Table of contents
- Partage de fichiers à distance : les défis courants
- Comment partager des fichiers avec votre équipe en télétravail
- Pourquoi Dropbox est une solution efficace pour partager des documents
- Comparatif avec d’autres solutions de partage de fichiers
- Bonnes pratiques pour partager des documents avec votre équipe
- Pourquoi Dropbox est la solution parfaite pour partager vos fichiers à distance
- Utilisez Dropbox pour partager des fichiers avec votre équipe en télétravail
Le partage de fichiers sécurisé et efficace est essentiel pour maintenir la productivité et la collaboration des équipes à distance. Cependant, gérer la taille des fichiers, la sécurité et le contrôle des versions représente souvent des défis qui impactent les workflows. Choisir des stratégies et des outils adaptés peut simplifier ces processus et donc fluidifier le travail à distance.
Cet article explore les meilleures façons de partager des documents avec une équipe. Il propose des solutions concrètes et décrit de bonnes pratiques pour partager vos fichiers efficacement et en toute sécurité dans des environnements de travail à distance.
Découvrez comment Dropbox simplifie le partage de fichiers à distance : collaboration fluide, sécurité renforcée et workflows optimisés, partout où vous travaillez.
Partage de fichiers à distance : les défis courants
Le travail à distance s’est imposé comme la norme dans de nombreuses organisations. Selon une étude de McKinsey, 87 % des employés pratiquent une forme de travail à distance. Ces employés télétravaillent en moyenne trois jours par semaine. Cette flexibilité apporte certes des avantages, mais elle s’accompagne également de défis qui peuvent impacter la productivité et la collaboration :
- Délais prolongés : la coordination entre les fuseaux horaires peut ralentir les projets collaboratifs
- Limitations de taille de fichier : les équipes peinent souvent à gérer et partager efficacement les fichiers volumineux comme des créations graphiques
- Risques de sécurité : le travail à distance génère des vulnérabilités qui peuvent entraîner des intrusions et des violations de données
- Obstacles à la collaboration : les équipes ont besoin d’outils qui leur permettent de commenter en temps réel, de suivre les versions et d’accéder facilement aux fichiers partagés
Ces défis peuvent affecter les workflows et la productivité, d’où l’importance d’adopter une solution de partage de fichiers sécurisée et efficace.
Comparatif avec d’autres solutions de partage de fichiers
Même si Dropbox est idéal pour partager des fichiers avec votre équipe, dans certaines situations, vous aurez peut‑être besoin de recourir à une autre solution (par exemple, si un client vous demande d’utiliser sa solution).
Les deux autres plateformes les plus courantes que vous êtes susceptible d’utiliser sont Microsoft OneDrive et Google Drive.
Partager des fichiers avec Microsoft OneDrive
OneDrive est l’offre que propose Microsoft dans le domaine du stockage cloud.Vous êtes généralement amené à l’utiliser lorsque vous travaillez avec des entreprises qui ont investi dans Microsoft Teams, Office 365 et SharePoint pour gérer leurs workflows numériques internes.
- Intégration : OneDrive s’intègre parfaitement à Microsoft Teams et à Office 365
- Limitations : les transferts de fichiers sont plafonnés à 250 Go et moins de types de fichiers sont pris en charge qu’avec Dropbox
Il n’y a bien sûr aucune raison pour que les entreprises qui apprécient Microsoft Office ne puissent pas bénéficier du meilleur des deux solutions. En effet, Dropbox s’intègre de manière fluide à Microsoft 365.
Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre comparatif complet entre Dropbox et OneDrive.
Partager des fichiers avec Google Drive
Outre la solution de Microsoft, il y a Drive, la plateforme de stockage cloud de Google, que vous retrouvez généralement lorsque vous collaborez avec des clients qui utilisent Google Workspace.
