Teknologi—dan pengaruh teknologi terhadap tabiat kerja kita—akan sentiasa berubah.
Tidak mengejutkan bahawa 58% daripada pekerja di Amerika Syarikat, kira-kira 92 juta orang, boleh bekerja jarak jauh sama ada secara sambilan atau sepenuh masa. Atau pengaturan kerja yang fleksibel adalah salah satu daripada tiga pendorong utama bagi golongan profesional untuk mencari pekerjaan baru, menurut penyelidikan yang sama.
Tetapi apabila kami bergerak lebih jauh daripada rakan sekerja kami, menghabiskan lebih sedikit masa dalam syarikat fizikal masing-masing, apakah yang berlaku kepada kreativiti dan kerjasama? Bolehkah anda benar-benar mencipta semula percikan yang sama, sambil menatap kamera web dari pejabat rumah?
Pendek kata—ya. Malah, kerja hibrid telah membolehkan alat kerjasama pasukan berkembang pesat dan bertambah baik untuk memenuhi permintaan yang semakin meningkat.
Jadi, bagaimanakah anda memudahkan kerjasama dalam era baharu yang berbeza secara digital? Dalam panduan ini, kami akan menerangkan semua yang anda perlu tahu tentang alatan kerjasama seperti Dropbox Paper, bersama-sama dengan petua yang boleh diambil tindakan untuk mencuba dengan pasukan anda hari ini.
Sebelum kita masuk ke dalamnya, mari kita mulakan dengan asas-apa itu kerjasama dokumen pula?
Apakah itu kerjasama dokumen?
Kerjasama dokumen merujuk kepada sistem akses yang dikongsi dengan ahli pasukan untuk sama-sama menyumbang dan menyunting dokumen. Jenis dokumen kerjasama termasuk:
- Kalendar
- Lembaran hamparan
- Senarai tugasan
- Nota mesyuarat
- Sumbang saran
- Cebisan kandungan seperti draf artikel
Pelantar kerjasama dokumen berasaskan awan, seperti Google Docs atau Dropbox Paper, membantu pasukan jarak jauh menyelaraskan pengurusan projek.
Daripada proses pengeditan dan perkongsian dokumen yang memakan masa berulang-alik melalui rangkaian e-mel atau apl pemesejan, anda boleh mengedit bersama, menetapkan tugasan dan menganotasi satu dokumen dengan semua rakan usaha sama anda.
Alat pengurusan dokumen seperti Trello atau penyimpanan awan dalam Dropbox, meningkatkan pengalaman ini dengan menyediakan pangkalan pengetahuan terpusat untuk seluruh pasukan anda bagi mengakses dokumen untuk kerjasama.
Mengapakah bekerjasama pada dokumen?
Dalam kebanyakan perniagaan moden, di mana kerja hibrid dan jauh menjadi lebih biasa, ruang kerja terutamanya digital bermakna menekankan produktiviti dan kecekapan. Dalam hal ini, perisian kerjasama dokumen membantu pasukan berkongsi dokumen dengan mudah untuk input pasukan, menyelaraskan beban kerja mereka dan menghasilkan kerja terbaik mereka
Terdapat pelbagai sebab kerjasama dokumen boleh meningkatkan aliran kerja pasukan anda. Beberapa contoh termasuk:
- Mendayakan pasukan teragih atau jarak jauh untuk berhubung dan disepadukan
- Perkongsian pengetahuan dan komunikasi yang lebih baik dalam kalangan ahli pasukan
- Kerjasama pasukan dalam dokumen projek boleh menggalakkan penglibatan pasukan
- Pengurusan tugas dan organisasi yang lebih baik—anda tidak perlu menatal melalui rantaian e-mel yang panjang untuk mencari dokumen yang betul, atau menyatukan berbilang versi dokumen ke dalam satu fail!
- Digital terlebih dahulu mengurangkan jejak kertas dan memudahkan perkongsian fail dalam format yang berbeza dan pada peranti yang berbeza
Kefungsian yang lebih maju membolehkan anda menyimpan auto dan menjejaki perubahan serta memantau kemas kini dokumen masa nyata melalui sejarah versi dan kawalan—ini memudahkan untuk mengesan kesilapan atau ralat dan kembali ke versi dokumen sebelumnya
Menggalakkan penyuntingan dokumen kerjasama dalam pasukan anda
Bergantung pada jenis perniagaan anda, kemungkinan untuk bekerjasama adalah tidak berkesudahan. Bekerja dalam pasukan kreatif? Gunakan dokumen kongsi untuk mencincang idea, menukarnya dan membinanya. Bekerja dalam bidang yang perincian dan ketepatan adalah terpenting? Gunakan alat kerjasama untuk menyemak kerja satu sama lain sebagai sebahagian daripada proses QA.
