เทคโนโลยีและอิทธิพลของเทคโนโลยีที่ส่งผลต่อนิสัยการทำงานของเรานั้นเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
จึงไม่น่าแปลกใจที่ 58% ของผู้ทำงานในสหรัฐอเมริกา หรือที่นับเป็นประชากรประมาณ 92 ล้านคนสามารถทำงานจากระยะไกลได้ทั้งแบบพาร์ทไทม์หรือแบบเต็มเวลา หรือที่รูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นเป็นหนึ่งในสามแรงจูงใจอันดับต้นๆ ที่คนทำงานต้องการหางานใหม่ อ้างอิงจากงานวิจัยเดียวกัน
แต่เมื่อเราห่างไกลจากเพื่อนร่วมงานมากขึ้น ใช้เวลาร่วมกันน้อยลง อะไรจะเกิดขึ้นกับความคิดสร้างสรรค์และการทำงานร่วมกัน? คุณสามารถสร้างประกายไฟแบบเดียวกันได้จริงหรือไม่ ในขณะที่จ้องมองผ่านเว็บแคมจากสำนักงานที่บ้าน
สั้นๆ ก็คือ ใช่ ในความเป็นจริง การทำงานแบบไฮบริดทำให้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมพัฒนาและปรับปรุงอย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มมากขึ้น
แล้วเราจะอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในยุคดิจิทัลที่เต็มไปด้วยความแตกต่างได้อย่างไร ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Dropbox Paper พร้อมทั้งเคล็ดลับปฏิบัติได้จริงที่คุณควรลองใช้กับทีมของคุณวันนี้
ก่อนที่จะไปถึงขั้นตอนนั้น เรามาเริ่มด้วยพื้นฐานกันก่อนว่าการทำงานร่วมกันบนเอกสารคืออะไร?
การทำงานร่วมกันบนเอกสารคืออะไร
การทำงานร่วมกันบนเอกสารหมายถึงระบบการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกันสำหรับสมาชิกในทีมเพื่อมีส่วนร่วมและแก้ไขเอกสารร่วมกัน ประเภทของเอกสารที่ต้องทำร่วมกันประกอบด้วย
- ปฏิทิน
- สเปรดชีต
- รายการสิ่งที่ต้องทำ
- บันทึกการประชุม
- การระดมสมอง
- เนื้อหาบางส่วน เช่น ร่างบทความ
แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเอกสารที่ใช้ระบบคลาวด์อย่าง Google Docs หรือ Dropbox Paper จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับการจัดการโปรเจ็กต์สำหรับทีมระยะไกล
แทนที่จะเสียเวลาไปกับการแก้ไขและแชร์เอกสารไปมาผ่านอีเมลหรือแอปส่งข้อความ คุณสามารถแก้ไขร่วม มอบหมายงาน และใส่คำอธิบายประกอบเอกสารเดียวกับผู้ร่วมงานทุกคนได้
เครื่องมือการจัดการเอกสารอย่าง Trello หรือบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ใน Dropbox จะช่วยส่งเสริมประสบการณ์นี้ด้วยการมอบฐานความรู้แบบรวมศูนย์ให้กับทั้งทีมของคุณเพื่อใช้เข้าถึงเอกสารสำหรับการทำงานร่วมกัน
ทำไมจึงต้องทำงานร่วมกันบนเอกสาร
ในธุรกิจยุคใหม่หลายแห่ง ที่การทำงานแบบไฮบริดและการทำงานทางไกลกำลังกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น พื้นที่ทำงานแบบดิจิทัลเป็นหลักหมายถึงการเน้นที่ประสิทธิผลและประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันบนเอกสารนี้ช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถแบ่งปันเอกสารเพื่อให้ทีมป้อนข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ปรับกระบวนการทำงานให้คล่องตัวขึ้น และผลิตผลงานที่ดีที่สุด
มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้การทำงานร่วมกันบนเอกสารสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีมของคุณได้ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่
- การช่วยให้ทีมแบบกระจายหรือทีมระยะไกลสามารถเชื่อมต่อและผสานการทำงานกันได้
- การแบ่งปันความรู้และการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมที่ดียิ่งขึ้น
- การทำงานร่วมกันในเอกสารโปรเจ็กต์สามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของทีมได้
- การจัดระเบียบและการจัดการงานที่ดีขึ้น คุณจะไม่ต้องเลื่อนดูอีเมลยาวๆ เพื่อค้นหาเอกสารที่ถูกต้อง หรือไม่ต้องรวบรวมเอกสารหลายเวอร์ชันไว้ในไฟล์เดียว!
