A tecnologia, e sua influência nos hábitos de trabalho, está em constante mudança.
Não surpreende que 58% das pessoas empregadas nos Estados Unidos, cerca de 92 milhões, possam trabalhar remotamente em tempo parcial ou integral. Nem que o regime de trabalho flexível seja um dos três principais motivadores para profissionais procurarem um novo emprego, segundo a mesma pesquisa.
Mas, à medida que nos afastamos fisicamente dos colegas, o que acontece com a criatividade e a colaboração? Você consegue realmente reproduzir a mesma atmosfera ao olhar para uma webcam no escritório de casa?
Resumindo, sim. De fato, o trabalho híbrido permitiu que as ferramentas de colaboração em equipe evoluíssem e melhorassem rapidamente para atender à crescente demanda.
Sendo assim, como facilitar a colaboração nesta nova era digitalmente dispersa? Neste guia, explicamos tudo o que você precisa saber sobre ferramentas de colaboração como o Dropbox Paper, além de dicas práticas para experimentar com sua equipe hoje mesmo.
Antes de nos aprofundarmos no tema, vamos começar com o básico: afinal, o que é colaboração de documentos?
O que é colaboração de documentos?
A colaboração de documentos se refere a um sistema de acesso compartilhado para que os membros de uma equipe contribuam e editem documentos juntos. Os tipos de documentos colaborativos incluem:
- Calendários
- Planilhas
- Listas de tarefas
- Notas de reunião
- Brainstormings
- Partes de conteúdo, como rascunhos de artigos
Uma plataforma de colaboração de documentos baseada em nuvem, como o Google Docs ou o Dropbox Paper, ajuda a otimizar o gerenciamento de projetos de equipes remotas.
Em vez do demorado processo de edição e o vai e vem do compartilhamento de documentos, em infindáveis trocas de e-mail ou em aplicativos de mensagens, é possível coeditar, atribuir tarefas e fazer anotações em um único documento com todos os seus colaboradores.
Uma ferramenta de gerenciamento de documentos como o Trello, ou o armazenamento em nuvem do Dropbox, melhora essa experiência, proporcionando uma base de conhecimento centralizada para que toda a equipe acesse os mesmos documentos para colaboração.
Por que colaborar em documentos?
Em muitas empresas modernas, onde o trabalho híbrido e remoto está se tornando mais comum, um espaço de trabalho predominantemente digital significa enfatizar a produtividade e a eficiência. Com isso, o software de colaboração de documentos ajuda as equipes a compartilhar documentos facilmente para entrada da equipe, otimizar suas cargas de trabalho e produzir seu melhor trabalho
Há inúmeros motivos pelos quais a colaboração de documentos consegue melhorar o fluxo de trabalho da equipe. Confira alguns exemplos:
- Permitir que equipes distribuídas ou remotas se conectem e se integrem.
- Melhor compartilhamento de conhecimento e comunicação entre os membros da equipe.
- A colaboração em equipe em documentos do projeto pode impulsionar o engajamento da equipe.
- Melhor organização e gerenciamento de tarefas: você não precisa mais percorrer uma longa troca de e-mails para encontrar o documento certo, nem consolidar diversas versões de um documento em um arquivo!
- Abordagem primordialmente digital que reduz o rastro de papel e facilita o compartilhamento de arquivos em diferentes formatos e em diferentes dispositivos.
Funcionalidade mais avançada que permite salvar e rastrear alterações, além de monitorar as atualizações do documento em tempo real por meio do histórico de versões e controle: com isso, fica mais fácil identificar erros ou retroceder a uma versão anterior do documento
Como incentivar a edição colaborativa de documentos em sua equipe
Dependendo da natureza da empresa, as possibilidades de colaboração são infinitas. Você trabalha em uma equipe criativa? Use um documento compartilhado para debater ideias, trocá-las e desenvolvê-las. Você trabalha em uma área em que os detalhes e a precisão são essenciais? Use ferramentas de colaboração para que um verifique o trabalho do outro como parte do processo de controle de qualidade.
