Technologia – oraz jej wpływ na nasze nawyki w pracy – ciągle się zmienia.
Nie jest to zatem zaskakujące, że 58% pracowników w Stanach Zjednoczonych (czyli około 92 miliony osób) jest w stanie pracować zdalnie w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Nie dziwi też, że elastyczna organizacja pracy jest jednym z trzech głównych czynników motywujących profesjonalistów do poszukiwania nowej pracy, co wynika z tego samego badania.
Ale gdy oddalamy się od naszych kolegów i spędzamy mniej czasu w swoim fizycznym towarzystwie, co dzieje się z kreatywnością i współpracą? Czy naprawdę możesz wywołać tę samą iskrę, patrząc w kamerę internetową, siedząc w domowym biurze?
Krótko mówiąc — tak. W rzeczywistości praca hybrydowa pozwoliła na szybką ewolucję i udoskonalenie narzędzi do współpracy zespołowej, aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu.
Jak zatem ułatwić współpracę w nowej, cyfrowej erze różnorodności? W tym przewodniku wyjaśnimy wszystko, co musisz wiedzieć o narzędziach do współpracy, takich jak Dropbox Paper, a także podamy praktyczne wskazówki, które możesz wypróbować ze swoim zespołem już dziś.
Zanim przejdziemy do konkretów, zacznijmy od podstaw — czym właściwie jest współpraca nad dokumentami?
Czym jest współpraca nad dokumentami?
Współpraca nad dokumentami odnosi się do systemu wspólnego dostępu, dzięki któremu członkowie zespołu mogą razem tworzyć i edytować dokumenty. Dokumenty, nad którymi można współpracować, to m.in.:
- kalendarze,
- arkusze kalkulacyjne;
- listy zadań,
- Notatki ze spotkania
- burze mózgów,
- zawartość taka jak wersje robocze artykułów.
Oparta na chmurze platforma współpracy nad dokumentami, taka jak Dokumenty Google lub Dropbox Paper, pomaga zespołom zdalnym w sprawnym zarządzaniu projektami.
Zamiast czasochłonnego procesu edycji i udostępniania sobie nawzajem dokumentów za pośrednictwem wiadomości e-mail lub komunikatorów, możesz wspólnie edytować, przypisywać zadania i dodawać adnotacje do jednego dokumentu ze wszystkimi współpracownikami.
Narzędzie do zarządzania dokumentami, takie jak Trello, lub przechowywanie w chmurze Dropbox ulepsza to środowisko, zapewniając centralną bazę wiedzy dla całego zespołu, który może uzyskiwać dostęp do dokumentów do współpracy.
Dlaczego współpraca nad dokumentami jest potrzebna?
W wielu nowoczesnych firmach, w których coraz bardziej powszechna staje się praca hybrydowa i zdalna, cyfrowa przestrzeń robocza oznacza położenie nacisku na produktywność i wydajność. W tym zakresie oprogramowanie do współpracy nad dokumentami pomaga zespołom w łatwym udostępnianiu dokumentów w celu uzyskania informacji zwrotnych, usprawnianiu obciążeń pracą i wykonywaniu jak najlepszych prac
Istnieje wiele powodów, dla których współpraca nad dokumentami może usprawnić pracę zespołu. Takie modele to na przykład:
- Umożliwienie komunikacji i integracji w zespołach rozproszonych i zdalnych.
- Lepsza wymiana wiedzy i komunikacja między członkami zespołu.
- Współpraca zespołu nad dokumentami w projekcie może zwiększyć zaangażowanie zespołu.
- Lepsza organizacja i zarządzanie zadaniami – nie trzeba przewijać długiego łańcucha wiadomości e-mail, aby znaleźć właściwy dokument ani konsolidować wielu wersji dokumentu w jeden plik.
- Środowisko głównie cyfrowe zmniejsza papierowy ślad i ułatwia udostępnianie plików w różnych formatach i na różnych urządzeniach.
Bardziej zaawansowane funkcje umożliwiają automatyczne zapisywanie i śledzenie zmian oraz monitorowanie aktualizacji dokumentów w czasie rzeczywistym za pomocą historii wersji i kontroli — dzięki temu łatwiej jest wykrywać błędy i przywracać poprzednią wersję dokumentu.
Wspólne edytowanie dokumentów w zespole
W zależności od charakteru Twojej działalności, możliwości współpracy są nieograniczone. Pracujesz w zespole kreatywnym? Użyj współdzielonego dokumentu, aby przedyskutować pomysły, wymienić się nimi i rozwinąć je. Pracujesz w branży, w której najważniejsze są szczegóły i dokładność? Korzystajcie z narzędzi do współpracy, aby wzajemnie sprawdzać swoją pracę w ramach procesu zapewnienia jakości.
