Tekniken förändras ständigt – och även dess påverkan på våra arbetsvanor.
Det är ingen överraskning att 58 % av anställda i USA, cirka 92 miljoner människor, kan arbeta på distans antingen på deltid eller på heltid. Eller att ett flexibelt arbetssätt är en av de tre främsta motivationsfaktorerna för yrkesverksamma att söka ett nytt jobb, enligt samma forskning.
Men när vi rör oss längre ifrån våra kollegor och tillbringar mindre tid i varandras fysiska sällskap, vad händer med kreativiteten och samarbetet? Kan man verkligen återskapa samma gnista medan man stirrar in i en webbkamera från ett hemmakontor?
Kort sagt – ja. Faktum är att hybridarbete har gjort det möjligt för verktyg för teamsamarbete att snabbt utvecklas och förbättras för att möta den ökande efterfrågan.
Så, hur underlättar man samarbete i den nya, digitalt disparata tidsåldern? I den här guiden förklarar vi allt du behöver veta om samarbetsverktyg som Dropbox Paper, tillsammans med praktiska tips som du kan prova med ditt team idag.
Innan vi går in på det, låt oss börja med grunderna – vad är dokumentsamarbete egentligen?
Vad är dokumentsamarbete?
Dokumentsamarbete är ett system med delad åtkomst för teammedlemmar för att arbeta med och redigera dokument tillsammans. Exempel på samarbetsdokument är:
- Kalendrar
- Kalkylblad
- Att-göra-listor
- Mötesanteckningar
- Idékläckning
- Delar av innehåll som utkast till artiklar
En molnbaserad plattform för dokumentsamarbete, som Google Docs eller Dropbox Paper, hjälper till att effektivisera projekthanteringen för distansteam.
Istället för den tidskrävande processen att redigera och dela dokument fram och tillbaka via e-postkedjor eller meddelandeappar kan du samredigera, tilldela uppgifter och kommentera ett enda dokument med alla dina samarbetspartners.
Ett dokumenthanteringsverktyg som Trello, eller molnlagring i Dropbox, förbättrar den här upplevelsen genom att tillhandahålla en centraliserad kunskapsbas där hela teamet kan komma åt dokument för samarbete.
Varför ska man samarbeta kring dokument?
I många moderna företag, där hybrid- och distansarbete blir allt vanligare, innebär en främst digital arbetsplats att man betonar produktivitet och effektivitet. Inom detta hjälper programvara för dokumentsamarbete team att enkelt dela dokument för teaminput, effektivisera sina arbetsbelastningar och producera sitt bästa arbete.
Det finns många anledningar till varför dokumentsamarbete kan förbättra teamets arbetsflöde. Några exempel på dessa är:
- Det möjliggör för team som är utspridda eller arbetar på distans att kommunicera och integrera.
- Det skapar förbättrad kunskapsdelning och kommunikation mellan teammedlemmarna.
- Teamsamarbete i projektdokument kan öka teamets engagemang.
- Det ger bättre organisation och uppgiftshantering – du behöver inte bläddra igenom en lång e-postkedja för att hitta rätt dokument, eller konsolidera flera versioner av ett dokument i en fil.
- Fokus på digitala lösningar minskar pappershanteringen och gör det enklare att dela filer i olika format och på olika enheter.
Mer avancerad funktionalitet låter dig automatiskt spara och spåra ändringar, samt övervaka dokumentuppdateringar i realtid genom versionshistorik och kontroll – detta gör det enklare att upptäcka misstag eller fel och återställa till en tidigare version av dokumentet.
Främja gemensam dokumentredigering i teamet
Beroende på vilken typ av verksamhet du har är möjligheterna till samarbete oändliga. Jobba i ett kreativt team? Använd ett delat dokument för att diskutera idéer, utbyta dem och bygga vidare på dem. Arbetar du inom ett område där detaljer och noggrannhet är av största vikt? Använd samarbetsverktyg för att kontrollera varandras arbete som en del av kvalitetssäkringsprocessen.
