Cómo la colaboración en documentos en equipo puede mejorar el flujo de trabajo de tu equipo remoto

La tecnología, y su influencia en nuestros hábitos de trabajo, están en constante cambio.

No es de extrañar que el 58 % de las personas con empleo en Estados Unidos, aproximadamente 92 millones de personas, sean capaces de trabajar de manera remota, ya sea a tiempo parcial o a tiempo completo. O que un acuerdo flexible de trabajo sea una de las tres motivaciones principales para que los profesionales busquen un trabajo nuevo, según la misma investigación.

Sin embargo, cuando nos alejamos más de nuestros compañeros de trabajo y pasamos menos tiempo en compañía de otras personas, ¿qué sucede con la creatividad y la colaboración? ¿De verdad puedes recrear la misma chispa mientras miras fijamente una cámara web desde tu oficina en casa?

En resumen, sí. De hecho, el trabajo híbrido ha permitido que las herramientas de colaboración en equipo evolucionen y mejoren rápidamente para satisfacer la creciente demanda.

Entonces, ¿cómo facilitar la colaboración en esta nueva era digital tan dispersa? En esta guía, explicaremos todo lo que necesitas saber sobre las herramientas de colaboración como Dropbox Paper, junto con sugerencias prácticas que puedes probar con tu equipo hoy mismo.

Antes de adentrarnos en eso, empecemos por los conceptos básicos: ¿qué es la colaboración en documentos?

¿Qué es la colaboración en documentos?

La colaboración en documentos se refiere a un sistema de acceso compartido para que los miembros del equipo contribuyan y editen documentos juntos. Los tipos de documentos colaborativos incluyen los siguientes:

• Calendarios
• hojas de cálculo;
• Listas de tareas
• Notas de la reunión
• Intercambio de ideas
• Fragmentos de contenido como borradores de artículos

Una plataforma de colaboración en documentos basada en la nube, como Google Docs o Dropbox Paper, ayuda a agilizar la gestión de proyectos para los equipos que trabajan de forma remota.

En lugar del lento proceso de editar y compartir documentos de ida y vuelta a través de conversaciones de correo electrónico o aplicaciones de mensajería, puedes coeditar, asignar tareas y hacer comentarios en un mismo documento con todos tus colaboradores.

Una herramienta de gestión de documentos como Trello, o el almacenamiento en la nube en Dropbox, mejoran esta experiencia al proporcionar una base de conocimientos centralizada para que todo tu equipo pueda acceder a los documentos para colaborar.

¿Por qué colaborar en documentos?

En muchas empresas modernas en las que el trabajo híbrido y remoto se está volviendo más común, un espacio de trabajo predominantemente digital significa que hay que impulsar la productividad y la eficiencia. En tal sentido, el software de colaboración ayuda a los equipos a compartir fácilmente los documentos para que todos puedan contribuir, optimizar sus tareas y hacer su mejor trabajo.

Hay muchas razones por las que la colaboración en documentos puede mejorar el flujo de trabajo de tu equipo. Algunos ejemplos incluyen lo siguiente:

• Permite que los equipos distribuidos o remotos se conecten y se integren
• Mejora el intercambio de conocimiento y la comunicación entre los miembros del equipo
• Permite la colaboración en equipo en documentos del proyecto para mejorar la interacción del equipo
• Ofrece una mejor organización y administración de tareas: no tendrás que desplazarte por una larga cadena de correos electrónicos para encontrar el documento correcto o consolidar varias versiones de un documento en un solo archivo.
• Reduce el gasto de papel con la digitalización y facilita compartir archivos en diferentes formatos y en distintos dispositivos

Gracias a una funcionalidad más avanzada, es posible guardar el contenido de forma automática, realizar un seguimiento de los cambios y monitorear las actualizaciones de los documentos en tiempo real a través del historial y el control de versiones, lo que hace que sea más fácil que nunca detectar errores y volver a una versión anterior del documento.

Fomenta la edición colaborativa de documentos en tu equipo

Según la naturaleza de tu negocio, las posibilidades de colaboración son infinitas. ¿Trabajas en un equipo creativo? Usa un documento compartido para desarrollar ideas, intercambiarlas y sacar provecho de ellas. ¿Trabajas en un campo donde los detalles y la precisión son primordiales? Usa herramientas de colaboración para revisar el trabajo de los demás como parte del proceso de control de calidad.