Embora os usos de ferramentas de colaboração sejam vastos, existem algumas maneiras comuns de integrar a colaboração em qualquer estrutura de equipe, por exemplo:
- Melhore o fluxo de trabalho de opiniões: incorpore em seu processo sessões em que um faz o controle de qualidade e a revisão do trabalho do outro, deixando comentários e anotações em documentos quando necessário
- Gerencie os projetos com eficiência: atribua tarefas entre si, para que os detalhes do trabalho do projeto não sejam erroneamente interpretados
Mantenha todos informados com arquivos centrais do projeto: crie documentos “dinâmicos”, como as linhas do tempo e os calendários de conteúdo, para que todos os membros da equipe saibam o que estão fazendo e quando
Ferramentas colaborativas
Devido à tecnologia de armazenamento em nuvem, as ferramentas colaborativas estão se tornando onipresentes.
Confira três dos aplicativos de processamento de texto colaborativo mais conhecidos, por exemplo:
- Dropbox Paper: processamento de texto simples e prático, sem complicações.
- Google Docs: parte do ecossistema do Google Workspace.
- Microsoft Word: parte do ecossistema do Microsoft Office 365.
Para equipes que trabalham em vários aplicativos, a constante alternância entre ecossistemas pode atrapalhar o fluxo de trabalho e a produtividade geral.
Não seria ótimo se existisse uma maneira de reunir vários ecossistemas, para que você pudesse colaborar em documentos, seja lá onde eles tenham sido criados?
Na verdade, o armazenamento em nuvem do Dropbox permite que você faça exatamente isso.
Não importa se você está colaborando em um documento do Word, um documento do Google ou um arquivo no Dropbox Paper, todos podem ser criados e armazenados no Dropbox.
Todos os seus arquivos, finalmente em um só lugar.
O que procurar nas ferramentas de colaboração de documentos
Agora que abordamos algumas ferramentas de colaboração comuns dignas de consideração, como saber qual é a certa para você?
Os recursos de colaboração exatos que sua equipe precisa dependem de vários fatores, incluindo o tipo dos documentos em que se trabalha, os requisitos do projeto e as prioridades.
Não importa quais sejam suas necessidades específicas, vale a pena considerar e conferir alguns recursos essenciais para colaboração:
- Salvamento automático: para não perder nenhuma alteração ao fechar o documento.
- Facilidade de uso: você precisa de fato de opções avançadas ou elas só vão confundir e gerar inconsistência?
- A capacidade de incorporar, arrastar e soltar diferentes mídias no documento, como imagens, vídeos e GIFs
- Uma biblioteca de conteúdo centralizada para que cada membro da equipe encontre com facilidade o documento certo para trabalhar.
- Modelos personalizáveis
- Notificações, para alertar os membros da equipe sobre novas atividades no documento que exigem a contribuição ou a atenção deles.
- Atualizações em tempo real.
- Histórico de versões e controle.
- Controles de permissões de arquivos e usuários.
- Acessibilidade tanto em dispositivos móveis quanto em desktops, com aplicativos para dispositivos iOS e Android.
- Segurança
- Sincronização entre usuários e dispositivos.
- Recursos adicionais de colaboração, como poder @mencionar ou atribuir tarefas aos membros da equipe.
Com a colaboração de conteúdo e a edição de documentos do Dropbox Paper você consegue compartilhar todos os tipos de conteúdo, desde tabelas, GIFs animados, emojis e arquivos até clipes do SoundCloud e links do YouTube, com os membros da equipe em apenas um documento.
Todos na mesma página
Vamos deixar uma coisa bem clara: a colaboração é essencial no local de trabalho, mas contar com as ferramentas certas não deixa de ser fundamental. Com o Dropbox, sua equipe ganha um espaço único para todas as necessidades de colaboração de conteúdo.
A flexibilidade do Paper pode orientar a equipe em todas as etapas do processo de colaboração de documentos. Os recursos de colaboração e edição de documentos do Paper permitem compartilhar todos os tipos de conteúdo com colegas e colaboradores em apenas um documento.
