Teknologi—dan pengaruhnya terhadap kebiasaan kerja kita—selalu berubah.
Tidak mengejutkan jika 58% tenaga kerja di Amerika Serikat, atau sekitar 92 juta orang, dapat bekerja dari jarak jauh, baik paruh waktu maupun penuh waktu. Atau, bahwa pengaturan kerja yang fleksibel merupakan salah satu dari tiga motivator utama bagi para profesional untuk mencari pekerjaan baru, menurut penelitian yang sama.
Namun, saat kita semakin berjauhan dari rekan kerja, dan semakin sedikit waktu yang kita habiskan bersama secara fisik, apa yang terjadi dengan kreativitas dan kolaborasi? Bisakah Anda benar-benar menciptakan percikan yang sama, sambil menatap webcam dari kantor di rumah?
Singkatnya—ya. Faktanya, cara kerja hibrida telah memungkinkan alat kolaborasi tim berkembang pesat dan ditingkatkan untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat.
Jadi, bagaimana Anda memfasilitasi kolaborasi di era baru yang berbeda secara digital? Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang alat kolaborasi seperti Dropbox Paper, beserta kiat-kiat praktis yang dapat dicoba bersama tim Anda hari ini.
Sebelum kita membahasnya, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya—apa sebenarnya kolaborasi dokumen itu?
Apa itu kolaborasi dokumen?
Kolaborasi dokumen mengacu pada sistem akses bersama bagi anggota tim untuk berkontribusi dan mengedit dokumen bersama. Jenis dokumen kolaboratif meliputi:
- Kalender
- Spreadsheet
- Daftar tugas
- Catatan rapat
- Curah pendapat
- Potongan konten seperti draf artikel
Platform kolaborasi dokumen berbasis awan, seperti Google Docs atau Dropbox Paper, membantu menyederhanakan manajemen proyek bagi tim jarak jauh.
Alih-alih proses yang memakan waktu untuk mengedit dan berbagi dokumen bolak-balik melalui rantai email atau aplikasi perpesanan, Anda dapat mengedit bersama, menetapkan tugas, dan membuat anotasi pada satu dokumen dengan semua kolaborator Anda.
Alat manajemen dokumen seperti Trello, atau penyimpanan awan di Dropbox, dapat meningkatkan pengalaman ini dengan menyediakan basis pengetahuan terpusat bagi seluruh tim Anda untuk mengakses dokumen untuk kolaborasi.
Mengapa berkolaborasi dalam dokumen?
Di banyak bisnis modern, di mana pekerjaan hibrida dan jarak jauh menjadi lebih umum, ruang kerja digital terutama berarti menekankan produktivitas dan efisiensi. Dalam hal ini, perangkat lunak kolaborasi dokumen membantu tim untuk dengan mudah berbagi dokumen untuk masukan tim, menyederhanakan beban kerja mereka, dan menghasilkan karya terbaik mereka.
Ada berbagai alasan mengapa kolaborasi dokumen dapat meningkatkan alur kerja tim Anda. Beberapa contohnya meliputi:
- Memungkinkan tim terdistribusi atau tim jarak jauh untuk terhubung dan berintegrasi
- Peningkatan berbagi pengetahuan dan komunikasi di antara anggota tim
- Kolaborasi tim dalam dokumen proyek dapat meningkatkan keterlibatan tim
- Organisasi yang lebih baik dan manajemen tugas—Anda tidak perlu menelusuri rangkaian email yang panjang untuk menemukan dokumen yang tepat, atau menggabungkan beberapa versi dokumen ke dalam satu file!
- Digital-first mengurangi jejak kertas dan mempermudah berbagi file dalam format berbeda dan di perangkat berbeda
Fungsionalitas yang lebih canggih memungkinkan Anda menyimpan otomatis dan melacak perubahan, serta memantau pembaruan dokumen secara real-time melalui riwayat versi dan kontrol—ini memudahkan untuk menemukan kesalahan atau galat dan mengembalikan ke versi dokumen sebelumnya
Mendorong pengeditan dokumen kolaboratif di tim Anda
Bergantung pada sifat bisnis Anda, kemungkinan untuk berkolaborasi tidak terbatas. Bekerja dalam tim kreatif? Gunakan dokumen bersama untuk mendiskusikan ide, menukarkannya, dan mengembangkannya. Bekerja di bidang yang mengutamakan detail dan akurasi? Gunakan alat kolaborasi untuk memeriksa pekerjaan satu sama lain sebagai bagian dari proses QA.
