Table of contents
- Tantangan umum dalam berbagi file jarak jauh
- Cara membagikan file dengan tim Anda saat bekerja dari rumah
- Mengapa Dropbox merupakan cara yang efektif untuk berbagi dokumen
- Membandingkan alternatif untuk berbagi file
- Praktik terbaik untuk berbagi dokumen dengan tim Anda
- Mengapa Dropbox adalah alat yang sangat baik untuk berbagi file jarak jauh
- Gunakan Dropbox untuk berbagi file dengan tim Anda saat bekerja dari rumah
Berbagi file yang aman dan efisien sangat penting bagi tim jarak jauh untuk menjaga produktivitas dan kolaborasi. Namun, mengelola ukuran file, keamanan, dan kontrol versi sering kali menimbulkan tantangan yang memengaruhi alur kerja. Memilih alat dan strategi yang tepat dapat menyederhanakan proses ini, sehingga memastikan pengalaman kerja jarak jauh yang lebih lancar.
Artikel ini membahas cara terbaik untuk berbagi dokumen dengan tim, menawarkan solusi praktis dan praktik terbaik untuk berbagi file yang aman dan efisien di lingkungan kerja jarak jauh.
Temukan bagaimana Dropbox memudahkan berbagi file jarak jauh dengan alat yang dirancang untuk kolaborasi yang lancar, keamanan yang ditingkatkan, dan alur kerja yang efisien—di mana pun Anda bekerja.
Tantangan umum dalam berbagi file jarak jauh
Kerja jarak jauh telah menjadi standar bagi banyak organisasi, dengan studi McKinsey yang mengungkapkan bahwa 87% karyawan terlibat dalam beberapa bentuk kerja jarak jauh. Karyawan tersebut rata-rata menghabiskan tiga hari seminggu untuk bekerja dari rumah. Meskipun perubahan ini menawarkan fleksibilitas, hal ini juga menimbulkan beberapa tantangan yang dapat menghambat produktivitas dan kolaborasi, seperti:
- Batas waktu yang tertunda: Koordinasi lintas zona waktu dapat menyebabkan penundaan saat proyek memerlukan kolaborasi tim
- Batasan ukuran file: Tim yang bekerja dengan file besar, seperti aset desain, sering kali kesulitan untuk mengelola dan membagikannya secara efisien
- Risiko keamanan: Lingkungan jarak jauh menimbulkan kerentanan, termasuk akses tidak sah dan pelanggaran data
- Kesenjangan kolaborasi: Tim memerlukan alat yang memungkinkan umpan balik waktu nyata, pelacakan versi, dan akses lancar ke file bersama
Tantangan-tantangan ini dapat mengganggu alur kerja dan produktivitas, menggarisbawahi perlunya solusi berbagi file yang aman dan efisien.

Membandingkan alternatif untuk berbagi file
Dropbox merupakan cara ideal untuk membagikan file dengan tim Anda. Namun, mungkin ada situasi ketika Anda perlu memilih alternatif—seperti klien yang mengharuskan Anda menggunakan solusi mereka saat ini.
Dua platform alternatif paling umum yang mungkin Anda temui adalah Microsoft OneDrive dan Google Drive
Berbagi file dengan Microsoft OneDrive
OneDrive adalah ruang penyimpanan awan dari Microsoft. Biasanya Anda akan menemukannya saat bekerja dengan bisnis yang telah berinvestasi di Microsoft Teams, Office 365, dan SharePoint sebagai solusi alur kerja digital perusahaan mereka.
- Integrasi: OneDrive terintegrasi dengan baik dengan Microsoft Teams dan Office 365
- Keterbatasan: Unggahan file dibatasi hingga 250 GB, dan lebih sedikit jenis file yang didukung dibandingkan dengan Dropbox
Tentu saja, tidak ada alasan mengapa bisnis yang menyukai Microsoft Office tidak dapat memperoleh yang terbaik dari kedua dunia—karena Dropbox bekerja lancar dengan aplikasi Microsoft 365.
Ingin mempelajari lebih lanjut? Lihat Dropbox vs. OneDrive untuk perbandingan lengkap.
Berbagi file dengan Google Drive
Drive merupakan platform penyimpanan awan Google, yang—mirip dengan Microsoft—biasanya Anda temui saat berkolaborasi dengan klien yang menggunakan Google Workspace.
