Technologie, en de invloed ervan op onze werkgewoonten, is altijd in beweging.
Het is geen verrassing dat 58% van de mensen met een baan in de Verenigde Staten, ruwweg 92 miljoen personen, parttime of fulltime op afstand kan werken. Of dat een flexibele werkregeling volgens hetzelfde onderzoek een van de drie belangrijkste drijfveren is voor professionals om op zoek te gaan naar een nieuwe baan.
Maar als we verder van elkaar af komen te staan en minder tijd fysiek bij elkaar doorbrengen, wat gebeurt er dan met creativiteit en samenwerking? Kun je diezelfde vonk echt oproepen als je vanuit je thuiskantoor naar een webcam staart?
Kortom: ja. Hybride werken heeft ervoor gezorgd dat hulpmiddelen voor teamsamenwerking zich snel hebben ontwikkeld en verbeterd, om aan de toenemende vraag te voldoen.
Hoe faciliteer je samenwerking in het nieuwe, digitaal ongelijksoortige tijdperk? In deze gids leggen we alles uit wat je moet weten over hulpmiddelen voor samenwerking zoals Dropbox Paper. Ook geven we je praktische tips die je vandaag nog met je team kunt uitproberen.
Voordat we daaraan beginnen, beginnen we met de basis: wat is documentsamenwerking eigenlijk?
Wat houdt samenwerken aan documenten in?
Samenwerking aan documenten verwijst naar een systeem van gedeelde toegang voor teamleden om samen bij te dragen aan documenten en deze te bewerken. Typen samenwerkingsdocumenten zijn onder andere:
- Agenda's
- Spreadsheets
- Takenlijsten
- Notulen
- Brainstormen
- Materiaal zoals conceptartikelen
Een cloudgebaseerd samenwerkingsplatform voor documenten, zoals Google Docs of Dropbox Paper, helpt projectbeheer te stroomlijnen voor teams op afstand.
In plaats van het tijdrovende proces van het heen en weer bewerken en delen van documenten via e-mailketens of berichten-apps, kunt u samen met al uw medewerkers een enkel document bewerken, taken toewijzen en aantekeningen maken.
Een tool voor documentbeheer, zoals Trello, of cloudopslag in Dropbox, verbetert deze ervaring door een gecentraliseerde kennisbank te bieden, waar je hele team toegang heeft tot documenten voor samenwerking.
Waarom samenwerken aan documenten?
In veel moderne bedrijven, waar hybride en op afstand werken steeds gebruikelijker wordt, betekent een voornamelijk digitale werkplek dat de nadruk ligt op productiviteit en efficiëntie. Binnen dit kader helpt software voor documentsamenwerking teams om eenvoudig documenten te delen voor teaminvoer, hun werklast te stroomlijnen en hun beste werk te produceren
Er zijn allerlei redenen waarom het samenwerken aan documenten de workflow van je team kan verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn:
- Gedistribueerde teams of teams op afstand met elkaar verbinden en integreren
- Verbeterde kennisdeling en communicatie tussen teamleden
- Samenwerking tussen teams aan projectdocumenten kan de betrokkenheid van teams vergroten
- Betere organisatie en taakbeheer; je hoeft niet meer door een lange e-mailuitwisseling te scrollen om het juiste document te vinden of meerdere versies van een document samen te voegen in één bestand!
- Digital-first vermindert het papierspoor en maakt het eenvoudiger om bestanden met verschillende indelingen op verschillende apparaten te delen
Met geavanceerdere functionaliteit kunt u wijzigingen automatisch opslaan en bijhouden, en kunt u documentupdates in realtime volgen via versiegeschiedenis en -beheer. Dit maakt het gemakkelijker om fouten of vergissingen op te sporen en terug te keren naar een eerdere versie van het document.
Samenwerken bij het bewerken van documenten in je team aanmoedigen
Afhankelijk van de aard van uw bedrijf zijn de mogelijkheden voor samenwerking eindeloos. Werken in een creatief team? Gebruik een gedeeld document om ideeën te bespreken, uit te wisselen en erop voort te bouwen. Werkt u in een vakgebied waarin details en nauwkeurigheid van groot belang zijn? Gebruik hulpmiddelen voor samenwerking om elkaars werk te controleren als onderdeel van het QA-proces.
