Table of contents
- Vanlige utfordringer med ekstern fildeling
- Slik deler du filer med teamet når du jobber hjemmefra
- Hvorfor Dropbox er en effektiv måte å dele dokumenter på
- Sammenligning av alternativer for fildeling
- Beste fremgangsmåter for å dele dokumenter med teamet ditt
- Hvorfor Dropbox er et utmerket verktøy for ekstern fildeling
- Bruk Dropbox til å dele filer med teamet ditt mens du jobber hjemmefra
Sikker og effektiv fildeling er viktig for eksterne team for å opprettholde produktivitet og samarbeid. Det å administrere filstørrelse, sikkerhet og versjonskontroll byr imidlertid ofte på utfordringer som påvirker arbeidsflyter. Valg av riktige verktøy og strategier kan forenkle disse prosessene og sikre smidigere fjernarbeidsopplevelser.
Denne artikkelen utforsker de beste måtene å dele dokumenter med et team, og tilbyr praktiske løsninger og beste praksis for sikker og effektiv fildeling i eksterne arbeidsmiljøer.
Oppdag hvordan Dropbox gjør ekstern fildeling enkelt med verktøy utviklet for sømløst samarbeid, forbedret sikkerhet og strømlinjeformede arbeidsflyter – uansett hvor du jobber.
Vanlige utfordringer med ekstern fildeling
Fjernarbeid har blitt standarden for mange organisasjoner, og en McKinsey-studie viser at 87 % av ansatte driver med en eller annen form for fjernarbeid. I gjennomsnitt jobber disse ansatte hjemmefra tre dager i uken. Selv om dette skiftet gir fleksibilitet, introduserer det også flere utfordringer som kan hindre produktivitet og samarbeid, som for eksempel:
- Forsinkede tidsfrister: Koordinering på tvers av tidssoner kan føre til forsinkelser når prosjekter krever teamsamarbeid
- Begrensninger i filstørrelse: Team som jobber med store filer, for eksempel designressurser, sliter ofte med å administrere og dele dem effektivt.
- Sikkerhetsrisikoer: Fjernmiljøer introduserer sårbarheter, inkludert uautorisert tilgang og datainnbrudd
- Samarbeidshull: Team trenger verktøy som gir tilbakemeldinger i sanntid, versjonssporing og sømløs tilgang til delte filer
Disse utfordringene kan forstyrre arbeidsflyter og produktivitet, noe som understreker behovet for en sikker og effektiv fildelingsløsning.

Sammenligning av alternativer for fildeling
Dropbox er den ideelle måten å dele filer med teamet ditt på, men det kan være noen situasjoner der du må velge et alternativ – som at en klient trenger at du bruker deres nåværende løsning.
To av de vanligste alternative plattformene du kan støte på er Microsoft OneDrive og Google Drive.
Dele filer med Microsoft OneDrive
OneDrive er Microsofts tilbud for nettskylagringsplass. Du vil vanligvis møte på det når du jobber med virksomheter som har investert i Microsoft Teams, Office 365 og SharePoint som selskapets digitale arbeidsflytløsning.
- Integrasjon: OneDrive integreres godt med Microsoft Teams og Office 365
- Begrensninger: Filopplastinger er begrenset til 250 GB, og færre filtyper støttes sammenlignet med Dropbox.
Selvfølgelig er det ingen grunn til at bedrifter som elsker Microsoft Office ikke kan få det beste fra begge verdener – Dropbox fungerer sømløst med Microsoft 365-apper.
Ivrig etter å lære mer? Se Dropbox vs. OneDrive for en fullstendig sammenligning.
Deling av filer med Google Drive
Drive er Googles nettskylagringsplattform, som du vanligvis vil bruke når du samarbeider med klienter som bruker Google Workspace – omtrent som Microsofts tilsvarende tjeneste.
Igjen, det er mulig å dele filer lagret i Google Drive med teamet ditt, men dette kommer med noen begrensninger:
- Integrasjon: Drive integreres med Google Workspace-verktøy som Dokumenter og Regneark
- Begrensninger: Opplastinger er begrenset til 750 GB per dag, og varigheten av versjonshistorikken og antall versjoner som beholdes varierer avhengig av filtypen og Google Workspace-innstillingene dine.
- Trinnvis sikkerhetskopiering: Gjør flere samarbeidspartnere små, lokale endringer i store filer? Med Google Drive må du synkronisere hele filen hver gang den revideres, mens Dropbox bare trenger å synkronisere dataene som har endret seg – mye raskere!
Se Dropbox vs. Google Drive for en fullstendig oversikt side om side.
Selv om disse plattformene har fordeler, skiller Dropbox seg ut med sine større opplastingsgrenser, omfattende støtte for filtyper og avanserte samarbeidsfunksjoner, som for eksempel rammenøyaktig kommentarføring for rike mediefiler.

Beste fremgangsmåter for å dele dokumenter med teamet ditt
Uansett hvilket verktøy du velger for deling, er den beste måten for å dele filer med kolleger på en måte som gir mening i forhold til bedriftens behov for sikkerhet, samarbeid og organisasjon.
Husk følgende tips og beste fremgangsmåter for å lykkes når du jobber med filer eksternt.
Sikkerhet
Noen generelle beste fremgangsmåter for sikkerhet ved deling eller ekstern bruk av filer inkluderer:
- Sjekk om e-postadressene er fra bedriftsdomenet ditt før du deler.
- Lær opp teammedlemmer til å identifisere svindel, phishing og andre risikoer.
- Sørg for at nettskylagringstjenesten inkluderer toppmoderne sikkerhet
- Bruk en sikker passordbehandler, for eksempel Dropbox Passwords.
- Ta alltid sikkerhetskopi av arbeidsfilene dine. Du kan gjøre det automatisk med Dropbox Backup.
Samarbeid og deling
Noen tips for å samarbeide om filer når du arbeider hjemmefra inkluderer:
- Unngå å bruke e-post til å dele filer, bruk heller delbare lenker fra skylagringen din.
- Angi tillatelser for å kontrollere tilgang, slik at de riktige personene har tilgang til filene de trenger.
- Lag bedriftspolicyer for å øke bevisstheten om databeskyttelse og risikoen ved å dele filer.
- Bruk flerfaktorautentisering for å forhindre hacking og datalekkasjer.
- Når du bruker Dropbox, opprett tidsbegrensede delte koblinger.
Organisering
For bedre organisering av filene dine ved fjernarbeid, prøv følgende:
- Del filene dine inn i kategorier.
- Strukturer mapper logisk, med mapper for ulike avdelinger, prosjekter eller arbeidstyper.
- Bruk konsistente navnekonvensjoner, inkludert ting som datoer, prosjekteiere eller versjoner.
- Når du bruker Dropbox, kan du organisere filene dine ved hjelp av merker.
Dropbox har hjulpet mange organisasjoner med overgangen til fjernarbeid.
Hvorfor Dropbox er et utmerket verktøy for ekstern fildeling
Dropbox tilbyr en effektiv og sikker løsning for å dele dokumenter med teamet ditt. Den kombinerer robuste sikkerhetsfunksjoner, kompatibilitet på tvers av plattformer og verktøy for sømløst samarbeid, noe som gjør den egnet for eksterne team i alle størrelser.
Ved å velge Dropbox kan team overvinne vanlige utfordringer med fildeling, samtidig som de opprettholder produktiviteten og sikrer datasikkerheten.
«Ved å bruke Dropbox og Dropbox Sign kan vi administrere filene og dokumentene våre på ett sted, og det holder oss mer organiserte og mer effektive i våre daglige prosesser.»
Matt SeigelPresident, Collier Simon