Sekali lagi, Anda dapat berbagi file yang disimpan di Google Drive dengan tim Anda, tetapi ada beberapa batasannya:
- Integrasi: Drive terintegrasi dengan alat Google Workspace seperti Docs dan Sheets
- Batasan: Upload dibatasi hingga 750 GB per hari, dan durasi riwayat versi serta jumlah versi yang disimpan bervariasi bergantung pada jenis file dan setelan Google Workspace Anda
- Pencadangan inkremental: Apakah banyak kolaborator melakukan pengeditan lokal kecil pada file besar? Dengan Google Drive, Anda perlu menyinkronkan keseluruhan file setiap kali direvisi, sedangkan Dropbox hanya perlu menyinkronkan data yang telah berubah—jauh lebih cepat!
Lihat Dropbox vs. Google Drive untuk perincian lengkapnya.
Walaupun platform ini memiliki kelebihan, Dropbox menonjol karena batas unggahannya yang lebih besar, dukungan tipe berkas yang luas, dan fitur kolaborasi tingkat lanjut, seperti pemberian komentar akurat bingkai untuk berkas media kaya.

Praktik terbaik untuk berbagi dokumen dengan tim Anda
Apa pun alat yang Anda pilih untuk berbagi, metode terbaik untuk berbagi file kepada rekan kerja adalah dengan cara yang masuk akal dalam hal keamanan, kolaborasi, dan kebutuhan organisasi perusahaan Anda.
Ingatlah kiat-kiat dan praktik terbaik berikut ini agar berhasil saat bekerja dengan berkas dari jarak jauh.
Keamanan
Beberapa praktik umum terbaik untuk keamanan saat berbagi atau menggunakan file dari jarak jauh antara lain:
- Periksa apakah alamat email berasal dari domain perusahaan Anda sebelum membagikannya.
- Latih anggota tim untuk mengidentifikasi penipuan, phishing, dan risiko lainnya.
- Pastikan layanan penyimpanan awan Anda dilengkapi keamanan mutakhir
- Gunakan pengelola kata sandi yang aman, seperti Dropbox Passwords.
- Selalu cadangkan file pekerjaan Anda, Anda dapat melakukannya secara otomatis dengan Dropbox Backup.
Kolaborasi dan berbagi
Beberapa kiat untuk melakukan kolaborasi pada file saat bekerja dari rumah antara lain:
- Hindari menggunakan email untuk berbagi file, gunakan tautan yang dapat dibagikan dari penyimpanan cloud Anda.
- Tetapkan izin untuk mengontrol akses, sehingga orang yang tepat memiliki akses ke file yang mereka perlukan.
- Buat kebijakan perusahaan untuk meningkatkan kesadaran akan perlindungan data dan risiko berbagi file.
- Gunakan autentikasi multifaktor untuk mencegah peretasan dan kebocoran data.
- Saat menggunakan Dropbox, buat tautan bersama yang memiliki batas waktu.
Organisasi
Untuk mengatur file Anda dengan lebih baik saat bekerja dari jarak jauh, coba cara berikut ini:
- Pisahkan berkas Anda ke dalam kategori.
- Susun folder secara logis, dengan folder untuk berbagai departemen, proyek, atau jenis pekerjaan.
- Gunakan konvensi penamaan yang konsisten, termasuk hal-hal seperti tanggal, pemilik proyek, atau versi.
- Saat menggunakan Dropbox, atur file Anda menggunakan tag.
Dropbox telah membantu banyak organisasi beralih ke gaya kerja jarak jauh.
Mengapa Dropbox adalah alat yang sangat baik untuk berbagi file jarak jauh
Dropbox menawarkan solusi yang efektif dan aman untuk berbagi dokumen dengan tim Anda. Menggabungkan fitur keamanan yang tangguh, kompatibilitas lintas platform, dan alat untuk kolaborasi yang lancar, membuatnya cocok untuk tim jarak jauh dengan segala ukuran.
Dengan memilih Dropbox, tim dapat mengatasi tantangan berbagi file umum sambil mempertahankan produktivitas dan memastikan keamanan data.
"Dengan menggunakan Dropbox dan Dropbox Sign, kami dapat mengelola berkas dan dokumen kami di satu tempat, sehingga kami dapat lebih terorganisasi dan lebih efisien dalam proses sehari-hari."
Matt SeigelPresiden, Collier Simon