Lewatkan ke konten utama

Cara terbaik untuk berbagi dokumen dengan tim saat bekerja jarak jauh

Waktu baca 5 menit

7 Mei 2025

Tantangan umum dalam berbagi file jarak jauh

Kerja jarak jauh telah menjadi standar bagi banyak organisasi, dengan studi McKinsey yang mengungkapkan bahwa 87% karyawan terlibat dalam beberapa bentuk kerja jarak jauh. Karyawan tersebut rata-rata menghabiskan tiga hari seminggu untuk bekerja dari rumah. Meskipun perubahan ini menawarkan fleksibilitas, hal ini juga menimbulkan beberapa tantangan yang dapat menghambat produktivitas dan kolaborasi, seperti:

  • Batas waktu yang tertunda: Koordinasi lintas zona waktu dapat menyebabkan penundaan saat proyek memerlukan kolaborasi tim
  • Batasan ukuran file: Tim yang bekerja dengan file besar, seperti aset desain, sering kali kesulitan untuk mengelola dan membagikannya secara efisien
  • Risiko keamanan: Lingkungan jarak jauh menimbulkan kerentanan, termasuk akses tidak sah dan pelanggaran data
  • Kesenjangan kolaborasi: Tim memerlukan alat yang memungkinkan umpan balik waktu nyata, pelacakan versi, dan akses lancar ke file bersama

Tantangan-tantangan ini dapat mengganggu alur kerja dan produktivitas, menggarisbawahi perlunya solusi berbagi file yang aman dan efisien.

Seseorang bekerja dari rumah menggunakan laptop sambil sarapan di meja kayu di dapur yang terang dan nyaman.

Cara membagikan file dengan tim Anda saat bekerja dari rumah

Berbagi berkas secara efektif saat bekerja jarak jauh memerlukan alat dan strategi yang tepat. Berikut cara memastikan kolaborasi berjalan lancar:

  • Gunakan platform penyimpanan cloud yang andal: Pilih alat seperti Dropbox untuk mengunggah dan berbagi file dengan aman secara real time
  • Tetapkan praktik organisasi file yang jelas: Gunakan folder dan konvensi penamaan yang konsisten untuk menjaga dokumen tetap dapat diakses
  • Bagikan file dengan izin yang tepat: Kontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengunduh file Anda dengan menetapkan izin akses terperinci
  • Aktifkan kontrol versi: Gunakan platform yang memungkinkan Anda melacak dan memulihkan versi file untuk menghindari miskomunikasi
  • Fokus pada keamanan: Selalu gunakan alat dengan enkripsi tingkat lanjut dan autentikasi dua faktor untuk melindungi data sensitif

Mengapa Dropbox merupakan cara yang efektif untuk berbagi dokumen

Sebagai platform penyimpanan awan dan kolaborasi terkemuka, Dropbox sangat pas untuk berbagi file dengan aman—belum lagi banyak hal penting seputar bisnis lainnya, seperti pemulihan data jika Anda kehilangan file.

Berbagi file dengan Dropbox sering kali merupakan pilihan yang paling nyaman dan menguntungkan, terutama saat bekerja dari rumah. Ditambah lagi, ia dilengkapi dengan berbagai fitur utama yang tertanam di dalamnya.

Kompatibilitas lintas platform

Dropbox bekerja dengan lancar di berbagai perangkat dan sistem operasi, memastikan aksesibilitas untuk berbagai tim

Keamanan

Dengan pengaturan enkripsi tingkat lanjut dan berbagi dengan aman, Dropbox melindungi data sensitif, dan memenuhi kebutuhan industri seperti keuangan, hukum, serta perawatan kesehatan

Skalabilitas

Transfer file besar hingga 100 GB didukung dengan Dropbox Transfer, menghilangkan batasan yang membatasi produktivitas

Kontrol versi

Dropbox menyimpan riwayat versi yang mendetail, sehingga memungkinkan tim memulihkan iterasi file sebelumnya tanpa kehilangan progres

Izin mendetail

Tetapkan kontrol akses terperinci, seperti izin hanya lihat dan file yang dilindungi kata sandi, untuk keamanan dan kustomisasi yang lebih canggih.

Alat kolaborasi

Dropbox Paper memungkinkan tim berkolaborasi secara real-time dengan fitur pengeditan dan anotasi yang intuitif.

