원격 팀이 생산성과 협업을 유지하려면 안전하고 효율적인 파일 공유가 필수적입니다. 그러나 파일 크기, 보안, 버전 제어를 관리하는 일은 종종 워크플로에 영향을 미치는 과제를 야기합니다. 올바른 도구와 전략을 선택하면 이러한 프로세스가 간소화되고, 더욱 원활한 원격 근무 경험이 보장됩니다.
이 기사에서는 원격 작업 환경에서 안전하고 효율적인 파일 공유를 위한 실용적인 솔루션과 모범 사례를 제시하여 팀과 문서를 공유하는 가장 좋은 방법을 살펴봅니다.
Dropbox가 원활한 협업, 강화된 보안, 간소화된 워크플로를 위해 설계된 도구를 통해 원격 파일 공유를 어떻게 쉽게 만들어 주는지 알아보세요. 어디서 일하든 상관없습니다.
원격 파일 공유의 일반적인 과제
원격 근무는 많은 조직의 표준이 되었으며, McKinsey 연구에 따르면 직원의 87%가 어떤 형태로든 원격 근무를 하고 있는 것으로 나타났습니다. 평균적으로 이 직원들은 일주일에 3일을 재택근무합니다. 이러한 변화는 유연성을 제공하지만 생산성과 협업을 방해할 수 있는 다음과 같은 몇 가지 과제도 야기합니다.
- 지연된 마감일: 시간대를 조정하면 프로젝트에 팀 협업이 필요할 때 지연이 발생할 수 있습니다.
- 파일 크기 제한: 디자인 자산과 같은 대용량 파일을 사용하는 팀은 이를 효율적으로 관리하고 공유하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다.
- 보안 위험: 원격 환경은 무단 액세스 및 데이터 침해를 포함한 취약성을 초래합니다.
- 협업 격차: 팀에는 실시간 피드백, 버전 추적 및 공유 파일에 대한 원활한 액세스를 허용하는 도구가 필요합니다.
이러한 과제는 업무 흐름과 생산성을 저해할 수 있으므로 안전하고 효율적인 파일 공유 솔루션의 필요성이 더욱 커집니다.
파일 공유 대안 비교
팀과 파일을 공유하는 이상적인 방법은 Dropbox를 사용하는 것입니다. 하지만 클라이언트가 본인들이 사용하는 솔루션을 사용하기를 원하는 경우처럼 대안을 선택해야 하는 상황도 간혹 있습니다.
가장 일반적으로 접할 수 있는 대체 플랫폼 두 가지는 Microsoft OneDrive와 Google Drive입니다.
Microsoft OneDrive로 파일 공유
OneDrive는 Microsoft가 제공하는 클라우드 스토리지로, 주로 Microsoft Teams, Office 365, SharePoint를 회사의 디지털 워크플로 솔루션으로 채택한 기업과 일할 때 접하게 됩니다.
- 통합: OneDrive는 Microsoft Teams 및 Office 365와 잘 통합됩니다.
- 제한 사항: 파일 업로드는 250GB로 제한되며 Dropbox에 비해 지원되는 파일 유형이 적습니다.
물론, Microsoft Office를 선호하는 기업이라면 Dropbox가 Microsoft 365 앱과 완벽하게 호환되므로 두 가지 장점을 모두 누릴 수 있습니다.
더 자세히 알고 싶으신가요? Dropbox와 OneDrive 심층 비교를 살펴보세요.
Google Drive로 파일 공유하기
Google Drive는 Google이 제공하는 클라우드 스토리지 플랫폼입니다. Microsoft의 OneDrive와 마찬가지로 Google Drive는 주로 Google Workspace를 사용하는 클라이언트와 작업할 때 접하게 됩니다.
Google Drive에 저장된 파일을 팀과 공유하는 것은 가능하지만, 이에는 몇 가지 제한 사항이 있습니다.
- 통합: Drive는 Docs 및 Sheets와 같은 Google Workspace 도구와 통합됩니다.