Även om användningsområdena för samarbetsverktyg är omfattande, finns det några vanliga sätt att integrera samarbete i alla teamuppsättningar, till exempel:
- Förbättra ert feedback-arbetsflöde – integrera kvalitetssäkring och granskningssessioner av varandras arbete i er process, och lämna kommentarer och anteckningar på dokument där det behövs.
- Hantera projekt effektivt – tilldela uppgifter till varandra, så att detaljerna i projektarbetet inte går förlorade i översättningen
Håll alla uppdaterade med centrala projektfiler – skapa "levande" dokument som tidslinjer och innehållskalendrar, så att varje teammedlem vet vad de gör och när.
Samarbetsverktyg att använda
Tack vare molnlagringstekniken blir samarbetsverktyg allt vanligare.
Här är tre av de mest kända samarbetsapparna för ordbehandling, till exempel:
- Dropbox Paper – enkel, praktisk ordbehandling utan krångel
- Google Docs – del av ekosystemet för Google Workspace
- Microsoft Word – del av ekosystemet för Microsoft Office 365.
För team som använder flera olika program kan det ständiga hoppandet mellan olika ekosystem vara störande för arbetsflödet och den övergripande produktiviteten.
Skulle det inte vara trevligt om det fanns ett sätt att sammanföra flera ekosystem, så att man kunde samarbeta kring dokument oavsett vad de skapas i?
Med Dropbox molnlagring kan ni faktiskt göra precis det.
Oavsett om ni samarbetar i ett Word-dokument, ett Google-dokument eller en fil i Dropbox Paper kan allt skapas och lagras i Dropbox.
Alla dina filer, allt på ett ställe, äntligen.
Vad du ska tänka på när det gäller verktyg för dokumentsamarbete
Nu när vi har utforskat några av de vanligaste samarbetsverktygen som är värda att överväga, hur vet du då vilket som är rätt för dina behov?
Exakt vilka samarbetsfunktioner ditt team behöver beror på en rad saker, inklusive vilken typ av dokument ni arbetar med, era projektkrav och era prioriteringar.
Oavsett dina specifika behov är det värt att överväga och kontrollera några grundläggande funktioner för samarbete:
- Spara automatiskt – så att inga ändringar går förlorade när dokumentet stängs
- Användarvänlighet – behöver du verkligen avancerade alternativ, eller kommer de bara att skapa förvirring och inkonsekvens?
- Möjligheten att bädda in och dra och släppa olika medier i dokumentet, till exempel bilder, videor och GIF-filer
- Ett centraliserat materialbibliotek som gör det enkelt för varje teammedlem att hitta rätt dokument att arbeta med
- Anpassningsbara mallar
- Aviseringar – för att varna teammedlemmar om ny aktivitet i dokumentet som kräver deras input eller uppmärksamhet
- Uppdateringar i realtid
- Versionshistorik och -kontroll
- Behörighetskontroller för användare och filer
- Tillgänglighet från såväl mobila enheter som stationära datorer, med appar för både iOS- och Android-enheter
- Säkerhet
- Synkronisering mellan användare och enheter
- Ytterligare samarbetsfunktioner, som möjligheten att @nämna eller tilldela uppgifter till teammedlemmar
Med Dropbox Papers innehållssamarbete och dokumentredigering kan du dela alla typer av innehåll – från tabeller, animerade GIF-bilder, emojis och filer till SoundCloud-klipp och YouTube-länkar – med dina teammedlemmar i bara ett dokument.
Håll er uppdaterade med varandra
Vi vill klargöra en sak: samarbete är nödvändigt på arbetsplatsen – men att ha rätt verktyg är minst lika viktigt. Med Dropbox har teamet ett enda utrymme för alla behov av materialsamarbete.
Papers flexibilitet kan vägleda ditt team genom varje steg i dokumentsamarbetet. Papers funktioner för dokumentsamarbete och redigering låter dig dela alla typer av innehåll med kollegor och samarbetspartners i bara ett dokument.
