Teknologi – og hvordan den påvirker arbeidsvanene våre – er i stadig endring.
Det er ingen overraskelse at 58 % av de som har en jobb i USA, omtrent 92 millioner mennesker, kan jobbe eksternt, enten på deltid eller heltid. Eller at en fleksibel arbeidsordning er en av de tre beste motivasjonsfaktorene for yrkesaktive til å søke ny jobb, ifølge den samme undersøkelsen.
Men når vi beveger oss lenger unna kollegene våre og tilbringer mindre tid i hverandres fysiske selskap, hva skjer med kreativitet og samarbeid? Kan du virkelig gjenskape den samme gnisten mens du stirrer inn i et webkamera fra et hjemmekontor?
Kort sagt – ja. Faktisk har hybridarbeid gjort det mulig for verktøy for teamsamarbeid å utvikle seg og forbedres raskt for å møte økende etterspørsel.
Så, hvordan tilrettelegger du for samarbeid i den nye, digitalt mangfoldige tidsalderen? I denne veiledningen forklarer vi alt du trenger å vite om samarbeidsverktøy som Dropbox Paper, sammen med praktiske tips du kan prøve med teamet ditt i dag.
Før vi går inn på det, la oss starte med det grunnleggende – hva er egentlig dokumentsamarbeid?
Hva er dokumentsamarbeid?
Dokumentsamarbeid refererer til et system med delt tilgang der teammedlemmer kan bidra til og redigere dokumenter sammen. Typer av samarbeidsdokumenter inkluderer:
- Kalendere
- Regneark
- Gjøremålslister
- Møtenotater
- Idémyldringer
- Deler av innhold, for eksempel artikkelutkast
En nettskybasert plattform for dokumentsamarbeid, som Google Docs eller Dropbox Paper, bidrar til å effektivisere prosjektstyring for eksterne team.
I stedet for den tidkrevende prosessen med å redigere og dele dokumenter frem og tilbake via e-postkjeder eller meldingsapper, kan du redigere, tildele oppgaver og kommentere et enkelt dokument med alle samarbeidspartnerne dine.
Et dokumenthåndteringsverktøy som Trello, eller nettskylagring i Dropbox, forbedrer denne opplevelsen ved å tilby en sentralisert kunnskapsbase der hele teamet har tilgang til dokumenter for samarbeid.
Hvorfor skal man samarbeide om dokumenter?
I mange moderne bedrifter, hvor hybrid- og fjernarbeid blir mer vanlig, betyr en primært digital arbeidsplass vekt på produktivitet og effektivitet. Innenfor dette hjelper programvare for dokumentsamarbeid team med å enkelt dele dokumenter for teaminnspill, effektivisere arbeidsmengden og produsere sitt beste arbeid.
Det er mange grunner til at dokumentsamarbeid kan forbedre teamets arbeidsflyt. Dette er noen eksempler:
- Gjør det mulig for distribuerte eller eksterne team å få kontakt og integrere
- Forbedret kunnskapsdeling og kommunikasjon mellom teammedlemmene
- Teamsamarbeid i prosjektdokumenter kan øke teamets engasjement
- Bedre organisering og oppgavestyring— du slipper å bla gjennom en lang e-postkjede for å finne riktig dokument, eller samle flere versjoner av et dokument i én fil!
- Digitalt først reduserer bruken av papir og gjør det enklere å dele filer i forskjellige formater og på forskjellige enheter
Mer avansert funksjonalitet lar deg lagre og spore endringer automatisk, og overvåke dokumentoppdateringer i sanntid gjennom versjonshistorikk og -kontroll – dette gjør det enklere å oppdage feil eller mangler og rulle tilbake til en tidligere versjon av dokumentet.
Oppmuntre til samarbeid om dokumentredigering i teamet ditt
Avhengig av hva slags virksomhet du driver med, er mulighetene for samarbeid uendelige. Jobbe i et kreativt team? Bruk et delt dokument til å utveksle ideer, utveksle dem og bygge videre på dem. Jobber du i et felt der detaljer og nøyaktighet er avgjørende? Bruk samarbeidsverktøy til å sjekke hverandres arbeid som en del av kvalitetssikringsprosessen.
