om indhold.
Papers fleksibilitet kan guide dit team gennem hvert trin i dokumentsamarbejdsprocessen. Papers funktioner til dokumentsamarbejde og redigering giver dig mulighed for at dele alle typer indhold med kolleger og samarbejdspartnere i blot ét dokument.