Walaupun penggunaan alat kerjasama adalah luas, terdapat beberapa cara biasa untuk menyepadukan kerjasama ke dalam mana-mana persediaan pasukan, contohnya:
- Tingkatkan aliran kerja maklum balas anda—masukkan QA dan sesi semakan kerja masing-masing ke dalam proses anda, meninggalkan ulasan dan anotasi pada dokumen jika perlu
- Urus projek dengan cekap—tugaskan tugasan kepada satu sama lain, supaya butiran kerja projek tidak hilang dalam terjemahan
Pastikan semua orang berada di landasan yang betul dengan fail projek pusat—buat dokumen "hidup" seperti garis masa dan kalendar kandungan, supaya setiap ahli pasukan tahu apa yang mereka lakukan dan bila
Alat kerjasama untuk digunakan
Disebabkan teknologi penyimpanan awan, alat kerjasama tersedia di mana-mana sahaja.
Berikut ialah tiga daripada apl pemprosesan kata kolaboratif yang paling terkenal, contohnya:
- Dropbox Paper—pemprosesan perkataan yang ringkas dan praktikal tanpa masalah
- Google Docs—sebahagian daripada ekosistem Google Workspace
- Microsoft Word—sebahagian daripada ekosistem Microsoft Office 365
Untuk pasukan yang bekerja merentas berbilang apl, kerap bertukar-tukar antara ekosistem boleh mengganggu aliran kerja dan keseluruhan produktiviti.
Bukankah lebih baik jika terdapat cara untuk menyatukan berbilang ekosistem, supaya anda boleh bekerjasama dalam dokumen tidak kira dalam apa pun ia dicipta?
Seperti yang dijangka, penyimpanan awan Dropbox membenarkan anda melakukan perkara tersebut.
Sama ada anda bekerjasama pada dokumen Word, Google Doc atau fail dalam Dropbox Paper, semuanya boleh dibuat dan disimpan dalam Dropbox.
Semua fail anda, semuanya di satu tempat, akhirnya.
Perkara yang perlu dicari dalam alat kerjasama dokumen
Memandangkan kita telah meneroka beberapa alat kerjasama biasa yang patut dipertimbangkan, bagaimanakah anda tahu alat kerjasama yang manakah sesuai dengan keperluan anda?
Ciri kerjasama yang tepat yang diperlukan oleh pasukan anda akan bergantung pada pelbagai perkara, termasuk jenis dokumen yang anda kerjakan, keperluan projek anda dan keutamaan anda.
Tidak kira apa keperluan khusus anda, beberapa ciri asas untuk kerjasama patut dipertimbangkan dan diperiksa:
- Autosimpan—jadi tiada perubahan akan hilang apabila dokumen ditutup
- Kemudahan penggunaan—adakah anda benar-benar memerlukan pilihan lanjutan atau adakah pilihan tersebut hanya akan menimbulkan kekeliruan dan percanggahan?
- Keupayaan untuk membenamkan dan menyeret dan melepaskan media yang berbeza ke dalam dokumen, seperti imej, video dan GIF
- Pustaka kandungan terpusat yang memudahkan setiap ahli pasukan mencari dokumen yang sesuai untuk diusahakan
- Templat boleh disesuaikan
- Pemberitahuan, untuk memaklumkan ahli pasukan tentang aktiviti baru pada dokumen yang memerlukan input atau kesedaran mereka
- Kemas kini masa nyata
- Versi sejarah dan kawalan
- Kawalan keizinan fail dan pengguna
- Kebolehcapaian daripada peranti mudah alih serta desktop, dengan apl untuk peranti iOS dan Android
- Keselamatan
- Pelarasan merentas pengguna dan peranti
- Ciri kerjasama tambahan, seperti keupayaan untuk @sebut atau memberikan tugas kepada ahli pasukan
Kerjasama kandungan dan penyuntingan dokumen Dropbox Paper membolehkan anda berkongsi semua jenis kandungan—daripada jadual, GIF animasi, emoji dan fail ke klip SoundCloud dan pautan YouTube—dengan ahli pasukan anda dalam satu dokumen sahaja.
Pastikan semua selaras
Mari kita jelaskan sesuatu: kerjasama adalah penting di tempat kerja—tetapi mempunyai alat yang betul juga sama penting. Dengan Dropbox, pasukan anda mempunyai satu ruang untuk semua keperluan kerjasama kandungan anda.
Fleksibiliti Paper boleh membimbing pasukan anda melalui setiap langkah proses kerjasama dokumen. Keupayaan kerjasama dan penyuntingan dokumen Paper membolehkan anda berkongsi semua jenis kandungan dengan rakan sekerja dan kolaborator dalam hanya satu dokumen.