Meskipun penggunaan alat kolaborasi sangat luas, ada beberapa cara umum untuk mengintegrasikan kolaborasi ke dalam pengaturan tim apa pun, misalnya:
- Tingkatkan alur kerja umpan balik Anda—gabungkan sesi Tanya Jawab dan tinjauan pekerjaan satu sama lain ke dalam proses Anda, berikan komentar dan anotasi pada dokumen jika diperlukan
- Kelola proyek secara efisien—tetapkan tugas satu sama lain, sehingga detail pekerjaan proyek tidak hilang dalam penerjemahan
Pastikan semua orang tetap pada jalurnya dengan file proyek pusat—buat dokumen “hidup” seperti garis waktu dan kalender konten, sehingga setiap anggota tim tahu apa yang mereka lakukan dan kapan
Alat kolaboratif yang dapat digunakan
Berkat teknologi penyimpanan awan, alat kolaboratif kini ada di mana-mana.
Berikut adalah tiga aplikasi pengolah kata kolaboratif yang paling terkenal, misalnya:
- Dropbox Paper—pengolah kata yang sederhana, praktis, dan tanpa ribet
- Google Docs—bagian dari ekosistem Google Workspace
- Microsoft Word—bagian dari ekosistem Microsoft Office 365
Bagi tim yang bekerja menggunakan banyak aplikasi, peralihan yang terus-menerus antar ekosistem dapat mengganggu alur kerja dan produktivitas secara keseluruhan.
Bukankah menyenangkan jika ada cara untuk menyatukan beberapa ekosistem, sehingga Anda dapat berkolaborasi pada dokumen apa pun yang dibuat?
Kebetulan, penyimpanan awan Dropbox dapat mewujudkannya.
Baik saat Anda berkolaborasi di dokumen Word, Google Doc, atau file di Dropbox Paper, semuanya dapat dibuat dan disimpan di Dropbox.
Semua berkas Anda, akhirnya ada di satu tempat.
Apa yang harus dicari dalam alat kolaborasi dokumen
Sekarang setelah kita menjelajahi beberapa alat kolaborasi umum yang patut dipertimbangkan, bagaimana Anda tahu mana yang tepat untuk kebutuhan Anda?
Fitur kolaborasi yang dibutuhkan tim Anda akan bergantung pada berbagai hal, termasuk jenis dokumen yang Anda kerjakan, persyaratan proyek Anda, dan prioritas Anda.
Apa pun kebutuhan spesifik Anda, beberapa fitur mendasar untuk kolaborasi patut dipertimbangkan dan diperiksa:
- Simpan otomatis—sehingga tidak ada perubahan yang hilang saat dokumen ditutup
- Kemudahan penggunaan—apakah Anda benar-benar memerlukan opsi lanjutan, atau apakah opsi tersebut hanya akan menimbulkan kebingungan dan inkonsistensi?
- Kemampuan untuk menanamkan dan menarik serta melepas berbagai media ke dalam dokumen, seperti gambar, video, dan GIF
- Pustaka konten terpusat yang memudahkan setiap anggota tim menemukan dokumen yang tepat untuk dikerjakan
- Templat yang dapat disesuaikan
- Pemberitahuan, untuk memperingatkan anggota tim tentang aktivitas baru pada dokumen yang memerlukan masukan atau kesadaran mereka
- Pembaruan waktu nyata
- Riwayat versi dan kontrol
- Kontrol izin pengguna dan file
- Aksesibilitas dari perangkat seluler serta desktop, dengan aplikasi untuk perangkat iOS dan Android
- Keamanan
- Sinkronisasi antar pengguna dan perangkat
- Fitur kolaborasi tambahan, seperti kemampuan untuk @sebutan atau menetapkan tugas kepada anggota tim
Kolaborasi konten dan pengeditan dokumen Dropbox Paper memungkinkan Anda berbagi semua jenis konten—dari tabel, GIF animasi, emoji, dan file hingga klip SoundCloud dan tautan YouTube—dengan anggota tim Anda hanya dalam satu dokumen.
Tetap selaras
Mari kita perjelas satu hal: kolaborasi sangat penting di tempat kerja. Meski demikian, memiliki alat yang tepat sama pentingnya. Dengan Dropbox, tim Anda memiliki satu ruang untuk semua kebutuhan kolaborasi konten Anda.
Fleksibilitas Paper dapat memandu tim Anda melalui setiap langkah proses kolaborasi dokumen. Kemampuan kolaborasi dan pengeditan dokumen Paper memungkinkan Anda berbagi semua jenis konten dengan kolega dan kolaborator hanya dalam satu dokumen.