Integrasi dengan alat lain

Integrasikan secara mulus dengan alat seperti Slack, Microsoft 365, dan Google Workspace untuk berbagi file dan kolaborasi yang efisien.

Pelaporan dan analitik yang ditingkatkan

Pantau pemakaian dokumen, lacak keterlibatan, dan pastikan kepatuhan dengan pelacakan aktivitas dan analitik tautan bersama melalui DocSend

Dropbox menyediakan paket yang fleksibel, dimulai dengan ruang gratis sebesar 2 GB dan opsi berbayar yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.

Sederhanakan berbagi file jarak jauh, dan tetap sinkron

Dropbox memudahkan Anda berbagi dan berkolaborasi pada berkas dari mana saja dengan aman. Anda bahkan dapat mengakses berkas Anda secara offline.

Membandingkan alternatif untuk berbagi file

Dropbox merupakan cara ideal untuk membagikan file dengan tim Anda. Namun, mungkin ada situasi ketika Anda perlu memilih alternatif—seperti klien yang mengharuskan Anda menggunakan solusi mereka saat ini.

Dua platform alternatif paling umum yang mungkin Anda temui adalah Microsoft OneDrive dan Google Drive

Berbagi file dengan Microsoft OneDrive

OneDrive adalah ruang penyimpanan awan dari Microsoft. Biasanya Anda akan menemukannya saat bekerja dengan bisnis yang telah berinvestasi di Microsoft Teams, Office 365, dan SharePoint sebagai solusi alur kerja digital perusahaan mereka.

  • Integrasi: OneDrive terintegrasi dengan baik dengan Microsoft Teams dan Office 365
  • Keterbatasan: Unggahan file dibatasi hingga 250 GB, dan lebih sedikit jenis file yang didukung dibandingkan dengan Dropbox

Tentu saja, tidak ada alasan mengapa bisnis yang menyukai Microsoft Office tidak dapat memperoleh yang terbaik dari kedua dunia—karena Dropbox bekerja lancar dengan aplikasi Microsoft 365.

Ingin mempelajari lebih lanjut? Lihat Dropbox vs. OneDrive untuk perbandingan lengkap.

Berbagi file dengan Google Drive

Drive merupakan platform penyimpanan awan Google, yang—mirip dengan Microsoft—biasanya Anda temui saat berkolaborasi dengan klien yang menggunakan Google Workspace.

Sekali lagi, Anda dapat berbagi file yang disimpan di Google Drive dengan tim Anda, tetapi ada beberapa batasannya:

  • Integrasi: Drive terintegrasi dengan alat Google Workspace seperti Docs dan Sheets
  • Batasan: Upload dibatasi hingga 750 GB per hari, dan durasi riwayat versi serta jumlah versi yang disimpan bervariasi bergantung pada jenis file dan setelan Google Workspace Anda
  • Pencadangan inkremental: Apakah banyak kolaborator melakukan pengeditan lokal kecil pada file besar? Dengan Google Drive, Anda perlu menyinkronkan keseluruhan file setiap kali direvisi, sedangkan Dropbox hanya perlu menyinkronkan data yang telah berubah—jauh lebih cepat!

Lihat Dropbox vs. Google Drive untuk perincian lengkapnya.

Walaupun platform ini memiliki kelebihan, Dropbox menonjol karena batas unggahannya yang lebih besar, dukungan tipe berkas yang luas, dan fitur kolaborasi tingkat lanjut, seperti pemberian komentar akurat bingkai untuk berkas media kaya.

Antarmuka Dropbox memperlihatkan opsi manajemen file, dengan kursor memilih tombol berbagi pada folder.

Praktik terbaik untuk berbagi dokumen dengan tim Anda

Apa pun alat yang Anda pilih untuk berbagi, metode terbaik untuk berbagi file kepada rekan kerja adalah dengan cara yang masuk akal dalam hal keamanan, kolaborasi, dan kebutuhan organisasi perusahaan Anda.

Ingatlah kiat-kiat dan praktik terbaik berikut ini agar berhasil saat bekerja dengan berkas dari jarak jauh.