- การทำงานที่เน้นเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นหลักจะช่วยลดการใช้กระดาษและทำให้สามารถแบ่งปันไฟล์ในรูปแบบต่างๆ และแบ่งปันบนอุปกรณ์ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
ฟังก์ชันขั้นสูงช่วยให้คุณบันทึกอัตโนมัติและติดตามการเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบการอัปเดตเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่านประวัติเวอร์ชันและการควบคุม ซึ่งทำให้ตรวจพบข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่องได้ง่ายขึ้น และย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารได้
การส่งเสริมการแก้ไขเอกสารร่วมกันในทีมของคุณ
ความเป็นไปได้ในการทำงานร่วมกันนั้นไม่มีที่สิ้นสุด ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ ทำงานเป็นทีมงานที่มีความคิดสร้างสรรค์? ใช้เอกสารที่แบ่งปันกันเพื่อแลกเปลี่ยนความคิด พัฒนาแนวคิด และต่อยอดจากแนวคิดเหล่านั้น ทำงานในสาขาที่รายละเอียดและความแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญที่สุดใช่หรือไม่? ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อตรวจสอบงานของกันและกันเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ QA
แม้ว่าการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันจะมีมากมาย แต่ก็มีวิธีการทั่วไปบางประการในการบูรณาการการทำงานร่วมกันเข้ากับการตั้งค่าทีม เช่น:
- ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การให้ข้อเสนอแนะของคุณ—รวม QA และการตรวจสอบงานของกันและกันเข้าในกระบวนการของคุณ และแสดงความคิดเห็นและคำอธิบายประกอบในเอกสารเมื่อจำเป็น
- จัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ—มอบหมายงานให้กันและกัน เพื่อไม่ให้รายละเอียดของงานโครงการสูญหายไปในการแปล
ให้ทุกคนดำเนินการตามแผนด้วยไฟล์โครงการส่วนกลาง สร้างเอกสารที่มีชีวิต เช่น ไทม์ไลน์และปฏิทินเนื้อหา เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนทราบว่าตนเองกำลังทำอะไรและเมื่อใด
เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่จะใช้
เนื่องจากมีเทคโนโลยีบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจึงแพร่หลายมากขึ้น
ต่อไปนี้เป็นแอปประมวลผลคำเชิงร่วมมือที่เป็นที่รู้จักดีที่สุด 3 อันดับแรก เช่น:
- Dropbox Paper การประมวลผลคำที่ใช้งานได้จริง เรียบง่าย ไม่ยุ่งยาก
- Google Docs ส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Google Workspace
- Microsoft Word ส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Microsoft Office 365
สำหรับทีมที่ทำงานบนแอปหลายแอป การสลับไปมาระหว่างระบบนิเวศอย่างต่อเนื่องอาจส่งผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้
คงจะดีไม่น้อยหากมีวิธีที่จะนำระบบนิเวศหลาย ๆ ระบบมารวมกันเพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารได้ไม่ว่าจะสร้างด้วยเอกสารใดก็ตาม
ในความเป็นจริงแล้ว บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox จะช่วยให้คุณทำแบบนั้นได้
ไม่ว่าคุณจะกำลังทำงานร่วมกันบนเอกสาร Word, Google Doc หรือไฟล์ใน Dropbox Paper คุณก็สามารถสร้างและจัดเก็บทั้งหมดนี้ไว้ใน Dropbox ได้
ไฟล์ทั้งหมดของคุณรวมอยู่ในที่เดียวในที่สุด
สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันบนเอกสาร
หลังจากที่เราได้สำรวจเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันทั่วไปที่ควรค่าแก่การพิจารณานำมาใช้แล้ว คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเครื่องมือใดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
คุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ทีมของคุณต้องการนั้นจะขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัย เช่น ประเภทของเอกสารที่คุณทำงาน ความต้องการของโครงการของคุณ และลำดับความสำคัญของคุณ
ไม่ว่าความต้องการเฉพาะของคุณจะเป็นอย่างไร คุณสมบัติพื้นฐานบางประการสำหรับการทำงานร่วมกันก็คุ้มค่าแก่การพิจารณาและตรวจสอบ:
- การบันทึกอัตโนมัติ เพื่อให้ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ สูญหายเมื่อปิดเอกสาร
- ความง่ายในการใช้งาน คุณต้องการตัวเลือกขั้นสูงจริงๆ หรือไม่ หรือตัวเลือกขั้นสูงเหล่านั้นจะสร้างความสับสนและความไม่สอดคล้องกันไหม
- ความสามารถในการฝังและลากและวางสื่อต่างๆ เช่น รูปภาพ วิดีโอ และ GIF ลงในเอกสาร
- คลังเนื้อหาแบบรวมศูนย์ที่จะช่วยให้สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถค้นหาเอกสารที่ถูกต้องเพื่อทำงานกับเอกสารนั้นได้อย่างง่ายดาย
- แม่แบบที่ปรับแต่งเองได้
- การแจ้ง เพื่อแจ้งเตือนสมาชิกในทีมให้ทราบเกี่ยวกับกิจกรรมใหม่ในเอกสารที่จำเป็นต้องได้รับความคิดเห็นของทีมหรือที่ต้องให้ทีมรับรู้
- การอัปเดตแบบเรียลไทม์
- ประวัติเวอร์ชันและการควบคุม
- การควบคุมผู้ใช้และสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์
- การเข้าถึงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่และเดสก์ท็อป ด้วยแอปสำหรับทั้งอุปกรณ์ iOS และ Android
- การรักษาความปลอดภัย
- การซิงโครไนซ์ระหว่างผู้ใช้และอุปกรณ์
- คุณสมบัติการทำงานร่วมกันเพิ่มเติม เช่น ความสามารถในการ @กล่าวถึง หรือมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม
การทำงานร่วมกันในด้านเนื้อหาและการแก้ไขเอกสารของ Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถแชร์เนื้อหาทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นตาราง GIF เคลื่อนไหว อิโมจิ และไฟล์ ไปจนถึงคลิป SoundCloud และลิงก์ YouTube กับสมาชิกในทีมของคุณในเอกสารเพียงฉบับเดียว
มีข้อมูลที่ตรงกัน
ควรเข้าใจตรงกันว่า การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งที่สำคัญในที่ทำงาน แต่การมีเครื่องมือที่เหมาะสมก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ด้วย Dropbox ทีมของคุณจะมีพื้นที่ทำงานพื้นที่เดียวสำหรับทุกความต้องการด้านการทำงานร่วมกันบนเนื้อหาของคุณ
ความยืดหยุ่นของกระดาษสามารถช่วยแนะนำทีมของคุณผ่านทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานร่วมกันบนเอกสารได้ ความสามารถการทำงานร่วมกันและการแก้ไขเอกสารของ Paper ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันเนื้อหาทุกประเภทกับเพื่อนร่วมงานและผู้ทำงานร่วมกันในเอกสารเพียงฉบับเดียว