- 제한 사항: 업로드는 하루 750GB로 제한되며 버전 기록 기간과 보관되는 버전 수는 파일 유형 및 Google Workspace 설정에 따라 다릅니다.
- 증분 백업: 여러 공동작업자가 대용량 파일에 대해 작고 로컬한 편집을 하고 있나요? Google Drive를 사용하면 파일을 수정할 때마다 전체 파일을 동기화해야 하지만, Dropbox는 변경된 데이터만 동기화하면 되므로 훨씬 빠릅니다!
Dropbox와 Google Drive를 자세히 비교 분석해 보려면 여기를 클릭하세요.
이러한 플랫폼에도 장점이 있지만, Dropbox는 더 큰 업로드 제한, 광범위한 파일 유형 지원, 리치 미디어 파일에 대한 프레임 단위의 정확한 주석 달기 등 고급 협업 기능으로 돋보입니다.
팀과 문서를 공유하기 위한 모범 사례
파일 공유에 어떤 도구를 사용하든, 동료들과 파일을 공유하는 최고의 방법은 회사의 보안, 협업, 정리 니즈에 맞는 적절한 방식을 사용하는 것입니다.
원격으로 파일을 작업할 때 성공하려면 다음 팁과 모범 사례를 염두에 두세요.
보안
원격으로 파일을 공유하거나 사용할 때 따라야 할 일반적인 보안 우수 사례는 다음과 같습니다.
- 공유하기 전에 이메일 주소가 회사 도메인에 속하는지 확인하세요.
- 팀원들에게 사기, 피싱 및 기타 위험을 식별하도록 교육합니다.
- 클라우드 저장 서비스에 최첨단 보안 기능이 포함되어 있는지 확인하세요.
- 안전한 비밀번호 관리자를 사용하세요.
- 업무 파일을 상시로 백업합니다. Dropbox Backup을 사용하면 백업을 자동으로 실행할 수 있습니다.
협업과 공유
원격 근무 시 참조해야 할 협업 팁은 다음과 같습니다.
- 이메일을 사용하여 파일을 공유하는 대신, 클라우드 저장소의 공유 가능한 링크를 사용하세요.
- 액세스를 제어하기 위한 권한을 설정하여 적합한 사용자가 필요한 파일에 액세스할 수 있도록 하세요.
- 데이터 보호와 파일 공유의 위험에 대한 인식을 높이기 위한 회사 정책을 만듭니다.
- 해킹과 데이터 유출을 방지하려면 다중 요소 인증을 사용하세요.
- Dropbox를 사용할 때 공유 링크에 시간제한을 설정하세요.
체계적인 정리
다음 우수 사례를 따르면 원격 근무를 하는 동안에도 파일을 더 효율적으로 정리할 수 있습니다.
- 파일을 범주별로 분류하세요.
- 여러 부서, 프로젝트 또는 업무 유형에 따라 폴더를 논리적으로 구성합니다.
- 날짜, 프로젝트 소유자, 버전 등을 포함하여 일관된 명명 규칙을 사용합니다.
- Dropbox를 사용할 때 태그를 사용하여 파일을 정리하세요.
Dropbox는 많은 조직이 원격 근무 방식으로 전환하는 데 도움이 되었습니다.
Dropbox가 원격 파일 공유에 탁월한 도구인 이유
Dropbox는 팀과 문서를 공유할 수 있는 효과적이고 안전한 솔루션을 제공합니다. 이 솔루션은 강력한 보안 기능, 플랫폼 간 호환성, 원활한 협업을 위한 도구를 결합해 모든 규모의 원격 팀에 적합합니다.
Dropbox를 선택하면 팀은 생산성을 유지하고 데이터 보안을 보장하는 동시에 일반적인 파일 공유 문제를 극복할 수 있습니다.
"Dropbox와 Dropbox Sign을 사용하면 파일과 문서를 한곳에서 관리할 수 있어 일상 업무를 더 체계적으로 진행하고 효율성을 높일 수 있습니다."
매트 자이겔(Matt Seigel)콜리어 사이먼 사장