Là aussi, il est possible de partager des fichiers stockés sur Google Drive avec votre équipe, mais certaines limites s’appliquent :
- Intégration : Drive s’intègre aux outils de l’écosystème Google Workspace comme Docs et Sheets
- Limitations : les transferts sont plafonnés à 750 Go par jour. L’historique et le nombre de versions conservées dépendent du type de fichier et de vos paramètres Google Workspace
- Sauvegarde incrémentielle : si plusieurs collaborateurs apportent des modifications mineures à des fichiers volumineux en local, avec Google Drive, vous devez synchroniser le fichier dans son intégralité chaque fois qu’il est révisé, alors qu’avec Dropbox, il suffit de synchroniser uniquement les données qui ont été modifiées. C’est beaucoup plus rapide !
Consultez notre tableau comparatif détaillé des fonctionnalités Dropbox et Google Drive.
Malgré leurs qualités, ces plateformes restent dépassées par Dropbox. Notre solution excelle par des capacités de transfert supérieures, une gamme de fichiers compatibles plus large et des fonctionnalités collaboratives avancées comme les commentaires précis à l’image près sur les fichiers multimédias.
Bonnes pratiques pour partager des documents avec votre équipe
Quel que soit l’outil de partage que vous choisissez, la meilleure méthode pour partager des fichiers avec vos collègues doit être en adéquation avec les besoins de votre entreprise en matière de sécurité, de collaboration et d’organisation.
Gardez en tête les conseils et les bonnes pratiques ci‑dessous pour une gestion efficace de vos fichiers lorsque vous travaillez à distance.
Sécurité
Exemples de bonnes pratiques générales en matière de sécurité lors du partage et de l’utilisation de fichiers à distance :
- Avant de partager un fichier, vérifiez si les adresses e‑mail appartiennent au domaine de votre entreprise.
- Formez les membres de votre équipe pour qu’ils sachent reconnaître les escroqueries, le phishing et d’autres risques.
- Assurez-vous que votre service de stockage cloud inclut bien une sécurité de pointe.
- Utilisez un gestionnaire de mots de passe sécurisé.
- Sauvegardez toujours vos fichiers professionnels, ce que vous pouvez faire automatiquement avec Dropbox Backup.
Collaboration et partage
Quelques conseils pour collaborer sur des fichiers lorsque vous travaillez de chez vous :
- Évitez de joindre des fichiers à des e‑mails et utilisez plutôt des liens de partage à partir de votre stockage cloud.
- Définissez des autorisations pour contrôler les accès, de sorte que seules les bonnes personnes puissent accéder aux fichiers dont elles ont besoin.
- Créez des règles d’entreprise pour mieux informer vos équipes sur la protection des données et les risques liés au partage de fichiers.
- Utilisez l’authentification multifacteur pour éviter le piratage et les fuites de données.
- Lorsque vous utilisez Dropbox, créez des liens partagés avec des délais de validité.
Organisation
Pour mieux organiser vos fichiers lorsque vous travaillez à distance, essayez les techniques suivantes :
- Classez vos fichiers par catégorie.
- Structurez vos dossiers de manière logique, avec des dossiers pour chaque département, projet ou type de tâche.
- Utilisez des conventions d’appellation cohérentes, applicables y compris aux formats de dates, aux noms des propriétaires de projets ou aux versions.
- Lorsque vous utilisez Dropbox, organisez vos fichiers à l’aide de tags.
Dropbox a permis à de nombreuses entreprises de passer au télétravail.
Pourquoi Dropbox est la solution parfaite pour partager vos fichiers à distance
Dropbox offre une solution efficace et sécurisée pour partager des documents avec votre équipe. Cette solution combine des fonctionnalités de sécurité robustes, une compatibilité multiplateforme et des outils de collaboration intuitifs. Elle est ainsi adaptée aux équipes distantes de toutes tailles.
Dropbox permet aux équipes de résoudre les problèmes de partage de fichiers sans compromettre la productivité ni la sécurité des données.
« Avec Dropbox et Dropbox Sign, nous pouvons gérer nos fichiers et nos documents au même endroit, ce qui nous permet d’être plus organisés et plus efficaces au quotidien. »
Matt SeigelPrésident, Collier Simon
