기술, 그리고 이것이 우리의 작업 습관에 미치는 영향은 끊임없이 변화합니다.
미국에서 직업이 있는 사람 중 58%, 즉, 약 9,200만 명의 사람이 파트 타임이나 풀 타임으로 원격 근무를 할 수 있다는 사실은 이제 더 이상 놀랍지도 않습니다. 또한 같은 연구에 따르면 유연 근무제는 이직을 원하는 사람들이 가장 중요하게 생각하는 3가지 요소 중 하나입니다.
하지만 동료들과 더 멀어지고, 서로 직접 만나서 대화하는 시간이 줄어들면서 창의성과 협업은 어떻게 될까요? 집 사무실에서 웹캠을 응시하면서 실제로 똑같은 불꽃을 재현할 수 있을까요?
간단히 말해서, 그렇습니다. 실제로 하이브리드 작업 방식 덕분에 팀 협업 도구는 증가하는 수요를 충족하기 위해 빠르게 발전하고 개선될 수 있었습니다.
그렇다면 디지털로 분산된 새로운 시대에 협업을 어떻게 촉진할 수 있을까요? 이 가이드에서는 Dropbox Paper와 같은 협업 도구에 대해 알아야 할 모든 것을 설명하고, 오늘 당장 팀과 함께 시도해 볼 수 있는 실용적인 팁도 알려드립니다.
그 전에 기본적인 내용부터 살펴보겠습니다. 문서 협업이란 무엇일까요?
문서 협업이란?
문서 협업이란 팀원들이 함께 문서를 작성하고 편집할 수 있는 공용 액세스 시스템을 말합니다. 협업 문서의 유형에는 다음이 포함됩니다.
Google Docs, Dropbox Paper 등의 클라우드 기반 문서 협업 플랫폼은 원격 팀의 프로젝트 관리를 간소화하는 데 도움이 됩니다.
이메일 체인이나 메시징 앱을 통해 문서를 편집하고 공유하는 데 시간이 많이 걸리는 과정 대신, 모든 공동 작업자들과 함께 단일 문서를 공동 편집하고, 작업을 할당하고, 주석을 달 수 있습니다.
Trello 같은 문서 관리 도구나 Dropbox 클라우드 스토리지는 팀 전체가 액세스해 문서 협업을 진행할 수 있는 중심 지식 베이스를 제공함으로써 이러한 업무 프로세스를 개선합니다.
문서 협업, 왜 필요한가?
하이브리드 및 원격 근무가 보편화되고 있는 많은 현대 기업에서 디지털 업무 공간은 생산성과 효율성을 강조하는 것을 의미합니다. 이러한 문서 협업 소프트웨어는 팀이 팀 의견을 위해 문서를 쉽게 공유하고 작업량을 간소화하며 최상의 성과를 낼 수 있도록 도와줍니다.
문서 협업을 하면 팀의 워크플로가 개선되는 이유는 다양합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 분산 근무 또는 원격 근무를 하는 팀이 하나로 연결
- 팀원 간 지식 공유와 의사소통 개선
- 프로젝트 문서에서 팀 협업을 진행하며 팀의 참여도 향상
- 문서 하나를 찾으려고 긴 이메일 체인을 뒤질 필요가 없고 여러 버전의 문서를 하나의 파일로 통합할 수 있어 체계성과 작업 관리 향상
- 디지털 중심 환경 덕분에 종이 서류 작업이 줄어들어 다양한 장치에서 다양한 형식의 파일을 간편하게 공유할 수 있음
더욱 고급 기능을 사용하면 변경 사항을 자동 저장하고 추적하고 버전 기록 및 제어를 통해 실시간 문서 업데이트를 모니터링할 수 있습니다. 이를 통해 실수나 오류를 쉽게 발견하고 이전 버전의 문서로 롤백할 수 있습니다.
팀과 함께 문서 편집
사업의 특성에 따라 협업의 가능성은 무한합니다. 창의적인 팀에서 일하시나요? 공유 문서를 사용하여 아이디어를 정리하고, 이를 교환하고, 이를 바탕으로 발전시키세요. 세부 사항과 정확성이 가장 중요한 분야에서 일하고 계신가요? QA 프로세스의 일환으로 협업 도구를 사용하여 서로의 작업을 확인하세요.
협업 도구의 용도는 광범위하지만, 팀 구성에 협업을 통합하는 몇 가지 일반적인 방법이 있습니다. 예를 들어, 다음과 같습니다.