Chociaż zastosowania narzędzi do współpracy są bardzo szerokie, istnieje kilka popularnych sposobów na zintegrowanie współpracy w dowolnym zespole, na przykład:
- Ulepsz swój obieg informacji zwrotnych — włącz do swojego procesu sesje zapewniania jakości i przeglądu pracy innych osób, pozostawiając komentarze i adnotacje w dokumentach, gdy jest to konieczne
- Zarządzaj projektami efektywnie — przydzielaj zadania innym osobom, aby szczegóły pracy nad projektem nie gubiły się w tłumaczeniu
Zadbaj o to, aby wszyscy byli na bieżąco dzięki centralnym plikom projektu — twórz „żywe” dokumenty, takie jak osie czasu i kalendarze treści, aby każdy członek zespołu wiedział, co robi i kiedy
Narzędzia do współpracy, których warto używać
Dzięki technologii przechowywania w chmurze narzędzia do współpracy stają się wszechobecne.
Oto trzy najbardziej znane aplikacje do współpracy przy przetwarzaniu tekstu:
- Dropbox Paper – proste i praktyczne edytowanie tekstu bez niepotrzebnego zamieszania.
- Dokumenty Google – część ekosystemu Google Workspace.
- Microsoft Word – część ekosystemu Microsoft Office 365.
W przypadku zespołów pracujących z wieloma aplikacjami ciągłe przeskakiwanie między ekosystemami może zakłócać przepływ pracy i ogólną produktywność.
Czyż nie byłoby wspaniale, gdyby istniał sposób na połączenie wielu ekosystemów, dzięki czemu można byłoby wspólnie pracować nad dokumentami niezależnie od tego, w jakim formacie zostały utworzone?
Tak się składa, że przechowywanie w chmurze Dropbox właśnie to umożliwia.
Niezależnie od tego, czy współpracujesz nad dokumentem programu Word, dokumentem Google, czy nad plikiem w Dropbox Paper, wszystkie z nich możesz utworzyć i przechowywać w Dropbox.
Wszystkie Twoje pliki wreszcie w jednym miejscu.
Na co zwrócić uwagę, wybierając narzędzie do współpracy nad dokumentami
Skoro już poznaliśmy kilka popularnych narzędzi do współpracy, które warto rozważyć, skąd wiadomo, które z nich będzie odpowiednie dla Twoich potrzeb?
Dokładne wymagania dotyczące funkcji współpracy potrzebne Twojemu zespołowi zależą od wielu czynników, m.in. rodzaju dokumentów, nad którymi pracujecie, wymagań projektu i priorytetów.
Niezależnie od Twoich konkretnych potrzeb, warto rozważyć i sprawdzić kilka podstawowych funkcji ułatwiających współpracę:
- Automatyczne zapisywanie – aby żadne zmiany nie przepadły w razie zamknięcia dokumentu.
- Łatwość użycia – czy naprawdę potrzebujesz zaawansowanych opcji, czy będą one tylko wprowadzać zamieszanie i niespójności?
- Możliwość osadzania i przeciągania różnych multimediów w dokumencie, takich jak obrazy, filmy i pliki GIF
- Scentralizowana biblioteka zawartości, która ułatwi każdemu członkowi zespołu znalezienie odpowiedniego dokumentu, nad którym ma pracować.
- Szablony z możliwością dostosowania
- Powiadomienia, aby informować członków zespołu o nowej aktywności w dokumencie wymagającej ich wkładu lub wiedzy.
- Aktualizacje w czasie rzeczywistym.
- Historia wersji i kontrola.
- Kontrola uprawnień użytkowników i uprawnień do plików.
- Dostępność zarówno z urządzeń mobilnych, jak i komputerów stacjonarnych, z aplikacjami na urządzenia z systemami iOS i Android.
- Bezpieczeństwo
- Synchronizacja między użytkownikami i urządzeniami.
- Dodatkowe funkcje współpracy, takie jak możliwość dodawania @wzmianek lub przypisywania zadań do członków zespołu.
Funkcje współpracy nad treściami i edycji dokumentów w Dropbox Paper umożliwiają udostępnianie członkom zespołu wszystkich typów treści — od tabel, animowanych plików GIF, emoji i plików po klipy SoundCloud i łącza YouTube — w jednym dokumencie.
Bądź na bieżąco
Wyjaśnijmy jedną rzecz: współpraca w miejscu pracy jest niezbędna – ale posiadanie odpowiednich narzędzi jest równie ważne. Dzięki Dropbox Twój zespół ma ujednoliconą przestrzeń, która zaspokaja wszystkie potrzeby współpracy nad zawartością.
Dzięki elastyczności platformy Paper Twój zespół może przejść przez każdy etap procesu współpracy nad dokumentami. Możliwości współpracy i edycji dokumentów w aplikacji Paper pozwalają udostępniać współpracownikom wszystkie typy treści w ramach jednego dokumentu.