Si bien las herramientas de colaboración tienen usos muy diversos, hay algunas formas comunes de integrar la colaboración en cualquier entorno de trabajo en equipo, como por ejemplo:

• Mejorar el flujo de trabajo de comentarios: incorpora control de calidad y sesiones de revisión del trabajo de cada quien en tu proceso, con la posibilidad de dejar comentarios y notas en los documentos cuando sea necesario.
• Gestionar los proyectos de forma eficiente: asigna tareas entre los miembros del equipo para que los detalles del trabajo no se pierdan en el camino.

Mantener a todos alineados al centralizar los archivos del proyecto: crea documentos “vivos” como líneas de tiempo y calendarios de contenido para que cada miembro del equipo sepa lo que debe hacer y cuándo hacerlo.

Herramientas colaborativas para usar

Gracias a la tecnología de almacenamiento en la nube, las herramientas colaborativas se están volviendo omnipresentes.

Las siguientes son tres de las mejores aplicaciones de colaboración para el procesamiento de texto:

• Dropbox Paper: procesamiento de textos simple y práctico sin complicaciones
• Google Docs: parte del ecosistema de Google Workspace
• Microsoft Word: parte del ecosistema Microsoft Office 365

Para los equipos que trabajan en varias aplicaciones, el movimiento constante entre ecosistemas puede ser perjudicial para el flujo de trabajo y la productividad en general.

¿No sería bueno si hubiera una manera de unir múltiples ecosistemas para poder colaborar en documentos sin importar con qué se hayan creado?

Da la casualidad de que el almacenamiento en la nube de Dropbox te permite hacer justo eso.

Ya sea que estés colaborando en un documento de Word, un documento de Google o un archivo en Dropbox Paper, todo se puede crear y almacenar en Dropbox.

Todos tus archivos en un solo lugar, por fin.

Qué buscar en las herramientas de colaboración en documentos

Ahora que hemos explorado algunas de las herramientas de colaboración comunes que vale la pena considerar, ¿cómo saber cuál es la adecuada para ti?

Las características específicas de colaboración que tu equipo necesita dependerán de una variedad de aspectos, incluido el tipo de documentos con los que trabajas, los requisitos del proyecto y tus prioridades.

Sin importar cuáles sean tus necesidades específicas, hay algunas características fundamentales para la colaboración que vale la pena considerar y explorar, como por ejemplo:

• Guardado automático: para que no se pierdan cambios al cerrar el documento
• Facilidad de uso: ¿de verdad necesitas opciones avanzadas o solo crearán confusión e inconsistencia?
• La posibilidad de incrustar y arrastrar y soltar diferentes tipos de medios en el documento, como imágenes, videos y archivos GIF.
• Una biblioteca de contenido centralizada que facilita que cada miembro del equipo encuentre el documento adecuado para trabajar
• Plantillas personalizadas
• Notificaciones para avisarles a los miembros del equipo de actividad nueva que requiera de su asistencia o aporte en el documento
• Actualizaciones en tiempo real
• Historial de versiones y control
• Controles de permisos de usuario y archivo
• Accesibilidad tanto desde dispositivos móviles como de dispositivos de escritorio con aplicaciones para dispositivos con iOS y Android
• Seguridad
• Sincronización entre usuarios y dispositivos
• Características de colaboración adicionales, como la posibilidad de mencionar con @ a alguien o asignarles tareas a los miembros del equipo

Gracias a las posibilidades de colaboración en contenido y edición de documentos que ofrece Dropbox Paper, puedes compartir todo tipo de contenido, desde tablas, GIF animados, emojis y archivos hasta clips de SoundCloud y vínculos de YouTube, con los miembros del equipo en un solo documento.

Entra en la misma página

Dejemos algo en claro: la colaboración es esencial en el lugar de trabajo, pero contar con las herramientas adecuadas es igual de importante. Con Dropbox, tu equipo tiene un espacio único para todas las necesidades de colaboración en contenido.

La flexibilidad de Paper puede guiar a tu equipo por cada paso del proceso de colaboración en documentos. Las posibilidades de colaboración y edición de documentos de Paper te permiten compartir todo tipo de contenido con compañeros de trabajo y colaboradores en un mismo documento.