Selv om bruksområdene for samarbeidsverktøy er enorme, finnes det noen vanlige måter å integrere samarbeid i ethvert teamoppsett på, for eksempel:
- Forbedre tilbakemeldingsarbeidsflyten din – integrer spørsmålsstilling og gjennomgang av hverandres arbeid i prosessen, og legg igjen kommentarer og merknader på dokumenter der det er nødvendig.
- Administrer prosjekter effektivt – tildel oppgaver til hverandre, slik at detaljene i prosjektarbeidet ikke går tapt i oversettelsen
Hold alle oppdatert med sentrale prosjektfiler – lag «levende» dokumenter som tidslinjer og innholdskalendere, slik at alle teammedlemmer vet hva de gjør og når.
Verktøy for samarbeid
Takket være nettskylagringsteknologien er samarbeidsverktøy blitt allment tilgjengelig.
Her er for eksempel tre av de mest kjente samarbeidsbaserte tekstbehandlingsappene:
- Dropbox Paper– enkel, praktisk tekstbehandling uten mye styr og mas
- Google Docs–en del av Google Workspace-økosystemet
- Microsoft Word— en del av Microsoft Office 365-økosystemet
For team som jobber på tvers av flere apper, kan den konstante hoppingen mellom økosystemer være forstyrrende for arbeidsflyten og den generelle produktiviteten.
Ville det ikke vært fint om det fantes en måte å bringe flere økosystemer sammen, slik at man kunne samarbeide om dokumenter uansett hva de er opprettet i?
Med Dropbox sin nettskylagring kan dere gjøre nettopp det.
Enten du samarbeider om et Word-dokument, et Google Doc eller en fil i Dropbox Paper, kan alt opprettes og lagres i Dropbox.
Endelig alle filene dine på ett sted.
Hva du bør se etter i verktøy for dokumentsamarbeid
Nå som vi har utforsket noen av de vanlige samarbeidsverktøyene som er verdt å vurdere, hvordan vet du hva som passer best for dine behov?
De nøyaktige samarbeidsfunksjonene teamet ditt trenger, vil avhenge av en rekke ting, inkludert typen dokumenter dere jobber med, prosjektkravene og prioriteringene deres.
Uansett hva dine spesifikke behov er, er det noen grunnleggende funksjoner for samarbeid som er verdt å vurdere og sjekke:
- Automatisk lagring – slik at ingen endringer går tapt når dokumentet lukkes
- Brukervennlighet – trenger du virkelig avanserte alternativer, eller vil de bare skape forvirring og inkonsekvens?
- Muligheten til å legge inn og dra og slippe forskjellige medier i dokumentet, for eksempel bilder, videoer og GIF-er
- Et sentralisert innholdsbibliotek som gjør det enkelt for hvert enkelt teammedlem å finne det riktige dokumentet å jobbe med
- Tilpassbare maler
- Varslinger, for å varsle teammedlemmene om ny aktivitet i dokumentet som krever deres innspill eller oppmerksomhet
- Sanntidsoppdateringer
- Versjonshistorikk og -kontroll
- Kontroll av bruker- og filtillatelser
- Tilgjengelighet fra både mobile og stasjonære enheter, med apper for både iOS og Android
- Sikkerhet
- Synkronisering på tvers av brukere og enheter
- Ytterligere samarbeidsfunksjoner, for eksempel muligheten til å @nevne eller tildele oppgaver til teammedlemmer
Dropbox Papers innholdssamarbeid og dokumentredigering lar deg dele alle typer innhold – fra tabeller, animerte GIF-er, emojier og filer til SoundCloud-klipp og YouTube-lenker – med teammedlemmene dine i bare ett dokument.
Sørg for at alle er oppdaterte hele tiden
La oss gjøre én ting klart: Samarbeid er viktig på arbeidsplassen – men det er like viktig å ha de rette verktøyene. Med Dropbox har teamet ditt ett enkelt sted for alle behov for innholdssamarbeid.
Fleksibiliteten til Paper kan veilede teamet ditt gjennom hvert trinn i dokumentsamarbeidsprosessen. Papers samarbeids- og redigeringsfunksjoner for dokumenter lar deg dele alle typer innhold med kolleger og samarbeidspartnere i bare ett dokument.