Keamanan

Beberapa praktik umum terbaik untuk keamanan saat berbagi atau menggunakan file dari jarak jauh antara lain:

  1. Periksa apakah alamat email berasal dari domain perusahaan Anda sebelum membagikannya.
  2. Latih anggota tim untuk mengidentifikasi penipuan, phishing, dan risiko lainnya.
  3. Pastikan layanan penyimpanan awan Anda dilengkapi keamanan mutakhir
  4. Gunakan pengelola kata sandi yang aman, seperti Dropbox Passwords.
  5. Selalu cadangkan file pekerjaan Anda, Anda dapat melakukannya secara otomatis dengan Dropbox Backup.

Kolaborasi dan berbagi

Beberapa kiat untuk melakukan kolaborasi pada file saat bekerja dari rumah antara lain:

  1. Hindari menggunakan email untuk berbagi file, gunakan tautan yang dapat dibagikan dari penyimpanan cloud Anda.
  2. Tetapkan izin untuk mengontrol akses, sehingga orang yang tepat memiliki akses ke file yang mereka perlukan.
  3. Buat kebijakan perusahaan untuk meningkatkan kesadaran akan perlindungan data dan risiko berbagi file.
  4. Gunakan autentikasi multifaktor untuk mencegah peretasan dan kebocoran data.
  5. Saat menggunakan Dropbox, buat tautan bersama yang memiliki batas waktu.

Organisasi

Untuk mengatur file Anda dengan lebih baik saat bekerja dari jarak jauh, coba cara berikut ini:

  1. Pisahkan berkas Anda ke dalam kategori.
  2. Susun folder secara logis, dengan folder untuk berbagai departemen, proyek, atau jenis pekerjaan.
  3. Gunakan konvensi penamaan yang konsisten, termasuk hal-hal seperti tanggal, pemilik proyek, atau versi.
  4. Saat menggunakan Dropbox, atur file Anda menggunakan tag.

Dropbox telah membantu banyak organisasi beralih ke gaya kerja jarak jauh.

Mengapa Dropbox adalah alat yang sangat baik untuk berbagi file jarak jauh

Dropbox menawarkan solusi yang efektif dan aman untuk berbagi dokumen dengan tim Anda. Menggabungkan fitur keamanan yang tangguh, kompatibilitas lintas platform, dan alat untuk kolaborasi yang lancar, membuatnya cocok untuk tim jarak jauh dengan segala ukuran.

Dengan memilih Dropbox, tim dapat mengatasi tantangan berbagi file umum sambil mempertahankan produktivitas dan memastikan keamanan data.

Gunakan Dropbox untuk berbagi file dengan tim Anda saat bekerja dari rumah

Pilihan platform penyimpanan awan bergantung pada kebutuhan tim Anda. Dropbox adalah cara yang stabil dan efisien untuk membagikan, mengelola, dan menyimpan file Anda saat bekerja dari jarak jauh. Bahkan saat Anda berada di kantor, Dropbox menyimpan file dengan aman di lokasi yang jauh.

Jika Anda menginginkan cara andal untuk membagikan file yang akan membantu mencegah inefisiensi dan mendorong alur kerja yang lebih baik, Dropbox adalah alat pilihan untuk berbagai skala bisnis.

Jelajahi sumber daya terkait

Seseorang bekerja dari rumah di meja dapurnya.

5 kiat untuk bekerja dari rumah secara efektif

Bekerja dari rumah secara efektif memerlukan persiapan. Simak panduan kami tentang cara sukses bekerja jarak jauh.

Orang yang duduk di luar ruangan di kursi yang dikelilingi tanaman pot, menggunakan telepon pintar, menggambarkan momen relaksasi.

Cara membangun rutinitas kerja jarak jauh yang lebih baik

Kesulitan untuk tetap produktif? Temukan kiat-kiat praktis untuk menciptakan rutinitas berkelanjutan yang meningkatkan fokus, keseimbangan, dan kesuksesan dalam kehidupan sehari-hari Anda.

Empat rekan kerja—dua duduk, dua berdiri—berkolaborasi menggunakan laptop dan tablet untuk sebuah proyek.

Bisakah pengeditan secara real-time benar-benar meningkatkan produktivitas dan kolaborasi?

Pengeditan langsung dapat menambahkan dimensi baru ke proyek tim Anda. Mulai dari meningkatkan kolaborasi hingga meningkatkan produktivitas, cari tahu bagaimana hal itu dapat membuka potensi tim Anda.