- 피드백 워크플로 개선 - QA 및 서로의 작업 검토 세션을 프로세스에 통합하고 필요한 경우 문서에 의견과 주석을 남겨 둡니다.
- 프로젝트를 효율적으로 관리하세요. 작업을 서로 할당하여 프로젝트 작업의 세부 사항이 번역 과정에서 손실되지 않도록 하세요.
중앙 프로젝트 파일을 사용하여 모든 사람이 작업을 제대로 진행하도록 하세요. 타임라인 및 콘텐츠 달력과 같은 "살아있는" 문서를 만들어 모든 팀원이 자신이 무엇을 언제 하고 있는지 알 수 있도록 하세요.
어떤 협업 도구를 사용해야 할까?
클라우드 스토리지 기술 덕분에 협업 도구도 점점 보편화되고 있습니다.
가장 잘 알려진 협업 워드 프로세싱 앱 세 가지는 다음과 같습니다.
- Dropbox Paper—번거로움 없는 간편하고 실용적인 워드 프로세싱 도구
- Google Docs—Google Workspace 생태계의 일부
- Microsoft Word—Microsoft Office 365 생태계의 일부
여러 앱을 사용하는 팀의 경우 끊임없이 생태계를 전환해야 해 워크플로와 전반적인 생산성에 지장이 갈 수 있습니다.
여러 생태계를 하나로 모아 어떤 문서에서 만들어졌는지와 관계없이 공동으로 작업할 수 있는 방법이 있다면 좋지 않을까요?
우연찮게도 Dropbox 클라우드 스토리지에서는 이것이 가능합니다.
Word 문서, Google Doc, Dropbox Paper 파일 등 어떤 파일로 협업하든 Dropbox에서 만들고 저장할 수 있죠.
마침내 모든 파일이 한곳에 모였습니다.
문서 협업 도구를 선택할 때 고려해야 할 사항
위에서 보편적으로 사용되는 협업 도구를 살펴봤는데요, 그렇다면 어떤 도구가 올바른 선택인지는 어떻게 알 수 있을까요?
팀에 필요한 정확한 협업 기능은 작업하는 문서 유형, 프로젝트 요구 사항, 우선순위 등 여러 가지 요인에 따라 달라집니다.
귀하의 특정 요구 사항이 무엇이든 협업을 위한 몇 가지 기본 기능은 고려하고 확인할 가치가 있습니다.
- 자동 저장: 이 기능이 있어야 문서를 닫았을 때 변경 사항이 손실되지 않습니다.
- 사용 편의성: 고급 옵션이 정말로 필요한가요? 아니면 이러한 고급 기능이 혼란과 비일관성만 야기한다고 생각하시나요?
- 이미지, 비디오, GIF 등 다양한 미디어를 문서에 삽입하고 끌어서 놓을 수 있는 기능
- 각 팀원이 필요한 문서를 간편하게 찾을 수 있는 중심 콘텐츠 라이브러리
- 맞춤형 템플릿
- 피드백 교환이나 주의가 필요한 문서에 새로운 활동이 발생했을 때 팀원에게 알려주는 알림 기능
- 실시간 업데이트
- 변경내용 기록과 제어
- 사용자 권한 및 파일 권한 제어
- 모바일 장치와 데스크톱에서의 접근성 및 iOS와 Android 장치 모두를 지원하는 앱의 유무
- 보안
- 모든 사용자와 장치에 콘텐츠 동기화
- 팀원을 @멘션하거나 작업을 배정하는 등의 기타 협업 기능
Dropbox Paper의 콘텐츠 협업 및 문서 편집 기능을 사용하면 표, 애니메이션 GIF, 이모티콘, 파일부터 SoundCloud 클립과 YouTube 링크까지 모든 유형의 콘텐츠를 단 하나의 문서에서 팀원과 공유할 수 있습니다.
프로젝트 진행 상황 공유
한 가지 분명한 것은 직장에서 협업은 필수적이지만 올바른 도구를 갖추는 것 또한 그만큼 중요하다는 사실입니다. Dropbox를 사용하면 팀이 모든 유형의 콘텐츠 협업을 위한 단일 공간을 갖출 수 있습니다.
Paper의 유연성은 팀이 문서 협업 프로세스의 모든 단계를 안내할 수 있도록 도와줍니다. Paper의 문서 협업 및 편집 기능을 사용하면 모든 유형의 콘텐츠를 단 하나의 문서에서 동료 및 공동작업자와 공유할 수 있습니다.