Hoewel er veel toepassingen zijn voor hulpmiddelen voor samenwerking, zijn er een paar veelvoorkomende manieren om samenwerking in elke teamopstelling te integreren, bijvoorbeeld:
- Verbeter uw feedbackworkflow: neem QA- en beoordelingssessies van elkaars werk op in uw proces, waarbij u waar nodig opmerkingen en aantekeningen op documenten achterlaat.
- Beheer projecten efficiënt: wijs taken aan elkaar toe, zodat de details van het projectwerk niet verloren gaan in de vertaling
Houd iedereen op koers met centrale projectbestanden: maak 'levende' documenten zoals tijdlijnen en inhoudskalenders, zodat elk teamlid weet wat hij of zij doet en wanneer.
Samenwerkingstools die je kunt gebruiken
Dankzij cloudopslagtechnologie zijn er volop tools voor samenwerking.
Hier zijn bijvoorbeeld drie van de bekendste apps voor samenwerking bij tekstverwerking:
- Dropbox Paper: eenvoudige, praktische tekstverwerking, zonder poespas
- Google Docs: onderdeel van het Google Workspace-ecosysteem
- Microsoft Word: onderdeel van het Microsoft Office 365-ecosysteem
Voor teams die met meerdere apps werken, kan het voortdurend heen en weer springen tussen ecosystemen storend zijn voor de workflow en de algehele productiviteit.
Zou het niet geweldig zijn als er een manier was om meerdere ecosystemen samen te brengen, zodat je aan documenten kunt samenwerken, ongeacht de versie waarin ze zijn gemaakt?
Toevallig stelt Dropbox-cloudopslag je daartoe in staat.
Of je nu samenwerkt aan een Word-document, een Google-document of een bestand in Dropbox Paper: ze kunnen allemaal worden gemaakt en opgeslagen in Dropbox.
Al uw bestanden eindelijk op één plek.
Waar je op moet letten bij tools voor de samenwerking aan documenten
Nu we een aantal veelgebruikte tools voor samenwerking hebben bekeken die het overwegen waard zijn, is de vraag: hoe weet je welke geschikt is voor jouw behoeften?
Welke samenwerkingsfuncties uw team precies nodig heeft, hangt af van een aantal zaken, waaronder het type documenten waaraan u werkt, de vereisten van uw project en uw prioriteiten.
Wat uw specifieke behoeften ook zijn, het is de moeite waard om rekening te houden met een aantal fundamentele kenmerken voor samenwerking:
- Automatisch opslaan: zodat geen wijzigingen verloren gaan als het document wordt gesloten
- Gebruiksgemak: heb je echt geavanceerde opties nodig of zorgen ze alleen maar voor verwarring en inconsistentie?
- De mogelijkheid om verschillende media in het document in te sluiten en te slepen en neer te zetten, zoals afbeeldingen, video's en GIF's
- Een gecentraliseerde bibliotheek met materiaal, zodat elk teamlid gemakkelijk het juiste document kan vinden om aan te werken
- Aanpasbare sjablonen
- Meldingen, om teamleden te waarschuwen voor nieuwe activiteiten in het document die hun inbreng of aandacht vereisen
- Updates in real time
- Versiegeschiedenis en -beheer
- Beheer van gebruikers- en bestandsmachtigingen
- Toegankelijkheid vanaf mobiele apparaten en desktops, met apps voor zowel iOS- als Android-apparaten
- Beveiliging
- Synchronisatie tussen gebruikers en apparaten
- Extra samenwerkingsfuncties, zoals de mogelijkheid om teamleden te @vermelden of hen taken toe te wijzen
Met de functies voor samenwerking aan content en documentbewerking van Dropbox Paper kunt u alle soorten content delen met uw teamleden in slechts één document, van tabellen, geanimeerde GIF's, emoji's en bestanden tot SoundCloud-clips en YouTube-links.
Houd iedereen bij de les
Laat één ding duidelijk zijn: samenwerking is essentieel op de werkplek, maar het hebben van de juiste tools is net zo belangrijk. Met Dropbox heeft je team één plek voor al je samenwerkingsbehoeften op het gebied van materiaal.
Dankzij de flexibiliteit van Paper kunt u uw team door elke stap van het samenwerkingsproces aan documenten begeleiden. Met de mogelijkheden van Paper voor samenwerking en bewerking van documenten kunt u alle soorten content met collega's en medewerkers in slechts één document delen.
